【PM Sharing 】專案分享－流程整合系統

這次的分享是我們曾經接手的一個中大型的專案「醫院手術流程整合系統」，包含了內部所有行為的追蹤、器具流向、開刀房配置系統，甚至也連動規劃了負責管理開刀器具的器具室，功能範圍期大，所以可想而知所牽連的使用者十分廣泛，例如：執刀醫師、手術助理、器材室管理人員、病患家屬以及病房和櫃檯管理員等。
因此PM在這個專案中要扮演的角色就顯得格外重要，不僅要與公司內部的溝通，客戶端在這次的專案中也較為繁雜，因此需要與各部門的使用者進行訪談、釐清站在不同角度對系統的需求，但在溝通時一定會碰到的是不同人員的習慣不盡相同，因此產生需求的衝突是不可避免的，所以很重要的一點是「產生衝突時，PM需要扮演中間人客觀的角色」，結合各方的需求、意見再予適當的建議給使用者，尋求一個平衡點後再去規劃流程，避免在開發完成後，面對到功能不符合使用者期待的窘境產生，「溝通」是本次專案中最重要的核心之一。

進行中大型的專案一開始或許會有些徬徨、不知道要從何作為系統規劃的起始點

不要緊張～ 可以先從最高層次規劃出一台手術從預定刀房到結束手術的流程規劃，如同User flow的形式，分為以組織、職位、目標、行為等不同層級作為flow的最小單位，將整個系統的主流程圖(如下圖舉例為手術作業主流程圖)繪製出來也可以方便客戶及製作專案的工程師了解專案的邏輯和流程，降低在各項功能設計時的失誤率，透過檢視流程後更可以優化開刀效率與準確度。

而在完成系統後，還有一個重要的部分就是「教育訓練」，主要是教導客戶端使用系統的方式，這部份需要改變使用者多年的習慣，從原先的紙本紀錄變成以電腦記事、追蹤流向，需要時間適應、重新習慣，且因涉及的使用者人數偏多，每位使用者對電腦的熟悉度都不盡相同，因此在教育訓練上也需要盡量將步驟簡化、讓使用者能以最快速和便捷的方式熟悉系統的運作。

「要如何做到符合使用者需求的系統？」

本次的專案分享了許多眉眉角角、需要注意的小細節，因使用者人數偏多因此需要更細心的注意不同使用者的需求，可以以「服務設計」的角度作為出發點，先將自身的視角拉遠，回歸到使用者本身的痛點與需求、忘記既有的流程機制。
切記！就算是最佳解答但不一定是最適合的處理方式，PM要尋求各方的平衡點、反覆確認再確認，必須當最了解整個專案的人！