Offline หรือ Online? โปรแกรมร้านยาแบบไหนที่เหมาะกับคุณ
หนึ่งในคำถามที่ทีมงาน ARINCARE ได้รับบ่อยที่สุดเกี่ยวกับระบบของเราคือประเด็นเรื่องความปลอดภัยของระบบออนไลน์
ในวันนี้ผมไม่ขอ “ฟันธง” นะครับว่าระบบไหนดีกว่ากัน เพราะทั้งสองล้วนมีข้อดีข้อเสียของตัวเองแตกต่างกันไป ผมขอถือโอกาสนี้นำเสนอประเด็นสำคัญที่ใช้ประกอบการพิจารณาเลือกใช้ ส่วนการตัดสินใจนั้นอยู่ที่การตัดสินใจของผู้ประกอบการร้านขายยาครับ
Offline / Online
อันดับแรกผมขอเริ่มด้วยความเข้าใจก่อนนะครับว่าเวลาเราพูดถึง Offline (ออฟไลน์) และ Online (ออนไลน์) นั้นเราหมายถึงอะไร
Offline — เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาโดยให้ตัวโปรแกรมและข้อมูลในการใช้งานต่างๆนั้นถูกเก็บอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ในร้าน โดยเน้นการใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นโดยตรง ไม่มีการเข้าใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้ หรือสามารถเข้าใช้งานได้เพียงบางฟังก์ชั่นที่ถูกจำกัดไว้เท่านั้น เช่นการดูรายงาน เป็นต้น (การใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่ายภายในร้านผ่านวง LAN ในที่นี้เราถือว่าเป็นระบบ Offline นะครับ) โปรแกรมแบบ Offline ที่เราคุ้นเคยก็ตระกูล Microsoft Office ที่ลงจากแผ่น
Online-เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาโดยที่ข้อมูลต่างๆนั้นถูกเก็บอยู่นอกสถานที่ เช่น บน Cloud หรือ Web Hosting ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลใช้งานเหล่านี้ได้ผ่านอินเทอร์เน็ตด้วยโปรแกรมที่ลงบนเครื่อง หรือเว็บบราวเซอร์ เช่น Google Chrome โปรแกรม online ที่เราคุ้นเคยใช้กันทุกวันก็เช่น Gmail และ Facebook
ซึ่งผู้ประกอบการร้านขายยาเมืองไทยโดยมากจะคุ้นเคยกับระบบ Offline ที่ต้องลงโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า เนื่องจากระบบโปรแกรมบริหารร้านขายยาที่พบเห็นในบ้านเรานั้นแทบจะทั้งหมดเป็นระบบ “Offline” คือไม่สามารถเข้าทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้
ประเด็นในการพิจารณา
การจะประเมินว่าแบบไหนที่เหมาะกว่ากัน ในเชิง IT เรามีหลักด้วยกัน 5 ข้อครับ
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- ความเสถียรของระบบ
- ความสะดวกในการใช้งาน
- Performance ของตัวโปรแกรม
- ความคุ้มค่าของการลงทุน
ความปลอดภัยของข้อมูล
การจะประเมินด้านความปลอดภัยนั้น อันดับแรกเราควรคำนึงถึงจำนวนผู้ที่เข้าถึงข้อมูล (ใครบ้างที่เปิดดูได้) ระดับการป้องกันการโจมตี และความเสียหายที่เกิดจากปัจจัยอื่นๆ
หลายคนเชื่อว่าการใช้โปรแกรมแบบ Offline นั้นมีข้อได้เปรียบตรงที่เราสามารถจำกัดจำนวนผู้คนที่เข้าถึงข้อมูลนั้นได้เฉพาะจำนวนคนที่อยู่ในร้าน (เจ้าของ ครอบครัว พนักงาน)
แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะปลอดภัย เพราะคนส่วนมากก็ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันในการเข้าเว็บ ดาวโหลดไฟล์ ดูคลิปต่างๆ จึงไม่แปลกใจที่เครื่องคอมพิวเตอร์ในร้านเรามักติดไว้รัสและมัลแวร์จากอินเทอร์เน็ต ซึ่งถ้าเป็นการมุ่งขโมยข้อมูล ก็ไม่ต่างจากการเอาข้อมูลบนเครื่องไปวางไว้แบบไม่มีอะไรป้องกันเลย
และสิ่งที่อันตรายยิ่งกว่าคือการสูญหายของข้อมูลที่เกิดจากปัจจัยด้านฮาร์ดแวร์ เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์เสีย หรือถูกขโมย เคยไหมครับที่จู่ๆคอมพิวเตอร์ที่ร้านก็เปิดไม่ติด เครื่องคอมเสียจากไฟตกไฟกระชาก ถูกไว้รัสจนใช้งานไม่ได้ หรือเครื่องคอมสูญหาย ซึ่งในกรณีดังกล่าวนี้มีโอกาสน้อยมากที่จะกู้ข้อมูลกลับมาได้
ในขณะที่ระบบ online นั้น ผู้ใช้งานจะไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายจากปัญหาด้านฮาร์ดแวร์ เพราะข้อมูลไม่ได้ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ถ้าคอมพิวเตอร์เสีย เราเพียงหาเครื่องใหม่มาก็สามารถทำงานต่อได้ทันที ส่วนความกังวลว่าข้อมูลของตนที่อยู่บน Cloud จะถูกแฮ็คไปนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าผู้ให้บริการระบบมีมาตรการเข้มงวดด้านความปลอดภัยมากเท่าไร และตัวผู้ใช้งานเองปล่อยให้คนอื่นรู้รหัส login ของเราหรือไม่
ความเสถียรของระบบ
ความเสถียรหรือความต่อเนื่องของการใช้งานนั้นในระบบ Offline ขึ้นอยู่กับสภาพของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และการดูแลระบบไฟในร้านของเราเป็นหลัก ถ้าเราดูแลให้เครื่องคอมไม่เสีย อยู่ในสภาพดี มีระบบสำรองไฟที่ดีในร้านก็จะสามารถเพิ่มความเสถียรให้ระบบได้
ในขณะที่ระบบ Online นั้นความเสถียรจะขึ้นอยู่กับคุณภาพสัญญาณอินเทอร์เน็ตเป็นหลัก
ความสะดวกในการใช้งาน
แม้ว่าการใช้งานหลักของโปรแกรมบริหารร้านยาจะเกิดขึ้นภายในร้าน แต่ในยุคที่เรามีการเคลื่อนที่เดินทางมากขึ้น ผู้ประกอบการเจ้าของร้านต้องเดินทางตรวจดูสาขาต่างๆ และการตัดสินใจต้องใช้ข้อมูลจากทุกสาขาในการวิเคราะห์ ทำให้ระบบ Online ได้รับความนิยมสูงขึ้นเป็นอย่างมาก ทีมงาน Arincare ได้รับการเรียกร้องให้เปิดระบบบนโทรศัพท์มือถือเพื่อให้เข้าใช้งานได้สะดวกขึ้น
Performance ของตัวโปรแกรม
ความรวดเร็วในการโหลดของตัวโปรแกรมนั้นเป็นจุดเด่นของระบบ Offline โดยเฉพาะถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์นั้นเป็นเครื่องสเปคสูง (โปรแกรม offline ที่ต้องลงไว้บนเครื่องมักต้องการเครื่องคอมที่มีสเปคสูง)
ในขณะเดียวกันระบบ Online จะไม่ต้องการคอมพิวเตอร์ที่สเปคสูงมากนัก แต่ความเร็วของตัวโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับสัญญาณอินเทอร์เน็ตเป็นหลัก
ความคุ้มค่าของการลงทุน
การที่ผู้ประกอบการเจ้าของร้านยาจะเริ่มใช้โปรแกรมตัวหนึ่งก็จำเป็นต้องมีการซื้อฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ
แต่อย่างไรก็ตามการลงทุนนั้นยังครอบคลุมถึงการดูแลรักษาและความรู้ด้านไอทีของเจ้าของร้าน ถ้ามีความรู้ด้านไอทีอยู่แล้วก็สามารถแก้ไขระบบได้เองเมื่อเครื่องมีปัญหา แต่หากไม่มีความชำนาญด้านไอทีก็อาจต้องจ่ายเงินจำนวนมากเพื่อซ่อมและลงโปรแกรมใหม่
ระบบ Offline มักมีการลงทุนที่สูงกว่าเนื่องจากผู้ประกอบการต้องซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์สเปคสูง และต้องมีการเสียค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง หรือซื้อเครื่องใหม่
ระบบ Online มีจุดเด่นคือต้นทุนที่ต่ำกว่า เนื่องจากไม่ต้องการคอมพิวเตอร์ที่สเปคสูงมากนัก โดยมากสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้ว และไม่ต้องการความรู้ด้านไอทีในการเริ่มติดตั้งใช้งานโปรแกรมรวมถึงดูแลระบบ
จาก 5 ประเด็นที่กล่าวมานี้ จึงบอกไม่ได้ว่าระบบแบบใดที่ “ดีที่สุด” ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดและความพร้อมของแต่ละคน
ถ้าคุณเป็นเจ้าของร้านยาที่มีมากกว่า 1 สาขา และต้องเดินทางทำธุรกิจอื่นๆ ควบคู่ไปด้วย ระบบ Online น่าจะเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับคุณเพราะต้องการความสะดวกในการเข้าใช้งาน
ถ้าคุณมีความรู้ด้านไอทีและสามารถดูแลระบบคอมพิวเตอร์ที่ร้านได้เอง ระบบ Offline อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะกว่า เพราะเราสามารถดูแลซ่อมบำรุงในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์เสียเองได้
ถ้าคุณต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย และไม่ต้องการซื้อคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่มีราคาแพง ระบบ Online สามารถช่วยคุณลดค่าใช้จ่ายได้เป็นจำนวนมาก
สุดท้ายนี้หลายๆท่านที่ยังไม่คุ้นเคยกับระบบ Cloud หรือระบบ Online และกังวลเรื่องความปลอดภัย ผมขอให้ลองมองรอบๆตัวท่านครับ ถ้าในวันนี้ท่านใช้บริการอีเมล์ของ Hotmail หรือ Gmail ถ้าท่านใช้ Facebook ทุกวัน ถ้าท่านพูคุยกันผ่าน LINE บนโทรศัพท์มือถือ ทั้งหมดที่ผมกล่าวมานี้คือระบบ Cloud และ Online ทั้งหมดครับ
คำถามสุดท้ายที่ผมอยากฝากไว้ก็คือ ทำไมระบบที่เป็นที่ยอมรับกันทั่วโลกเหล่านี้ถึงไม่เน้นพัฒนาแบบ Offline กันล่ะครับ (เราคงไม่ต้องลงโปรแกรม Facebook บนเครื่อง) ? หรืออาจใกล้ถึงเวลาที่โปรแกรมร้านยาจะต้องเปลี่ยนมาเป็น Online กันแล้วก็เป็นได้
