Digest #008 — Stop Rambling in Meetings
Stop Rambling in Meetings — and Start Getting Your Message Across — Anne Sugar
我想我們都有過以下的類似經驗：
- 一場會議結束後，發現自己好像來旁聽的，一句話也沒說
- 一場會議結束後，卻馬上忘了剛剛自己講了什麼，但總之講了很多
- 一場會議結束後，你對某一個人講的內容百般佩服，但對其他人的還好
通常在這種念頭產生時，多數人只會停留個幾秒想一想，便開始繼續在日常工作中開始忙碌，如果你也是的話，試著停止這種做法，一場精煉的會議，能提升與會及溝通效率，是會大幅提升會議傳達的準確率的！
要怎麼做？
很簡單，靜下心來去衡量自己的會議表達狀況，以下做法找個小型會議開始練習吧！
觀察你的溝通貢獻
這是個很簡單的事情，但通常會被我們忽略，其實就幾個提問在會議中自己詢問一下自己，並且給自己設立目標再做出對應的適當作為即可：
- 這場會議我講話了嗎？
- 這場會議需要我多講什麼嗎？
「該講多少話」會是一個不容易取得的平衡點，天秤的兩端過於極端都不太好，要避免成為「乏味長篇大論」或是「存在感超低的旁聽」，依據自己的說話步調給自己先設立初淺的目標，像是：
- 我只能講 1 分鐘
- 即使他人把你想講的也講掉了，仍然 Echo 一下做簡單的發言
慢慢的將習慣養成，就會對「適當的切入對話」有所體悟。
當然，如果你今天會議的角色很可能會輕易的影響會議走向，那適時的當「旁聽者」也不是件壞事，有時候讓他人優先發言再彙整想法產出的決策會更加準確！
「溝通」不等於「只能用說的」
「講了半小時，與會者卻一知半解的看著你？」
我們時不時會看到某些人在討論的過程中，突然走到附近的白板，拿起白板筆就是一陣狂寫狂繪，你可能會心想「你畫的東西不就跟你講的一模一樣？」是沒錯，但那是剛好你理解的正確，「確保他人理解一致」對於訊息傳達者是一件最重要的事情，而當你就是那位傳達者時，請解開你所有的溝通錦囊，讓溝通變得更直觀：
- 傳達數字：資料視覺化的圖表
- 傳達流程：流程圖
- 傳達想法：精簡的圖文簡報
即使有了這些方法還是怕不夠，那就找個最單純的方法輔助，找個白板邊講邊畫，雖然我們可能畫得很不怎麼樣，但會發現講完後有很不一樣的效果，甚至有人會開始基於你畫的東西跟你討論，並多補個幾撇上去呢！
濃縮再濃縮、提煉再提煉
「想像一下，講話跟簡訊一樣有字數上限？」
濃縮取重點的道理大家都懂，但往往會擺錯維度，將一段長篇大論從 30 分鐘壓縮到 5 分鐘說完，本質上還是講了長篇大論，而且更糟的是為了要壓縮講完的時間提高語速，結果造成聽者更聽不懂所傳達的意思。
精簡溝通的面向是指「字數」而不是「時長」，字數越精鍊相對應的溝通時長也會變短，藉而讓聽者能接收到最重要的精華，有什麼好方法？很簡單，在會議前將你想講的內容「寫下來」就對了。
舉例來說，口語上講這段話沒什麼問題，或多或少也有聽過類似的話：
「下一步我們會找 PM 一起來討論一下這件事的具體作法」
但把這句話寫下來後，其實會發現重點只有一個，那就是要「找 PM」，所以我們可以濃縮掉很多不必要的詞彙：
「我們會找 PM 討論下一步」
當然，這件事情也沒有絕對正確的定義，但如果沒有細心的咀嚼自己講出的話，冗詞贅字肯定會佔據不少對話的時間，不妨試試看！
找個方法提醒自己放慢腳步
我想我們或多或少會有這種經驗，當你在準備一場重要的會議或分享時會先自己進行排演，比方說我要在 30 分鐘內分享團隊上一季的產出，練習時往往能準確的落在 25 分鐘左右完成，並悠悠的留個 5 分鐘給聽者 Q&A，但正式上場時，結束的點往往都會落在 20 分鐘甚至更短，然後留下一些錯愕的聽者及一段超長的空白時間。
因為緊張驅使通常會在正式場合有比較快的語速，而往往說者會無感進而越講越快，導致上述的窘境，練習場合、不嚴肅的會議或許還有人可以給予指點適時的打斷，但重要會議上可由不得我們選擇，這時找到一個方法能打斷「自己講太快」的自主方法就極為重要。
拿杯水上台、刻意在簡報中製造休息點、捏自己的手都是方法，把握原則就是自己能將這個動作完全融入自己的溝通過程即可，因為如果是用「自己提醒自己」的方法，難免也會遭遇緊張驅使而遺忘。
Summary
溝通方法不像寫程式，不是讀完幾本書、看完官方文件就能馬上套用的，軟性層面的議題往往需要長時間累積和大量練習慢慢養成，有紀律、有意識的自我練習更是重要，從小而大、從淺至深，讓自己慢慢的從小型會議練習不要當冗員或是演講，久而久之套用所學及經驗至大型場合，這趟過程除了聽者能慢慢感受到之外，最大的感受者應該會是自己本身，挑個適當的時機開始嘗試吧！
凡事起頭難，一開始也能直接找個身邊的同事，了當的向他表明你要練習的面向並請益 Feedback，從他人的觀點反過來檢視自己也是個很關鍵的作法。
