『菜鳥PM實習日記』身為一個菜鳥PM你說說看溝通有多重要
我終於…結案啦！！！
人生中的第一個案子結案了，有種說不上來的成就但同時也伴隨著空虛感，就像是一手養大的小孩突然就要自己成家立業、獨當一面了😭😭😭
其中感觸最深的真的就是溝通的問題了，以前都覺得溝通不就是說說話，你OK我OK，就萬事OK了，但這次真的自己經手了案子後，親自去面對客戶和工程師才知道原來所謂你認為「有效率的溝通」對其他人來說不見得是有效率的。
充分了解需要溝通的問題內容以及需要達成的目的
首先最重要的是要先充分了解自己現在所面對或是需要溝通的問題，並先思考過可行的解決方案，避免出現被問倒的尷尬狀況發生。
當你沒有自己去消化過問題時你可能會遇到：
- 當客戶提出無理的要求時，你自己沒發現這個需求對整個專案或是產品一點用都沒有，還會增加工程師的負擔。
- 面對工程師時，只是照著客戶的要求傳達，變成客戶與工程師之間的傳聲筒，完全沒有存在的必要。
- 與其他人開會時，完全不懂對方提出的問題點，造成雞同鴨講的局面，浪費彼此的時間。
這時候你可以做的有：
- 在每次溝通有不懂的地方時要提問，或是自己做下筆記，學習吸收新的知識，也有助於自己對案子更加的瞭解，以及下次開會時更順暢的溝通。
- 在充分理解專案內容的狀況下，以不同的角度去分析客戶所開的新需求是否符合時間及開發成本，以及去了解客戶想要這個功能背後的原因，進一步去思考是不是有其他解決方案。
- 在每次開會前，先列下本次開會需要確認的方向與事項，在開發過程中如果遇到問題，先列舉幾個可行的解決方案，在開會時提出，一方面可以維持討論的方向，也可以避免出現一些新的問題點。
溝通不良的主要原因通常都是因為雙方認知不同所導致的，所以將雙方認知提昇到相同的水平是一件非常重要的事，因此
了解自己需要溝通的對象
在和不同對象溝通之前，要站在他們的角度去思考他們所需要知道的以及他們會想知道的東西，這時PM應該要擔任翻譯及整理的角色，而不是把自己接收到卻沒有整理過的資訊直接原封不動地丟給對方。這樣不僅會浪費彼此的時間也增加許多不必要的溝通成本。
- 面對客戶：
在面對客戶時，溝通的關鍵應該在於依照他們的想法及需求幫他們去尋找有效且可行的解決方法，盡量減少問題的發散，但是客戶通常不確定自己要的是什麼，這時候如果我們能以是非題或是選擇題的方式請客戶回答會比起以開放式問題來提問減少許多讓客戶自己想出解決方案以及避免掉不可能的任務的一個非常好的方法。
⭕️選擇題：
「關於問題Ａ我們提出了方案1，您覺得是否符合您的需求呢？」
❌申論題：
「關於問題Ａ您對解決方案有任何想法嗎？」
若客戶開出一些你覺得不妥當的需求，這時候我們應該要去理解他開出這個需求背後的原因，並進一步分析並引導客戶去思考這個需求的合理性及可行性。
2. 面對工程師：
雖然PM不見得會寫code，但也不能對程式及系統一知半解，從系統的架構到所有功能的連動都需要非常清楚，在與工程師溝通的上應該要著重在「清楚且快速的」幫助工程師對問題或是需求完全的理解，並能馬上的處理或是解決。明確的指出問題點或是確立規則也是減少我們在與工程師溝通的過程中所出現的認知落差。
- 溝通需求時：
要清楚的思考每個功能以及與它有連動的項目、明確的定下各個欄位或按鈕的驗證規則和各種狀態，以及前後台的串連。若是要增加或變更需求時，應先自己評估過這個變更對整個系統的影響，在與工程師討論若是要修改會拉長多久的時程，包括實行的可能性及必要性。
- 溝通問題時：
要完整的敘述問題，並提供工程師可以重現錯誤的步驟。若是有需要的話最好是要附上畫面截圖，甚至是螢幕錄影，讓工程師能夠清楚的了解到問題發生的時間點、發生的過程，以及影響。同時也要告訴他們這個情境下預期的結果，同樣的，請清楚明確的告知驗證的規則、排列的順序、應發生的動作等等，附上圖片說明，盡可能的減少雙方的認知誤差才能夠減少相同問題不斷來回的情況。
結論
在做PM工作中，最重要的就是溝通的環節，當整個團隊的溝通出現斷層時，東西就會很難順利的產出。所以很多溝通上的小技巧在實務上真的很實用，但之中我覺得最重要的還是同理心。身為PM要站在很多不同的角度去看同一件事，也要用許多不同的身份去和不同的利害關係人溝通，所以有一句很重要的話：
Always try standing in their shoes, and speak their language for them to easily understand you.
很幸運的在進公司不到2禮拜的時間就能夠以實習生的身份自己經手一個案子，雖然規模不大還有老闆在背後把屎把尿（？），但也讓我對PM這個職位有了更深入的了解。 從整個專案0到1的過程，對我來說都是很寶貴的經驗，中間遇到很多問題，也騷擾了辦公室不少人，在這裡感謝大家對於老菜鳥的我所有的包容，以及耐心的為我解惑、提供我幫助。
也特別感謝這個案子的工程師😅從我亂七八糟的需求文件，到需求改來改去，還是很耐心的回覆我，也還是配合我改了又改。
但也因為經歷了這些才讓我有所成長，也期待未來能夠不斷挑戰自己，面對更多的難題（越級打怪就先緩緩），未來也要繼續麻煩大家了！！
