Solusi Pengelolaan Data Alumni Tracer Study sesuai standar DIKTI
Hi, we’re back. So, in this article we will discuss all about Tracer Study. Melihat masih kami jumpai beberapa kampus yang mengalami kendala dalam pelaskanaan tracer study, Arkatama turut hadir menawarkan solusi untuk memudahkan kampus menjalankan aktivitas ini melalui Platorm Tracer Study Arkatama. Let’s unveiling…
🙆🏻♀️ But wait, come here.. we want to tell you something !!!
Sebagai alumni — dari salah satu universitas terkemuka di Indonesia yang berlokasi di Kota Malang — penulis juga pernah disuruh mengisi kuesioner Tracer Study dari kampus. Tapi sebagai seorang alumni, penulis juga pernah berpikir seperti ini:
“Apa sebenarnya keuntungan saya (sebagai alumni) dari pengisian kuesioner tracer study ini? Apa feedback atau reward yang akan saya dapatkan nantinya?”
Karena tracer study sebenarnya adalah kebutuhan pihak UPT, Prodi, Jurusan dan Kampus untuk keperluan akreditas dan peningkatan mutu pendidikannya.
Jadi kalau dipikir-pikir, apa keuntungannya bagi para alumni? Selain sebagai bentuk kontribusinya kepada almamater dan berpartisipasi dalam pengembangan mutu kampus untuk meningkatkan status kampusat aupun program studi saat akreditasi.
Sehingga feedback dari alumni menjadi hal yang penting untuk mensukseskan tracer study sebuah kampus.
Akan tetapi, kampus mempunyai tantangan tersendiri, yakni bagaimana supaya para alumninya mau bergabung dan berkontribusi terhadap kampus melalui pengisian tracer study.
Sebagai contoh, Universitas Indonesia — yang dinobatkan sebagai perguruan tinggi terbaik dalam mencetak lulusan siap kerja — dalam pelaksanaan tracer study-nya untuk lulusan 2020 hanya mencapai response rate (tingkat respon) dari para alumni sebesar 45%.
Rendahnya tingkat respon atau feedback dari para alumni terhadap pelaksanaan tracer study tentu akan menghambat kampus dalam pengumpulan data alumni dan melakukan pelaporan kepada DIKTI.
Selain karena rendahnya response rate atau feedback alumni, ketidaksesuaian format pelaporan hasil tracer study kampus dengan standar PDDIKTI juga menjadi masalah utama dalam pelaksanaan tracer study di beberapa kampus.
Ketidaksesuaian ini akan membawa dampak kepada kampus maupun prodi, seperti terhambatnya proses akreditasi, kesulitan dalam pengajuan ijazah, kesulitan mendapat dana hibah dari pemerintah, dan lain sebagainya.
Let’s see!! Bagaimana realita pelaksanaan Tracer Study di Kampus 👀
Pelaksanaan tracer study di berbagai kampus di Indonesia tentu saja berbeda-beda tergantung bagaimana kebijakan dan kesiapan masing-masing institusi. Ada beberapa institusi yang telah melaksanakan tracer study secara teratur dan sistematis sesuai dengan standar DIKTI, namun ada juga beberapa yang masih menghadapi tantangan dalam implementasinya.
There are so many issues or problem in implementing Tracer Study. But, in this article we will discuss only a few issues or problems. So, here we go..
— — — — — — -
➤ 1. Pengumpulan data : sulit mendapatkan feedback dari alumni karena kurangnya inisiatif lulusan untuk melakukan pengisian Tracer Study
Kendala ini cukup sering dihadapi oleh institusi, sehingga jurusan, prodi, maupun kampus kesulitan untuk melakukan pelacakan terhadap alumni.
Sebagai contoh, pelaksanaan Tracer Study Internasional 2017 Institut Teknologi Sepuluh Nopember menghasilkan response rate yang rendah yakni 24,22%. Universitas Pembangunan Jaya juga pernah mendapatkan response rate sebanyak 20% pada survei tracer study tahun 2019.
Universitas Brawijaya juga mengalami kendala untuk mendapatkan feedback dari alumninya. Rendahnya response rate justru berasal dari Program Pasca Sarjana yang hanya mendapatkan feedback sebesar 14,8%.
Rendahnya response rate dari beberapa institusi yang masih sering terjadi bisa disebabkan oleh beberapa faktor seperti:
- Nomor Handphone atau email yang tidak aktif ketika dihubungi, solusinya yaitu menelusuri nomor handphone melalui alumni lain yang satu angkatan dari prodi yang sama dan memberikan himbauan pengisian tracer study melaui media sosial institusi.
- Database alumni tidak lengkap dan tidak update, solusinya pembuatan instrumen baru database alumni dan updating database.
- Masih ada alumni yang tidak menjawab semua pertanyaan tracer study (completion rate rendah), solusinya meyakinkan mahasiswa bahwa semua pertanyaan pada kuesioner tracer study penting dan untuk akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.
Dan faktor terbesar sulitnya mendapatkan feedback dari para alumni adalah rendahnya ikatan emosional antara alumni dengan kampus, atau prodi, dan jurusan.
Sebelumya, penulis telah melakukan survei kecil kepada beberapa responden yang telah menjadi alumni. Pada survei tersebut, penulis ingin mengetahui bagaimana tingkat attention responden terhadap pengisian tracer study yang dilakukan oleh kampusnya masing-masing. And I was shocked..😶
Survei yang dilakukan penulis menunjukan sebanyak 81,65% dari responden sangat rendah tingkat attention-nya terhadap pelaksanaan tracer study oleh kampusnya. And I was more surprised because of the reason 🙁. Beberapa alasan yang membuat para responden tidak tertarik untuk berkontribusi pada pelaksanaan tracer study kampusnya adalah:
- Alumni merasa tidak mendapatkan manfaat dari pengisian tracer study yang dilakukan
- Pendekatan yang dilakukan pihak kampus kepada alumni terkesan “memaksa”, seperti terus menerus dibombardir melalui pesan WA untuk segera melalukan pengisian
- Alumni merasa bahwa kampus tidak cukup berperan dalam kehidupan berkarirnya selain sebagai transfer knowledge
✅ So, what should the campus do? Bagaimana pihak kampus bisa meningkatkan response rate dari para alumninya? Bagaimana supaya para alumni memiliki inisiatif yang tinggi untuk mensukseskan tracer study kampus?
Bangun ikatan emosional antara alumni dengan kampus — menyatu dan bersinergi dengan alumni.
Karena kerjasama dan sinergitas yang harmonis antara alumni dan kampus akan memiliki dampak yang besar bagi pengembangan akademik secara berkesinambungan di masa mendatang.
Wait, sebelum lebih lanjut, mari kita lihat bagaimana kampus me-maintenance para alumninya.
- Group alumni → hanya digunakan untuk komunikasi antara dosen dengan alumni favorite-nya, membagikan informasi sepihak dari pihak kampus sehingga yang dapat mengirim pesan hanya admin group.
- Career center → di beberapa kampus, peran career center ini bak ada dan tiada karena tidak memiliki sosmed dan website pun tidak update. Sehingga transparansi informasi lowongan tidak tersebar secara merata dan hanya tersebar di kalangan orang dalam saja.
Lalu bagaimana langkah yang harus diambil oleh pihak kampus?
Langkah yang bisa dilakukan oleh pihak kampus untuk menarik minat para alumni melakukan pengisian tracer study, salah satunya bisa dengan pemberian dooprize kepada pengisi tracer study.
Strategi pemberian doorprize ini bertujuan agar pihak kampus bisa mendapatkan hasil data tracer study dari alumni secara maksimal.
So, what’s the point? The point is that campuses must take an emotional approach to their alumni.
Kenapa harus melalui pendekatan emosional? Karena pendekatan emosional merupakan kunci kepercayaan dan loyalitas yang membuat alumni bersedia memberikan apa yang diharapkan oleh kampus
Pendekatan emosional merupakan faktor yang dapat mempengaruhi loyalitas.
— — — — — — -
➤ 2. Pelaporan data : sulit melaporkan hasil tracer study karena ketidaksesuaian dengan format standar yang ditetapkan
Dalam pelaksanaan pendidikannya, perguruan tinggi memiliki Indikator Kinerja Utama yang menjadi sistem pengukuran kinerja untuk mengevaluasi kualitas pendidikannya.
IKU 1 adalah ”Lulusan mendapat pekerjaan yang layak” dan data ini akan didapatkan melalui service data yang diambil melalui aplikasi Tracer Study kampus dan akan dikirimkan ke PDDikti.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kemendikbud menyiapkan insentif IKU sebesar 500 Milyar Rupiah bagi Perguruan Tinggi Negeri yang memenuhi “standar emas” dan menjadi pergurutan tinggi terbaik
Sehingga dengan adanya IKU perguruan tinggi tersebut dalam pelaksanaan tracer study harus sesuai dengan standar PDDikti. Jika tidak sesuai dengan standar PDDikti, maka kampus akan kesulitan dalam proses akreditasi dan terkena sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ketidaksesuaian tracer study dengan standar PDDikti ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
- Kurangnya pemahaman pihak kampus dengan standar PDDikti → Standar PDDikti mengenai tracer study mungkin memiliki interpretasi yang berbeda-beda di berbagai kampus, sehingga menyebabkan perbedaan dalam pelaksanaan dan pelaporan hasil tracer study.
- Keterbatasan sumber daya → keterbatasan baik dalam hal tenaga, anggaran, dan sistem. Kurangnya sistem informasi yang memadai atau kesulitan dalam pengolahan data, juga dapat menyebabkan tracer study tidak sesuai dengan standar.
✅ So, what should the campus do?
Tentu saja dengan menyatukan pemahaman melalui kegiatan sosialisai mengenai pelaksanaan dan pelaporan tracer study yang sesuai standar PDDikti bagi kampus-kampus untuk menghindari perbedaan interpretasi tersebut.
Selain itu, pihak kampus juga dapat menyiapkan sistem informasi yang sudah mengimplementasikan dan menyesuaikan dengan regulasi PDDikti. Tentu untuk mengelola sistem informasi tidaklah mudah bagi beberapa kampus yang masih memiliki keterbatasan sumber daya.
⚠️ Wait, calm down, we have the solution. So, stay tuned and keep reading till the end of this article.
Apa benar Tracer Study menjadi acuan keberhasilan Perguruan Tinggi?
Keberhasilan sebuah perguruan tinggi tentu dilihat dari kualitas perguruan itu sendiri. Sementara kualitas perguruan tinggi bisa dilihat dari terpenuhinya Indikator Kinerja Utama (IKU) dan akreditasinya.
IKU sendiri menjadi alat ukur kinerja baru bagi Perguruan Tinggi yang dinilai berdasarkan 8 (delapan) Indikator Kinerja Utama.
Sedangkan, akreditasi sendiri memiliki beberapa indikator seperti:
- Mutu kepemimpinan dan kinerja tata kelola → mengenai visi dan misi serta tujuan yang startegis dari perguruan tinggi tersebut
- Mutu produktivitas luaran dan capaian → mengenai lulusan yang dihasilkan oleh kampus
- Mutu proses → mengenai proses pendidikan yang terjadi di perguruan tinggi, seperti pengembangan kurikulum, pembelajaran yang efektif dan konsistensi penelitian dan pengembangan kepada masyarakat.
- Mutu input → mengenai pengelolaan sumber daya manusianya yang harus di kelola dengan suatu sistem terpadu.
Beberapa indikator yang dibutuhkan untuk proses akreditasi telah tertuang di dalam Indikator Kinerja Utama (IKU). Sehingga terpenuhinya IKU oleh perguruan tinggi akan berdampak kepada peningkatan akreditasinya.
So the point is, Tracer Study adalah salah satu metodologi yang digunakan untuk memenuhi IKU maupun indikator akreditasi.
Singkatnya, tracer study merupakan poin penilaian pada IKU dan akreditasi.
Why does the author say that?
Mutu produktivitas luaran dan capaian pada indikator peningkatan akreditasi perguruan tinggi dan indikator “Lulusan mendapat pekerjaan yang layak” pada IKU perguruan tinggi bisa didapatkan melalui pelaksanaan tracer study.
Selain itu,
Tracer Study merupakan sarana bagi kampus untuk mendapatkan feedback dari lulusannya, dimana feedback ini penting untuk membangun kurikulum dan pengembangan sistem pendidikan kampus yang lebih baik lagi.
The author wants to say that the conclusion is..
Tracer study adalah salah satu acuan keberhasilan bagi perguruan tinggi untuk memastikan kualitas pendidikannya melalui outcome yang dihasilkan.
👇🏻 So, if campus still ignore about Tracer Study, they should read this..
Pada realitanya, mungkin masih terdapat beberapa kampus yang abai terhadap pelaksanaan tracer study kepada para lulusannya, sehingga dalam pelaksanaannya masih menggunakan kuesioner tracer study yang tidak sesuai dengan standar PDDikti.
Atau bahkan beberapa kampus masih melakukan pengumpulan data secara manual dengan cara menyebar kuesioner google form melalui pesan singkat, serta wawancara melalui telepon terhadap alumni dan perusahaan.
Jika kampus abai, maka data yang akan dihasilkan dari tracer study pun akan rendah kualitasnya. Padahal data tersebut akan memberikan wawasan berharga tentang sejauh mana kurikulum berpengaruh terhadap adaptasi lulusan ketika memasuki dunia kerja.
Selain sebagai sumber data untuk mengukur kualitas pendidikan, tracer study memiliki manfaat lain, seperti:
- Memahami tingkat kepuasan alumni → Tracer study memungkinkan kampus untuk mendapatkan umpan balik langsung dari alumni mengenai pengalaman mereka selama belajar di kampus. Hal ini dapat membantu dalam memperbaiki atau meningkatkan kualitas layanan pendidikan di masa mendatang.
- Meningkatkan keterlibatan alumni → Tracer study juga bermanfaat sebagai alat untuk menjaga keterlibatan alumni dengan kampus. Jadi pihak kampus bisa mengundang mereka untuk berpartisipasi dalam kegiatan atau memberikan masukan untuk peningkatan program.
- Mengukur kesiapan kerja alumni → Tracer study dapat membantu menilai sejauh mana lulusan siap untuk terjun ke dunia kerja. Hal ini dapat membimbing institusi dalam menyediakan bekal dan pengetahuan yang lebih relevan dengan tuntutan industri.
- Peningkatan reputasi perguruan tinggi → Tidak hanya sebagai evaluasi kurikulum tracer study juga bisa membantu meningkatkan citra baik kampus. Jadi, ketika hasil tracer study menunjukkan bahwa alumni sukses dan memuaskan, hal ini dapat meningkatkan reputasi institusi di mata masyarakat maupun calon mahasiswa.
- Membangun jaringan profesional yang lebih kuat → Data dari tracer study dapat membantu dalam membangun jaringan alumni yang kuat. Hal ini memungkinkan pertukaran pengetahuan dan pengalaman antara alumni dan mahasiswa saat ini.
🤷🏻♀️ But, what if the ones who ignore it are the Alumni?
Of course, if that happens it will be a big problem.
Jika alumni abai terhadap pelaksanaan tracer study, hal ini dapat menjadi masalah bagi kampus dalam memperoleh data dan informasi penting untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan memperbaiki program-program yang ada.
Jika alumni “not-interested” terhadap pengisian tracer study, ini yang harus dilakukan oleh kampus:
- Meningkatkan komunikasi → sebar informasi melalui berbagai saluran, seperti email, media sosial, dan lainnya. Mereka dapat mengirimkan pengingat tentang pentingnya partisipasi dalam tracer study dan memberikan informasi tentang bagaimana data tersebut akan digunakan untuk meningkatkan kualitas pendidikan.
- Menyediakan insentif bagi para partisipan tracer study → misalnya dengan memberikan diskon untuk mengikuti program-program pendidikan lanjutan atau menghadiri acara khusus alumni atau hadiah doorprize lainnya.
- Mengadopsi teknologi yang memudahakan → misalnya dengan menyediakan formulir online yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
- Melibatkan alumni aktif untuk meng-influence pengisian tracer study → misalnya dengan meminta bantuan mereka dalam mengingatkan alumni lainnya atau menjadi contoh bagi alumni lainnya untuk berpartisipasi.
- Meningkatkan nilai tracer study → dengan mengidentifikasi manfaat konkret yang diperoleh dari data tracer study, seperti pengembangan kurikulum yang lebih sesuai dengan kebutuhan pasar kerja atau peningkatan jaringan alumni.
Once again, I want to remind that an Emotional Approach is a factor that can influence alumni loyalty to the campus 🙆🏻♀️.
Platform Tracer Study yang sesuai Standar PDDikti
Untuk memenuhi beberapa aturan dari pemerintah baik itu untuk akreditasi, Indikator Kinerja Utama (IKU) atau untuk menilai luaran hasil pendidikan, kampus perlu memiliki tools atau sistem yang sudah memenuhi standar tersebut.
Salah satu sistem atau aplikasi yang sudah mengimplementasikan dan menyesuaikan dengan regulasi PDDikti adalah Platform Tracer Study Arkatama. Platform ini dapat digunakan sebagai sarana evaluasi dan pengembangan kampus melalui data-data yang diperoleh dari alumni.
Tracer study atau survei alumni merupakan studi pelacakan jejak alumni yang dilakukan oleh kampus guna mengukur kinerja dan kualitas pendidikan yang diselenggarakan oleh kampus.
Dalam menyusun survei ini tentu harus mengacu pada standar PDDikti, karena hasil data dari survei tracer study akan dilaporkan kepada PDDikti.
Lalu, bagaimana bentuk format dan contoh kuisioner yang wajib ada dalam Tracer Study?
In this section, we will discuss the tracer study survey form which is in appropriate with PDDikti standards.
Disclaimer! Format kuesioner dibawah ini diambil dari platform Tracer Study Arkatama yang sudah memenuhi standar PDDikti.
Disini kita akan membahas lebih lengkap mengenai komponen instrumen kuesioner tracer study yang sesuai dengan standa PDDikti.
➡️ ##Validasi Data Pengisi (Alumni)
➡️ ##Identitas Alumni
➡️ ##Kuesioner Wajib : Tingkat Kebekerjaan Lulusan
➡️ ##Kuesioner Wajib : Sumber Dana Pembiayaan Kuliah
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penekanan Kompetensi
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penekanan Metode Pembelajaran
➡️ ##Kuesioner Opsional : Metode pencarian kerja
➡️ ##Kuesioner Opsional : Kemulusan Transisi
➡️ ##Kuesioner Opsional : Tingkat Pengangguran Terbuka
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penyebab Ketidakselarasan Horizontal dan Vertikal
So, here we go..
➡️ ##Validasi Data Pengisi (Alumni)
Validasi data disini dilakukan sebelum partisipan melakukan pengisian tracer study. Data yang divalidasi meliputi Perguruan Tinggi, Program Studi, NIM, NIK, dan Tanggal Lahir.
Validasi data pengisi ini akan membantu memastikan bahwa data yang diperoleh dari pengisian tracer study akurat dan dapat dipercaya. Sehingga data feedback yang didapatkan pihak kampus dari pelaksanaan tracer study merupakan data yang berkualitas.
Disclaimer! Validasi Data Pengisi (Alumni) hanya bisa diimplementasikan pada pelaksanaan tracer study kampus yang telah mengadopsi teknologi atau telah menggunakan sistem informasi.
Validasi Data Pengisi (Alumni) ini terjadi ketika Platform Tracer Study sudah terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) sehingga akurasi data menjadi lebih tinggi. Hal ini dikarenakan transfer data terjadi secara langsung dari Sistem Informasi Akademik ke aplikasi Tracer Study.
➡️ ##Identitas Alumni
Identitas alumni pada form kuesioner tracer study terdiri dari NIM, Tahun Lulus, Nama, Alamat Email, Kode PT, Kode Prodi, Nomor HP, NIK, dan NPWP.
Bagian “Identitas” disini merupakan identifikasi responden untuk kepentingan database dan keperluan integrasi dengan sistem data yang lain (NIK & NPWP).
Untuk pelakasanaan tracer study yang telah mengadopsi teknologi atau menggunakan sistem informasi — seperti Platform Tracer Study Arkatama — , bagian “Identitas” akan otomatis tersinkronisasi dengan database yang ada pada SIAKAD sehingga beberapa field seperti NIM, Kode PT, Tahun Lulus, Kode Prodi, Nama, dan NIK akan terisi otomatis dan tidak bisa diubah.
➡️ ##Kuesioner Wajib : Tingkat Kebekerjaan Lulusan
Tingkat kebekerjaan lulusan ini berfokus untuk mengetahui status lulusan saat ini, apakah lulusan Bekerja, Belum memungkinkan bekerja, Wiraswasta, Melanjutkan Pendidikan, atau Tidak kerja tetapi sedang mencari kerja.
Pertanyaan tingkat kebekerjaan lulusan ini bertujuan untuk mengukur Employment Rate atau berapa proporsi lulusan yang sedang bekerja dan mengukur angka pengangguran. Berikut formula untuk mengukur employment rate.
Hasil employment rate akan menjadi tolak ukur yang dipakai oleh calon mahasiswa baru dan keluarganya dalam menentukan kampus tujuannya. Serta digunakan oleh pihak kampus sendiri untuk menentukan arah kebijakan selanjutnya yang berkaitan dengan peningkatkan kualitas lulusannya.
Sementara itu, masing-masing status tersebut akan menampilkan pertanyaan lanjutan sesuai dengan statusnya. So, let’s discuss them one by one..
#a. Status Alumni : Bekerja (Fulltime/Partime) & Wiraswasta
Gambar di atas merupakan pertanyaa n lanjutan untuk status “Bekerja (full time/part time)”.
Pertanyaan di atas bertujuan untuk menjawab indikator dalam Kontrak Kinerja mengenai presentase lulusan setahun terakhir yang pernah bekerja dalam 1–6bulan setelah lulus, rata-rata masa tunggu kerja, dan penghasilan.
Wait, kenapa tiba-iba Kontrak Kinerja?
So, pelaksanaan tracer study itu dilakukan dengan dua cohort (kelompok), yakni satu tahun setelah lulus (TS-1 / Entry Cohort / Entry Survey) dan dua tahun setelah lulus (TS-2 / Exit Cohort / Exit Survey).
TS-1 digunakan untuk menjawab IKU Kontrak Kinerja (Kokin) Kemdikbud dan TS-2 untuk menggambarkan situasi yang lebih baik dalam dunia kerja.
Selain itu, jawaban dari pertanyaan tersebut berguna untuk:
- Memberikan indikasi sejauh mana lulusan dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang mereka peroleh selama pendidikan di kampus kepada DUDI (Dunia Usaha Dunia Industri).
- Membantu pihak kampus untuk mengevaluasi efektivitas kurikulum dalam mempersiapkan lulusan siap kerja atau wiraswasta setelah lulus.
Pertanyaan mengenai kategori tempat bekerja di atas bertujuan untuk mengumpulkan informasi tentang sektor atau jenis organisasi tempat lulusan bekerja setelah menyelesaikan pendidikan mereka.
Selain itu, terdapat juga instrumen pertanyaan yang digunakan untuk mengukur Keselarasan Horizontal (kesesuaian pekerjaan dengan disiplin keilmuan) dan Keselarasan Vertikal (kesesuaian pekerjaan dengan jenjang kesarjanaan).
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut berguna untuk:
- Membantu pihak kampus dalam mengevaluasi sejauh mana program pendidikan telah mempersiapkan lulusan untuk industri tertentu.
- Membantu pihak kampus untuk memperbaiki kurikulum dan strategi pendidikan mereka agar lebih sesuai dengan kebutuhan industri.
#b. Status Alumni : Belum memungkinkan bekerja & Tidak kerja tetapi sedang mencari kerja
Status alumni ini bisa mencerminkan beberapa kondisi seperti terhalan kesehatan maupun keadaan, atau alumni yang memilih untuk tidak bekerja saat ini.
Di dalam insturmen kuesioner tracer study pada laman Kemendikbud, status “Belum memungkinkan bekerja” tidak memiliki pertanyaan lanjutan terkait pilihan tersebut.
#c. Status Alumni : Melanjutkan Pendidikan
Status alumni “Melanjutkan pendidikan” digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang seberapa banyak alumni yang memilih untuk melanjutkan pendidikan mereka setelah menyelesaikan pendidikannya.
Status ini memiliki pertanyaan lanjutan yang bertujuan untuk menggali lebih jauh mengenai situasi alumni yang melanjutkan studi.
Jawaban dari pertanyaan tersebut akan memberikan gambaran tentang:
- Seberapa besar program studi mendorong pengembangan akademik lanjutan di antara lulusannya.
- Dampak program studi terhadap kemampuan lulusan untuk mengembangkan karir mereka dan berkontribusi pada bidang studi mereka.
➡️ ##Kuesioner Wajib : Sumber Dana Pembiayaan Kuliah
Pertanyaan ini dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan suatu program beasiswa.
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat membantu pihak kampus dalam mengevaluasi ketersediaan akses ke pendanaan untuk mahasiswa dan mengidentifikasi area yang memerlukan bantuan tambahan.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penekanan Kompetensi
Pertanyaan ini mengukur secara self-assesment mengenai sejumlah item kompetensi utama bagi lulusan kampus dari 2 aspek yaitu penguasaan dan kebutuhan dalam pekerjaan.
Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu:
- Memberikan gambaran tentang sejauh mana program studi telah berhasil mengembangkan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan industri.
- Dalam evaluasi keberhasilan program studi dalam mempersiapkan lulusan untuk karir.
- Sebagai masukan bagi perbaikan sistem pembelajaran di kampus untuk meningkatkan kualitas pendidikan yang mereka berikan.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penekanan Metode Pembelajaran
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengumpulkan persepsi alumni tentang seberapa besar berbagai metode pembelajaran ditekankan selama mereka mengikuti perkuliahan di program studi.
Jawaban dari pertanyaan tersebut akan memberikan wawasan terkait:
- Pengalaman belajar alumni selama di program studi dan sejauh mana metode-metode tersebut efektif
- Kualitas pembelajaran yang diberikan oleh kampus. Apakah ada kebutuhan untuk memperbarui atau meningkatkan pendekatan pembelajaran di masa depan nantinya.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Metode pencarian kerja
Pertanyaan ini bertujuan untuk menggali metode pencarian kerja dari lulusan yang akan berguna sebagai masukan bagi evaluasi dan perbaikan sistem pusat karir, terutama aspek rekrutmen.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Kemulusan Transisi
Pada bagian ini terdapat 3 (tiga) pertanyaan yang bertujuan untuk mengukur kemulusan transisi (soothness of transition) dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja.
Kemulusan transisi (soothness of transition) diukur melalui 3 (tiga) variabel:
- Banyaknya perusahaan yang dilamar → Variabel ini mengukur seberapa aktifnya seseorang dalam mencari pekerjaan dengan cara mengirimkan lamaran ke berbagai perusahaan. || Semakin banyak perusahaan yang dilamar, semakin tinggi kemungkinan untuk mendapatkan peluang kerja yang sesuai.||
- Banyaknya perusahaan yang merespons → Variabel ini mengukur seberapa responsif perusahaan-perusahaan tersebut terhadap lamaran yang dikirimkan. || Jika banyak perusahaan yang memberikan tanggapan positif, hal ini bisa mengindikasikan bahwa kemampuan dan kualifikasi pencari kerja sesuai dengan yang dibutuhkan oleh DUDI.||
- Banyaknya perusahaan yang mengundang wawancara → Variabel ini mengukur seberapa besar peluang pencari kerja untuk mengikuti tahap wawancara setelah melamar pekerjaan. || Jika banyak perusahaan yang mengundang wawancara, ini bisa mengindikasi bahwa pencari kerja memiliki profil yang menarik bagi perusahaan-perusahaan tersebut.||
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat membantu:
- Menilai saturasi dunia kerja untuk program studi tertentu
- Mengindikasi situasi DUDI dan mengindikasi seberapa besar upaya yang harus dilakukan oleh lulusan untuk menembus dunia kerja.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Tingkat Pengangguran Terbuka
Menurut Organisasi Ketenagakerjaan Internasional/International Labour Organization (ILO), pengangguran terbuka adalah mereka yang saat ini tidak bekerja dan tidak aktif mencari kerja dalam 4 minggu terakhir.
Jawaban atas pertanyaan di atas dapat memberikan gambaran tentang:
- Seberapa cepat alumni mulai mengambil langkah untuk memasuki dunia kerja baik sebelum lulus maupun setelah lulus.
- Efektivitas program pendidikan kampus dalam membantu alumni mencapai tujuan karir mereka.
➡️ ##Kuesioner Opsional : Penyebab Ketidakselarasan Horizontal dan Vertikal
Bagian ini akan menggali lebih jauh penyebab dari ketidakselarasan baik horizontal (kesesuaian pekerjaan dengan disiplin keilmuan) maupun vertikal (kesesuaian pekerjaan dengan jenjang kesarjanaan) sehingga dapat diperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai situasi ketidakselarasan tersebut.
Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat memberikan wawasan tentang:
- Faktor-faktor yang memengaruhi keputusan karir alumni, seperti faktor ekonomi, peluang kerja yang terbatas, atau keinginan untuk mengembangkan keterampilan di luar bidang studi mereka.
- Informasi ini dapat membantu pihak kampus untuk memahami lebih baik tantangan yang dihadapi oleh lulusan dalam memasuki dunia kerja.
- Bahan pertimbangan untuk merancang program pendidikan yang lebih sesuai dengan kebutuhan industri dan dunia kerja saat ini.
🖥️ Aplikasi Tracer Study Arkatama memudahkan Pengumpulan Data dan Pelaporan ke PDDikti
Salah satu sistem atau aplikasi yang sudah mengimplementasikan dan menyesuaikan dengan regulasi PDDikti adalah Platform Tracer Study Arkatama. Platform ini dapat digunakan sebagai sarana evaluasi dan pengembangan kampus melalui data-data yang diperoleh dari alumni.
Tracer Study Arkatama menyediakan berbagai fasilitas yang dapat digunakan oleh lulusan atau alumni, perguruan tinggi, dan perusahaan seperti:
1. Menjalankan program Tracer Study Sesuai Standar PDDikti untuk memudahkan Pelaporan
Aplikasi Tracer Study Arkatama menyediakan tracer study yang dapat digunakan untuk memenuhi IKU-1. Sesuai dengan standar PDDikti, setidaknya terdapat 3 kuesioner yang harus diisi oleh alumni dalam jangka waktu 2 tahun, diantaranya pra tracer study, tracer study 1, dan tracer study 2.
Agar sesuai dengan standar PDDikti, penyusunan instrumen kueisoner tracer study harus berdasarkan format dari Dikti.
Bagaimana format instrumen kueisoner tracer study sesuai standar Dikti?
Cek di part sebelumnya “Lalu, bagaimana bentuk format dan contoh kuisioner yang wajib ada dalam Tracer Study?”
Satu keuntungan lain jika kampus menggunakan Aplikasi Tracer Study Arkatama, yakni memudahkan kampus mengunggah data hasil tracer study ke situs yang disediakan Kemendikbudristekdikti. Bagaimana caranya? Berikut langkahnya:
- Siapkan hasil tracer study → Proses penyiapan file excel hasil tracer study dapat dilakukan melalui Aplikasi Tracer Study Arkatama. Dengan memilih menu Pelaporan Tracer Study pada aplikasi. Kemudian klik tombol Export Excel pada periode dan jenis tracer study yang akan dilaporkan.
- Unggah data ke web tracer study Kemdibudristekdikti → Pihak kampus dapat masuk ke akun kampus pada website tracer study Kemendikbud. Setelah itu, pilih menu Unggah Data > klik tombol Pilih Dokumen > silakan pilih dokumen yang sudah disimpan pada proses sebelumnya> klik tombol Unggah Dokumen.
2. Penyebaran Pesan Kuesioner untuk Alumni secara Otomatis
Dengan kemudahan akses yang diberikan Aplikasi Tracer Study Arkatama, kampus tidak perlu repot Kampus tidak perlu lagi menghubungi alumni satu-persatu. Karena Arkatama telah menyediakan fitur pesan kuesioner otomatis akan dikirimkan ke nomor/email mahasiswa yang telah lulus secara berkala sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Fitur ini dapat membantu kampus untuk meningkatkan respons rate terhadap kuesioner yang dikirimkan. Dengan mengirimkan kuesioner secara otomatis, kampus dapat menghemat waktu dan tenaga dalam proses pengiriman kuesioner serta memastikan bahwa semua alumni menerima kuesioner dengan tepat waktu.
3. Membuka Portal Lowongan Kerja & Event
Platform Tracer Study Arkatama memfasilitasi para alumni dalam bentuk portal lowongan kerja yang dapat diakses melalui website. Portal lowongan kerja ini bertujuan untuk membantu alumni mencari peluang kerja yang sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keterampilan mereka.
Portal ini menyediakan berbagai fitur, seperti Penyediaan Informasi Lowongan, Filter Pencarian, Pemberitahuan Lowongan, Pendaftaran Online, dan Informasi Karir.
Selain informasi lowongan kerja, portal ini juga dapat menyediakan informasi dan tips tentang karir, seperti cara membuat CV yang baik, persiapan wawancara, dan pengembangan keterampilan.
Aplikasi Tracer Study Arkatama juga menyediakan informasi berbagai event yang diselenggarakan oleh mitra perusahaan sehingga dapat meningkatkan keterampilan alumni untuk menambah peluang lolos seleksi lamaran.
4. Outcome Tracer Study dan Data Alumni yang dapat diakses publik
Data jawaban dari kuesioner tracer study dapat diakses oleh publik kapan saja dan dimana saja melalui platform publik. Data tersebut dapat digunakan untuk memberikan gambaran mutu dari kampus.
5. Fasilitas untuk Mitra Karir
Selain memberikan fasilitas kepada alumni, Aplikasi Tracer Study Arkatama juga memberikan fasilitas kepada para mitra karir yang telah bekerjasama dengan kampus berupa publikasi lowongan kerja & magang, publikasi event company talk, career fair, dan campus hiring.
So, what are you waiting for? Mari Sukseskan Pelaksanaan Tracer Study untuk Peningkatan Mutu Pendidikan dan Akreditasi bersama Arkatama 💁🏻♀️
Kegiatan tracer study yang dilaksanakan oleh kampus sejatinya adalah untuk kebaikan kampus dan mahasiswa.
Melihat masih kami jumpai beberapa kampus yang mengalami kendala dalam pelaskanaan tracer study, Arkatama turut hadir menawarkan solusi untuk memudahkan kampus menjalankan aktivitas ini melalui Platorm Tracer Study Arkatama.
Platform ini merupakan sistem informasi pengelolaan data alumni perguruan tinggi agar database yang dimiliki kampus dapat terstruktur dengan baik.
Tracer study di perguruan tinggi seringkali sulit dilakukan karena beberapa faktor, seperti:
- Kendala dalam mengumpulkan data dari alumni yang mungkin sudah tersebar di berbagai lokasi
- Kurangnya partisipasi dari lulusan yang sibuk dengan karier atau kehidupan pribadi mereka
- Keterbatasan sumber daya dan teknologi untuk melacak jejak alumni dengan akurat
Fitur-fitur yang tersedia di Aplikasi Tracer Study Arkatama salah satunya telah mendukung pelaporan data tracer study ke Kemendikbud.
Selain itu, terdapat fitur lain berupa fleksibilitas untuk input jenis pertanyaan apakah pertanyaan untuk jawaban pilihan ganda atau jawaban kalimat panjang.
Jadi, jika Anda ingin membangun masa depan pendidikan yang lebih baik dan mensukseskan pelaksanaan Tracer Study yang sesuai standar PDDikti, Arkatama siap menjadi mitra Anda. Kami bukan sekadar penyedia jasa pembuatan Aplikasi Tracer Study, tetapi kami adalah mitra dalam perubahan.
Kami selalu berfokus pada kebutuhan Anda, menjaga kualitas pelayanan, dan selalu siap untuk beradaptasi dengan perubahan tren di dunia pendidikan. Platform Tracer Study yang berkualitas dan ramah pengguna siap menunggu.
Sudah siap meningkatkan akreditasi dan mutu pendidikan perguruan tinggi? Segera bergabung dengan Platform Tracer Study Arkatama. Anda dapat sukses laporan tracer study, membangun kerjasama mitra dan mendukung pusat karir kampus hanya dalam satu aplikasi.
Jangan ragu untuk menghubungi kami 👉🏻disini👈🏻, karena kami berkomitmen untuk membantu Anda membangun masa depan pendidikan yang lebih baik.
Ingin bertanya atau mempunyai masukan serta tambahan terkait tulisan ini?
Silahkan ketik pertanyaan, masukan dan tambahan tersebut di Bagian Response di bawah.
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca.. 😊
Written by : Wiwit S.N. (Arkatama Marketing Team)
