如何組織你的 Figma 頁面？（下） — 設計與推廣模板的秘訣
在前一篇文章中，我們討論了我的 Figma 頁面架構、每個頁面的內容以及他們背後的考量因子，本篇則會分享我在實際推廣檔案模板時的心得與建議。
（前一篇文章連結如下）
了解模板只是一半
每一個團隊都有自己獨特的組成與工作流程，這直接地影響到了工作文件的內容格式，適合一個團隊的模板很有可能在另外一個團隊就變得窒礙難行。所以我想除了了解模板內容與背後因素之外，我們也需要知道在設計模板時要注意的地方，讓你可以依據自己的團隊需求，去挑選、調整現成的檔案模板，抑或是設計出一個最合適的文件格式。
除了模板本身的設計之外，要推動並且普及一個新的模板不是一件簡單的事情。根據麥肯錫的數據，有 70% 的企業新政策會因為員工的不願意改變而導致失敗收場或成效不彰。所以我也會分享一些推動的秘訣，讓你可以事半功倍。
我總共總結出以下五點：
- 確認目標
- 自下而上
- 與設計團隊一同討論
- 不要忘了其他 Stakeholders 與使用情境
- 「少」不等於「好」
1. 確認目標
Figma 模板可以做到的事情很多，例如提升設計效率、提升跨團隊合作、統一工作流程等等，而你的團隊可能需要著重在其中一個部分。著手設計模板之前，先確認團隊的情況、需求並且設定目標，可以確保模板達到你理想的效果。
以我自己的經驗為例，我在設計團隊模板時，主要依據我的團隊情況（可參考上一篇文章）考量了以下三點：
- 有效：能夠滿足工作中的日常需求且足夠好用。
- 易學：足夠好懂，讓首次看到的成員也可以迅速學會。
- 靈活：可以因應不同的專案性質靈活擴充或是縮減模板中的內容。
其他我可以想到的可用目標包含：
- 一致性：提升設計師設計流程與交付物的一致性。
- 可追溯性：清楚紀錄設計文件的改動，方便日後追溯。
- 跨團隊協作：提升設計師與其他跨團隊角色（如工程師）的合作效率。
- 可呈現性：專業、有說服力的呈現設計工作。
2. 自下而上
推行新制度時一般可以分成兩種方式，第一種方式是從上而下，依據最佳實踐和理論來設計一套新系統；第二種方式是從下而上，診斷現有情況和盤點資源與問題然後進行調整。
在設計 Figma 模板時，我會推薦從下而上的設計方式－搜集最近幾個月所用到的 Figma 檔案與相關的工作文件，觀察既有工作流程中缺乏效率的地方，整理出常見的組成部分並收攏簡化。
這麼做可以確保你所設計出來的模板可以貼合目前工作的需求，也可以避免最終成品與現實脫節，避免造成過大的改變與實踐上的困難。
相反地，自上而下則很容易導致失敗，因為理想化的推理容易忽略現實上團隊成員所遇到的問題，也可能讓模板變得太過僵硬。最糟糕的是，這種方式天然少了溝通與妥協，無利於之後模板的推行。
3. 與設計師充分討論
團隊中大家的做事方法必然有些許不同，而模板的最終目標是成為設計團隊的共同標準，所以在設計時就需要考慮到每個設計師的需求。
在著手設計模板前，把其他設計師以及設計主管納入討論，了解大家的工作習慣、現在正在使用的檔案結構以及目前面臨到的問題，這樣更能設計出團隊成員都適用的模板。搜集意見的同時，你也有可能發現大家各自檔案結構中的可學習之處。
早點把其他設計師納入討論，也可以幫助到模板的普及，因為這樣一來團隊有更多時間去了解模板的價值，也參與了它的共同創造的過程。在無形之中便拉平了期待，也收攏了大家的支持唷。
4. 不要忘了其他 Stakeholders 與使用情境
Figma 除了是一個設計工具之外，更是一個重要的協作溝通工具，在設計工作的之前與之後都承擔了不同的功能，像是設計呈現、設計交付等等。
設計師也不是唯一會使用到 Figma 檔案的角色，例如產品經理、工程師與各式各樣的需求方都有可能在工作中使用到，因此 Figma 檔案的變動也會對他們造成很大的影響。
設計時最好廣徵這些角色的意見，同時也需要列出所有 Figma 的可能使用情境。其他的專案管理檔案以及工作流程中，是否有可以容納到Figma檔案中的活動與內容。
我想 Figma 之所以可以在短短兩年內打敗Sketch成為新的介面設計工具標準，背後最大的原因就是因為方便協作。這不只是設計師之間，也包含了設計師與不同角色間的協作。同樣的道理也適用在模板上，既然協作的重要性如此的高，在設計協作用的檔案格式的時候也需要考慮到所有角色的需求。
5. 少不等於好
設計工作文件時，我們會傾向盡力減少工具的使用量，試圖把大部分的資訊都放在同一個地方進行管理以增加效率。在進行研究時，我也看到有些設計師會把像是專案時程、提案簡報、參與成員等等資訊包含在模板中。
但在實際嘗試之後，我會建議不要這樣做。
首先，這大大地擴增了 Figma 模板的內容，讓檔案變得更加複雜臃腫，不易使用。每個模板的空白都像是一個待填答的問題，而有太多頁面的模板就像是一張長長的問卷，讓人一看到就想要放棄。再者，更多的內容也代表這份檔案承擔了更多工作流程上的資訊。這代表更多工作上的來回往復、更複雜地權限管理與分享，這些都會增加整個工作系統的複雜性。
我們的目標始終是簡化工作流程、增加設計效率，使用更少的工具不如使用最適合的工具。Figma 的主要功用在於設計與協作，善用它以及其他工具的強項才能最大的簡化工作流程。其他工具可能更適合其他的事情，像是 Asana 或是 Clickup 就更適合團隊管理、Notion 更適合文件與知識管理、 Canva 或 Google Slides 更適合簡報呈現。
總結
以上就是所有關於設計 Figma 檔案模板的時候的內容了，希望有幫助到你。
如果你決定在團隊之內推行一個 Figma 模板，我會建議你從自己做起，觀察自己慣用的檔案結構與設計流程，然後嘗試創建一個自己使用起來順心的模板。試著使用一段時間，一定會發現可以捨棄或是擴展的地方。
謝謝你閱讀到這裡，也希望內容可以幫助到你。如果覺得內容有用的話請幫我拍手、訂閱與分享。也別忘了在 Youtube 還有 Instagram 上追蹤我，我會定期以簡單的方式分享 UX 設計與產品管理的相關工具與技巧。
