UX Case Study : Fitur Project Management dengan Implementasi Metode Scrum pada Hub Arkatama
Salah satu faktor kesuksesan sebuah tim dalam mengembangkan sebuah produk digital tentunya dapat ditentukan oleh framework SDLC atau kerangka kerja siklus hidup pengembangan sistem yang digunakan oleh tim tersebut. Terdapat banyak framework SDLC yang tersedia, tentunya kita dapat memilih salah satu framework yang tepat untuk diterapkan di dalam tim. Salah satu framework yang dapat kita pilih yaitu framework SDLC Agile dengan metode Scrum.
Scrum membagi bakclogs produk dalam beberapa capaian yang pendek (Norman Sasono, 2015).
Oleh karena itu, kita dapat menangani sebuah perubahan dengan cepat serta waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan produk digital relatif lebih cepat dan efisien. SDLC Scrum adalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang didasarkan pada pendekatan iteratif dan inkremental. Ini berarti bahwa proyek perangkat lunak dikembangkan melalui serangkaian tahap yang terus-menerus dan saling terkait, dimana setiap tahap menghasilkan versi baru dari perangkat lunak yang dapat digunakan.
Project Management adalah fitur manajemen proyek (berbasis web) untuk mempermudah tim dalam mengelola kebutuhan tim dan mengelola manajemen proyek pengembangan sebuah produk digital dengan penerapan SDLC Scrum.
Project Management merupakan salah satu tugas proyek dari program MSIB di PT Arkatama Multisolusindo. Tim yang ditugaskan dalam proyek ini terdiri dari Alvin Ade Sindy, Jangkung Pangestu Aji, Faurika, dan Mohammad Subkhan selaku programmer, Fitrah Fajriati dan Chausar Oktavian P. selaku Software Tester & Documentator, serta M. Fata Habibullah (Saya) selaku UI/UX Designer.
Project Duration
Oktober 2022 — Desember 2022, dengan durasi pengerjaan 8 minggu.
Project Goals
Merancang fitur Project Management yang memungkinkan pengguna (tim) untuk dapat mengelola tim dalam pengembangan sebuah proyek digital dengan lebih efektif dan efisien.
Tools
Figma, Notion, Spread Sheet, dan Meet
Design Process
Understanding The Problem
Setelah mendapatkan brief dan arahan terkait project dan goal yang akan dicapai. Langkah selanjutnya adalah merumuskan beberapa pertanyaan untuk user interview dengan target user yang terlibat dalam proyek pengembangan sebuah produk digital. Penelitian dilakukan dengan metode User Interview kepada beberapa user. Interview tersebut bertujuan untuk mengetahui kebutuhan pengguna dan framework yang cenderung diminati pengguna. Metode yang saya gunakan dalam mendesain fitur ini yaitu menggunakan metode Design Thinking.
Berdasarkan hasil interview dengan beberapa user, 4 dari 5 user yang diinterview menyatakan bahwa alur kerja yang diterapkan dalam tim mereka masih terbilang kuno dan kurang efektif, karena ketika mengerjakan sebuah task dari proyek tersebut masih menunggu rekan satu timnya harus selesai terlebih dahulu baru mereka dapat mengerjakan tasknya. Hal tersebut mengurangi nilai efektivitas mereka dalam bekerja karena ada waktu yang terbuat.
3 dari 5 user yang diinterview cenderung lebih suka menggunakan alur kerja yang memungkinkan seluruh anggota tim melakukan tasknya dengan terstrukutur di waktu yang bersamaan dan dapat menggunakan waktu lebih efektif.
Berdasarkan hasil empathize, user ingin dapat mengerjakan task dalam sebuah proyek dengan memaksimalkan waktu yang mereka miliki untuk mencapai target mereka tanpa perlu saling tunggu dengan rekan timnya
Define The Problem
- Problem yang user alami yaitu dalam mengerjakan sebuah task dalam sebuah proyek, user harus menunggu task dari rekan timnya selesai terlebih dahulu.
- Dalam mengerjakan sebuah task di dalam sebuah proyek, banyak waktu yang terbuang karena tasknya bersifat estafet.
Create The Solutions
Untuk mengatasi masalah tersebut, alur kerangka kerja atau framework yang tepat untuk digunakan yaitu menggunakan SDLC Scrum. Metode ini menekankan pada pengembangan perangkat lunak secara bertahap dan bertahap, sehingga tim pengembang dapat secara terus-menerus mengadaptasi dan mengubah rencana mereka sesuai dengan kebutuhan yang muncul selama proses pengembangan.
Dalam SDLC Scrum, proyek perangkat lunak dikelompokkan menjadi serangkaian “sprint”, yang masing-masing merupakan periode waktu yang singkat (biasanya sekitar dua minggu) dimana tim pengembang bekerja untuk menyelesaikan sejumlah tugas yang telah ditetapkan. Sehingga hal tersebut dapat menjawab dan menjadi solusi dari masalah yang dihadapi oleh user.
Berdasarkan hal tersebut, solusi yang dirumuskan yaitu membuat fitur Project Management dengan implementasi SDLC Scrum guna mengelola tim dan meningkatkan efektivitas dalam mengelola proyek pengembangan produk digital.
Priority Solutions
Fitur ini memiliki fitur utama yaitu CRUD data proyek bagi role admin/Scrum Master untuk memilih anggota tim yang akan ditugaskan, product goal dari proyek tersebut, backlog task yang akan dikerjakan, serta data — data artefak Scrum lainya. Selain itu role ini juga dapat memantau progres pengerjaan backlog atau task yang ditugaskan guna menyelesaikan proyek tersebut.
Sedangkan bagi role member/Tim Development dapat mengakses informasi seputar proyek yang ditugaskan kepada mereka serta dapat menambahkan backlog atau task yang perlu mereka kerjakan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Selain itu user dengan role ini dapat melaporkan progres serta dokumentasi hasil pekerjaan mereka agar dapat dimonitoring oleh Scrum Master.
User Flow
User Flow atau Alur Pengguna bertujuan untuk memvisualisasikan alur bagaimana pengguna dapat berinteraksi dengan produk digital. Dalam proyek ini terdapat 2 user flow yang dibedakan berdasarkan role penggunanya yaitu role admin/Scrum Master dan role member/Tim Developer. Hal tersebut diambil berdasarkan role yang ada pada SDLC Scrum.
Dalam flow di atas, admin atau Scrum Master memiliki akses untuk menambahkan project, data terkait project, member tim yang ditugaskan, serta mengisi seluruh kebutuhan detail dari project berdasarkan artefak dan event yang ada di SDLC Scrum.
Sedangkan untuk flow member/Tim Development dapat mengakses project yang di assign ke member dalam sebuah tim. Akses tersebut yaitu untuk melihat detail project sebagai pegangan dalam mengerjakan project tersebut. Selain itu member dapat menambah backlog dan meng-update progress di setiap backlog guna update dan monitoring dari Scrum Master terkait progress dari pengerjaan project tersebut.
Selain itu, fitur ini juga ber-relasi dengan fitur backlog pada sidebar di dashboard yang berisi keseluruhan backlog dari setiap project yang berjalan di PT Arkatama Multi Solusindo. Tujuan dari fitur tersebut yaitu agar user dapat mengakses backlog tanpa perlu mengakses detail project.
Pada flow di atas user dengan role Admin/Scrum Master dapat melihat dan mengakses seluruh backlog dari setiap project yang berjalan secara general. User dengan role Admin/Scrum Master juga dapat mengakses detail progress dari setiap backlog.
Sedangkan untuk flow backlog bagi user dengan role Member/Team Development akses fitur backlognya hanya sebatas backlog dari project yang di assign ke member tersebut.
Information Archictecture
Berdasarkan user flow yang sudah digambarkan sebelumnya, berikut merupakan Information Architecture sebagai acuan kerangka dan blue-print dari fitur Project Management dari segi user dengan role Admin/Scrum Master dan role Member/Team Development.
Sedangkan berikut merupakan Information Architecture dari fitur Project Management dengan role member/Team Development.
Wireframe
Dari user flow dan information architecture yang sudah disusun, berikut tampilan wireframe dari fitur Project Management untuk role Admin/Scrum Master. Dikarenakan keterbatasan waktu bagi tim developer dalam merealisasikan hasil desain ke dalam bahasa pemrograman, maka implementasi SDLC Scrum kami susun dan rangkai dengan menggunakan data tabel dan menggunakan fitur “Grocery” di sisi pemrograman.
Sedangkan di bawah ini merupakan tampilan wireframe dari fitur Project Management untuk role Member/Team Development.
Design System
Untuk menjaga konsistensi desain dan keselarasan tampilan interface, saya mengikuti style guide yang sudah digunakan pada aplikasi Hub Arkatama yang sudah disusun terlebih dahulu oleh mentor saya
. Dalam penggunaannya, kami juga menambahkan beberapa update dan penyesuaian terhadap komponen yang sudah tersedia berdasarkan kebutuhan yang dibutuhkan tanpa merubah style guide.
Dengan menggunakan Design System di atas, dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam mendesain. Saya dapat menghindari waktu yang terbuang untuk membuat hal-hal yang sudah ada. Ini juga dapat membantu menghindari masalah desain yang mungkin terjadi jika setiap orang di tim desain mengembangkan desain secara terpisah.
Hight-Fidelity
Dalam mendesain High-fidelity untuk tampilan interfacenya, saya menggunakan design system yang sudah tersedia untuk menjaga keselaran dan konsistensi dari desain. Dari segi interface, terdapat beberapa perbedaan antara desain interface dari fitur Project Management dengan role Admin/Scrum Master dengan role Member/Tim Developer. Hal tersebut berdasarkan perbedaan hak akses antara kedua role tersebut.
Prototyping
Tujuan dari prototyping adalah untuk membuat versi awal dari sebuah produk digital seperti aplikasi atau situs web untuk diuji coba dan diperbaiki sebelum dilakukan pengembangan lebih lanjut. Prototyping juga dilakukan untuk membantu saya untuk memvisualisasikan dan menguji ide — ide secara efektif, serta memberikan masukan dan umpan balik yang berguna dari pengguna. Dengan demikian, prototyping dapat membantu untuk meningkatkan kualitas dan kepuasan pengguna terhadap produk tersebut.
Design Hand-Off
Design hand-off adalah proses yang ketika seorang desainer selesai menyelesaikan desain mereka dan menyerahkannya ke tim pengembang untuk dibuat menjadi sebuah produk atau fitur yang sebenarnya. Dalam proses hand-off, saya berdiskusi bersama tim programmer dan mendemokan prototype fitur Project Management sehingga tim programmer dapat memahami flow dan alur dari fitur tersebut, selain itu saya juga menerima saran dan masukan dari tim programmer guna mengembangkan fitur agar dapat menjadi lebih baik. Setelah itu, saya memberikan akses kepada tim programmer untuk mengakses file desain guna kepentingan developing.
Pada tahap developing-pun, saya tetap berkomunikasi dan berkordinasi dengan tim programmer agar dapat meminimalisir kesalahan pemahaman dari desain yang telah kami susun. Dengan demikian, proses hand-off desain dapat membantu menjamin bahwa produk yang dikembangkan sesuai dengan harapan desainer dan memenuhi kebutuhan user.
Design Validation & User Testing
Testing Methode
Pada tahapan ini, metode testing yang saya gunakan yaitu metode SUS (System Usability Scale). System Usability Scale adalah salah satu metode yang digunakan untuk mengukur tingkat kemudahan penggunaan suatu sistem atau produk digital. SUS sendiri merupakan metode testing yang terdiri dari 10 pertanyaan dan 5 jawaban yang dirancang untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap suatu sistem atau produk digital.
Dalam testing ini saya mengambil 4 responden dengan latar belakang pekerjaan yang sama di bidang IT dan pengembangan produk digital. Berikut merupakan total skor yang diperoleh responden.
Dan di bawah ini merupakan skor yang diraih oleh responden setelah dihitung menggunakan aturan SUS.
Setelah ditemukan skor responden yang dihitung dengan aturan SUS, kemudian skor tersebut dijumlah dan dihitung menggunakan rumus di bawah ini.
Sehingga ditemukan skor dari hasil testing dengan metode SUS yaitu 68,75. Skor tersebut dapat diartikan dengan grade B serta termasuk adjective rating Good.
Selain menggunakan metode SUS, saya juga memberikan kesempatan kepada responden untuk memberikan penilaian dan usul untuk meningkatkan nilai efektivitas dari fitur Project Management. Penilaian dan usulan tersebut saya catat sebagai berikut :
- Secara flow dan alur sudah cukup baik, untuk mempermudah pengguna dalam memahami cara penggunaanya mungkin dapat dibuatkan tutorial penggunaannya baik dalam bentuk tulisan atau video tutorial.
- Karena target penggunanya yaitu mereka yang terlibat di proyek pengembangan produk digital, tampilan interfacenya bisa dibuat lebih fresh lagi karena target penggunanya sudah terlalu sering menggunakan aplikasi atau software yang monoton tampilannya, sehingga ketika mengakses fitur Project Management atau Hub Arkatama pengguna dapat merasakan experience yang berbeda.
Design Iteration
Berdasarkan hasil skor testing dan masukan dari responden, saya akan melakukan brainstorming kembali dan mempelajari hasil pekerjaan sebelumnya. Melihat skor dari hasil testing dengan metode SUS yang mendapat skor 68,75 dimana poin tersebut memiliki selisih yang tipis dengan batas Grade C yaitu skor 68, tentunya pada iterasi selanjutnya saya harus meningkatkan kembali experience dari fitur Project Management serta mempertimbangkan kembali masukan dari responden untuk meningkatkan kualitas fitur Project Management bagi pengguna.
Closing
What I Learn
Sebagai UI/UX Designer dalam proyek ini, banyak hal berharga yang saya pelajari. Mulai dari bagaimana memahami masalah yang akan di atasi, mempelajari ilmu baru seperti SDLC Scrum dengan detail agar dapat diimplementasikan dalam fitur yang dikerjakan, saya juga belajar berkoordinasi dengan Programmer terkait bagaimana manajerial timeline dalam pengerjaan proyek ini, serta bagaimana mempresentasikan hasil kerja tim kepada stakeholder lainnya.
Di sisi lain saya juga banyak belajar terkait bagaimana saya dapat melihat dan menilai desain saya dari kaca mata Programmer dan bagaimana saya dapat membuat sebuah desain yang tidak membebani Programmer terlalu berat dalam pengerjaan proyek dengan timeline 2 bulan ini. Hal tersebut sangat berharga tentunya karena ke depan kita akan selalu berkolaborasi dengan Progammer dan stakeholder lainnya dalam sebuah proyek pengembangan produk digital sehingga kita juga dapat menghasilkan output yang maksimal.
What I Can Improve
Tentunya banyak hal yang dapat saya tingkatkan setelah terjun sebagai UI/UX Designer dalam proyek ini mulai dari hardskill pada skill UI dan UX saya dan softskill seperti bagaimana berkordinasi dengan stakeholder lain seperti Programmer dalam proses pengerjaan sebuah proyek pengembangan produk digital, karena kordinasi merupakan hal penting ketika kita terjun dalam sebuah tim, hal tersebut juga dapat menjadi faktor utama dalam keberhasilan tim kita dalam proyek pengembangan produk digital.
