Rotaract Kulüplerinde İyi Yönetişim İlkelerine Göre Geliştirme

Dünyada ilk Rotary Kulübü Paul Harris tarafından 1905 yılında kuruldu. 1968 yılında ise “Rotary” ve “Action” kelimelerinin birleştirilmesiyle Rotaract kulüpleri 18–30 yaş arası genç yetişkinler için kuruldu. Ülkemizde üç farklı bölgede faaliyet gösteren Rotaract kulüpleri sivil toplum örgütü statüsündedirler.

Yönetişim ilkeleri çerçevesinde incelediğimizde yıllardır varlığını sürdüren bu kulüpler yaptıkları işlerde ve aldıkları kararlarda çoğunlukla iyi yönetişim ilkelerini uygulamaktadırlar. Ancak bazı konularda kulüplerin kendilerini geliştirmesi gereken, özellikle de çağımızın getirdiği teknolojik avantajları kullanmayı kural haline getirmesi gereken, yerler olduğunu fark ettim.

Bu yazımda 3 yıllık Rotaract deneyimimde gözüme çarpan, yönetişim ilkelerini güçlendirmek için yer olan durumlardan bahsedeceğim. Yazımda bahsedeceğim durumlardan etkilenen paydaşlar: üyeler, yönetim kurulu ve başkan, bölge sorumluları, ve kulüplerden hizmet alan vatandaşlardır.

Öncelikle bu kulüplerin ana amacı eğlenmek, sosyalleşmek, bağlantılar kurmak veya ticaret yapmak değildir. Ayrıca Rotaract kulüpleri, Rotary kulüplerine girmenin bir basamağı olarak asla görülmemelidir. Üye adaylarının girmek istedikleri bu kulüplerin amacının sosyal fayda sağlamak olduğunu bilmeleri ve tutarlı davranmaları gerekiyor. Kulübe girerken motivasyonu yardım etmek, iyilik yapmak ve paylaşmak olduğunu söyleyen bir üye kulübe girdikten sonra beyan ettiği motivasyonlarını unutmamalıdır. Üyelik gelişim komitesi üyelerin motivasyonunu yakından takip ederse daha istikrarlı üye profilleri sağlanabilir.

Bu kulüpler kimsenin zorla üye yapılmadığı, görevlerin de gönül rızası ve hür irade ile kabul edildiği yerlerdir. Kulüpte görev alan görevlilerin sorumluluklarının bilincinde olması gerekir. Örneğin toplantı görevlisinin aksatmadan toplantılara katılması elzemdir. Sorumluluk bilincinin oluşması ve her üyenin dönem başında gelen bir hevesle görevlere talip olmaması gerekir. Bu duruma çözüm olarak asbaşkan, görevlilerin sorumluluklarını takip etmeli ve gerek görürse yeni bir üyeyi göreve atayabilir.

Rotaract kulüplerinde üyelerin bir diğer sorumluluğu da aidat vermektir. Aidatlar kulüp saymanı tarafından toplanır. Ancak söz konusu toplanan aidatların nerelerde harcandığı veya ne kadarının harcandığını anlık olarak takip etmek mümkün değil. Bu duruma çözüm olarak sayman, yalnızca üyelerin erişimine açık olan bir dijital dosya hazırlayıp kasa durumunu paylaşabilir. Böylece kulüp finansal açıdan üyelerine hesap verebilir bir durumda olur. Ben İzmit Rotaract kulübünde saymanlık yaparken bu sistemi kullandım. Şimdi Acarkent Rotaract kulübünde de bu sistemin kullanılmasını saymana önerdim ve kullanıyoruz. Bu şekilde yavaş yavaş diğer kulüplere de yayılacaktır.

Kulüplerde yönetim kurulu seçilmiyor; başkan tarafından üyelere görev teklifi geliyor ve kabul edilirse göreve geliyor. Bu durumda başkanın kesinlikle üyelerine adil yaklaşması gerekiyor. Daha da adil ve mantıklı bir seçim yapabilmesi başkanın fikir danışması iyi bir yöntem olabilir. Bu danıştığı kişinin de geçmiş Rotaract deneyimi iyi olan ve üyeleri tanıyan biri olması yaralı olacaktır. Bu nedenle geçmiş dönem başkanına danışması yerinde olur.

Bir üyeye yönetim kurulu görevi gelmesi, üyenin dönem boyunca yaptıklarının takdir edilmesidir aslında. Başarı her zaman böylesine takdirlerle taçlandırılmalıdır ki motivasyon olsun, sürdürülebilir olsun. Bu takdirin de adaletli bir şekilde verilmesi gerekiyor. Adaletsizlik hem güveni zedeler hem de başarılı insanın motivasyonunu kırar ve böylece başarı sürdürülebilir olmaz.

Rotary ve Act (aksiyon almak) kelimelerinden gelen Rotaract kulüpleri projeler çıkarmakla yükümlüdürler. Örneğin, yalnızca mutad toplantılar yapıp ve belirli aralıklarla ocakbaşı yapıp, hiçbir proje çıkarmadan dönem kapatarak etkili bir kulüp olunamaz. Etkili bir kulüp projelerle olunur. Ancak bir projeyi doğru yapmaktan ziyade, doğru projeyi yapmak gereklidir bence. Örneğin, İstanbul’un lüks bir semtindeki yerdeki çöpleri toplamak etkili bir proje sayılmaz. Hatta bana kalırsa bu bir proje bile değil; belediyenin yapması gereken işi yapmaktır. Burada yapılacak etkili proje, eğer o semtte belediyenin bile yetişemeyeceği kadar çöp oluyorsa, halka geri dönüşüm eğitimi vermek olur. Çöpleri yere atmamak konusunda bilinçlendirme çalışması yapılabilir. Hatta bir tane geri dönüştürülebilir atık toplama konteyneri yaptırılıp konulabilir. Amaç temiz bir çevreye sahip olmak ve birden fazla proje ile sağlanabilir. Önemli olan doğru ve sürdürülebilir projeyi seçmektir. Sonuç olarak, projelere başlamadan önce etkililiği ve sürdürülebilirliği muhakkak kulüpçe ispatlanmalı ve gerekli durumlarda GDB veya BRT yardımcılarına danışılmalı.

Kulüp, paydaşları ile bir bütündür. Kulüp üyeleri arasında oluşan gruplaşma ve arkadaşlık, başka üyelerin maalesef ki dışlanmış hissetmelerine sebep olabilir ve katılımcılığı düşürür. Elbette ki arkadaşlıklar olacak, elbette ki bazı insanlar kendi aralarında daha iyi anlaşabilirler. Ancak söz konusu kulüpçe yapılan bir aktivite veya bir buluşma veya alınan bir karar ise, herkesin katılımı çok önemlidir. Başkan burada katılımcılığı sağlamalıdır. Herkese eşit yaklaşıp, adil bir şekilde söz hakkı vermeli ve bir etkinlik veya aktivite olduğu zaman herkesin muhakkak davet edildiğinden emin olmalıdır.

En büyük sorumluluğu üzerinde taşıyan başkanın en büyük yardımcısı yönetim kuruludur. Başkan da yönetim kuruluna her daim şeffaf olmalı, aklından geçen proje, toplantı gündemi, kararları paylaşmalı. Aynı şekilde, bölge ile en çok iletişimi olduğu için, bölgeden gelen haberleri de kulüp yönetimiyle paylaşmalı. Şeffaflık aynı zamanda başkanın güvenilirliğini de arttıracaktır. Başkanın, yönetim kurulu ile arasındaki iletişimde kullanacağı bir WhatsApp grubu oldukça işe yarayacaktır.

Demek istediğim, kulüpler her ne kadar yıllardır varlığını başarıyla sürdüren, etkili kulüpler olsalar da, paydaşlar için iyi yönetişim ilkeleri ile kendilerini geliştirebilecekleri alanlar vardır. Ben bulunduğum kulüplerde elimden geldiğince iyi yönetişim ilkelerini uygulamaya ve yaygınlaştırmaya çalışıyorum.

Osman Sarı / Yönetişim+ Programı Üyesi