Kontrol Pembayaran Tagihan Keuangan Mahasiswa secara Realtime dengan Fitur Keuangan SIAKAD Link by Arkatama
Integrasi pembayaran keuangan mahasiswa secara online melalui Bank dengan mudah, aman, dan terkendali
Pendidikan adalah tonggak penting dalam perjalanan setiap individu menuju pengetahuan dan kesuksesan. Di balik panggung, administrasi instansi pendidikan harus berjongkok untuk menjaga roda pendidikan berputar mulus. Salah satu tugas yang paling menantang adalah mengelola keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihan.
📌 Kenapa mengelola keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihan dikatakan tugas yang paling menantang di Instansi Pendidikan?
Mengelola keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihan di instansi pendidikan merupakan salah satu tugas yang paling menantang karena terdapat sejumlah faktor kompleks yang harus diperhatikan. Kenapa mengelola keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihan dikatakan sebagai tugas yang menantang? Hal ini dikarenakan:
- Volume transaksi yang besar: Instansi pendidikan sering memiliki ribuan bahkan puluhan ribu mahasiswa. Mengelola pembayaran dan tagihan untuk sejumlah besar mahasiswa bisa sangat rumit dan memakan waktu.
- Variasi keuangan individu mahasiswa: Setiap mahasiswa memiliki situasi keuangan yang berbeda-beda. Beberapa mungkin menerima beasiswa, sementara yang lain membayar biaya kuliah penuh. Bagian keuangan perlu mengelola berbagai jenis pembayaran dan memastikan bahwa setiap mahasiswa diperlakukan secara adil dan sesuai dengan situasi keuangannya.
- Perubahan status mahasiswa yang perlu dipantau: Mahasiswa dapat mengubah status mereka, seperti menambah atau mengurangi jumlah kredit, mengambil cuti, atau bahkan keluar dari perguruan tinggi. Perubahan ini dapat memengaruhi tagihan dan pembayaran mereka, sehingga perlu dipantau secara cermat.
- Ketepatan waktu yang berpengaruh terhadap layanan akademik: Pembayaran tagihan mahasiswa harus dilakukan dengan tepat waktu untuk memastikan kelancaran operasi lembaga pendidikan. Keterlambatan pembayaran dapat mempengaruhi sumber daya dan layanan yang disediakan.
- Keamanan dan privasi data mahasiswa dan keuangan: Keuangan mahasiswa mengandung data pribadi dan keuangan yang sensitif. Memastikan keamanan dan privasi data ini adalah prioritas utama, seperti data nominal UKT per mahasiswa serta kode virtual account (VA) pembayaran.
- Kebutuhan pelaporan dan akuntansi keuangan mahasiswa: Lembaga pendidikan perlu menjalankan proses pelaporan dan akuntansi yang ketat terkait dengan keuangan mahasiswa. Ini termasuk memantau pendapatan, pengeluaran, dan status pembayaran secara tepat.
- Teknologi dan integrasi sistem: Menggunakan sistem informasi akademik yang canggih memerlukan pengintegrasian yang baik antara sistem keuangan, sistem manajemen akademik, dan sistem lainnya. Kesalahan teknis atau kurangnya integrasi dapat menghambat proses.
📈 Kumpulan realita implementasi sistem pembayaran online oleh instansi pendidikan..
Pada bagian ini, kita akan melihat realita kondisi pengimplementasian sistem pembayaran uang kuliah pada instansi pendidikan dalam bentuk angka melalui sebuah survei pengalaman pengguna.
Survei pengalaman pengguna (Survei UX) merupakan alat penelitian untuk mengumpulkan data dari pengguna produk/layanan guna memahami bagaimana pengguna berinteraksi dengan produk/layanan tersebut.
Survei UX dapat mencakup berbagai aspek, seperti usability, kepuasan pengguna, persepsi tentang estetika desain, dan masalah yang mungkin dihadapi pengguna saat menggunakan produk atau layanan
👨🏻💻👩🏻💻 Realitas implementasi dari Mahasiswa
↳ 🧐 Scope aktivitas
Aktivitas yang akan dilakukan pada bagian ini adalah survei pengalaman pengguna terkait “Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa”. Target responden dari survei ini adalah para mahasiswa aktif dari berbagai instansi pendidikan yang terjaring dalam program Magang dan Studi Independen Bersertifikat di Arkatama.
↳ 🎯 Goal/Objective
Tujuan dari kegiatan survei ini adalah untuk mengukur pengalaman dan kepuasan pengguna dengan fitur keuangan (sistem pembayaran uang kuliah) pada SIAKAD. Serta untuk mengidentifikasi strength dan weakness pengalaman pengguna guna mendapatkan masukan yang dapat digunakan untuk proses pengembangan.
↳ 📄 Hasil Quantitative Research
Survei pengalaman pembayaran uang kuliah mahasiswa ini menggunakan metode Quantitative Research. Metode ini dapat menggunakan kuisioner, survei, maupun polling dalam pelaksanaannya.
🗂️Metode quantitative research akan semakin baik bila banyak jumlah partisipan yang terlibat.
Quantitative research dalam Survei UX (User Experience) meruapkan pendekatan yang digunakan untuk mengukur dan menganalisis data angka terkait dengan pengalaman pengguna dalam menggunakan produk atau layanan.
Tujuan utama dari quantitative UX research adalah untuk mengumpulkan data kuantitatif yang dapat memberikan wawasan tentang sejauh mana pengguna mengalami kepuasan, efisiensi, dan efektivitas dalam berinteraksi dengan produk atau layanan tertentu.
📍 Survei pengalaman pembayaran uang kuliah mahasiswa ini dibuat dengan tujuan:
1. Mengukur tingkat kepuasan mahasiswa
Tujuan pertama adalah untuk mengukur tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem pembayaran uang kuliah di kampusnya. Tolak ukur untuk tingkat kepuasan dapat diukur menggunakan beberapa pertanyaan dibawah.
🔸▪️ Ketersediaan informasi pembayaran uang kuliah dengan jelas ▪️🔸
Sebanyak 77,8% dari 27 responden menyatakan bahwa informasi terkait pembayaran uang kuliah teredia dengan jelas pada sistem informasi akademik. Sementara itu 14,8% dan 7,4% dari reseponden menyatakan “mungkin” dan “tidak”.
👉Analysis Result : Meskipun informasi terkait pembayaran uang kuliah telah tesedia dengan jelas pada aplikasi SIAKAD, namun beberapa instansi memiliki indikasi bahwa informasi pembayaran uang kuliah tidak disajikan dengan jelas. Hal tersebut akan berdampak pada keterlambatan dan kesalahan pembayaran oleh mahasiswa sehingga mahasiswa tidak dapat menerima pelayanan akademik sebagaimana mestinya. Sebagai contoh, mahasiswa terlambat atau salah dalam melakukan pembayaran sehingga mahasiswa tersebut tidak bisa melakukan pemograman KRS dan akan berakibat pada keterlambatan dalam mengikuti perkuliahan/pembelajaran.
🔸▪️ Kepuasan terhadap metode pembayaran yang disediakan oleh instansi ▪️🔸
Sementara itu, mayoritas responden menyatakan tidak pernah mengalami masalah dengan metode pembayaran yang disediakan oleh kampus. Hal ini menandakan bahwa tingkat kepuasaan mahasiswa terhadap SIAKAD pada instansinya masing-masing sangat tinggi dan memiliki pengalaman pengguna yang baik.
👉Note : Meskipun sistem pembayaran uang kuliah pada SIAKAD tidak mengalami masalah dalam penggunaannya oleh mahasiswa, bukan berati sistem tersebut telah sempurna. Karena pengalaman dapat bervariasi antara individu, dan masalah mungkin muncul pada waktu yang berbeda. Sehingga penting bagi kampus untuk terus memantau penggunaan SIAKAD, mendengarkan umpan balik mahasiswa, dan melakukan perbaikan berkelanjutan pada sistem agar pengalaman pengguna tetap optimal.
🔸▪️ Ketersediaan informasi sesuai dengan kebutuhan mahasiswa ▪️🔸
Pada pertanyaan yang lain, sebanyak 70,4% responden menyatakan bahwa informasi yang disediakan sesuai dengan kebutuhan mahasiswa. Sebaliknya jka informasi yang disediakan tidak sesuai dengan kebutuhan mahasiswa, maka hal tersebut akan berdampak pada keterlambatan dan kesalahan pembayaran oleh mahasiswa.
🔸▪️ Tingkat kesulitan mahasiswa dalam melakukan pembayaran uang kuliah ▪️🔸
Sementara itu, pertanyaan diatas digunakan untuk mengetahui seberapa sering mahasiswa mengalami kesulitan/kebingungan terkait sistem pembayaran dan apakah mereka mencari bantuan dari pihak kampus ketika sedang menghadapi masalah tersebut.
2. Mengukur efisiensi dan efektifitas sistem
Tujuan berikutnya, untuk mengukur sejauh mana efisiensi sistem pembayaran uang kuliah di kampus dalam memproses pembayaran dan seberapa efektif sistem dalam memberikan informasi yang dibutuhkan mahasiswanya. Tujuan tersebut kita ukur dengan memberikan pertanyaan seperti dibawah.
🔸▪️ Kualitas layanan sistem pemabyaran uang kuliah ▪️🔸
Pertanyaan diatas dapat digunakan untuk mencerminkan kualitas layanan administratif terkait pembayaran uang kuliah baik dari staff administrasi maupun sistem pembayarannya.
🔸▪️ Metode pembayaran yang sering digunakan ▪️🔸
Kemudian dari pertanyaan survei diatas dapat diketahui bahwa sebanyak 12,9% dari responden masih melakukan pembayaran uang kuliah secara manual.
🔸▪️ Proses konfirmasi/validasi pembayaran ▪️🔸
Dari segi proses konfirmasi pembayaran uang kuliah yang dilakukan oleh mahasiswa, sebanyak 74,2% telah dilakukan secara otomatis oleh sistem dan 19,4% masih dilakukan secara manual melalui bagian keuangan kampus.
🔸▪️ Pencatatan histori pembayaran uang kuliah pada SIAKAD ▪️🔸
Sementara itu, sebanyak 85,2% dari 27 responden menyatakan bahwa histori pembayaran uang kuliahnya tercatat dengan baik pada SIAKAD dan sebanyak 14,8% menyatakan “mungkin”.
👉Analysis Result : Masih terdapat beberapa responden yang merasa bahwa riwayat pembayaran uang kuliahnya tidak tercatat dengan baik pada SIAKAD. Hal ini dapat mempengaruhi status akademik mahasiswa dan kepercayaan mahasiswa terhadap kampus karena tidak adanya transparansi dalam proses pembayaran uang kuliah yang dilakukan oleh mahasiswa.
🔸▪️ Layanan notifikasi pembayaran uang kuliah ▪️🔸
Kemudian dari segi proses pemberitahuan/pengingat mengenai pembayaran uang kuliah yang jatuh tempo, sebanyak 48,4% dari responden menyatakan bahwa sistem pembayaran pada SIAKAD tidak mengakomodasi notifikasi reminder pembayaran. Hal ini dapat meningkatkan risiko keterlambatan pembayaran oleh mahasiwa.
🔸▪️ Jenis notifikasi pembayaran yang sering digunakan ▪️🔸
Dari pertanyaan diatas kita ketahui 3 jenis notifikasi yang sering digunakan pada aplikasi SIAKAD, yakni notifikasi melalui pesan whatsapp, email, dan melalui aplikasi SIAKAD langsung.
3. Mengidentifikasi masalah
Tujuan berikutnya adalah untuk untuk mengidentifikasi masalah yang sering dihadapi oleh mahasiwa saat menggunakan sistem pembayaran uang kuliah.
🔸▪️ Kendala dalam melakukan pembayaran uang kuliah ▪️🔸
Gambar diatas merupakan rangkuman dari kendala yang pernah dialami oleh mahasiswa saat melakukan pembayaran uang kuliah.
Berdasarkan jawaban diatas dapat diasumsikan bahwa masih terdapat instansi yang sistem pembayaran uang kuliahnya masih dilakukan secara manual dan aplikasi SIAKAD yang belum terintegrasikan dengan sistem pembayaran.
🔸▪️ Kebutuhan informasi untuk sistem pembayaran uang kuliah pada SIAKAD ▪️🔸
Gambar diatas merupakan proses pengidentifikasian masalah terkait kebutuhan mahasiswa terhadap informasi pada sistem pembayaran uang kuliah. Dapat disimpulkan bahwa permasalah yang sering dihadapi oleh mahasiswa perihal informasi pada sistem pembayaran uang kuliah adalah sebagai berikut:
- Informasi cara pembayaran
- Informasi pembayaran uang kuliah mahasiswa (jumlah tagihan, penjelasan penggunaan kode VA, status pembayaran, dan tenggat waktu pembayaran)
- Notifikasi pengingat tenggat pembayaran (via email/whatsapp/aplikasi)
4. Mengidentifikasi peluang peningkatan layanan
Tujuan berikutnya adalah untuk mengidentifikasi peluang peningkatan layanan dalam sistem pembayaran uang kuliah. Untuk mengidentifikasi peluang peningkatan layanan sistem pembayaran uang kuliah pada SIAKAD dibuatlah pertanyaan sebagai berikut.
🔸▪️ Proses pembayaran uang kuliah ▪️🔸
Melalui pertanyaan diatas dapat diketahui bahwa masih terdapat instansi yang menerapkan sistem pembayaran uang kuliah secara manual.
🔸▪️ Saran untuk sistem pembayaran uang kuliah pada SIAKAD ▪️🔸
Selanjutnya terdapat beberapa saran atau ide perbaikan untuk membuat pengalaman pembayaran uang kuliah mahasiswa pada instansinya masing-masing menjadi lebih baik.
📈Suka duka implementasi sistem pembayaran uang kuliah..
Bagian lainnya dari “Kumpulan realita implementasi sistem pembayaran online oleh instansi pendidikan..”
👨🏻💼👩🏻💼 Realita implementasi dari Bagian Keuangan
Selain mahasiswa, admin bagian keuangan maupun akdemik yang mengeloal aktivitas mahasiswa di kampus juga mengalami suka duka dalam pengimplementasian sistem pembayaran uang kuliah di kampus.
Beberapa problem yang mungkin dialami oleh bagian keuangan maupun akademik kampus dalam mengelola pembayaran uang kuliah mahasiswa:
- Tidak mengetahui secara pasti jumlah tagihan mahasiswa saat ini (karena datanya masih manual yang terkadang berbeda antara di catatan excel dengan yang di buku)
- Tidak mengetahui jumlah pembayaran yang dilakukan oleh mahasiswa saat ini
- Tidak tersedianya Laporan Tunggakan mahasiswa
- Sibuknya bagian Administrasi Keuangan dalam melayani pembayaran saat hendak berlangsung KRS ataupun Ujian
- Kewalahan mengelola secara bersamaan puluhan, ratusan bahkan sampai ribuan mahasiswa
👉 Perhatikan ini! : Problem diatas terjadi bukan karena kampus tidak memiliki metode yang efisien dan praktis dalam mengelola Keuangan. Bukan juga karena tidak memiliki tenaga admin yang handal dan paham segalanya. Bukan juga karena staff yang bekerja kurang serius dan perlu lembur lebih lama untuk bisa menyelesaikannya.
👉 Akan tetapi, problem diatas menandakan bahwa instansi memerlukan tools kerja yang tepat, sistem yang handal, serta metode yang teruji untuk menangani kompleksitas data dan banyaknya hal yang harus ditangani secara bersamaan.
So, what’s the solution?
Scroll for more… ⬇️⬇️⬇️
Menggenggam kendali tagihan keuangan mahasiswa melalui transformasi SIAKAD Link by Arkatama..
Kompleksitas dalam aktivitas pengelolaan keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihanmembuat banyak instansi pendidikan mengandalkan Sistem Informasi Akademik yang dilengkapi dengan fitur keuangan untuk membantu mengotomatisasi dan menyederhanakan proses ini. Meskipun sulit, pengelolaan keuangan mahasiswa dan pembayaran tagihan adalah aspek kunci dalam menjaga kesehatan keuangan instansi pendidikan dan menyediakan pengalaman yang lebih baik bagi mahasiswa.
Instansi pendidikan memiliki permasalahan yang kompleks mulai dari permasalahan internal maupun eksternal. Permasalahan internal tentunya harus dapat dihindari dan dihilangkan oleh instansi, seperti pelayanan akademik yang kurang baik, apalagi pelayanan pembayaran uang kuliah.
Pengelolaan keuangan mahasiswa bukan lagi sekadar tugas administratif yang biasa melainkan merupakan lanskap kompleks yang melibatkan banyak variabel
Termasuk tagihan kuliah, bantuan keuangan, beasiswa, dan perubahan status mahasiswa. Melalui inovasi teknologi, kita telah menyaksikan sebuah transformasi dengan hadirnya SIAKAD.
Pada awalnya, SIAKAD mungkin hanya dianggap sebagai alat administrasi yang membantu dalam pencatatan nilai dan jadwal kuliah. Namun, dengan cepat, peran SIAKAD telah berkembang dan menjalani perubahan revolusioner yang memungkinkannya untuk menjadi inti dari pengelolaan keuangan pendidikan.
↳ Pentingnya integrasi SIAKAD dengan sistem pembayaran online bank
Beberapa instansi pendidikan masih menggunakan sistem pembayaran dengan pendekatan tradisional (secara manual) yang melibatkan bantuan staf administrasi dalam menjalankan aktivitas seperti penerimaan pembayaran fisik, pencatatan transaksi secara manual, dan penyimpanan data dalam format kertas.
Hal tersebut bisa saja dikarenakan adanya keterbatasan teknologi sehingga memungkinkan instansi belum memiliki akses ke infrastruktur teknologi yang memadai atau anggaran yang cukup untuk mengimplementasikan sistem pembayaran online yang canggih. Atau dapat dikarenakan kecilnya skala operasi sehingga instansi berasumsi bahwa proses manual masih dapat dikelola dengan efisien, terutama jika jumlah mahasiswa yang terbatas.
(➖) Pendekatan tradisional dalam sistem pembayaran memiliki beberapa kelemahan, diantaranya:
- Lama dan harus antri → Penggunaan sistem pembayaran manual akan membuat mahasiswa harus rela mengantri berjam-jam demi mendapatkan pelayanan. Sehingga dari segi kenyamanan, pendekatan seperti ini sangat kurang efesien karena akan cukup memakan waktu dan tenaga.
- Rentan terjadi kesalahan → Sistem pembayaran manual identik dengan pencatatan yang manual juga. Segala bentuk transaksi dilakukan dengan tatap muka. Sistem seperti ini sangat rentan terjadinya kesalahan, karena input data dikerjakan oleh manusia. Selain itu juga rentan terjadinya duplikasi data maupun data yang tidak ter-record.
- Minimnya keamanan → Uang pembayaran kuliah yang disetorkan mahasiswa secara manual kepada kampus, sangat rentan dengan tindak kejahatan seperti pencurian. Uang yang sudah terkumpul biasanya tidak secara langsung disetorkan ke bank.
- Kampus terlihat kurang profesional → Perguruan tinggi yang masih mempertahankan sistem pembayaran manual, akan dinilai kurang profesional dan tidak memiliki kredibilitas di mata mahasiswa maupun calon mahasiswa. Perguruan seperti ini dianggap masih ketinggalan jaman dalam hal teknologi. Jika pembayaran sudah melalui sistem online, maka transaksi dapat dilakukan dimanapun dan darimanapun.
(➕) Seiring berkembangnya teknologi, banyak instansi pendidikan telah beralih ke sistem pembayaran online yang lebih efisien dan praktis. Hal ini dikarenakan sistem pembayaran online memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:
- Kemudahan dan aksesibilitas → Integrasi pembayaran online memungkinkan mahasiswa untuk melakukan pembayaran tagihan uang kuliah secara mudah dan cepat dari mana saja, kapan saja. Mereka tidak perlu datang ke kampus atau mengisi formulir fisik untuk membayar.
- Pemantauan real-time → SIAKAD terintegrasi dengan pembayaran online dapat memberikan pemantauan tagihan secara real-time. Mahasiswa dapat melihat status pembayaran mereka secara langsung, sehingga dapat meminimalisir kebingungan dan keterlambatan.
- Ketepatan dan kecepatan → Transaksi pembayaran online cenderung lebih akurat dan cepat dibandingkan dengan proses manual. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan pembayaran.
- Kemudahan administrasi → Bagi staf administrasi, integrasi pembayaran online mengurangi beban kerja dalam mengelola pembayaran uang kuliah secara manual.
- Pengurangan biaya dan waktu → Proses manual sering memerlukan biaya tambahan seperti pengeluaran untuk staf tambahan, cetakan kertas, dan penyimpanan fisik dokumen. Pembayaran online dapat mengurangi biaya tersebut.
- Keamanan data → Pembayaran online yang aman dan terenkripsi membantu melindungi data keuangan mahasiswa dan instansi pendidikan dari risiko pencurian atau penyalahgunaan.
- Kemudahan pelacakan → Data pembayaran yang terintegrasi dalam SIAKAD dapat dengan mudah dilacak dan dianalisis, sehingga memungkinkan instansi untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan memonitor performa keuangan.
- Skalabilitas → Sistem pembayaran online dapat dengan mudah diintegrasikan dengan SIAKAD yang ada dan dapat ditingkatkan seiring dengan pertumbuhan lembaga pendidikan.
- Kepuasan mahasiswa → Integrasi pembayaran online meningkatkan kepuasan mahasiswa dengan memberikan mereka fleksibilitas dan kemudahan dalam proses pembayaran.
- Daya saing dan reputasi → Instansi pendidikan yang menawarkan pembayaran online yang efisien dan nyaman dapat memiliki daya tarik yang lebih besar bagi calon mahasiswa dan memperkuat reputasi sebagai institusi yang modern dan terdepan dalam teknologi.
💳 Integrasi pembayaran dengan bank
Integrasi pembayaran kampus dengan bank adalah proses di mana sistem pembayaran yang digunakan oleh instansi pendidikan —termasuk semua pembayaran tagihan kampus seperti pembayaran uang kuliah atau pembayaran mahasiswa secara umum — terhubung dan terintegrasi dengan sistem perbankan.
🏛️ Kenapa instansi pendidikan menginginkan dukungan integrasi dengan bank?
Alasan instansi pendidikan meminta dukungan integrasi sistem pembayarannya dengan bank dikarenakan pembayaran kampus merupakan titik penting layanan akademik, seperti pemograman KRS. Sehingga memerluka proses transaksi yang cepat dan dapat dilakukan dimana saja.
Selain itu alasan lainnya adalah akses ke perbankan yang semakin mudah serta pilihan model integrasi yang beragam — seperti host to host (H2H), point to host (P2H), dan virtual account (VA)— dan metode pembayaran yang banyak (dapat dilakukan di teller Bank, ATM, Mobile Banking serta channel pembayara digital lainnya).
🛄 Lalu, apakah ketika pembayaran sudah terintegrasi dengan bank maka otomatis pembayaran dapat dilakukan dari manapun?
Sering ada anggapan bahwa jika pembayaran kampus sudah terintegrasi dengan kampus, maka pembayaran bisa dilakukan dari manapun, bahkan melalui indomaret/alfamart/dapat dilakukan langsung melalui aplikasi.
Anggapan tersebut tidak sepenuhnya betul, karena fasilitator pembayaran virtual account adalah dari pihak bank dan pihak bank lah yang kemudian bekerjasama dengan kanal-kanal pembayaran digital lainnya, seperti indomaret, alfamart, dsb.
⚠️ Yang perlu diperhatikan dalam implementasi sistem pembayaran online yang terintegrasi dengan bank:
Pertama, kejelasan rumusan aturan dalam pembayaran kampus. Sebagai contoh pada kampus negeri yang menggunakan rumusan aturan sistem pembayaran UKT. Atau pada kampus swasta yang terdapat potongan pembayaran, beasiswa, perbedaan biaya tiap prodi, dll. Berbagai variasi tersebut akan menghambat ketika diakomodasi ke dalam sistem, sehingga membutuhkan rumusan aturan yang jelas.
Kedua, pemahaman yang baik dari tim operator terhadap sistem pembayaran untuk memaksimalkan proses implementasi. Sebuah instansi bisa saja memiliki tim operator pusat yang berada di kantor rektorat atau memiliki operator per masing-masing fakultas atau bahkan prodi.
Instansi dengan tim operator terpusat memiliki kelebihan yakni kesamaan rumusan aturan pembayaran akan tetapi menanggung risiko pada banyaknya data yang harus dikelola.
Sementara pembagian tim operator pada tiap fakultas memudahkan dalam pengelolaan data, akan tetapi menanggung risiko berupa perbedaan aturan pembayaran dengan pusat.
Modul keuangan SIAKAD Link by Arkatama untuk transformasi pembayaran uang kuliah kampus..
Modul keuangan SIAKAD Link merupakan sistem aplikasi terintegrasi dengan SIAKAD Link yang digunakan untuk menunjang kegiatan akademik khususnya dalam menangani masalah keuangan berupa tagihan dan pembayaran uang kuliah.
🖥️ Penerapan Modul Keuangan SIAKAD Link
Modul keuangan SIAKAD Link by Arkatama merupakan modul keuangan sinkron bank (modul keuangan yang telah terintegrasi dengan bank) yang disiapkan untuk menanganin proses pembayaran oleh mahasiswa secara otomatis. Proses pembayaran oleh mahasiswa dilakukan dengan cara melakukan transfer ke rekening virtual account (VA) yang otomatis diproses secara sistem di Aplikasi SIAKAD Link. Proses ini dilakukan melalui kerjasama dengan pihak bank untuk dapat melakukan proses Host to Host (H2H) antara SIAKAD Link dengan bank.
Host to Host (H2H) dalam pembayaran uang kuliah merupakan pendekatan integrasi dimana sistem keuangan kampus (host) dihubungkan secara langsung dengan sistem keuangan pihak ketiga, seperti bank atau penyedia layanan pembayaran (host lainnya), untuk memfasilitasi proses pembayaran uang kuliah secara otomatis.
Dengan proses otomatisasi ini, maka setiap pembayaran akan mengurangi tagihan dan proses akademik (KRS, UTS, UAS) akan menyesuaikan dengan pembayaran tersebut.
↳ Manfaat model integrasi H2H pada modul keuangan SIAKAD Link diantaranya adalah sebagai berikut:
- Mahasiswa dapat melakukan pengecekan tagihan dan pembayaran secara online.
- Pembayaran tagihan oleh mahasiswa tidak akan melebihi tagihan karena sudah dikontrol oleh VA yang ada di bank.
- Pembayaran bersifat realtime, begitu proses transfer berhasil maka akan langsung terdata juga di sistem informasi akademik kampus.
- Mempermudah admin keuangan dalam melakukan pengelolaan tagihan dan pembayaran.
- Secara berkala bagian Admin Keuangan melakukan pengecekan terhadap pembayaran mahasiswa dengan data yang ada di bank.
- Mengurangi faktor kesalahan manusia (human error) untuk mengelola tagihan dan pembayaran dari tagihan dan pembayaran detail mahasiswa.
- Mahasiswa bisa melakukan pembayaran via transfer ke VA melalui banyak channel, bisa via teller, ATM, Mobile Banking dan semua jenis transaksi via transfer.
↳ Alur Host to Host Modul Keuangan SIAKAD Link
Alur H2H dimulai dengan proses inquiry atau pengecekan tagihan, jadi ketika mahasiswa hendak melakukan pembayaran maka terlebih dahulu akan dilakukan pengecekan tagihan ke database SIAKAD Link.
Setelah proses inquiry dan tagihan ditemukan, barulah masuk proses payment, yaitu proses penginputan data pembayaran (tagihan mahasiswa). Data keuangan (VA) yang ditentukan oleh SIAKAD akan diteruskan ke web service yang menjembatani antara sistem bank dengan sistem kampus, dan web service tersebut akan menginputkan data pembayarannya ke SIAKAD Link.
⚙️ Fitur SIAKAD Link Modul Keuangan
Salah satu fitur SIAKAD Link menyediakan modul yang bermanfaat untuk mendukung kelancaran operasional pembayaran uang kuliah mahasiswa, meliputi:
- Pembayaran online terintegrasi bank: Fitur ini memungkinkan mahasiswa untuk melakukan pembayaran uang kuliah secara online karena SIAKAD Link telah mengintegrasikan sistem pembayaran dengan bank.
- Tagihan dan rincian biaya: Mahasiswa dapat mengakses informasi tagihan, termasuk rincian biaya kuliah, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Hal ini meminimalisir kesalahan dan keterlambatan pembayaran oleh mahasiswa.
- Riwayat pembayaran: SIAKAD Link mampu menyimpan riwayat pembayaran mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat melacak pembayaran yang telah mereka lakukan selama masa studi.
- Pengingat dan notifikasi: SIAKAD Link dapat menyediakan pengingat dan notifikasi tanggal jatuh tempo pembayaran, perubahan status pembayaran, atau informasi keuangan penting lainnya kepada mahasiswa dan staf administrasi.
- Pelaporan keuangan: SIAKAD Link dapat menghasilkan laporan keuangan yang membantu staf administrasi dalam pemantauan dan pelaporan keuangan secara keseluruhan. Laporan ini dapat mencakup data tentang penerimaan, pembayaran, dan statistik keuangan lainnya.
- Pengelolaan tunggakan: Fitur SIAKAD Link ini memungkinkan bagian keuangan untuk memantau pembayaran yang tertunda atau belum dibayar oleh mahasiswa, memberikan pemberitahuan, dan mengambil tindakan yang diperlukan, seperti mengirimkan kembali notifikasi tenggat pembayaran
↳💳 Untuk Bagian Keuangan
Telah terintegrasi dengan bagian keuangan
1. Laporan Tagihan
Fitur ini memungkinkan bagian keuangan untuk menghasilkan laporan yang berisi rincian tagihan uang kuliah untuk semua mahasiswa dalam suatu semester. Laporan ini memberikan gambaran tentang jumlah yang harus dibayarkan oleh mahasiswa.
2. Laporan Tunggakan
Laporan ini memungkinkan bagian keuangan untuk melihat daftar mahasiswa yang memiliki tunggakan pembayaran uang kuliah. Informasi ini dapat digunakan untuk mengingatkan mahasiswa yang belum membayar atau mengambil tindakan lainnya terkait dengan pengelolaan tunggakan.
3. Laporan Pembayaran Mahasiswa
Fitur ini memungkinkan bagian keuangan untuk menghasilkan laporan yang mencantumkan semua pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa dalam suatu periode tertentu. Sehingga fitur ini berguna untuk melacak riwayat pembayaran mahasiswa dan memastikan bahwa mereka telah membayar dengan benar.
4. Laporan History Tagihan dan Pembayaran Mahasiswa
Laporan ini menggabungkan informasi tagihan dan pembayaran mahasiswa dari beberapa periode, sehingga memungkinkan staf administrasi untuk melihat riwayat tagihan dan pembayaran mahasiswa selama beberapa waktu, serta membantu dalam analisis jangka panjang.
5. Create, Update Virtual Account (kerjasama dengan Bank)
Virtual account (VA) adalah nomor rekening virtual yang digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan pembayaran uang kuliah. Fitur ini memungkinkan staf administrasi untuk membuat atau mengubah VA mahasiswa, memastikan bahwa setiap mahasiswa memiliki nomor rekening yang valid untuk pembayaran.
6. Mengelola Perubahan Uang Kuliah
Fitur ini memungkinkan bagian keuangan untuk mengubah tagihan uang kuliah yang berlaku untuk satu semester. Penyesuaian ini bisa bersifat kenaikan atau penurunan biaya kuliah.
↳👩🏻💻 Untuk Mahasiswa
1. Laporan Tagihan dan Pembayaran Mahasiswa
Fitur ini memungkinkan mahasiswa untuk melihat laporan yang berisi rincian tagihan uang kuliah dalam suatu semester. Laporan ini memberikan gambaran tentang jumlah yang dibayarkan oleh mahasiswa serta informasi tata cara pembayaran.
2. Akses ke Akademik sesuai dengan pembayaran dan persyaratannya
Dengan kata lain fitur ini mempengaruhi akses mahasiswa ke layanan akademik, seperti pendaftaran mata kuliah, akses ke perpustakaan, atau pengambilan transkrip akademik, dapat dibatasi atau diizinkan berdasarkan status pembayaran mereka dan pemenuhan persyaratan keuangan tertentu.
3. Konfirmasi Pembayaran Otomatis
Fitur ini mencakup otomatisasi proses konfirmasi pembayaran uang kuliah melalui kerjasama dengan bank sehingga mahasiswa tidak perlu melakukan konfirmasi secara manual dengan datang ke bagian keuangan kampus.
Kenapa harus menggunakan fitur SIAKAD Link Modul Keuangan?
Banyak manfaat ketika kampus memutuskan untuk menggunakan fitur SIAKAD Link modul keuangan, diantaranya adalah:
- Support dengan berbagai jenis pembayaran mahasiswa. Mulai dari Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), uang kuliah, kenaikan biaya pembayaran tiap periode, dan lain sebagainya. Sehingga memungkinkan kampus untuk mengatur penyesuaian terhadap tarif pembayaran berdasarkan kebijakan kampus.
- Memiliki standar implementasi Host to Host (H2H). Beberapa bank telah bekerja sama untuk melaksanakan implementasi menggunakan standar H2H, baik bank negeri maupun swasta. Dengan standar tersebut, koneksi dengan lebih dari 1 bank dapat dilakukan. Sehingga dapat melakukan pembayaran ke bank mana pun hanya dengan 1 proses pembayaran.
- Mendukung standar VA yang ditawarkan oleh bank. Sistem mampu mengakomodasi berbagai jenis rekening virtual yang digunakan oleh bank berbeda untuk mengidentifikasi pembayaran dari mahasiswa. Sehingga sistem menjadi lebih fleksibel dan mempermudah mahasiswa dalam melakukan pembayaran uang kuliah melalui berbagai bank yang berbeda.
Jangan ragu untuk menghubungi kami di SIAKAD Link by Arkatama, karena kami berkomitmen untuk membantu Anda membangun masa depan pendidikan yang lebih baik.
Ingin bertanya atau mempunyai masukan serta tambahan terkait tulisan ini?
Silahkan ketik pertanyaan, masukan dan tambahan tersebut di Bagian Response di bawah.
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca.. 😊
Written by : Wiwit S.N. (Arkatama Marketing & Business Development Team)
