Une Conférence Sans Speaker : L’Open Spaces
J’ai la chance d’aller régulièrement en conférence, et un de mes formats préférés est celui du “Forum Ouvert”.
Qu’est ce qu’un Open Space ?
Le principe d’un Open Space (appelé “Forum Ouvert” en bon français) est d’organiser un endroit à la fois temporel et physique afin de permettre à qui le veut de pouvoir proposer ou demander une discussion sur un sujet précis.
Construit autour de l’idée que le moment le plus intéressant d’une conférence était les pauses cafés, l’open space cherche à construire une conférence qui ne serait plus qu’une grande pause café. Le format a été décrit par Harrison H. Owen dans son livre “Open Space Technology: A User’s Guide”.
Ainsi, c’est une conférence sans programme, ni speaker où le programme est co-construit par les participants au début de la conférence.
Certaines conférences sont intégralement construites sur ce format (les conférences SoCraTes par exemple). Mais la plupart des open spaces ont lieu sur une demi-journée ou une journée dédiée lors d’une conférence au format plus traditionnelle (Sud Web, nCraft ou Agile France par exemple).
Pourquoi je préfère le format Forum Ouvert aux formats traditionnels des conférences ?
L’Open Space permet de garantir une réelle adéquation entre le public de la conférence et les sujets qui sont proposés. En effet, il est possible de se créer son propre programme en demandant à ce qu’un sujet soit abordé. De plus ces conférences sont l’occasion de proposer des sessions en comité réduit et donc plus nombreuses ce qui augmente la variété des thématiques.
De même, si un sujet vous a intéressé pendant une session, vous pouvez proposer une nouvelle session pour approfondir le sujet. Ainsi les forums ouverts permettent d’avoir une programmation organique qui évolue pendant la conférence avec des sessions qui se répondent les unes aux autres. J’apprécie beaucoup ce côté-surprise dans ces conférences, qui offre aussi la possibilité d’avoir des sujets beaucoup plus avancés qu’habituellement.
Enfin le fait qu’il n’y ait pas cette dichotomie orateurs / participants (tout le monde est les deux à la fois), permet de casser la distance qui peut apparaître dans des conférences traditionnelles. Cela se traduit très souvent par beaucoup plus d’interactions entre les participants.
Comment organiser un Open Space ?
Organiser un forum ouvert n’est pas très compliqué, il vous faut plusieurs espaces équipés de supports pour permettre l’échange (paperboard, whiteboard, video-projecteur).
Ajoutez un grand espace pour rassembler tout le monde en début de session, et pouvoir présenter puis afficher le programme. Comme vous le voyez, sur l’image juste en dessous, le programme est présenté sous forme d’un grand tableau mettant en relation les horaires avec les lieux disponibles pour organiser les sessions.
Avant le début de l’open space, les participants qui le souhaitent, peuvent proposer ou demander une session sur un sujet. Ils vont alors venir présenter la thématique devant l’assemblée pour ensuite placer un marqueur (souvent un post-it A4) au croisement du créneau horaire et de la salle où la session aura lieu.
Ces moments où les sujets sont présentés à l’ensemble de l’audience sont appelées “place de marché”.
Les principes d’un open space
Harrison Owen a défini 5 principes qui gouvernent les forums ouvert (librement traduit de l’anglais par moi-même) :
- “Quelque soit les participants, ce sont les bonnes personnes.” L’idée est que vous n’avez pas besoin d’avoir des experts ou d’être 100 pour créer une session intéressante. Les personnes concernées par la session sont les bon individus pour la mener.
- “Quelque soit l’heure ou ça démarre, c’est le bon moment.” Les open spaces étant auto-organisés les sessions peuvent prendre place n’importe quand, à midi comme à minuit…
- “Où que ce soit, c’est le bon endroit.” Tout comme le principe précédent, il s’agit de rappeler que faire une session dans le jardin, dans un couloir ou au bar est tout à fait possible (et encouragé).
- “Quoi qu’il arrive, c’est la seule chose qui aurait pu se passer, et préparez vous à être surpris !” Ici Harisson Owen veut rappeler que les lamentations ou plaintes n’ont pas leurs place dans ce format.
La deuxième partie explique justement que l’interêt des open space vient du fait que l’on ne sait pas forcément à quoi s’attendre. - “Quand c’est fini, c’est fini ! (pour cette session)” Même si une session est très intéressante et pourrait être continuée pendant des heures, il est important de respecter un planning pour permettre à l’open space de se dérouler dans de bonnes conditions.
Le corollaire est aussi vrai, n’hésitez pas à abréger une session si vous sentez que vous avez fait le tour de la question.
La loi des deux pieds
En plus des cinq principes que l’on vient de voir, une loi très importante vous permettra de tirer un maximum de ce type d’évènement, il s’agit de la “loi des deux pieds” :
Si pendant que nous sommes ensemble vous vous trouvez, à n’importe quel moment, dans une situation ou vous n’êtes ni en train d’apprendre ni en train de contribuer, utilisez vos deux pieds et allez autre part.
Cette loi est la clé pour maximiser le retour sur investissement d’un forum ouvert. Vous devez créer votre propre conférence : contrairement à une conférence classique où l’on est censé rester pendant toute la durée d’une session, un open space vous invite à changer de session si vous ne tirez rien de la session dans laquelle vous êtes.
De cette façon vous vous garantirez que vous allez passer l’intégralité de la conférence à apprendre ou transmettre ce qui reste l’objectif premier d’un évènement de ce type.
Comment réussir son Open Space ?
Si organiser un forum ouvert n’est pas forcément très complexe, le réussir est parfois un peu plus délicat.
Casser le réflexe : un orateur, des spectateurs
Le schéma traditionnel des conférences à tendance à rendre les spectateurs assez passifs concernant le déroulement des sessions. Reproduire ce comportement pendant un open space est le meilleur moyen de passer complètement à côté des avantages du format. Il est donc très important que les participants comprennent que tout le monde est à la fois spectateur et orateur.
Pour casser la distance qui peut se créer entre un orateur et les spectateurs, vous devez éviter la disposition classique sous forme de salle de conférence pour les lieux qui vont accueillir les sessions. Supprimer tout élément qui se trouve entre l’audience et l’orateur. Tables, estrades … sont à bannir.
Ensuite, méfiez-vous du format des sessions proposées, évitez si possible d’avoir trop de sessions sous forme de présentations préparées. En effet ce format empêche généralement l’audience de participer, le speaker déroulant un talk que lui seul maîtrise. Sans supprimer totalement ce type de format, essayez de privilégier des discussions ouvertes autour d’un paperboard.
N’oubliez pas d’encourager et de rappeler qu’il est possible de demander une session sans être la personne qui va la présenter. N’importe qui peut demander à ce qu’une thématique soit abordée, pour en apprendre plus sur le sujet. Si vous êtes débutant, vous pouvez demander à l’audience si des personnes plus expérimentés veulent bien expliciter une thématique qui vous intéresse. C’est l’occasion d’avoir des sessions très intéressantes qui répondent parfaitement à la demande de l’audience.
De façon générale, évitez les sessions où une personne peut monopoliser complètement la parole, et essayer de maintenir une dynamique ou les sessions sont des lieux d’échanges et de discussions au lieu d’une simple transmission de savoir unidirectionnelle.
Créer la bonne dynamique
Avoir une bonne dynamique de groupe est essentiel pour réussir un forum ouvert. Voici quelques éléments que j’ai identifiés comme étant des facteurs de réussite.
Une des erreurs que j’ai vue dans des évènements proposent un mélange entre format traditionnel et format open space est de placer des tracks de conférences en parallèle de l’open space. Cela provoque un drainage complet des participants à un open space et réduit d’autant son potentiel succès.
Bien entendu dans ce type de format la bienveillance et la maturité des participants sont primordiales. La réussite de ce format repose avant tout sur le fait que les participants ne se sentent pas jugés, ni critiqués, s’ils présentent quelque chose. Réussir à mettre en place cette atmosphère est très difficile, mais aussi déterminant pour réussir son Open Space.
J’ai aussi remarqué que souvent les participants n’utilisaient pas assez la loi des deux pieds, lors des forums ouverts. Or, c’est, d’après moi, une des règles capitales pour tirer le maximum de ces évènements. En effet, l’intérêt du format vient de la diversité des thématiques. Ainsi, dès que vous n’apprenez plus rien sur une thématique allez voir quelque chose qui vous intéressera davantage.
Essayez de proposer au moins deux places de marché, et cela pour deux raisons :
- Permettre d’avoir des sujets qui sont des prolongements des thématiques abordées pendant la première place de marché. Et ce sont généralement les plus intéressants.
- Permettre à des participants, intimidés à l’idée de présenter un sujet lors de la première place de marché, de se rendre compte de ce qu’est un open space et donc d’oser proposer quelque chose lors de cette deuxième session.
Enfin, même si la conférence est en partie auto-organisée, il est important que les sessions se finissent à l’heure, car généralement une autre session prend place dans le même espace, sur le créneau horaire suivant. Les participants qui souhaiteraient continuer la discussion sont donc invités à continuer dans un endroit public. Ou, ils peuvent reprogrammer une nouvelle session sur le sujet, lors de la prochaine place de marché.
J’espère que cet article vous aura donné envie de participer ou organiser un évènement de type open space ! Si l’article vous a plu, n’hésitez pas à le partager.
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