皆さんはミーティングを始める前に「チェックイン」をしていますか？
チェックインとは、ミーティングを始めるときにお題を1つ出し、そのお題に対して参加者全員が順番に回答していく、というものです。これはアジャイルコミュニティから来ているもので、『アジャイルレトロスペクティブズ』では以下のように説明されています。
部屋にいる全員に口を開いてもらう。最初に喋らなかったら、ずっと何も喋らなくてもいいという暗黙の了解を得たと思ってしまう。レトロスペクティブの肝はグループで考え、一緒に学んでいくことなので、全員参加が不可欠である。
ミーティング中なかなか発言できない、ついボ〜っとしてしまう、ボ〜っとしてる人がいる（のをついボ〜っと見てしまう）、議論が盛り上がらなくて苦労した、という経験を持つ人も多いかと思います。
AQのリサーチチームは週1でチームミーティングを行っており、ミーティング開始前にチェックインを取り入れました。ある程度の期間チェックインを実践してきたので、一度その効果を振り返るために、チェックインについての印象や感想をメンバーに聞いてまとめました。
1.ミーティングの質が上がる
チェックインに対する印象としては、ミーティングで発言しやすくなる、集中しやすくなるなど、ポジティブなものが多くあがりました。
ウォーミングアップになる
- 最初にチェックイン質問に答えるため、ミーティング中に「声を出すこと」の練習になり、会議中に発言することへのハードルが低くなった
- 朝イチのミーティング、週明け最初のミーティングなど、頭がなかなか仕事モードに切り替わっていない時、強制的にエンジンを切り替えることが出来た
頭に余白を作れる、頭の切り替えができる
一日に何本もミーティングが入っていたり、直前まで別のプロジェクトの作業に没頭していたりした時には、チェックインによって一旦頭をニュートラルに戻すことが出来た
個人的には、「今の気分を動物に例えると何？」といった一見突拍子も無い質問が来ると、頭の回路がリセットされたように思います。
ミーティングへのエンゲージメントが高まる
- 最初に全員が声を出すため、発言しやすい空気感が出来上がり、全員の声がちゃんと出るミーティングになった
- チェックインを継続しているメンバーでは、発言が活発であり、お互いに孤立せずにミーティングを進められるようになった
- 振られないと話さない、ということがなくなっていった
2.メンバー同士の関係性に良い影響がある
メンバーの個人的な一面を知り、親密度が上がる
- 人となりや過去の出来事、その当時の感情など、その人の個性や特徴、考え方などを垣間見ることが出来た
- 仕事以外の話をすることで、知らなかった一面を知るきっかけにもなり、チームに有機的なつながりが生まれ、柔らかいチームが形成されるように感じた
3.硬直した組織や習慣が無い組織に取り入れる壁
リサーチチームには習慣となったチェックインですが、チェックインに慣れる前は面倒に感じたり、取り入れることへの壁を感じる場面もありました。
チェックインの効果を感じるまでに時間がかかる
- 「仕事の話がしたいのに、無駄な時間なのでは？」と感じた
- 習慣が無い組織に取り入れるには、そして自分自身が慣れるまでには何度か経験し、効果を感じる必要があった
チェックインで聞く内容は一見仕事に関係無く、それなりに時間も使うため、硬直した組織や立場が上の人がいるミーティングでは特に、雑談とも取られかねない時間を使うのには気持ちを強く持って望む必要があるようです。
強い気持ちを持って臨む必要あり
- 習慣の無い場にチェックインを持ち込み、やり続けていくには、強い気持ちを持って取り組むことが必要だった
チェックインで注意したいこと
経験を重ねるうち、実施する際のノウハウも溜まってきたので、ご紹介します。
チェックインに適している質問のタイプがある
- TPOに合っていること
- フラットな話題
- 参加者全員が答えやすいもの
- メンバーの知らない一面が知れるようなもの
また、ミーティングやワークショップの内容や長さに合わせて、以下のような話題を選ぶことも効果的です。
- 楽しい、気晴らし系の質問
- 振り返りを促す質問
- 議題の文脈に誘い込むような質問
チェックインに適していないもの
プライベートすぎる内容や文化背景を考慮していないような質問はあまり適していないように思います。ただ、何が適しているのかはメンバーとの関係性などによっても違ってくると思うので、質問を選ぶときにはそのあたりを考慮して選ぶのが良いと思います。
答えるときに注意したいこと
- 盛り上がりすぎてしまう
- 最初に答えた人のテンションに引っ張られてしまう
冒頭にも書いた通り、チェックインの目的はあくまでもミーティングに全員参加するために全員が順番に話すことにあります。ついつい突っ込んで聞いてしまったり、最初の人がたくさん話したことにつられて自分もたくさん話してしまって気がついたら予想外の30分…なんてことにならないように注意するのが肝心です。
チェックインの質問、どうしたらいい？
毎回チェックイン用の質問を考えるのは地味に大変ですよね。そんな時、私達は「Who Cards」というチェックイン向けの質問がランダムで表示されるサイトを利用しています。
これはメンバーの一人が発見したサイトですが、実は作成者が知り合いだったという偶然が！日本語版はありませんでしたが、AQで日本語翻訳をお手伝いしました。ぜひチェックしてみてください！
文：法邑有美
AQは東京とパリを拠点に、デザイナー、エンジニア、リサーチャーから構成される多文化チームです。様々な定量・定性調査、エキスパートレビュー、プロトタイプ開発等、国内外の幅広い案件に取り組んでいます。
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