【PM Intern日常】Weekly Sharing小作業-功能項規劃
APPX的PM team每週五下午都會有個team sharing，Frank會聚集PM team的大家一起聊聊這週的工作心得、在過程中有沒有遇到什麼令人感到特別挫折，或是有沒有令你印象深刻的某個環節，激發出新的insight。
每週五大約一小時的sharing，其實更像是大家坐下來互相交流一下工作上的想法。Frank在聆聽完每個人的想法後，用他智慧的言語給予我們實用的回饋，是一個很有耐心、願意教導的老闆！
PM的主要工作之一：功能項規劃
PM除了規劃專案的時程，對於網站、APP、系統的功能項規劃的技能也是必須的。雖然並不是每一次的案子都會需要PM去從0到1規劃出整套系統的功能，但了解功能項安排的邏輯，在開發上都會增進使用者體驗。這次的Sharing，我們的PM主管Christy派給我們一人一項小作業，就是每人要根據提供的情境，將功能規劃出來！這次的題目是：
有一對新人即將舉行婚禮，他們希望有個地方在賓客填寫出席意願調查後，可以統一管理那些表單，並且替他們安排桌次。婚禮當天賓客只要出席QR Code，工作人員掃碼後即可看到賓客的桌次，並一併填入該賓客的禮金金額。
這時候我們就需要將出題目的Christy當作是真正的「客戶」。試想若今天這是一個真實的case，身為PM的我們在聽完客戶初步的想法後，下一步動作是什麼？是要開始埋頭苦幹，直接把所有功能項都列出來，然後一次秀給客戶看，讓他覺得哇你好棒棒！還是跟客戶來回溝通，逐步的將對方的需求釐清，讓客戶知道我們的計劃，確認方向對了後再往更下一步做？
Well… 答案應該很明顯是後者。雖然一次秀出很多東西乍看之下很厲害，但是萬一我們的規劃跟客戶的想像有落差怎麼辦？例如客戶可能希望的是以平板或手機方便操作為主，但你卻規劃了一個以PC版系統或網頁操作為主的功能項，不但沒有效率，也會讓客戶有種不太信賴的感覺。為了避免這種做白工的窘境發生，在專案初步時期，就可以多跟客戶聊聊他們期望的成果是什麼樣子，這樣也可以確保專案是往正確的軌道前進。
因此我們在出作業的當下就會好奇，這些功能會希望在哪裡操作呢？是全部都在一個網站或APP上，還是會希望以LINE BOT的方式作為跟婚禮賓客溝通的工具呢？賓客人數大約多少？因為賓客人數的多寡會影響到安排的方式，因此在釐清客戶的需求之前，千萬不要一股腦地就開始列功能啊！
開始燒腦的整理功能項
接下來有一週的時間可以讓我們規劃，至少讓客戶在腦海裡有個能想象出來的網頁雛形。在這期間，Christy說了好幾次有問題可以來問她喔～當時我們心想，Ummm… 應該沒什麼問題吧？照著當時出作業時給的條件做就好了。後來才知道，原來用意是要我們意識到，在這些過程中，若是我們完全沒有任何問題，不但會有客戶與我們想像相差甚遠的風險，同時也會讓客戶產生「不太安心、不太信賴」的感受。
插播插播：延續這點，想提在Design Thinking內最根本的第一步：Empathy 同理心。為什麼同理心在PM工作裡很重要呢～請看以下延伸文章～
列出功能項每個人習慣用的工具跟方式會不太一樣，有些人會選擇用試算表整理，有些人則習慣在白板上做發想。我的做法是先將很粗略的idea寫在Notion上(在這邊安利一下Notion，真的好好用啊，上班要記下來的東西全整合在Notion裡都不怕找不到！)。列出來大概像這樣：
第一層是主要的功能大項，再下一層通常會是該大項的子功能或是說明。藉著這樣列出，比較能夠讓我在腦海裡有個操作邏輯的想像。當然在整理的時候一定會碰到很多疑惑點，例如根據每個使用者會遇到的情境，功能上就會需要有彈性的操作空間。舉例來說，在安排桌次上若我們想開發自動安排桌次的功能，那就要考慮到像是賓客內有一群跟另外一群人不合，要如何避免把這些彼此不合的人安排到同一桌… 又或是，一張表單內同一組的賓客若有人沒出席，那要如何呈現簽到的狀態？這些與預期流程不同的情境就會需要我們將功能項思考的更全面，讓使用者在有更彈性的操作方式。
列完大致的功能項後，為了更幫助我自己理解操作邏輯，我會再自己整理出使用者流程圖(User Flow)。我的整理方式比較像將流程圖與資訊架構結合再一起，這樣比較能看得見全貌。
當然，這個作業的目的並不是要我們真的把畫面都規劃出來，主要還是讓我們練習功能邏輯的思考，以及能不能更全面的將各種情境都考量進去。
到了交作業當天，也就是隔週的Sharing，每個人都戰戰兢兢地報告自己的作業，超怕會被打槍(但這好像是無法避免的XD)。在報告完自己規劃功能的想法後，Christy也會提出一些疑惑點(例如某群人不想跟某群人坐一桌的問題就是她提出來的)，關於這些疑惑點，我還真沒有在規劃的時候想到！我們考慮到的，客戶不一定會想到；客戶考慮的點，我們也不一定會想到！所以才一直強調，與客戶來回碰撞、磨合，更能迸出更多新想法跟insight。(Ideally當然還是希望超前部署，永遠走在客戶的前面LMAO)
結語
這次的Sharing作業算是一個腦力激盪的新挑戰～雖然說自學時也有規劃過功能，但當時並沒有所謂的條理性思考，常常就是這邊抓一點、那邊抓一點，好像這個功能很酷，所以我就要加上去，但往往卻忽略掉了最根本的道理：解決問題。報告完後也收集一些問題點，值得回頭思考！
今天的分享就到這裡，那我們就下篇再見拉～886👋🏻
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