การปรับสต็อคสินค้า
ผู้ใช้งานหลายท่านได้สอบถามมาว่า ถ้าเราใส่จำนวนสินค้าในรายการนับสต็อคผิดพลาดจะแก้ไขได้อย่างไร? หรือถ้าเราสร้างสินค้าเริ่มต้นด้วยระบบ Dummy แล้วภายหลังเมื่อมีการนับสต็อคจริงจะปรับจำนวนสินค้า Dummy ออกจากสต็อคได้อย่างไร? คำตอบคือเราสามารถปรับจำนวนสต็อคได้ค่ะ
อย่างไรก็ตามการใช้งานฟังก์ชั่นนี้มีกฏหลักอยู่ 2 ข้อเพื่อความถูกต้องและเป็นไปตามหลักการบัญชีนะคะ ข้อแรกคือฟังก์ชั่นนี้จะเปิดให้กับผู้ใช้งานที่มีสิทธิเป็นเจ้าของบริษัทเท่านั้น ส่วนข้อที่ 2 คือเมื่อเราสร้างเอกสารรายการปรับสต็อคขึ้นมาแล้ว เราสามารถ “ยกเลิก” เอกสารนั้นได้ แต่เราจะไม่สามารถลบเอกสารนั้นทิ้งได้ค่ะ
การปรับสต็อคเริ่มจากหน้าหลักของ “Back Office” แล้วคลิกที่ “คลังสินค้า” ตรงแถบเมนูด้านบน จากนั้นคลิกที่ “รายการปรับสต็อคสินค้า”
ซึ่งในหน้าแรกนี้จะเป็นการโชว์ประวัติการปรับสต็อคที่ผ่านมาทั้งหมด เราสามารถสร้างรายการปรับสต็อคใหม่โดยการกดปุ่ม “เพิ่มรายการปรับสต็อค”
โดยในหน้าการปรับสต็อคสินค้าใหม่นี้เราจะทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าที่จะปรับโดยการ
- คีย์ชื่อสินค้าเพื่อค้นหา
- เมื่อค้นหาสินค้าเจอแล้ว เราคลิก “เลือกสต็อคสินค้า” เพื่อแสดงข้อมูลสต็อคสินค้าที่มีอยู่ในระบบ
จากนั้นเมื่อเลือกสต็อคสินค้าที่เราจะปรับได้แล้วเราก็ จะเริ่มใส่จำนวนสินค้าที่ต้องการค่ะ ตรงนี้อย่าลืมใส่ “หมายเหตุ” ของการปรับสต็อคในครั้งนี้เพื่อเป็นการเตือนความจำค่ะ เช่น “ปรับสินค้า Dummy ออก” หรือ “ปรับให้ตรงกับจำนวนนับ” ค่ะ
เมื่อเราเพิ่มรายการข้อมูลสินค้าที่ต้องการปรับสต็อคและหมายเหตุแล้ว เราจะมี 3 ปุ่มให้เลือกค่ะ
“กลับไปหน้าหลัก” — ยกเลิกข้อมูลทั้งหมดแล้วกลับไปที่หน้าเดิม
“บันทึก” — บันทึกรายการการปรับสินค้านี้ เพื่อกลับมาทำต่อ **ตัวเลขในคลังสินค้าจะยังไม่ถูกปรับ
“บันทึกและดำเนินการปรับสต็อค” — บันทึกรายการปรับสินค้านี้และทำการปรับตัวเลขในคลังสินค้าทันที **ตัวเลขในคลังสินค้านั้นๆจะถูกเปลี่ยนตามที่กำหนด
ถ้าเราเลือกกด “บันทึก” แล้ว จะมีปุ่ม “ยกเลิกเอกสาร” เพิ่มขึ้นมา
“ยกเลิกเอกสาร” — ยกเลิกการทำรายการนี้ ซึ่งรายการนี้จะปรับไม่ได้อีกแล้วและมีสถานะยกเลิก **ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆกับตัวเลขในคลังสินค้า
เมื่อใบรายการปรับสต็อคนั้นถูก “บันทึกและดำเนินการปรับสต็อค” แล้ว ตัวเลขของแต่ละคลังสินค้าจะถูกปรับทันที เราจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารการปรับสต็อคนั้นได้อีก
เมื่อเรายกเลิกรายการจะพบว่าตัวเลขสินค้าในคลังนั้นไม่เปลี่ยนแต่ผู้ใช้งานจะไม่สามารถเรียกเอกสารนั้นขึ้นมาทำงานต่อได้
เมื่อเราทำการบันทึกและปรับสต็อคสินค้าแล้ว ตัวเลขในสต็อคนั้นจะถูกปรับตามที่เรากำหนดทันที
เราสามารถดูรายการปรับสต็อคย้อนหลังได้ทั้งหมดจากรายงาน “รายงานการปรับสต็อคสินค้า” ทันที
