設計思考工作坊—關於助教的兩三事

( 圖片來源：Youxventures on Unsplash )

在設計思考工作坊中有不同角色：主講人、助教(Facilitator)、設備機動組、參與成員，參與成員常常以小組討論的形式，互相激盪出火花；而助教的角色主要是為了引導小組成員討論，並以協助的方式讓工作坊能順利進行。

本篇適合給想舉辦工作坊、有過工作坊助教經驗、或沒助教經驗但有興趣的人。

⚠️ 注意：閱讀前建議對設計思考工作坊有基礎的了解，知道運作方式，才能比較能消化內容喔。

本篇內容分成三階段，包含工作坊前、工作坊進行中、工作坊後，並說明每個階段需要注意的事項，正文開始！

工作坊前

( 圖片來源：ThisisEngineering RAEng on Unsplash )

1. 配置助教人力：
   助教的人力配置其實沒有一定的規則，第一個考量點是目前現有的人力有多少能運用，第二個考量點是思考要促成各組的討論以及讓各組都有產出的這個目標，需要多少人。
   以30人的工作坊為例，假設我們分成5組，1組6人，以過往經驗來看，1組1個助教較能顧及小組每個人。依能力跟預期討論狀況，也可分配2組1個助教；或整場1個助教；或是有時候是主講人也要身兼助教，視每個工作坊作彈性調整。
2. 了解小組成員背景：
   了解參與工作坊的各成員背景，事先推測各組的討論狀況。對於比較需要被關注或照顧的小組，例如：比較多高階主管、或原本就知道那組不管是在討論或參與狀況可能會碰到一些困難，就需要有相對應的助教幫忙，
3. 加深主題知識：
   假如今天工作坊討論主題要優化股票下單流程，參與者都是來自證券或是開發廠商的人，如果助教沒買過股票或沒基本知識，就會沒辦法懂大家在說什麼，所以事前要確保自己對於工作坊的主題內容是有一定背景知識的。
4. 了解每個環節：
   除了熟悉工作坊當天的主要議程，也要了解每個活動的細節，包含需要讓小組成員做什麼事、期望有什麼樣的產出、有多少時間，以及每個活動目的是什麼、哪個活動難度比較高，需要比較多心力引導。
5. 沙盤推演：
   當下可能會因為議題難度或其他原因，造成整個討論卡住很難繼續下去。助教在事前就要先沙盤推演每個活動可能的討論狀況跟產出內容，然後自己也先腦力激盪，多想一些在工作坊卡住時可以丟出來推進大家討論的東西。例如：假設有一個活動是要發想股票下單軟體的新功能，那助教在工作坊前，就可以自己先發想一些好點子，到時候有需要就可以把點子丟出來。

工作坊進行中

( 圖片來源：Zainul Yasni on Unsplash )

1. 讓彼此熟悉：
   有時候小組成員是互不認識的，為了營造討論氛圍以利後續活動順利運行，助教可以在成員們報到坐定後，先讓彼此認識一下。
2. 表現助教風範：
   有時候參與的成員可能會興致缺缺不參與討論（不是一定但常發生於較資深年長的參加者），因此助教一開始就要表現比小組成員們強勢，在這場工作坊中，助教是走在小組成員前面，引領著大家前進的角色。
3. 前情提要：
   因為參與成員可能沒有參與到工作坊前的研究以及規劃過程，所以助教可以多補充前面發生了什麼事，如果有一些訪談，也可以補充摘錄訪談到的內容，讓小組成員心中能塑形出使用者的樣貌，更能夠進入狀況。
4. 鼓勵發言及動手寫：
   鼓勵成員們多發言，為了讓大家都能參與討論，有時候也可以用指定輪流發言的方式，讓每個人都能發表自己的意見。也一邊請大家要把自己的想法記記在便利貼或紙上，並提醒如果不記下來等等會忘記。
5. 活絡思考：
   在上一段提及工作坊前助教要沙盤推演，自己也先腦力激盪想一些點子。在工作坊進行候就可以視需要，把自己先前準備好的東西丟出來，為小組成員輸入的東西越多，輸出的東西就更多。
6. 聚焦主題：
   在討論過程，如果有成員討論到越來越偏離主題，要去提醒他主題，後還是拉不回來的話，可以從離題的人講得話中強調哪些是我們真正在意的，如果他講到好的地方就鼓勵他，讓自往對的方向思考
7. 讓每個人有同樣的基礎：
   有時候工作坊的成員並不會都準時到場，如果有較慢來的成員，要讓他知道在他到之前發生什麼事，如果助教走不開，也可以推派小組成員幫忙跟慢來的成員更新進度。
8. 控管時程：
   有時候大家討論在一個熱度就會停不下來，助教要知道每個環節結束的時間，在討論途中也要跟主講人隨時同步小組討論狀況；當台上的主講人已經跟大家時間提醒剩5分鐘、3分鐘後，助教要在最後一分鐘把整個討論拉回來，請大家先暫停討論。但如果真的討論不完時，可以跟大家說先停住進行下一個環節，待下個環節趕緊把落後的進度補上。
9. 維持秩序：
   如果有小組成員在滑手機，或是用筆電做自己事，不僅他自己會很容易錯失每個環節導致跟不上大家，也可能會把這樣的態度影響給其他人，其他人就會想說那我自己也能滑吧。所以如果有人開始聊天、或做自己的事，就要適時提醒一下。

工作坊後

( 圖片來源：David Travis on Unsplash )

1. 整理產出：
   除了單純體驗方法論的設計思考工作坊，有時候工作坊產出是需要整理以利後續事項的進行，助教比較了解各組狀況跟討論得內容的，所以可以幫忙整理各組工作坊的產出（註：助教是否要一起整理產出也是須依人力跟需要配置）。
2. 檢討：
   與所有的工作人員一起討論，思考在整個工作坊有碰到哪些困難，之後可以怎麼因應，哪些是好的地方應該要保持，哪些是比較不好的地方可以改進，每一次檢討與反思為的是讓後續的工作坊更好。

結語

謝謝你的閱讀！這是我從自身經驗出發，紀錄擔任工作坊助教的一些要點，仍有很多要學習的，有任何建議或是經驗歡迎與我交流，希望大家都有美好的工作坊經驗！🌷

參考資料

How to facilitate a successful workshop in 18 simple steps

謝謝您的閱讀：）
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