Design Sprint, czyli rozwiąż największe problemy w tydzień

W marcu 2016 roku, po przeprowadzeniu ponad 100 sprintów, Jake Knapp z Google Ventures postanowił wydać książkę o swojej autorskiej metodzie.

Miałem już okazję przeczytać “Sprint” oraz uczestniczyć w jednym ze sprintów. I uważam, że ta metoda może być na wagę złota dla niejednej organizacji.

Czym jest Design Sprint

Proces skupia się na postawieniu krytycznych pytań dotyczących produktu, a następnie zaprojektowaniu i przetestowaniu potencjalnych rozwiązań. Wszystko w pięć dni.

Nie bez przyczyny może się to kojarzyć to z Lean Startup — w moim odczuciu Design Sprint to Lean na sterydach. Z tą różnicą, że uczymy się jeszcze szybciej, bo nie wytwarzamy rzeczywistego produktu.

Staramy się ograniczyć zbędne kroki, dyskusje i rozważania do zera. Założeniem sprintu jest 5 dni pracy na pełnych obrotach, gdzie każda godzina zbliża nas do celu.

Czym Design Sprint NIE jest

1. Sprint nie służy do wytwarzania. Artefakty naszej pracy są tymczasowe i nie nadają się do wykorzystania w finalnym produkcie.

2. Sprint nie jest też rozwiązaniem, które stosuje się na co dzień. Czasem warto zrobić drugą i trzecią iterację, ale gdy już znamy odpowiedź na nurtujące nas pytania, sprint spełnił swoją rolę.

3. Sprint nie jest metodą ograniczoną do usług cyfrowych. Według Knappa, narzędzie sprawdza się także w produktach fizycznych czy usługach (np. biuro obsługi klienta).

Jak to działa

Zespół

Nie ma tu żelaznej zasady dotyczącej liczebności, ale zdaniem autora książki najlepiej sprawdzają się grupy siedmioosobowe.

A kto powinien się znaleźć się w zespole?

Na pewno osoba, która podejmuje główne decyzje dotyczące produktu (Decydujący). To ona ma ostateczne zdanie w kluczowych momentach. Nawet jeśli nie jest ono zbieżne z opinią reszty zespołu. Dzięki temu, temat sprintu będzie zgodny z wizją “szefa”, a to zmniejsza prawdopodobieństwo zignorowania rezultatów.

A jeśli Decydujący nie ma czasu na pełne uczestnictwo w sprincie? Nich postara się być dostępny w czasie podejmowania kluczowych decyzji.

Musisz znaleźć też Moderatora — osobę, która będzie czuwać nad organizacją i harmonogramem sprintu. Wymagania? Minimum to przeczytanie sprintowej książki. Jeszcze lepiej, gdy Moderator miał już okazję uczestniczyć w sprincie. Nie musi on za to posiadać szerokiej wiedzy o samym produkcie.

Co z resztą? Znajdź osoby, które pracują nad produktem lub wiedzą o nim najwięcej.

Im bardziej różnorodna grupa, tym lepiej. Programista, specjalista obsługi klienta, projektant, marketingowiec, sprzedawca — każdy z nich może zapewnić ogromne wsparcie.

Czas

Sprint zajmie uczestnikom cały tydzień. Każdy dzień składa się z dwóch trzygodzinnych bloków — 10–13 oraz 14–17.

6 godzin pracy sugeruje, że znajdzie się też czas na inne zadania. Zdecydowanie jednak odradzam takie podejście.

Zredukowanie pozostałych zadań do absolutnego minimum jest wysoce wskazane. Sprint wymaga pełnego zaangażowania, skupienia i energii. Próba pogodzenia tego z innymi obowiązkami odbije się na efektach pracy.

Miejsce

Potrzebujemy też pomieszczenia, które przez cały tydzień będzie tylko do naszej dyspozycji. A w nim — dużo powierzchni do pisania, karteczek post-it, kartek A4, długopisów, flamastrów. Świetnie, jeśli uda ci się też zorganizować stoper.

Rezygnujemy za to z urządzeń elektronicznych — zero laptopów, komórek, smartwatchy itp. Jeśli czekasz na ważny telefon lub maila — na czas korzystania z telefonu musisz opuścić pokój.

Poniedziałek — odkrywanie

Zaczynamy od poznania naszego problemu. Określamy ogólną wizję, odkrywamy najważniejsze pytania, stawiamy hipotezy. Rezultatem tego etapu jest mapa obrazująca scenariusz działania naszego produktu.

W drugiej części dnia weryfikujemy naszą mapę ze zrekrutowanymi wcześniej “ekspertami” (osobami posiadającymi dodatkową wiedzę o interesującym nas temacie).

Wreszcie, wybieramy cel naszego sprintu. Każdy uczestnik sugeruje, na której części mapy się skupimy, ale ostateczne zdanie ma Decydujący.

Wtorek — szkicowanie

Drugiego dnia skupiamy się na eksploracji możliwych podejść do wybranego problemu.

Rezultatem będą jednokartkowe szkice dostarczone przez każdego z uczestników. Każdy pracuje oddzielnie, prace pozostają anonimowe.

Środa — decyzja

Ranek poświęcamy na dyskusję o wtorkowych projektach (wciąż anonimowych). Następnie przychodzi czas decyzji. Każdy przedstawia swoją opinię, ale znów ostateczne zdanie ma Decydujący.

Po południu tworzymy storyboard precyzujący szczegóły wybranego rozwiązania (lub rozwiązań, jeśli postanowiliśmy przetestować więcej pomysłów).

Czwartek — prototypowanie

Celem jest stworzenie prototypu.

Zespół musi wykazać się inwencją, aby w sześć godzin stworzyć coś, co w piątek poddamy testowi. Narzędzia dowolne, chodź Knapp radzi, że w większości przypadków wystarczy program typu Power Point/Keynote.

Wszystko jednak zależy od twojej inwencji. Możesz np. wykorzystać uczestników sprintu jako aktorów (gdy twoja usługa wymaga kontaktu z inną osobą) lub nawet użyć drukarki 3D (gdy np. testujesz fizyczny przedmiot).

Nie trać jednak czasu na elementy, które nie są istotne z punktu widzenia testu.

Piątek — testowanie

Ostatniego dnia testujemy rozwiązanie z pięcioma użytkownikami.

Jeden osoba zostaje moderatorem testu (możesz znaleźć też kogoś spoza sprintowej grupy), a sesja transmitowana jest (np. przez Skype) do pokoju, gdzie reszta zespołu skupia się na notowaniu.

Po południu podsumowujemy otrzymane wyniki i sprawdzamy, czy stworzone rozwiązanie rzeczywiście jest odpowiedzią na nasz problem.

Po sprincie

W przypadku, gdy pomysł się sprawdził, pozostaje nam podążyć wybraną drogą.

A co, gdy nasz sposób nie zadziałał? Warto spróbować powtórzyć sprint.

Tym razem nie musi on jednak trwać pięć dni. Możesz np. skupić się na innym rozwiązaniu zaproponowanym we wtorek i w ten sposób ominąć dwa pierwsze dni. Nie możesz jednak zrezygnować ze sprintowego piątku, rozwiązanie musi zostać przetestowane.

Moje doświadczenia

To działa!

Za wcześnie na ostateczne wnioski (rozwiązanie nie zostało jeszcze wytworzone) ale już od pierwszego dnia czuliśmy, że robimy duże postępy.

Sprint jest wyjątkową efektywną metodą, każdy etap zaplanowany jest tak, aby zrobić jak największy krok w przód w jak najkrótszym czasie.

Potrzebujesz projektanta…

Stworzenie dobrego prototypu w dzień jest dużym wyzwaniem. Musisz wiedzieć, które elementy warto pominąć, na czym się skupić, jakiego narzędzia użyć. Część osób była na tym etapie trochę zagubiona. Bez projektanta byłoby ciężko.

… i badacza

Tu wiele rzeczy może pójść nie tak: źle dobrani użytkownicy, nieumiejętnie moderowana sesja testowa, czy skupienie się na słowach, a nie akcjach użytkownika. To może wypaczyć twoje wyniki, a w rezultacie przyczynić się do wyciągnięcia złych wniosków.

Sprint jest tak silny jak twój zespół

Jeśli twój zespół nie będzie współpracował, przestrzegał zasad i w pełni angażował się w wykonane zadania, to efekty będą mizerne.

25.04.2016