用Notion實現 專案管理 ＋ 協作(附模板)

目錄

1. 前言
2. 總覽
3. 為什麼選擇用Notion
4. 建立專案系統需要的屬性
5. 建立適合管控的View
6. 行事曆輔助

前言

其實這篇文已經寫完一段時間了，但一直沒有發
主要是因為自己不是專業的專案經理，工作經驗也不多，以「教學」名義怕好像有點誤人子弟，不過還是希望能把這一年工作上將Notion帶入公司做專案管理的經驗分享大家，所以花了一點時間修改用字、調整方向，希望能幫助到需要的人。

當然，每個工作型態都適合不同的管理方式，找到自己適合的方式最重要。

此篇可能要有點Notion 基礎再來看會更好!

為什麼選擇用Notion

我之前有寫過一篇Notion的入坑文

Notion 是筆記 不只是筆記

網路上用來做專案管理的軟體百百種
有Trello、Gantter、Monday、Asana、Wrike等等還有一大堆

每個功能都不盡相同，有些是單純監控時程、花費時間；有些是偏向任務管理、指定工作給特定的人。

而Notion對我來說，比較像是綜合體，在時程上能綜覽整個專案，在任務上能存放各個階段的專案資料，這對我來說很重要，因為:

專案管理也是重要的資料傳承。

如果需要找一個去年結案的某次會議紀錄還找的到嗎?
在這強大客製化的架構，任何類型的工作都能找到適合的版型和使用方式，
也可以固定匯出檔案保存資料，
以下我都會用我目前的工作 : 廣告動畫工作室(人數約8-10人) 來做舉例。

總覽

在開始看我的頁面之前，先講一下我當初制定時的需求

需求

1. 清楚了解目前運作中專案及各項資訊
2. 能讓多名成員同時編輯、瀏覽資料
3. 能找到不同時間、狀態的專案資料

基本上我就是依照前面這三點設計出Home Page :

我把主頁區分成三大區塊

1. 專案瀏覽區：主要拿來綜覽專案，可以切換不同的預覽方式，下面會講解。
2. 資料存放區：這邊主要是放公司內部跟專案相關的資料，例如外包的資訊蒐集、或是軟體插件管理、網站蒐集等等，想讓團隊看到的東西都能放這。
3. 行事曆：顧名思義，但跟一般行事曆不一樣的是它也可以切換預覽方式，這個下面也會講。

基本上只分這三個，清楚明瞭，不管是不是PM，團隊進來都能迅速了解狀況， 當然也可以視情況做調整

模板在此
→ Notion專案管理 X 協作
如果好用、有疑問或是建議歡迎留訊息讓我看到。

建立專案系統需要的屬性

首先，先講解我們最重要的專案區塊，
點開Page之後，頁面是這樣子的

簡單來說，屬性是固定的，設定好後所有在這個Database的專案都會長的一樣，待會會講解每個屬性的用處。

而下面我大致分成客戶相關與製作相關兩大區塊。

客戶相關都是放跟客戶有關的資訊、跟客戶開會的內容、對話或信件截圖等等。

製作相關主要放團隊找的參考資料、製作的StyleFrame、或是我們後期算圖的分配等等，每個專案多少會長不一樣，不過大方向就是製作上的東西都會放這。

接下來進入重頭戲

如果你大概了解Notion Database的架構，就知道它可以新增很多屬性來輔助

這是我目前有的專案屬性

屬性介紹

下面會一個一個介紹每個專案設定的屬性:

狀態：此專案目前的狀態，分別有製作中、暫停、已結案、取消。主要是因為專案大約就是這四種狀態來設計的，以前還分得更細，但後來發現不太需要，慢慢優化刪減呈現在這樣。

階段日期(Date屬性)：這個主要是顯示下一次的階段名稱，例如現在分鏡已經完成，10/10要交動態腳本，那階段日期就是10/10。 順帶一提，我會把Notion上的時間改成阿拉伯數字的年/月/日

• 階段名稱(Text屬性)：以上面階段日期來舉例，這裡就填動態腳本。

經過天數(Formula屬性)：這個主要是計算此專案從開案後經過的時間，沒有太大的用處😅，頂多是讓看到的人有所警惕。

• 開始日期(Date屬性)：專案開始的日期
• 預計完成日期(Date屬性)：專案預計完成的日期，有些案子結案日期不確定，這個大概預估即可
• 時程(Date屬性)：開始to 結束日期，這個屬性主要是給行事曆讀取的。
• 參與人員(Person屬性)：此專案參與的人員。

建立適合管控的Views

設定好屬性之後，回到主頁，開始設定Views的種類，
設定不同的預覽方式能讓人能快速總覽組織內部專案的情況

Views:資料是固定的，而你可以用不同的觀看方式瀏覽資料
當然，每種觀看方式可以設定不同條件跟要顯示出來的屬性。

可以隨意切換設定好的Views

每個Views可以設定條件，例如在"製作中"這個View，我就設定條件為:
"狀態" 是 "製作中"
這樣所有製作中的專案都會出現在這個View，而其他狀態不會顯示

而在每個Views都有不同的屬性顯示和排序設定，通常會針對每個不同的View讓他在顯示不同的欄位，例如已結案的View，就不會讓它顯示階段名稱和階段日期等等(因為已經結案了嘛)。

要設定屬性顯示和排序可以到這裡:

設定此Views要顯示的屬性跟排序

接下來依序介紹我設定每個View的顯示屬性

• 製作中：現在正在run的專案

• 暫停：目前暫停的專案(未來有機會繼續製作)

• 結案：已經結案的專案

• 取消：被取消的專案

行事曆輔助

行事曆其實也是其中一種View而已，我只是把他連結到Home Page方便觀看時程

行事曆的View，我是設定時程與階段日

開好兩個View之後，接下來就要設定這兩個Views要依據哪種屬性來顯示

要設定這個Views要以什麼屬性來當作設定，可以去選Calendar by

• 時程：用時程的屬性，觀看每個專案的歷經時程
• 階段日：用階段日期屬性，觀看每個階段的截止日期

在行事曆上顯示其他屬性：我自己會習慣顯示階段日期

可以自己決定要顯示出來的屬性

後繼

感謝大家耐心地看完，希望有幫助到需要的人
有什麼建議或問題歡迎留言
我們下篇見!