Distribution Management System, Tingkatkan Penjualan Bisnis & Permudah Distribusi Produk — Case Study UI/UX
Automasi aktivitas penjualan produk dengan software distribusi — Fitur yang dibutuhkan aplikasi distribusi
Halo Medium, kali ini saya kembali menulis sebuah studi kasus untuk membagikan insight dibalik decision dalam me-design Sistem Manajemen Distribusi. Sistem ini akan diperuntukan bagi local beauty brand di Indonesia yang telah bekerja sama dengan salah satu perusahaan Jasa Konsultan IT dalam proses pengembangan sistem tersebut.
By the way…
Untuk usaha-usaha yang base-nya adalah produk (yang bisa diraba sama mata telanjang), peran distributor menjadi sangat penting. Karena distributor merupakan rantai pertama setelah produsen dalam aktivitas pemasaran.
Kesalahan dalam memilih distributor adalah hal fatal dalam bisnis. Sedangkan distributor yang tepat adalah distributor yang bisa menjaga kualitas barang dari produsen hingga ke pihak konsumen dengan baik tanpa ada kerusakan.
Semakin besar bisnis dan semakin besar jumlah titik pasokan dari produk yang dimiliki, maka semakin besar pula kebutuhan untuk mengandalkan otomatisasi dalam mengelola proses distribusi secara efektif.
Keresahan
[Dislaimer!] — Keresahan ini saya dapatkan dari pihak Business Development Local Beauty Brand XYZ yang lokasi pusatnya ada di Jawa Timur.
Local Beauty Brand XYZ ini memiliki beberapa tipe jaringan bisnis yang berperan dalam proses distribusi produknya. Tipe jaringan tersebut antara lain: Distributor, Agen, Reseller, dan Member. Hirarki tertinggi dipegang oleh Distributor (rantai pertama setelah produsen), disusul oleh Agen kemudian Reseller, dan terakhir adalah Member.
//POV : Pihak Business Development Local Beauty Brand XYZ//
//“Sebagai pihak manajemen pusat (produsen), kami ingin memantau kualitas jaringan bisnis dan mengetahui kondisi terkini dari stok produk di multi gudang resmi kami.”
“Selain itu, kurangnya data real-time tentang pesanan, klaim, dan pengembalian barang terkadang dapat mengakibatkan misperception terkait ketersedian stok produk.”
“Laporan yang terbatas — a.k.a tidak lengkap — juga bisa menyulitkan pihak pusat untuk secara efektif mengelola produksi barang.”//
Menjalankan berbagai strategi pemasaran tak lengkap rasanya tanpa ditunjang dengan sistem yang efektif dan efisien. Penggunaan aplikasi Distribution Management System (DMS) ini dapat mempermudah performa distribusi produk.
Memasarkan produk yang dibutuhkan konsumen saja tidaklah cukup untuk menjamin produk tersebut laku. Kehadiran sistem inovatif dapat memudahkan kerjasama antara produsen dan jaringan bisnis untuk mempercepat skema distribusi.
Analyze Output
Berdasarkan statement keresahan di atas, sebuah aplikasi distribusi yang ideal setidaknya akan memudahkan pelaku usaha saat melakukan order penjualan, memproses pengiriman, pembelian, mengatur persediaan barang, bahkan hingga membuat akuntansi keuangan. (Tapi, di artikel ini tidak sampai ke pembahasan accounting-nya ya 😁)
Goals
Tujuan dari case study ini adalah membuat aplikasi yang memenuhi kebutuhan user dan membuat interface dari aplikasi yang menarik serta memudahkan.
Impact
Dampak yang coba diberikan melalui case study ini adalah untuk memudahkan kerjasama antar stakeholder (Produsen, Distributor, Agen, Reseller, Member) dalam mempercepat skema distribusi. Selain itu, terdapat beberapa impact lainnya antara lain.
- Untuk memaksimalkan pelayanan, baik kepada konsumen maupun stakeholder,
- Untuk mengoptimalkan fungsi kontrol terhadap produk dari Local Beuaty Brand XYZ di pasaran,
- Dan kehadiran software ini diharapkan mampu menjadi solusi transparansi bagi para stakeholder dari Local Beauty Brand XYZ.
User Needs
Dari kesulitan dan keresahan di atas, dapat disimpulkan beberapa hal yang dibutuhkan, yaitu:
1. Fitur yang mengakomodasi proses pemesanan pre-order penjualan hingga proses pengiriman
Perwujudan dari fitur ini adalah hadirnya menu “Permintaan” di sisi Admin. Menu Permintaan memiliki sub menu berupa “Pre Order Masuk”; “Pengiriman”; “Barang Reject”; dan “Barang Return”.
Automasi aktivitas pre-order ini akan menjadikan penjualan produk lebih terjamin karena produksi barang akan menyesuaikan jumlah pesanan atau permintaan yang masuk. Selain itu, automasi aktivitas pre-order juga dapat memudahkan perhitungan dan perkiraan stok barang dengan lebih baik, sehingga barang yang ready sudah pasti akan langsung terjual dan tidak terjadi penumpukan stok.
2. Fitur yang mengakomodasi proses pemantauan member jaringan
Perwujudan dari fitur ini diatasi dengan hadirnya menu “Keanggotaan” di sisi Admin. Menu Keanggotaan memiliki sub menu berupa “Surat Peringatan”; “Kuisioner Survei”; “Reward Anggota”; “Pesan Massal”.
Pemantauan jaringan bisnis ini bertujuan untuk memantau perkembangan penjualan dan kinerja dari jaringan secara berkala. Karena anggota jaringan termasuk sales channel penting bagi perusahaan.
Sales channel menjadi salah satu kunci penting keberhasilan setiap bisnis yang mengandalkan jalur distribusi untuk pemasaran produknya.
Membangun hubungan dan mendorong keterlibatan atau engagement yang lebih baik dengan sales channel dapat memastikan kelangsungan proses distribusi produk.
Dan di tangan mereka-lah (sales channel) produk bisa mencapai gengaman end customer di waktu yang tepat sehingga sangat penting untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan program reward dan punishment (surat peringatan).
3. Fitur yang mengakomodasi pelaporan ketersediaan produk di beberapa gudang (multi gudang)
Fitur ini diwujudkan dalam bentuk hadirnya menu “Inventory” di sisi Admin. Menu Inventory memiliki sub menu berupa “Barang Masuk”, “Barang Keluar”, dan “Inventory Jurnal”.
Jumlah pasti dari unit produk yang tersedia di gudang tentu tidak bisa diketahui jika perusahaan tidak mencatat inventaris barang dengan baik. Disinilah peran gudang menjadi elemen penting dalam suatu usaha bisnis. Sebab, gudang membantu menjembatani antara waktu produksi dengan konsumsi serta manajemen gudang juga mendorong penyajian informasi stok secara real time.
Selain itu, Local Beauty Brand XYZ ini mengadopsi pergudangan jenis Multi Gudang (multi warehouse).
Multi Gudang (multi warehouse) merupakan sebuah tempat penyimpanan barang yang tersebar ke seluruh lokasi. Dengan multi gudang ini, perusahaan dapat meminimalisir kerusakan atau risiko buruk yang terjadi pada barang karena dapat lebih dicegah dan mudah diatasi. Selain itu, proses pengiriman dan akses menjadi lebih cepat karena jumlah gudang yang tersebar di berbagai wilayah serta tidak terpusat hanya di satu lokasi.
Oleh karena itu, di dalam lingkungan multi gudang ini, jika inventory/stock management tidak dikelola dengan baik, maka akan mempengaruhi proses produksi dan distribusi produk.
Favorite part, High Fidelity!
Design is so simple, that’s why it’s so complicated 💨💫
Here we go…
1. Fitur Permintaan
Menu Permintaan digunakan untuk mengelola pesanan pre-order yang masuk dari para member jaringan hingga ke tahap proses pengiriman serta pendataan barang refund dan return .
☛ Menu Pre-Order
Menu ini akan memproses pesanan sesuai lokasi terdekat dari pemesan dengan mengaktifkan fitur warehouse ID. Dengan begitu, ongkos kirim barang menjadi lebih murah.
Warehouse ID akan otomatis terbentuk ketika user (dari sisi member jaringan) melakukan setting alamat pengiriman pada saat melakukan pemesanan. Setiap lokasi gudang yang dimiliki perusahaan akan memiliki warehouse ID masing-masing yang menjadi identitas unik sehingga sistem bisa langsung mengarahkan pesanan yang datang dengan lokasi gudang terdekat.
Back to Admin..
Pre-order yang masuk ke Admin dan telah disetujui oleh Admin, otomatis akan masuk ke proses pengiriman (menu Pengiriman).
☛ Menu Pengiriman
Pre-order yang telah disetujui oleh Admin akan masuk ke antrian proses delivery yang ada pada menu Pengiriman. Terdapat button “Proses Pengiriman” pada tabel data pengiriman yang akan menjadi aksi bagi Admin untuk memproses pengiriman pre-order. Proses pengiriman ditandai dengan penerbitan “Nota Elektronik” untuk user (pemesan).
2. Fitur Keanggotaan
Fitur keanggotaan ini bertujuan untuk mengatur hubungan dan peranan sumber daya manusia (jaringan bisnis) agar menjadi lebih efisien dan efektif, serta dapat melihat hasil kerja anggota sehingga mampu mendorong penjualan perusahaan. So, here we go..
☛ Menu Surat Peringatan
Menu yang digunakan untuk menerbitkan teguran tertulis ini bisa disebut juga sebagai punishment bagi para member jaringan yang telah melanggar aturan perusahaan atau memiliki performa kurang baik.
Menu ini menerapkan sistem poin penalti yang diberikan ketika member tidak memenuhi standar minimal yang diharapkan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memberikan peringatan terhadap aspek yang membutuhkan peningkatan.
☛ Menu Kuisioner Survei
Menu kuisioner survei merupakan langkah sistematis yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui penilaian anggota jaringan terhadap produk maupun perusahaan.
Survei yang dilakukan dapat mencakup berbagai jenis, tergantung dari kebutuhan informasi yang sedang diperlukan oleh perusahaan. Oleh karena itu pada halaman awal menu “Kuisioner Survei” menampilkan berbagai jenis survei yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Pada halaman detail dari masing-masing jenis survei terdapat beberapa informasi seperti data kuisioner survei, daftar pertanyaan yang digunakan dalam survei, hasil survei dalam bentuk grafik, dan daftar partisipan survei. Informasi-informasi tersebut sebagai sub menu yang ditampilkan menggunakan tab untuk memudahkan Admin dalam mengelola survei.
Pertanyaan-pertanyaan yang digunakan dalam survei dapat dibuat melalui sistem DMS yang dapat di-setting sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, informasi mengenai hasil survei dalam bentuk grafik juga dapat memudahkan Admin dalam membaca data dan mengambil keputusan terhadap bisnis.
Admin juga dapat melihat partisipan yang telah melakukan pengisian survei dan melihat detail jawaban dari masing-masing partisipan.
☛ Menu Reward Anggota
Penumbuhan loyalitas mitra penjualan atau jaringan bisnis (Distributor, Agen, Reseller, dan Member) tidak akan lengkap tanpa diikuti dengan pemberian reward yang memiliki nilai di mata para mitra penjualan.
Reward diberikan kepada para mitra yang berhasil mendaftarkan orang lain untuk menjadi mitra penjualan perusahaan. Reward juga diberikan kepada para mitra yang telah mencapai penjualan sesuai target produk reward. Secara tidak langsung strategi ini akan memicu semangat mitra untuk bisa berjualan sesuai target atau bahkan bisa lebih.
Reward yang ditawarkan pun beragam. Mulai dari voucher, uang, barang, hingga fasilitas lain yang dapat menarik hati para mitra penjualan dan membuat mereka tergiur serta ikut bersemangat dalam menjual produk.
Mitra penjualan dapat mengklaim poin dan menukarkannya dengan produk reward yang tersedia.
3. Fitur Inventory
Fitur inventory ini bertujuan untuk mempermudah pengaturan manajemen keluar masuknya barang, stock opname, procurement (pengaadaan barang) hingga laporan inventory yang otomatis dan akurat.
☛ Menu Inventory Jurnal
Menu ini merupakan solusi cerdas yang mampu menyelesaikan masalah pengelolaan manajemen inventory untuk multi gudang.
Pada halaman inventory jurnal terdapat sub-menu Warehouse Stock Quantity yang memudahkan pemantauan stok multi gudang secara bersamaan dan real-time. Sementara pada sub-menu Warehouse Transfer memudahkan Admin untuk melakukan procurement ke multi gudang berdasarkan warehouse ID.
☛ Menu Stock Opname
Menu stock opname bertujuan untuk memastikan kesesuaian dan akurasi stok barang fisik (stok aktual) dengan stok yang tercatat di dalam sistem. Penginputan stock opname ini dilakukan dengan menggunakan scan barcode sehingga proses perhitungan stok bisa dilakukan lebih efektif dan efisien serta meminimalisir kesalahan dalam perhitungan barang.
Form field yang harus diinputkan oleh petugas pelaksana stock opname diantaranya adalah tanggal penginputan, lokasi gudang, dan nama petugas. (Nomor stock opname dikeluarkan otomatis oleh sistem).
Proses scan barcode untuk keperluan stock opname dilakukan seperti pada umumnya ketika memindai barcode. Barcode yang telah dipindai akan otomatis tercatat pada sistem beserta dengan jumlah aktualnya. Hasil inputan stock opname yang telah selesai dilakukan akan disubmit dan dikirimkan kepada Admin untuk proses koreksi/validasi.
Secara umum, kegiatan stock opname merupakan kegiatan yang cukup menyita waktu karena petugas akan terjun secara langsung memeriksa keadaan serta kondisi persediaan barang. Akan tetapi, fitur Stock Opname ini dapat membantu penyesuaian antara stok fisik dan stok sistem.
Kesimpulan
Proses distribusi sebuah perusahaan memang memiliki berbagai tantangan yang harus dihadapi. Distribution Management System ini didesain dengan harapan dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan menangani tantangan tersebut.
Mulai dari aktivitas memproses pesanan, memantau jaringan bisnis dan mengelola hubungan dengan jaringan bisnis, serta pengelolaan inventory dapat dicapai dengan software ini.
To be honest, fitur dan design pada case study kali ini dapat di-improve untuk menjadi lebih sempurna lagi. Proses testing usability juga bisa dilakukan untuk membuat case study ini mampu menjawab permasalahan yang sudah didefinisikan.
Tertarik membuat Distribution Management System?
Platform distribusi yang tepat akan mampu mendorong aktivitas penjualan dan distribusi perusahaan. Perusahaan pun dapat mencapai kinerja tinggi bahkan di industri yang paling cepat bergerak dan terfragmentasi.
Jika ini terdengar menarik bagi Anda, mengapa tidak mencoba berkonsultasi mengenai pembuatan distribution management system yang tepat dan melihat langsung bagaimana software ini akan membantu mengelola alur distribusi perusahaan Anda menjadi lebih baik?
More info : Jasa Konsultan IT
Ingin bertanya atau mempunyai masukan serta tambahan terkait tulisan ini?
Silahkan ketik pertanyaan, masukan dan tambahan tersebut di Bagian Response di bawah.
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca.. 😊
