SIAKAD Link : Solusi Permasalahan Umum membangun Sistem Informasi Akademik Kampus

Data penelitan mengungkapkan bahwa 3 sampai 5 proyek implementasi sistem informasi, hanya ada 1 proyek yang berhasil. Lalu, bagaimana dengan implementasi Sistem Informasi Akademik di perguruan tinggi?

So, in this article we will discuss it. Here we go..

Di dunia Teknologi Informasi, khususnya pengembangan dan implementasi software sistem informasi, sudah bukan rahasia umum lagi bahwa tingkat tingkat kegagalan proyek sistem informasi termasuk paling tinggi dibandingkan dengan proyek lainnya (ini berarti tingkat keberhasilannya rendah).

Penelitian mengungkapkan bahwa hanya 27% proyek sistem informasi yang terselesaikan sesuai anggaran, tepat waktu dan telah dievaluasi oleh pengguna. Sisanya 55% bermasalah dan 18% dibatalkan.

Tingkat Keberhasilan Proyek Sistem Informasi

Ini berarti dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi sistem informasi, hanya ada 1 proyek yang berhasil.

Lalu, bagaimana dengan implementasi Sistem Informasi Akademik di perguruan tinggi?

Tentunya, tidak jauh beda dari data diatas, bisa lebih banyak atau lebih sedikit tingkat keberhasilannya.

Mengutip data dari dataindonesia.id bahwasanya jumlah mahasiswa di Indonesia semakin tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan.

Jumlah mahasiswa di Indonesia sebanyak 9,32 juta orang pada 2022 yang tersebar ke berbagai penjuru kampus di Indonesia. Jumlah itu naik 4,02% dibandingkan pada tahun sebelumnya.

Jika sebuah instansi pendidikan tidak memiliki SIAKAD, maka kemungkinan instansi tersebut akan menghadapi berbagai tantangan dan kendala dalam mengelola administrasi pendidikan, pengambilan keputusan, serta pencapaian tujuan pendidikan itu sendiri.

Bagaimana dengan Instansi Pendidikan yang peserta didiknya masih sedikit? Apakah perlu memiliki SIAKAD?

SIAKAD tetap menjadi kebutuhan dasar bagi setiap instansi pendidikan.

Upaya peningkatan kualitas pendidikan, pengelolaan administrasi yang efisien dan terstruktur menjadi suatu kebutuhan esensial bagi instansi pendidikan. Walaupun jumlah peserta didik terbatas, bukan berarti manajemen akademik menjadi kurang kompleks.

Potensi besar SIAKAD dalam mengoptimalkan proses pengelolaan dan administrasi pendidikan tidak bergantung kepada ukuran dari sebuah instansi.

Pihak kampus pastinya ingin terus berkembang dan memiliki mahasiswa yang banyak. Kampus yang baik juga harus didukung dengan sistem informasi akademik (SIAKAD) yang layak.

Permasalah yang sering muncul pada implementasi proyek Sistem Informasi Akademik Kampus😖

1. Kesulitan dalam manajemen data karena kurangnya integrasi aplikasi

Integrasi sistem informasi dalam perguruan tinggi memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan. Dengan integrasi yang baik, seperti penggabungan sistem akademik, keuangan, dan sumber daya manusia, perguruan tinggi dapat menghindari duplikasi data, meningkatkan akurasi informasi, dan mempercepat proses administrasi.

Hal ini membantu dalam manajemen data mahasiswa, dosen, dan staf pengajar secara lebih efektif, serta memungkinkan pengembangan sistem pembayaran yang terintegrasi dengan bank, memfasilitasi pembayaran mahasiswa dengan lebih mudah dan aman.

2. Ketidakintegrasian sistem pembayaran dengan bank

Ketidakintegrasian antara sistem SIAKAD dan sistem pembayaran bank membawa risiko serius bagi institusi pendidikan. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam pembayaran mahasiswa dan keterlambatan dalam pemrosesan informasi pembayaran, karena data tidak terupdate secara tepat waktu di kedua sistem.

Selain itu, potensi kebocoran data pembayaran juga meningkat karena terpisahnya data antara SIAKAD dan bank. Oleh karena itu, integrasi antara kedua sistem tersebut sangatlah penting untuk mengurangi risiko tersebut dan meningkatkan efisiensi proses administrasi kampus.

3. Ketergantungan pada vendor untuk mengimplementasikan SIAKAD

Resiko ketergantungan pada vendor dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) bisa menjadi hambatan serius bagi institusi pendidikan. Terjebak dalam ketergantungan dengan satu vendor tertentu dapat menyulitkan institusi untuk beralih ke solusi lain jika diperlukan.

Hal ini juga dapat berpotensi mengakibatkan resiko keamanan seperti kebocoran data dan gangguan teknis yang dapat mempengaruhi proses bisnis di perguruan tinggi. Oleh karena itu, penting bagi institusi pendidikan untuk mempertimbangkan secara matang pemilihan vendor yang andal dan memastikan kontrak yang baik

Jika terjadi permasalah tersebut apa yang harus dilakukan?

• Untuk mengatasi kesulitan dalam manajemen data karena kurangnya integrasi aplikasi, solusi terbaik adalah menerapkan integrasi data yang menyeluruh untuk menghubungkan semua aplikasi dan sistem yang digunakan dalam lingkungan organisasi.
• Untuk mengatasi ketidakintegrasian sistem pembayaran dengan bank, penting untuk mengadopsi solusi pembayaran terintegrasi yang mendukung berbagai metode pembayaran dan dapat terhubung langsung dengan sistem perbankan.
• Terakhir, untuk mengurangi ketergantungan pada vendor dalam mengimplementasikan SIAKAD, Anda dapat mempertimbangkan untuk membangun kapasitas internal dalam pengembangan dan manajemen sistem, serta memilih solusi SIAKAD yang lebih fleksibel dan mudah disesuaikan tanpa terlalu bergantung pada vendor tertentu.

Dengan demikian, langkah-langkah ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen data serta mengurangi risiko terkait ketergantungan pada vendor.

SIAKAD Link hadir untuk menjadi solusi permasalahan pada implementasi proyek Sistem Informasi Akademik Kampus

Setelah mengadopsi SIAKAD Link, redundansi data akan diminimalkan, dan sistem pembayaran akan disatukan dengan sistem perbankan, menghasilkan kemudahan dalam proses pembayaran dan penagihan di perguruan tinggi.

SIAKAD Link, dalam versi kustomnya, memberikan fleksibilitas untuk memiliki SIAKAD yang dapat dikelola secara independen, mengurangi ketergantungan pada vendor. Selain itu, SIAKAD Link memungkinkan integrasi berbagai aplikasi dalam satu platform sistem informasi akademik kampus.

Dengan 15 modul yang kami berikan, pengimplementasian SIAKAD Link di kampus Anda akan menjadi lebih mudah dan tidak lagi tergantung pada vendor.

Modul Siakad Link

Apa yang bisa dilakukan SIAKAD Link?

SIAKAD Link secara bertahap mengalihkan kegiatan akademik pada instansi pendidikan dari yang manual menuju digital. SIAKAD Link memberikan kemudahan bagi instansi pendidikan — baik negeri, swasta, besar, kecil, dan menengah — dan berkomitmen untuk selalu mendukung serta memberikan solusi terbaik dalam peningkatan mutu pendidikan melalui tata kelola akademik yang lebih baik.

Berikut kemudahan yang diberikan oleh SIAKAD Link:

➽ Untuk Peserta Didik:

• Pendaftaran Online: Proses pendaftaran calon peserta didik ke instansi pendidikan, hingga proses seleksi dan pengumuman kelulusan dilakukan secara online tanpa perlu mengunjungi kampus.
• Laporan Nilai: Peserta didik dapat mengakses laporan nilai mereka secara online setelah hasil ujian atau tugas diinputkan.
• Akses Informasi Akademik: Informasi akademik pribadi, seperti transkrip, status akademik, rencana studi, jadwal kelas, dan rekap presensi dapat diakses dengan mudah.
• KRS Online: Pengisian KRS/pemilihan kelas dapat dilakukan secara online tanpa harus datang ke instansi.
• Pembayaran Online: Pengelolaan tarif dan tagihan hingga pembayaran pendaftaran dan SPP/UKT dilakukan secara online. Sistem pembayaran online dengan menggunakan virtual account yang secara otomatis akan masuk ke SIAKAD yang terintegrasi dengan sistem di Biro Administrasi Akademik (BAA)
• Career Center: Para alumni mendapatkan akses ke program alumni salah satunya adalah pendaftaran lowongan pekerjaan.
• Evaluasi Kinerja Pengajar: SIAKAD dapat memberikan sarana bagi peserta didik untuk memberikan umpan balik tentang kinerja tenaga pengajar dan proses pembelajaran.

➽ Untuk Tenaga Pengajar:

• Input Nilai: Tenaga pengajar mampu melakukan input nilai yang terkait dengan kelas yang mereka ajarkan.
• Manajemen Kelas: Tenaga pengajar dapat mengakses jadwal pembelajaran, memeriksa ruangan kuliah, memperbarui jadwal jika diperlukan, melihat rekap presensi kehadiran peserta didik dalam pembelajaran.
• Akses Profil Peserta Didik: Pengajar dapat melihat profil peserta didik, sejarah akademik, dan catatan perkembangan akademik.
• Manajemen Peserta Bimbingan: Tenaga pengajar dapat melihat daftar dan mengakses profil peserta didik yang terdaftar dalam kelas mereka. Kegiatan bimbingan dapat meliput, magang/pkl dan tugas akhir.
• Evaluasi Kinerja: Pengajar mendapatkan hasil evaluasi dari peserta didik dan juga dapat melakukan evaluasi diri terhadap kinerja pengajaran dan mengidentifikasi area perbaikannya.
• Pengelolaan Proyek Penelitian: Tenaga pengajar yang terlibat dalam penelitian dapat menggunakan SIAKAD untuk mengelola proyek penelitian, mengunggah laporan, dan berkolaborasi dengan rekan penelitian.

➽ Untuk Admin BAA (Biro Administrasi Akademik):

• Manajemen Pendaftaran Penerimaan Peserta Didik Baru: Kemampuan untuk menerima aplikasi peserta didik baru, memeriksa dokumen aplikasi, dan mengonfirmasi penerimaan.
• Manajemen Pengelolaan Kelas: Admin BAAK memilki kemampuan untuk melakukan pengelolaan kelas dan penjadwalannya yang telah diintegrasikan dengan data tenaga pengajar.
• Pengelolaan Kurikulum: Kemampuan untuk mengelola kurikulum, silabus, dan persyaratan program akademik.
• Pengarsipan Data Peserta Didik: Memelihara dan mengarsipkan data peserta didik, seperti transkrip, riwayat kelas/pembelajaran, dan dokumen pendaftaran.
• Pengelolaan Kegiatan Akademik: Admin BAAK mampu mengatur dan mengelola proses pengawasan ujian, termasuk distribusi soal dan pemeriksaan, pengelolaan kalender akademik, kegiatan magang/PKL, hingga tugas akhir.
• Pengelolaan Rekapitulasi Presensi: Admin mendapatkan laporan rekapitulasi presensi untuk setiap peserta didik, yang mencakup jumlah kehadiran, jumlah absen, dan persentase kehadiran mereka dalam setiap kelas.
• Pengelolaan Proyek Penelitian: Jika ada proyek penelitian atau studi yang dilakukan di institusi, admin BAAK dapat terlibat dalam pengelolaannya.
• Pengelolaan Database Alumni: Mencatat dan mengelola data alumni institusi, termasuk pemeliharaan hubungan dengan mereka dan melakukan survei untuk mengetahui serapan lulusan institusi terhadap dunia kerja.
• Manajemen Kepuasan Peserta Didik: Melakukan survei dan mengumpulkan umpan balik dari peserta didik untuk meningkatkan kualitas layanan akademik.

➽ Untuk Admin Keuangan:

• Manajemen Pembayaran: Admin keuangan dapat melacak pembayaran peserta didik, mengatur dan menagih biaya akademik, serta memberikan akses untuk pembayaran online. Selain itu sistem admin keuangan dapat menerima pembayaran kuliah dari peserta didik melalui berbagai metode pembayaran, termasuk transfer bank, kartu kredit, atau pembayaran tunai. Sera mengelola denda dan biaya keterlambatan pembayaran.
• Pelaporan Keuangan: Admin keuangan mampu membuat laporan keuangan yang mencakup penerimaan dan status keuangan pembayaran PPDB/SPP/UKT pada institusi pendidikan.
• Integrasi dengan Bank: Mengintegrasikan SIAKAD dengan sistem perbankan untuk memungkinkan pembayaran online dan pemantauan transaksi.

Apa yang akan Instansi dapatkan dengan SIAKAD Link?

SIAKAD Link merupakan salah satu terobosan yang paling signifikan sebagai langkah awal dalam Transformasi Pendidikan di Era Digital. SIAKAD pada dasarnya mempunyai potensi besar yang mampu mengubah cara instansi pendidikan mengelola dan menyediakan layanan pendidikannya. Berikut yang akan instansi dapatkan ketika mengunakan SIAKAD Link by Arkatama:

↳ Peningkatan Efektivitas Operasional

SIAKAD Link membantu dalam meningkatkan kinerja pegawai dan kualitas layanan akademik pada instansi pendidikan.

• Pengelolaan data yang tepat dan efisien: SIAKAD Link memungkinkan pengumpulan, penyimpanan, dan pengelolaan data peserta didik, tenaga pengajar, dan staf dengan lebih baik.
• Automatisasi tugas administratif: SIAKAD Link mengotomatisasi tugas-tugas administratif seperti pendaftaran, penjadwalan, dan pelaporan.
• Penjadwalan yang efisien: SIAKAD Link dapat menghasilkan jadwal kelas atau ujian yang lebih efisien, menghindari tumpang tindih dan konflik jadwal.
• Kemudahan pengelolaan nilai dan data akademik: SIAKAD Link memungkinkan pengolahan cepat nilai peserta didik, yang dapat diakses secara online. Serta memungkinkan pengelolaan kurikulum dan perubahan kurikulum secara mudah dan fleksibel
• Manajemen keuangan yang lebih baik: SIAKAD Link dapat membantu instansi pendidikan dalam mengelola keuangan berupa tagihan, tunggakan, dan pembayaran.

↳ Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru Secara Online yang Mudah dan Efisien

Salah satu perubahan paling mencolok proses pendidikan di era digital adalah bagaimana peserta didik baru sekarang dapat mendaftar ke sekolah atau institusi pendidikan dengan cepat dan mudah, bahkan dari rumah mereka sendiri. Metode penerimaan peserta didik baru online ini sangat praktis dan fleksibel.

• Pendaftaran online yang terintegrasi: SIAKAD Link memungkinkan institusi pendidikan untuk menyediakan platform pendaftaran online terintegrasi. Calon peserta didik baru dapat mengisi formulir pendaftaran, mengunggah dokumen yang diperlukan, dan bahkan membayar biaya pendaftaran melalui platform yang sama.
• Validasi data otomatis: SIAKAD Link dapat memvalidasi data yang dimasukkan oleh calon peserta didik secara otomatis. Hal ini membantu menghindari kesalahan pengisian data yang sering terjadi dalam proses manual.
• Verifikasi dokumen digital: Calon peserta didik dapat mengunggah dokumen-dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, atau sertifikat lainnya secara digital. SIAKAD Link dapat mengotomatisasi proses verifikasi dokumen ini untuk memastikan keaslian dan kecocokan data.
• Pembayaran online: SIAKAD Link dapat terintegrasi dengan sistem pembayaran online dan bank, memungkinkan peserta didik atau orang tua mereka untuk membayar biaya pendaftaran dengan mudah dan aman tanpa harus datang langsung ke kampus.
• Pemberian notifikasi: SIAKAD Link dapat mengirimkan notifikasi kepada calon peserta didik atau orang tua mereka tentang status pendaftaran, dokumen yang kurang, atau langkah-langkah selanjutnya dalam proses pendaftaran.
• Penjadwalan tes/ujian: Untuk instansi pendidikan yang memerlukan tes/ujian sebagai bagian dari proses penerimaan, SIAKAD Link dapat digunakan untuk membuat jadwal secara otomatis sesuai dengan ketersediaan calon peserta didik dan pihak yang terlibat.
• Monitoring proses pendaftaran: SIAKAD Link memungkinkan admin untuk melacak kemajuan proses pendaftaran secara real-time. Hal ini dapat membantu dalam mengidentifikasi langkah-langkah yang mungkin memerlukan perbaikan atau perhatian khusus.
• Pengambilan keputusan yang cepat: Data yang tersedia melalui SIAKAD Link memungkinkan panitia penerimaan untuk mengambil keputusan penerimaan dengan cepat dan berdasarkan data yang akurat.
• Mengurangi beban administratif: Dengan otomatisasi sebagian besar proses pendaftaran, staf administrasi dapat mengurangi beban kerja yang biasanya terkait dengan pengolahan pendaftaran peserta didik baru.
• Dukungan pelaporan: SIAKAD Link dapat menghasilkan laporan yang memungkinkan institusi pendidikan untuk menganalisis data pendaftaran secara menyeluruh, termasuk tren pendaftaran dari tahun ke tahun.

Integrasi aplikasi dan data merupakan salah satu kunci utama pekerjaan yang efektif dan efisien. Berbagai modul pada SIAKAD Link telah terintegrasi dengan baik dan dengan aplikasi luar sebagai pendukung proses bisnis di instansi pendidikan.

• Integrasi dengan sistem keuangan dan pembayaran online bank yang memungkinkan untuk mengotomatisasi proses pembayaran, penagihan, dan pelaporan keuangan.
• Integrasi dengan aplikasi internal pihak instansi seperti digital library, elearning, kepegawaian, LPPM, dll.
• Integrasi data dari berbagai unit/divisi/biro seperti BAAK, Bagian Keuangan, Kemahasiswaan, PMB, PPDB, dll.
• Integrasi berbagai modul dan fitur seperti Akademik, Keuangan, PMB/PPDB, tracerstudy, dll.
• Integrasi dengan pelaporan PDDIKTI berupa komparasi data antara data SIAKAD Link dengan PDDIKTI serta evaluasi dan sinkronisasi data dari SIAKAD Link ke PDDIKTI.

↳ Efisiensi Biaya Operasional

Selain membantu memperlancar dan mempercepat operasional harian, penggunaan SIAKAD Link juga dapat membantu instansi pendidikan untuk menghemat biaya operasional rutin.

• Pengurangan penggunaan kertas secara signifikan (paperless)
• Menghindari hidden cost dari pekerjaan berulang
• Optimasi penggunaan ruang kelas dan tenaga pengajar karena adanya penjadwalan otomatis yang menimalisir jadwal bentrok
• Efisiensi kebutuhan jumlah SDM untuk mengerjakan tugas operasional harian
• Hemat biaya kebutuhan aplikasi seperti biaya pengembangan, perwatan, pengadaan server, serta bandwidth internet untuk aplikasi di server

PT. Arkatama Multi Solusindo sebagai jasa penyedia SIAKAD telah dipercayai menangani permasalahan di beberapa perguruan tinggi baik dari kampus swasta maupun negeri di Indonesia beberapa diantaranya UIN Maliki Malang, IAIN Ponorogo, Politeknik Pembangunan Pertanian Malang, ITSK RS. dr. Soepraoen Malang dan Universitas Hindu Negeri Sugriwa Bali.

Jika Anda memerlukan bantuan dalam pengembangan sistem informasi untuk kampus Anda, Arkatama sebagai Jasa Konsultan IT dan Software House siap membantu Anda menghadapi tantangan tersebut. Kami siap mendampingi Anda dalam merencanakan, mengembangkan, dan menerapkan solusi untuk memecahkan masalah umum dalam membangun sistem informasi akademik kampus.

Untuk informasi lebih lanjut, segera hubungi tim kami disini!

Written by : Muhammad Faizuddin Naufal (DT Squad #6)

Ediyor by : Wiwit S.N. (Arkatama Marketing Team)