Санхүүгийн систем сонгох нь …

Санхүүгийн систем нэвтрүүлэх нь ганц програм хангамжийн үнэ үйлчилгээний хөлс гэхээсээ илүүтэйгээр түүнд зарцуулж байгаа хүний нөөц болон цаг хугацаа гэдэг утгаараа зардал чирэгдэл ихтэй ажил юм. Нийлүүлэгч байгууллагын “манай програмыг авснаар үйл ажиллагаа сайжирч, ашиг орлого нэмэгдэнэ” гэсэн амлалтад найдан хэт өндөр хүлээлттэй болсон байгууллагууд хэсэг хугацааны дараа тэрхүү төсөөлөл нь юу ч үгүй замхрахыг харах нь цөөнгүй. Энэ үл ойлголцолыг багасгах, мөн анхнаасаа “тохирсон” систем сонгоход тань туслах зорилгоор бид энэхүү бичвэрийг бичлээ.

Байгууллагууд юун дээрээ алддаг вэ?

“Буруу” сонголт хийхэд хүргэдэг алдаануудыг ерөнхийд нь доорх гурван бүлэгт хувааж үзэж болно.

1. Байгууллага өөрсдийнхөө дотоод үйл ажиллагааг буруу дүгнэснээс, мөн үүнээс улбаалан хүлээлтээ буруу тодорхойлсноос,
2. Нийлүүлэгч байгууллага буюу системээ буруу таньснаас,
3. Борлуулалтын дараах үйлчилгээ эсвэл урт хугацаан дахь өөрчлөлтийн менежмент дутснаас.

Эхний алдааг гаргах шалтгаануудыг задалж үзвэл:

• Судалгаа хийхдээ хангалттай хугацаа эсвэл хүн хүч гаргаагүй,
• Шийдвэр гаргасан хүн нь дотоод үйл ажиллагаагаа сайн мэдээгүй,
• Эсвэл өдийг хүртэл ажиллаж ирсэн үйл ажиллагаандаа хүчээр тааруулах гэж оролдоод байдаг

Хэдий энэ үе шат нь харилцагч байгууллагын дотоод асуудал мэт боловч, Сайн програм хангамжийн компаниуд танай байгууллагад зориулаад үнэгүй зөвлөгөө өгчихдөг юм.

Харин 2 дахь алдаа буюу систем/нийлүүлэгчээ зөв танихад нь туслах үүднээс санхүүгийн систем, ERP-нуудыг ангилж харуулъя.

Санхүүгийн системүүд болон тэдгээрийн ангилал

Системүүдийг зориулалт, бүтэц, технологи, бизнес модел гэх зэргээр хэд хэдэн хэсэгт ангилж болно.

Төвшин

Аж ахуйн нэгж байгууллага бүр том жижгээсээ болон үйл ажиллагаанаасаа болоод харилцан адилгүй байдаг шиг тэдгээрийн шаардлага хэрэгцээг хангахад зориулж бүтээгдсэн системүүд ч төвшнөөрөө ялгарч ангилагддаг.

1. Жижиг/дунд ААН-д зориулсан,
   Танай байгууллага цомхон үйл ажиллагаатай, борлуулалт гүйлгээ ихтэй ч тэдгээр нь ерөнхийдөө нэг хэвийн бол энэ ангилалд багтана. Энэ төвшний системүүд ч ашиглахад энгийн амархан байдгаараа онцлог.
   Зүйрлэж хэлбэл 2 хэмжээст матриц (хүснэгт) шиг ойлгож болно, нэг өгөгдөл оруулаад нөгөө үр дүнгээ авчихна.
2. Дунд болон дундаас дээш ААН-д зориулсан,
   Байгууллага томрохын хэрээр, үйл ажиллагаа нь нэг хэвийн байхаа больж бие даасан тус тусын үүрэг бүхий модулиуд шаардагдаж ирдэг. Жишээ нь Санхүүгийн системийн хувьд авлага/өглөгүүдээ өмнөхөөсөө илүүтэйгээр төрөлжүүлэн бүртгэх, Бараа материал дээрх өртөгтөө үйлдвэрлэл, нэмэлт зардлыг оролцуулах шаардлагатай болох, Дансны бичилтээ өөрийн хүссэн байдлаар зохиох гэх мэт.
   Зүйрлэж хэлбэл олон хэмжээст матриц (шоо, тесеракт) шиг ойлгож болно, ганц өгөгдлөөс биш, хэд хэдэн өгөгдөл нийлж нэг утга гаргадаг.
3. Мега энтерпрайз буюу комплекс үйл ажиллагаатай ААН-д зориулсан
   Өмнөх 2 ангиллын нийтлэг зүйл нь, систем нь тодорхой стандартын дагуу ажилладаг нь юм. Тэдгээрийг ашиглаж буй байгууллага ч мөн системээрээ уягдаад тэрхүү стандартын дагуу үйл ажиллагаагаа явуулна.
   Тэгвэл энэ ангилалд ороод ирэхээр, байгууллага өөрөө өөрийнхөө стандартыг тодорхойлдог юм. Ямар нэг хатуу системд баригдах боломжгүй болоод өөрийнхөө үйл ажиллагааны онцлогт тааруулж системээ өөрчлөнө гэсэн үг.
   Энэ төрлийн системүүд нь маш том, маш комплекс байдаг бөгөөд тэр утгаараа ч өртөг нь их өндөр гардаг. (хэдэн зуун мянгаас хэдэн арван сая доллараар хэмжигдэх нь бий.) Гадны системүүдээс энэ ангилалд Oracle, SAP зэрэг нь дэлхийд толгой цохидог бол, монголдоо Veritech энэ ангилалын нэг жишээ нь юм.
   Зүйрлэбэл, матриц бүтцээ алдаад, хэлбэргүй болоод ирж байна гэсэн үг.

Өөрийнхөө үйл ажиллагааны онцлогт таарсан төвшний систем сонгох нь нэгт өртөг хоёрт хий чирэгдэл авчрахгүй сайн талтай юм.

Технологи

Систем бүр нь өөрийн төвшинг тодорхойлоод, тэрэндээ “таарсан” технологио сонгож хөгжүүлэгддэг. Та “тэр технологи нь, юун дээр яаж хийгдсэн нь маньд ямар хамаа байна?” гэж асууж магадгүй. Тэгвэл одоо тэрийг тайлбарлаж өгье.

Технологийн чиг хандлагыг харахад, та бид Desktop-с web-рүү, Web-с mobile-руу шилжиж байна. Хийдэг ажлууд ашигладаг зүйлс маань энэ урсгалыг дагаад өөрчлөгдөж байгааг анзаарч байгаа байх. Ирээдүйд, mobile-с AR/VR (Augmented reality, virtual reality) руу шилжинэ гэж үзэж байгаа. Мөн зөвхөн харах, бичих биш, дуу хойлоогоороо технологитой харьцаж эхэлж байна. (Amazon Echo, Google Home гэх мэт).

Гэвч бизнест зориулсан буюу, санхүүгийн систем, ERP-н хувьд яг энэ хурдыг арай гүйцэж чадахгүй, хойх нь талд нь дагаж байна. Учир нь бизнесийн хэрэглэгчийн шаардлага, хэрэгцээ нь хэтэрхий их болчихоод байдагт юм. Иймд бүгдээрээ одоогоор хамгийн ихээр ашиглагдаж байгаа Desktop болон Web-д суурилсан гэдэг хоёр ангилалаар ялгаж авч үзье.

(Egulen, OMC, BGBT гэх мэт mobile шийдэлүүд байгаа ч, mobile дээр суурилсан санхүүгийн систем (ERP) гэдэг утгаараа биш, тэдгээрийн туслах модуль байдлаар хийгдэж байгаа учир энд оруулсангүй)

Ингээд Desktop болон Web-based-н давуу болон сул талуудыг жагсааж үзье.

Desktop

• Давуу тал: Хэрэглэгчид ойр.
  Шууд хэрэглэгчийн компьютерт сууж ажилладаг учир, хариу үйлдэл хурдан үзүүлдэг. Өгөгдөл нь дотоод сүлжээнд, тооцоолол нь өөрийн компьютерт учир дунд төвшний тооцоолол нь их хурдан.
• Давуу тал: Технологийн боломж (client)
  Мөн их олон жил хөгжүүлэгдсэн (технологийн боломж гэдэг утгаараа) учир том нүсэр ажлыг хийхэд илүү хялбар байдаг.
• Сул тал: Ашиглалт.
  Ашиглахын тулд заавал тухайн компьютерт суулгах шаардлагатай. Тэр нь эргээгээд шинэчлэх, үйлчилгээ үзүүлэх, компютерээ солих зэрэгт хүндрэл үүсгэх нь бий.
• Сул тал: Суурилуулалт.
  Байгууллагын дотоод сүлжээнд суурилуулдаг учир, нэмэлт тоног төхөөрөмж шаардагдаж болно. Энэ нь эргээгээд нууцлалын асуудлыг гаргаж ирнэ. (Байгууллагын нууц ихэвчлэн дотроосоо алдагддаг учир)

Web-based

• Давуу тал: Ашиглалт
  Ашиглахын тулд browser байхад л болно. Хаанаас ч хандаад ажиллах боломжтой. Яг л мэйл-ээ шалгаж байгаа юм шиг.
• Давуу тал: Суурилуулалт
  Суурилуулалт гэсэн ойлголт байхгүй. Тийм болохоор нэмэлт төхөөрөмж ч хэрэггүй. Мөн тухайн нийлүүлэгч байгууллагын онцлогоос шалтгаалан илүү нууцлал сайтай байх боломжтой.
• Сул тал: Хэрэглэгчээс нэг алхам хол
  Хэдий веб технологи дээр маш их хөгжүүлэлт хийгдэж маш их боломжууд шинээр гарч ирж байгаа ч, browser-н цаана ажилладаг гэдэг утгаараа яалт ч үгүй Desktop (native) системүүд шиг боломжийг олгож чадахгүй байгаа юм. Энэ нь том хүнд шийдэлтэй модулиудыг ашиглах үед илүү их мэдрэгдэнэ.
• Давуу тал: Технологийн боломж (server)
  Веб-д суурилсан системийн хамгийн том давуу тал нь хэрэглэгчийн ашиглаж буй компьютерийн хийж чадахгүй том үйлдлийг цаанаа хийгээд, наанаа үр дүнг нь харуулж чаддагт оршдог. Desktop програм зөвхөн хэрэглэгчийн компьютерийн хүчин чадлаар л хязгаарлагддаг бол, веб систем-д тийм хязгаарлалт байхгүй. Тэр нь хэрэглэгчид мэдэгдэхгүйгээр том том үйлдлийг хийх боломж олгоно. Жишээ нь Google, Facebook, YouTube ямар их зүйл хийж чадаж байна, гэвч бидэнд зөвхөн browser байхад л хангалттай байдаг шүү дээ.

Энд аль нэг нь илүү дутуу гэхийг хүссэнгүй. Аль аль нь давуу сул талтай (дээр бичснээс харагдаж байгаа байх). Тухайн хэрэглэгчийн шаардлага ашиглалтаас хамаарч заримдаа Desktop, заримдаа Web технологи нь тохиромжтой болох юм.

Бизнес модел

Технологийн хувьд та сонголтоо хийсэн бол, одоо бас нэг чухал зүйлийг авч үзье, энэ нь тухайн нийлүүлэгч байгууллагын баримталж буй бизнес модел юм.

Бүтээгдэхүүнд суурилсан бизнес

Одоогийнх шиг вебийн орчин, интернет хөгжөөгүй үед энэ модел нь яах аргагүй ганц боломж нь байлаа. Систем хөгжүүлэгч өөрийн зорилтот зах зээлд (технологийн орчин) зориулан кодоо бичээд, түүнийгээ эцсийн бүтээгдэхүүн болгон гаргаад худалдан авагчид хүлээлгэн өгнө. Нэгэнт хүлээлгэн өгсөн бүтээгдэхүүнийхээ араас дахин дахин очоод байхгүй (байхыг хүсэхгүй эсвэл боломжгүй) учраас, нэг удаадаа төлбөрөө аваад явна. Яг л сандал ширээ бусад бараа бүтээгдэхүүн шиг гэсэн үг. Та худалдаж авлаа, тэр систем таных болно.

Энэ зарчмаар ажилладаг програм хангамжуудаас дурдвал та бидний сайн мэдэх Windows, Office, Adobe Photoshop зэрэг орно. Санхүүгийн систем ч мөн л ялгаагүй ийм зарчмаар арилжаалагдсаар ирсэн.

Гэвч энэ моделийн нэг том сул тал байдаг, тэр нь ерөөсөө програм хангамжийн өөрийнх нь онцлогтой холбоотой юм. Програм хангамж нь сандал ширээ, машин тэрэг шиг бодит зүйл биш юм. Програм хангамжид хэрэглээний явцад доголдол үүсдэг, эсвэл бидний хэрэглэх арга барил маань өөрчлөгддөг. Түүнээс үүдээд програм хангамжийг тогтмол “шинэчлэх” шаардлагатай болдог.

Энэнээс гадна бас нэг сул тал нь, нийлүүлэгч байгууллагын зүгээс үзүүлэх борлуулалтын дараахь үйлчилгээ юм. Маш гайхалтай сайн үйлчилгээтэй байгууллагууд мэдээж байдаг. Гэхдээ нэгэнт таниас мөнгөө авчихсан гээд “араасаа гүйлгэх” дуртай байгууллагууд ч бий.

Үйлчилгээнд суурилсан бизнес

Тэгвэл энэ 2 асуудлыг яаж шийдэх вэ? Ерөөсөө л нэг дор мөнгөө төлж “худалдаж авахаа” больё. Тэрний оронд “түрээслэе” гэдэг зарчим. Хэрэглэгчийн хувьд угаасаа програм хангамжийг “худалдаж авлаа” гээд давуу тал бий болохгүй (програмыг өөрчлөөд явахгүй), харин “түрээслэх” юм бол байнгын харилцаатай байна. Нийлүүлэгч тал ч, “байнгын орлогоо” бодож үргэлж шинэчлэнэ, үргэлж “санаа тавина”.

Гэхдээ нэг сул тал нь, “байнга мөнгө төлнө”. Гэхдээ тэр нь бага. Зарим тохиолдолд урдчилж ихийг өгснөөс, байнга багыг өгөх нь санхүүгийн хувьд ашигтай байх нь ч бий.

Энэ талаар Одхүү ах маань илүү дэлгэрэнгүй бичсэн байгааг эндээс уншаарай.

Энэ зарчим гэхдээ цоо шинэ зүйл биш юм. Өмнөх аргатай цуг анхнаасаа л байсан зүйл. Гэхдээ веб, интернэт гарч ирснээсээ энэ зарчимд маш том түлхэц өгсөн юм. Веб, интернэтийн ачаар “түрээсийн” програмын бизнес улам боломжтой болж, шил дарааллан технологийн компаниуд ийшээ орж байна.

Жишээ нь, бидний мэдэх Office маань Office365 гэх үйлчилгээний хувилбараа гаргалаа. Анхнаасаа энэ моделоор ажиллаж байсан Netflix, Dropbox, Gmail гэх мэтээс гадна, ERP системийн аврагууд болох Oracle, SAP ч энэ зарчим руу орж байна.

Хэрэв та анзаарсан бол, хамгийн дээр дурдсан 3 алдааны сүүлийнх нь болох “борлуулалтын дараах үйлчилгээ болон өөрчлөлтийн менежментийг” үйлчилгээнд суурилсан бизнес моделоор их аятайхан шийдчихэж чадаж байгаа биз?

“ArtLab ERP нь дунд болон дундаас дээш төвшний, веб-д суурилсан санхүүгийн системийн үйлчилгээ юм” гэхээр танд бидний юуг хийж, юу руу зорьж байгаа маань ойлгогдож байна уу?

Энэхүү бичвэрээрээ танд бага ч гэсэн ойлголт өгсөн байх гэж найдаж байна. Таны сонголтод амжилт хүсье!