Een succesvol participatietraject, hoe doe je dat als gemeente?

Veel gemeenten hebben jaarlijks meerdere participatietrajecten lopen. Er is veel behoefte aan betrokkenheid van inwoners. Maar hoe laat je zo’n traject nou slagen? In dit artikel deel ik mijn ervaring met vele trajecten bij gemeenten. Dat doe ik aan de hand van vijf vragen waar je bij stil moet staan voordat je een traject start:

1. Wat wil ik van mijn doelgroep weten? Welke vorm van inspraak kies ik?
2. Welke doelgroep wil ik bereiken?
3. Hoe krijg ik een representatief beeld?
4. Welke middelen kan ik inzetten?
5. Welke vervolgstappen worden gezet na het traject?

1: Wat wil ik van mijn doelgroep weten? Welke vorm van inspraak kies ik?

Ieder participatietraject is weer anders en ieder traject heeft een andere behoefte aan informatie van de participerenden. Er zijn een aantal typen te onderscheiden.

1: Draagvlak meten

Soms is er een duidelijk standpunt waarvan de gemeente(raad) wil weten wat inwoners vinden. Bijvoorbeeld: “Een derde kliko invoeren”. Het succes zit ’em dan in het verkrijgen van een zo representatief en compleet mogelijk beeld van het draagvlak voor deze beleidsmaatregel. Je wil niet alleen getalletjes zien van hoeveel mensen er voor of tegen zijn. Je wil inzicht krijgen in waarom mensen iets vinden. Meestal vinden deze trajecten plaats wanneer er binnen de gemeente al veel helderheid is over het beleid.

2: Opties voorleggen

Er zijn situaties waar meerdere opties mogelijk zijn. In zekere zin is dat ook een draagvlakmeting, waarbij duidelijk moet worden welke optie het meest geliefd is bij inwoners. Bij deze vorm is discussie fundamenteel. Mensen moeten elkaar overtuigen van de optie die zij het best achten.

3: Co-creëren

Het vormen van een visie is complexer. Je wil dan ideeën, standpunten, argumenten en opinies verzamelen over een thema dat je zelf hebt bepaald. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van randvoorwaarden voor het plaatsen van windmolens. Inwoners die vlakbij een windmolen wonen hebben waarschijnlijk andere voorkeuren dan mensen die er ver vandaan wonen. Zoiets is niet zo simpel als “voor of tegen”. Bij het vormen van een visie is een discussie voeren erg belangrijk. In deze vorm van participatie is interactie tussen inwoners en bestuurders zeer belangrijk.

4: Agenderen

Soms start een participatietraject vanuit de verkenningsfase. Je wil dan zoveel mogelijk ideeën ophalen om een eerste indruk te krijgen van wat er leeft in de gemeente. Welke problemen ervaren mensen en welke ideeën zijn er om de gemeente te verbeteren? Veel gemeenten organiseren bijvoorbeeld een motiemarkt. Inwoners kunnen daar hun ideeën pitchen voor raadsleden. Met deze vorm van participatie kunnen inwoners belangrijke thema’s op de agenda van de raad zetten.

Het succes van een participatietraject dat is bedoeld om te verkennen in de kwantiteit en kwaliteit van de ideeën van inwoners. In een verkenningstraject kun je het beste zoveel mogelijk open vragen stellen om te identificeren welke problemen mensen ervaren, zonder teveel te sturen.

2: Welke doelgroep wil ik bereiken?

Gaat het thema alle inwoners van de gemeente aan of gaat het om een specifieke groep? Hoe groot is de doelgroep waarvan participatie gewenst is?

Denk ook aan subgroepen.

• Verwacht je dat straks vooral hoger opgeleide mannen van 65+ participeren of is er een representatieve deelname van alle leeftijden? Hoe bereik je bijvoorbeeld ook jongeren?
• Zijn er verschillende relevante rollen binnen de doelgroep zoals ondernemers, scholieren, ouders, werklozen, expats?

Stel dat de gemeenteraad bewoners van wijk X wil betrekken bij speelplekkenbeleid.

Je zou dan in principe alle inwoners van de gemeente daarbij kunnen betrekken. Maar bedenk dat zo’n thema vooral ouders van jonge kinderen in woonwijken aanspreekt. Bewoners van een bejaardentehuis aan de rand van een dorp zullen daar waarschijnlijk minder om geven.

Om achteraf te bepalen of het participatietraject succesvol was maakt het veel uit of de doelgroep bestaat uit alle inwoners van de gemeente of voornamelijk ouders met kleine kinderen in woonwijken. Bijvoorbeeld 5.000 mensen.

Heb je tijdens het traject 2.500 mensen bereikt uit een gemeente met 100.000 inwoners? Dan heb je maar 2,5% bereikt. Zijn die 2.500 mensen allemaal ouders met kleine kinderen in woonwijken? Dan heb je maar liefst 50% van de doelgroep bereikt. Een groot verschil dus.

Het dilemma van groepen betrekken

Het uitnodigen van inwoners om mee te denken over beleid is op zich niet zo ingewikkeld. Het is af en toe wel lastig om keuzes te maken over de grootte van de te betrekken doelgroep. Bij sommige projecten kunnen de emoties namelijk hoog oplopen. Als je bijvoorbeeld binnen een straal van vijf kilometer gaat vragen wat mensen van de mogelijke komst van een windmolenpark vinden is de kans groot dat het merendeel van de doelgroep negatief is. Zij ervaren mogelijk geluidsoverlast en vinden het misschien niet mooi staan. Vraag je echter alle inwoners van de gemeente wat ze vinden van verduurzaming van de gemeente, dan zal een aanzienlijk deel van die mensen positief staan tegenover windmolens.

Dat is een lastig dilemma omdat je aan de ene kant een representatief beeld van het sentiment onder alle inwoners wil krijgen, en aan de andere kant de negatieve reacties van direct omwonenden serieus wil nemen.

3: Hoe krijg ik een representatief beeld?

Afhankelijk van de doelgroep zijn er vaak subgroepen te identificeren binnen de doelgroep. Denk aan verschillende leeftijdsgroepen, geslacht, etniciteit, opleidingsniveau etc.

Het bereiken en betrekken van de doelgroep hangt af van het thema, het instrument dat je inzet en de manier van promotie.

Het thema. Spreekt het de juiste mensen aan? Probeer je zo goed mogelijk te verplaatsen in de gebruiker. Vermijd jargon, moeilijke definities en probeer mensen te raken met je vraag of stelling. Probeer je jongeren te bereiken, spreek ze dan gewoon aan met “je en jij”, in plaats van “u”.

Het instrument. Als je zoveel mogelijk mensen wil betrekken bij het traject heeft een fysieke bijeenkomst te veel beperkingen. Los van de beperkte capaciteit van een locatie kunnen mensen hun input niet leveren op het moment dat het ze zelf uitkomt. Een online platform biedt meer schaalvoordelen maar het is gevaarlijk om alleen de mensen te raadplegen die daarop actief zijn. Gebruik je een online platform voor inspraak, promoot het gebruik van het platform dan ook. Daarmee geef je iedereen dezelfde kans om in te spreken. Als mensen namelijk niet van het bestaan afweten zullen ze het ook niet gebruiken. Probeer dus bij grote trajecten een combinatie van fysiek en online mogelijk te maken.

De manier van promotie. De meest voor de hand liggende manieren van promotie zijn het versturen van brieven, advertenties in lokale kranten en advertenties online. Op zich is dat goed maar vaak zul je zien dat een bepaalde subgroep minder participeert dan een andere subgroep. Bijvoorbeeld jongeren tussen de 13–21 jaar. Een manier om dat op te lossen is door specifieker te adverteren richting die groep. Met een Facebookadvertentie kun je bijvoorbeeld eenvoudig richten op “jongeren tussen 13–21, woonachtig in Utrecht”. Als je gebruik maakt van een online platform zoals Argu kun je vervolgens zien of er een gelijkmatigere verdeling van de leeftijdsklassen ontstaat.

Kanttekening

Het is altijd lastig afwegen of je je focust op een specifieke doelgroep of op alle inwoners van een gemeente. Stel dat je 50% van de doelgroep “ondernemers detailhandel stadscentrum” hebt bereikt als je een traject doorloopt over beleid voor lokale detailhandel. Dat is op zich een goede score. Maar waarschijnlijk hebben mensen die juist niet onder die doelgroep vallen wel goede ideeën voor beleid. Door de doelgroep te verbreden worden de reacties waarschijnlijk diverser en neemt de kans op vernieuwende ideeën toe.

De beste oplossing voor dit probleem is om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij dit onderwerp. Hoe meer mensen je bereikt, hoe diverser de groep uiteindelijk wordt en hoe meer kans je hebt op goede ideeën en argumenten.

4: Welke middelen kan ik inzetten?

De doelgroep is nu afgebakend en duidelijk is naar welke informatie wordt gezocht tijdens het participatietraject. Hieronder staan een aantal tips voor het effectief en efficiënt inzetten van de middelen van je organisatie.

Één projectleider kiezen

Is er een projectleider binnen de gemeente die alle partijen met elkaar verbindt en keuzes maakt over inzet van budget en tijd? Wellicht is er andere partij die een deel van het projectmanagement op zich neemt. Bij Argu is er bijvoorbeeld altijd een projectmanager die het traject begeleidt.

Vaak is een projectleider afhankelijk van verschillende partijen. Wanneer de projectleider bijvoorbeeld voor iedere uitgave moet aankloppen bij de wethouder kan dat enorme vertraging opleveren. Denk daarnaast aan verlof, vakantieperiodes etc.

Tips voor effectieve projectleiding:

• Maak één persoon projectleider;
• Geef de projectleider zoveel mogelijk zeggenschap;
• Geef de projectleider een budget voor het hele project.

Een participatie-instrument

Afhankelijk van de grootte van de doelgroep en de gekozen vorm van inspraak kan een participatie-instrument veel invloed hebben op het eindresultaat. Wil een gemeente bijvoorbeeld inwoners van een straat betrekken bij verbouwingen in die straat? Dan is een inspraakavond op het gemeentehuis waarschijnlijk de eenvoudigste, goedkoopste en effectiefste manier van participatie.

Wil de gemeente ideeën, stemmen, argumenten en meningen verzamelen van zoveel mogelijk inwoners over duurzaamheid? Dan biedt een online platform de benodigde schaalvoordelen. Online kun je namelijk veel meer mensen laten participeren dan in een zaaltje passen. Mensen kunnen op het moment dat het ze zelf uitkomt participeren.

Zo heeft een platform als Facebook het voordeel dat het door heel veel mensen wordt gebruikt. Een nadeel is dat de input van de doelgroep niet goed wordt gestructureerd. Facebook discussies ontsporen snel en het leidt zelden tot een goed overzicht van wat mensen nou precies willen.

E-participatieplatforms zoals Argu zijn meer ingericht om de verschillende ideeën van inwoners uiteen te zetten, inhoudelijke discussie te faciliteren en om mensen op de hoogte te houden van het gehele proces. Zo houd je het overzicht wanneer je een grote groep mensen wil betrekken bij het traject. Voor kleine projecten op buurt (of zelfs straat)niveau is zo’n instrument iets minder geschikt omdat het op wijkniveau relatief goedkoop is om mensen te betrekken. Voor een paar honderd euro kun je iedereen een brief sturen en uitnodigen voor een inspraakavond.

Samen een communicatieplan schrijven

Is er een vast team dat zorg draagt voor geschreven teksten, uitingen en promotieacties?

Is er een webcareteam dat snel en inhoudelijk reageert op reacties en vragen van inwoners omtrent het participatietraject? Of doet de projectleider dit zelf?

Het is aan te raden om een communicatieplan uit te werken, samen met alle partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van het participatietraject. De eerste stap daarin is adviseurs en ervaringsdeskundigen te vragen om do’s en don’ts. Dat bespaart een hoop tijd en beperkt de kans op fouten. Vervolgens bepaal je welke vorm van communicatie met de doelgroep past bij het communicatiebeleid van de gemeente. Ten slotte verdeel je de taken met alle betrokken partijen.

Promotie afstemmen op de doelgroep

Er zijn verschillende manieren om een participatietraject te promoten. Voor ieder project is dat weer anders. Kijk voordat je gaat promoten eerst goed naar de doelgroep. Is het de bedoeling dat alleen de bewoners van een straat deelnemen of is het juist de bedoeling om een representatief beeld te krijgen van alle inwoners van de gemeente? Beide vragen om een andere aanpak.

Een lokaal project gaat bijvoorbeeld alleen bewoners van een bepaalde straat, wijk of gebied aan. Wanneer er bijvoorbeeld behoefte is om die bewoners te vragen wat ze van een komst van een nieuw winkelcentrum vinden, nodig je alleen die mensen uit om te participeren. Naast het uitnodigen van bewoners per brief of e-mail kun je het thema bijvoorbeeld meer onder de aandacht brengen met posters en flyers in de buurt.

Als je bijvoorbeeld een participatietraject start over een thema dat een groot deel van de inwoners van de gemeente aangaat is het belangrijk om breed te adverteren. Naast een melding op het prikbord op het gemeentehuis, een banner op de website kun je ook kiezen voor het inzetten van Facebook advertenties. Daarmee kun je al snel duizenden mensen bereiken tegen zeer geringe kosten.

Over het algemeen is het altijd goed om legitimiteit te creëren door wethouders of raadsleden de boodschap te laten verspreiden in hun eigen netwerk.

5: Welke vervolgstappen worden gezet na het traject?

Eigenlijk is dit waar participatie om zou moeten draaien. Samen met inwoners denken, discussiëren en beslissen welk beleid gevoerd wordt. Wanneer de gemeenteraad of het college een besluit neemt op basis van de input van de doelgroep, is de besluitvormingscyclus compleet en kun je spreken van succesvolle participatie.

Toch worden veel participatietrajecten ingericht op een manier dat het nog maar de vraag is of er naderhand een besluit wordt genomen door de gemeenteraad. Is dat niet zonde? Maak je enthousiaste inwoners dan niet blij met een dode mus?

In de trajecten waarbij inwoners in een vroeg stadium worden geraadpleegd om ideeën te delen met de gemeenteraad is het simpelweg te vroeg om een besluit te nemen. Het is dan wel aan te raden om inwoners betrokken te houden na de “ideeënfase”, zodat ze — wellicht maanden later — alsnog zien dat ze hebben bijgedragen aan een besluit in de gemeenteraad.

Leent het participatietraject zich voor interactie met de deelnemers? Dan is het belangrijk om terug te koppelen wat er met die gesprekken (offline of online) is gebeurd.

Conclusies trekken

Ieder participatietraject is anders. Afhankelijk van de doelstellingen van het project, de vorm van inspraak, de doelgroep en de mogelijkheid om een besluit te nemen zullen de resultaten verschillend zijn.

Beoordeel per onderdeel wat goed ging en waar de volgende keer meer aandacht aan moet worden besteed:

• Welke middelen had ik tot mijn beschikking?
• Hoeveel procent van de doelgroep is bereikt?
• Heb ik de informatie gevonden waar ik naar op zoek was? Heeft die informatie bijgedragen aan de besluitvorming?
• Heb ik een representatief beeld gekregen van de doelgroep?
• Welke vervolgstappen zijn gezet na het traject?

Heb je vragen over dit artikel of ben je benieuwd naar praktijkvoorbeelden van andere gemeenten? Laat het vooral weten in de reacties hieronder!