Öğrenci Kulüplerinde Yönetişim
Kamu ve özel sektör dışındaki kuruluşları Sivil Toplum Kuruluşu (STK) olarak tanımlıyoruz. Sivil Toplum Kuruluşları toplumdaki çeşitli sorunları için çözümler üretmeye, bu sorunlar bağımsız olarak kamu oyu bilgilendirmeye yönelik çalışmalar yapmaktadır. Öğrenci kulüpleri de daha çok üniversite öğrencileri tarafından oluşturulmuş ve üniversite rektörlüklerinin Sağlık, Spor ve Kültür Daire Başkanlıkları ve Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüklerine bağlı olarak çalışmalarına devam eden öğrenci topluluklarıdır.
Öğrenci kulüpleri;
● Uzmanlık/Kariyer Kulüpleri
● Kültür/Sanat Kulüpleri
● Spor Kulüpleri
olmak üzere üç ana başlıkta toplanmaktadır. Neredeyse her üniversitede kulüplerin işleyişlerinin belirli bir düzende ilerleyebilmesi için ortak bir tüzük veya yönerge bulunmaktadır. Öğrenci kulüpleri bu kurallar çerçevesinde kendi alanlarında etkinlik başvuruları yapar ve üniversite öğrencilerinin derslerle meşgul olan kişiler olmalarının yanında sosyal kişiler olarak mezun olmalarını sağlamaya yönelik etkinlikler düzenler. Düzenlenen etkinliklerde bazı üniversiteler kulüpleri için bütçeler ayırırlar ve kulüpler bu bütçelerden ulaşım, kırtasiye, konaklama gibi ihtiyaçlarını karşılarlar. Bazı üniversitelerde ise kulüpler kendi bütçelerini sponsorları ve bağışçıları aracılığıyla kendileri oluşturmak durumundadır. Öğrenci kulüplerinin paydaşlarını üniversite yönetimi, yerel yönetimler, üniversite hocaları, diğer öğrenci kulüpleri, sponsorlar/bağışçılar, kulüp yönetimi ve kulüp üyeleri olarak tanımlayabiliriz. Her kurumda olduğu gibi öğrenci kulüplerinin de bir adım daha iyiye gidebilmesi paydaşlarına sunduğu güven ortamı ile doğrudan orantılıdır. Bu yazımızda öğrenci kulüplerinin yönetimlerinden başlayıp diğer paydaşlarına karşı iyi yönetişim ilkeleri doğrultusunda neler yapabileceğinden bahsedeceğiz.
Kulüplerin yönetim kurulları belirlenirken geçmişi bulunan, görece bir sisteme göre hareket eden kulüplerde çoğu zaman kapalı oylama yöntemiyle seçimler yapılmaktadır. Bu oylamalarda birçok tüzükte bulunan aktif üyelerin oylamalara katılması ibaresi bulunur. Burada aktif üyelik koşulları; toplantılara, etkinliklere, çalışmalara katılım gibi kriterler üzerinden belirlenmektedir. Bu kriterleri belirlerken herkesi net olarak aktif / pasif üye olarak sınıflandırabilecek bir kurgu oluşturulmalı ve kimsenin seçimlere katılması birilerinin insiyatifine bırakılmamalıdır. Aynı şekilde seçimlerde aday tarafında bulunmak için belirlenecek kişilerin de seçimlere adaylık kriterleri açıkça tanımlanmalıdır. Eğer her iki açıdan da adil bir kurgu oluşturulmazsa ya adaylar tarafında ya da seçmenler tarafında adil olmayan bir durumun ortaya çıkması kaçınılmazdır. Her iki tarafı ve seçim sürecini net bir şekilde belirten bir düzenleme seçimler öncesinde yapılırsa hem yönetim kurulu hem de aktif üyeler tarafında kulübe karşı akıllardaki soru işaretlerini yok eden bir güven oluşacaktır.
Yönetim kurulları belirlendikten sonra kulüplere yeni üye alımları başlamaktadır. Bu üye alımları öncesinde kulübün bir önceki yılda yapmış olduğu etkinlikler, ne kadar harcama yapıldığı, eğer varsa kulübün mevcut bütçesi gibi konuları içeren bir rapor veya sunum oluşturulmalıdır. Yeni üye alımları sırasında bu bilgilerin şeffaf bir şekilde aktarılması üyelerin kulübe olan sorumluluklarını ciddiye almasının ilk adımı olacaktır. Aynı şekilde görevde olan yönetim kurulu dönem içerisinde ve özellikle dönem sonunda da bu hesap verme olayını ivedilikle yerine getirmelidir.
Kulüplerin hesap verebilir bir konumda olması sponsorlar ve bağışçılar açısından da önemlidir. Paydaşlığı devam eden sponsorlar için onlardan alınmış olan bütçelerin etkinliklerde ve kulüp giderlerinde nasıl kullanıldığının özet raporlarla aktarılması sponsorlar tarafında bir güven oluşturacaktır. Sponsorluk anlaşmalarında bütçelerin nerelerde kullanılacağının aktarılması ve belirtilen yerlerde kullanıldığını gösteren raporların oluşturulması kulüplerin tutarlı olduğunun da göstergesi olacaktır. Ayrıca bütçelerin hangi harcamalarda kullanıldığının bilgisini, yapılan etkinliklerin kimlere ulaştığını, ne kadar etki yaratığının bir rapor olarak oluşturulması yeni sponsor arayışlarında yapılacak olan görüşmelerde iyi bir izlenim bırakması adına etkili olacaktır.
Sponsorluk süreçlerini de geçen kulüplerde üyelerin etkinliklerde görevlendirilmesi konusunda bazı karışıklıklar olabilmektedir. Bazı etkinliklerde kulüp görevlileri katılımcılardan daha ayrıcalıklı fırsatlara sahip olabilmektedir. Bu etkinliklerde kulüplerin bulunan aktif üyeleri ve yeni gelen üyeleri arasında adil bir göre dağılımının yapılması kulüp yönetim kurulunun önemli bir gündem maddesi olmalıdır. İçerisinde bulunduğu kulübe belirli bir emek vermiş kişi yapılan görevlendirmelerle buradaki emeğinden bir sonuç alamaz ise kulübe karşı düşünceleri değişecektir ve güveni azalacaktır.
Kulüpler dönem içerisinde üyelerine yönelik yapacakları etkinliklerde öncelikle tutarlı olmayı önemsemelidir. Dönem başında söz verilen etkinliklerin yapılması, eğer yapılamıyorsa üyelere ve etkinlik destekçilerine karşı neden yapılamadığının hesabının verilmesi gereklidir. Söz verilen ve yapılan etkinliklere katılımda üyelere karşı adil bir yaklaşım sergilenmelidir. Özelikle kontenjan sınırı bulunan etkinliklerde üyelerin hangi kriterlere göre etkinliklere nasıl dahil edileceği açıkça belirtilmelidir. Aksi takdirde tanıdık olan üyelerin etkinliklere katılımının sağlanması ve diğer üyelerin de bu durumdan kulübe karşı olan güven açısından olumsuz olarak etkilenmesi kaçınılmazdır. Kısaca özetlemek gerekirse tüm paydaşlarına karşı iyi yönetişim ilkelerini gözeterek çalışmalar yapan kulüplerin sürdürülebilirliği sağlanacak ve çalışmalarını geliştirerek devam edecektir.
Yunus Emre Gültekin / Yönetişim+ Programı Üyesi
