專案管理的日常小記錄

Christy
appxtech
Published in
Dec 13, 2021

Hi 我是時賦科技的Christy。
也許有些人會好奇系統客製化開發接案公司的PM每天的工作日常都在做些什麼,下面來分享一下我在時賦科技每天的工作小記錄。

一早進公司,通常我最先做的就是打開電腦然後把該開的通訊工具(如:SLACK、LINE電腦版)都打開,接著進公司內部daily sync的表格,寫下這一天預計進行的工作項目,釐清自己手上還有多少待辦事項,並且在眾多工作項目中排定進行的先後順序,避免有漏掉的工作事項。

接著會打開信箱,確定沒有任何來自客戶在前一天下班後才給的意外的驚喜(比方說設計稿想大改,或是系統需求想變更之類的要求等等),再開始依照daily sync表格內的工作事項逐項完成工作。

10:00AM-10:10AM

如果有稍微了解過Scrum的人,應該都有聽過daily stand-up meetings,主要是用來快速確認團隊工作項目與對齊專案內的事項。

由於我們公司還算是小型的工作團隊,所以稍微將專案的daily stand-up meetings變形一下,變成公司內部每天簡短的daily sync;每天早上10點左右,我們會所有人一起開一個快速的daily sync,確定大家手上工作事項的大方向、對齊各個會議時間或待釐清的重要項目,大家再分頭針對不同的專案約專案成員討論更進一步的細項。

daily sync時間通常不會太長,大約5–10分鐘就結束。

10:10AM-午休

daily sync結束後,就繼續進行手上的工作項目,每個專案依據專案的進度有不同的事項要處理(可以參考時賦科技之前發的:「專案管理流程介紹」這篇文,了解一個專案從開始到結束每個階段會經歷的過程)。

偶爾會接到來自客戶的愛的呼喚(信件或是LINE等),需要判斷事情的輕重緩急決定處理的優先順序;我通常會先快速釐清客戶想要幹嘛,如果是需要其他人協助的項目(比方說:系統有BUG需要請工程師修改等),會盡快釐清問題或事項後交辦出去,讓事情可以順利進行下去,不要讓事情卡在PM身上。

午休時間

我們公司沒有太制式的幾點到點是午休時間,基本上就是鄰近午間、手上的事情有一個段落、肚子也差不多餓了,就會大家揪一揪出門覓食。

偶爾等午餐的時候也會接到客戶的聯絡,這時候就先看一下問題的難易度,看是不是能立即回覆,還是得回到辦公室才能處理;如果是得回到辦公室才能處理的問題,會先跟客戶表示問題收到了,我們後續會接著處理,盡量避免已讀不回客戶的狀況發生。

下午工作時間

一位PM手上通常都不會只有一個專案在進行,為了確保每個專案都有on schedule,每個專案都會有固定sync的時間,會議大多都會排在下午的時段內。

有時候如果是開很燒腦的專案內部會議(就是那種商業邏輯很多、操作情境交錯複雜的專案),老闆會訂個下午茶(安撫一下大家暴躁的心)慰勞一下大家。

專案需求的釐清與歸納整理、
思考怎麼樣才不會讓溝通有gap、
確認專案事項都有on schedule、
確(ㄓㄨㄟ)認(ㄕㄚ)設計師/客戶或工程師提供該提供的項目、
撰寫各式各樣的文件、
開各種會議、
測試系統功能確認系統運作正常(想辦法把系統玩壞(?))…等,
幾乎就是我每天的工作日常。

PM需要有清楚的邏輯,知道哪個時間點該進行哪幾件事、知道臨時插件進來的事情該安排在哪個位置才不會打亂原本的專案節奏;聽起來好像PM日常的工作項目也就那幾項,但其實專案最大的不變就是它一直在變(求認識不會一直更改或加需求的好客戶XD),PM的日常總是充滿各種驚喜與挑戰。

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