Las largas mesas de la innovación
O de cómo pasé del gabinete 2x2 a Scrum
Hace algunos meses atrás — aunque ahora que saco la cuenta ya será casi un año — dejé de lado (me costó al inicio) el típico trabajo de gabinete para alguien que es de ciencias sociales como yo: elegir tu tema de investigación, armar tu plan de investigación, elegir tu muestra, diseñar tus instrumentos para recoger la información de campo, contactar-conocer-entender a los informantes, sistematizar, analizar, redactar informes…
De los informes, tienes algunas opciones más: pasar tu informe a un paper, pasar tu informe al capítulo de un libro, pasar tu informe a otro capítulo de otro libro (tal vez reciclando el mismo tema) y, así, vas llenando tu usb o memoria externa con párrafos que pecan de citas excesivas — pero necesarias — de autores, académicos y teóricos que dan como fruto nuevas producciones en el rubro de la investigación académica.
Hasta ahí, mi rutina en las ciencias sociales iba bien. Total, era algo ya conocido para mí — de hecho desde el 5to ciclo en la universidad esa fue una rutina “académica” a la cual debías adecuarte y aprender a amar/odiar.
Pero… ¿todo suena muy rutinario, verdad? Y sí, totalmente lo era. Como toda rutina, a pesar que puede llegar a ser un hábito, tiene su punto de quiebre donde 1) se deshecha todo, 2) se vuelve a construir todo o 3) ocurre una mezcla de ambas cosas, a lo que yo llamo des-aprender. La opción 3 fue la que me tocó vivir (infinitas gracias a las empresas que apuestan por meter a un “bicho raro” antropológico a sus organizaciones).
El desaprender para mí fue todo un reto — lo sigue siendo, en realidad. Y la innovación fue la gran receta que me ayudó con esta opción 3. Empecé a mezclar todo lo que aprendí de las ciencias sociales para combinarlo con grandes espolvoreadas de innovación. ¿El resultado? Una antropóloga que seguía haciendo investigación — llamada research en los entornos de innovación — pero que (¡por fin!) todo lo recogido en campo no quedaba siendo el nido de polillas y polvo de un paper u otro tipo de publicación (como las revistas indexadas, si tienes suerte, amigx)… sino ¡todo lo contrario!
Lo investigado lo ves en prototipos hechos realidad. Ya no haces tu plan de investigación sino que todo el equipo es partícipe de eso. Ya no vas sola a investigar sino que vas en duplas (registar desde otra mirada, suele ser fructífero). Ya no sistematizas y analizas todo sola sino que lo haces con todo el equipo. Y, espacialmente, dejas el clásico gabinete — llámese cuadrado de 2x2 con mesa, bandeja para los papers de otros autores y computadora al centro — por mesas largas, post-its, masking tapes de colores, foams y sharpies (el bien más deseado en todo lab de innovación).
“La innovación enamora” — alguna vez escuché decir a un colega que dejó el gabinete por las mesas largas — “pero ten cuidado en que te ciegue por completo”, me dijo. Y sí, creo que tiene razón. La innovación suele ser un espacio a veces gaseoso, a vecesiempre caótico, con muchos cambios y flexibilidades, con muchas ideas y creatividad…. pero, como dijo Dwight Eisenhower, militar y político ex-presidente de gringolandia, “Plans are nothing. Planning is everything”.
Planes… es fácil tener. Planear esos planes… he ahí el dilema. Para eso, una de las metodologías ágiles que aprendí fue Scrum. Siento que le da ese toque de “planning” que todo espacio de innovación a vecesiempre necesita.
¿Qué es Scrum? Si quieres una ágil explicación de menos de 3 minutos, te invito a ver este video (ojo: ver del 0:50 al 2:50, luego viene publicidad mexicana). Sin embargo, toda metodología es más entendible si la llevas a la práctica pero puede llegar a ser alguito más amigable si tienes un glosario como guía (*¡te comparto uno al final de este post!).
Lo que sí puedo contarte es qué es lo que más me gustó de esta forma de trabajo y algunas “advertencias” a tener en cuenta para cuando quieras aplicar Scrum en una mesa larga.
¿Qué sí me gustó?
Al venir del mundo antropológico, los rituales o todo que tenga que ver con consagrar momentos “mágicos”, “enérgicos” y “de paso” son de mi agrado. En Scrum, tienes la libertad de poder ritualizar tus avances con el simple hecho de mover un post-it de la columna “En Proceso” a “Terminado” (*ver glosario para más info). Canta, salta, grita, toca la campana… lo que quieras pero ¡celebra los pequeños avances!
Al estar en una mesa larga y ya no en el solitario gabinete, es importante mapear qué persona se va a encargar de qué tarea. Esto ayuda a 1) identificar todo lo que tienes que hacer en el sprint, 2) tomar la posta para cada pequeño avance y 3) tener visible la responsabilidad de cada persona en el grupo (¡todos aportan con su granito de arena!).
Si al final del sprint no llegaste a cumplir el Sprint Goal (*ver glosario para más info)… ¡no pasa nada! Las sesiones de “Retro” te ayudarán a identificar qué fue lo que pasó y, sobre todo, qué puedes hacer para arreglarlo. Incluso, el no cumplir la meta del sprint puede también ser el reflejo de lo que pasó en el día a día (ej.: los usuarios cancelaron las entrevistas, no se consiguió material para hacer el prototipo, no te respondió un jefe para darte el “go” de algo, etc, etc, etc). ¡No pasa nada! Siento que Scrum es flexible en saber esto.
Algunas personas piensan que Scrum solo es aplicable a entornos de trabajo tecnológicos, es decir, para el desarrollo de productos digitales. Pero, desde mi experiencia, esta metodología es tan flexible que incluso puedes combinarla con otras como Design Thinking. Aquí una muestra muy simple de cómo usar las tablas para la fase de Empatizar y Definir:
Otras fases donde resulta útil aplicar Scrum es en Prototipar y Probar pues te permite identificar los cambios, detalles e iteraciones de los prototipos y pruebas en usuarios.
Advertencias
No todo es color rosa y no toda metodología ágil va a calzar para todos los equipos, empresas, clientes y usuarios. Es por eso que el desarrollo de Scrum va a depender de la naturaleza y fase en la que se encuentre tu proyecto.
Aquí algunas preguntas: ¿se puede aplicar Scrum a todo tu proyecto? ¿o prefieres que solo sea en una fase del proyecto? ¿solo en research? ¿solo en ideación o prototipado? ¿los miembros de tu equipo quieren “comprarse” esta forma de trabajo? ¿todos están de acuerdo? ¿todos se sienten cómodos? ¿todos aceptan trabajar bajo “presión” y “acelerados” y “ágiles”?
Como verás, todo dependerá de tu equipo y el acuerdo al que lleguen para poder desarrollar el proyecto de innovación que tengan encomendado. No a todos les gusta la coca-cola, dicen por ahí… No todos quieren quedarse en las mesas largas toda la vida (¿?), tal vez, solo a vecesiempre, ¿será bueno volver al gabinete del antropólogo campista? ¿solo en una fase del proyecto? ¿solo en research? ¿estás de acuerdo? ¿te sientes cómodo? Muchas preguntas, dudas, caos… total, ¡todo es válido en innovación!
Glosario (basado en mi experiencia de 5 meses usando Scrum)
Comunidad
Entendamos por Comunidad a todas las personas involucradas en el proyecto pero con distintos niveles de participación. De esta manera, vamos a tener a la comunidad “core”, aquellas personas que ejecutan el proyecto directamente; la comunidad de “co-creación”, a quienes acudiremos cada vez que reportemos avances del proyecto ;y, por último, la comunidad “comité consultivo” a quienes visitaremos muy ocasionalmente.
Sprints
Los sprints son unidades de tiempo que tiene Scrum para el desarrollo de los proyectos. Varían mucho, según la naturaleza y sentido de urgencia de los procesos del proyecto. Hay sprints de 5 días, 2 semanas, 3 semanas.
Durante el tiempo que dura tu sprint, es importante mapear todas y cada una de las tareas que necesitas realizar para lograr tus metas de trabajo. Si pecas de detallista, todo está perfecto. Aquí es necesario hacer una tabla con 5 columnas.
“Sprint Goal”, aquel objetivo general que quieres lograr al término del sprint. Junto a él, se encuentra el “Sprint Backlog”, el cual nos permite identificar los objetivos específicos que nos ayudarán a completar el “Sprint Goal”. Y, como puedes ver, tenemos otras cuatro columnas llamadas “Por hacer”, “En progreso”, “Terminado”, “Validado”. Estas columnas nos ayudarán a visualizar el progreso de las tareas que componen cada objetivo específico.
Daily meetings
Al empezar tu día, es bueno sincronizar al equipo. Para esto, toma uno 10–15 minutos para que cada miembro de tu equipo pueda contar a los demás su plan del día (metas diarias) o recibir feedback u opiniones sobre algún pendiente o tarea estancada.
Comité
Tal vez el momento más crítico de cada fin de sprint: exposición ante los “reyes/reinas del oráculo”. En esta clase de reuniones debes presentar los avances que has tenido durante el sprint. También es buen momento para solicitar permisos, pedir contactos y recibir feedback al máximo para planear el siguiente sprint (¡no hay descanso!).
Retrospectiva
Aquí se vuelve a las tablas. Debes armar una tabla con 4 columnas y responder a las siguientes preguntas: “Palabra resumen”, ¿con qué palabra describirías el sprint que acaba de terminar?; “Keep”, ¿qué hicimos bien que queremos mantener?; “Fix”, ¿qué no funcionó que tenemos que arreglar?; “Try”, ¿qué vamos a hacer para arreglar lo que no funcionó?
Sprint review
El momento clímax de scrum donde tienes el poder de mover los post-its a la columna “Validado”, limpiar tu tablero y empezar el juego otra vez.
