讓一天變成 48 小時!

這兩年發現時間嚴重地不夠用,因此做了很多生活實驗,有些滿成功的、有些滿失敗的(哈哈)。覺得可以跟大家分享我的心得,或許也可以幫到大家,也是拋磚引玉一下。

對我來說,我比一般人還更需要時間,因為我除了像大家一樣追求工作上的效率外,也希望工作之餘能夠盡可能回饋社群,例如我的各種演講、教課、專案等等。因此很認真地想找到一套最佳化時間利用的方法,來讓我同時能夠完成工作與個人目標。

當然,我們沒辦法改變物理法則,一天 24 小時就是 24 小時;但我們可以觀察和改進自己做事的方式,讓自己更有效率地利用每個小時,來達到一天有 48 小時的效果。在我的一些實驗裡,正確地運用一些方法,偶爾效率還增加不止兩倍,甚至可以到三倍。

計時:用數據找到有效方法

既然我們要最佳化的標的是時間,計時是不可或缺的。這樣才有套用方法前、後的數據可以比較,再來判斷方法是否有效。

計時是找到有效方法的關鍵(“Hourglass” by Nick Olejniczak

我自己最常用的也只是 iPhone 內建 Clock app 裡的 Stopwatch,簡單的就很好用;而在 Mac 有一套 Thyme,雖然 UX 實在不怎麼樣,但還算堪用。自己平常主要還是利用手機計時。

簡單的碼表適合用來觀察所需時間固定的瑣事, 例如更衣、洗澡、各種家事等。而所需時間不固定的任務,例如專案等,就比較適合用專業些的時間追蹤工具,自己是用 Toggl 記錄工作與個人時間的專心時數。

不過無論是簡單碼表或時間追蹤工具用於改善時間效率的步驟都是一樣的:計時、應用可能的改善方法、再計時、確認方法有效或無效。接下來因為最佳化瑣事的效率比最佳化任務的效率來得簡單許多,我會從最佳化瑣事開始介紹。

最佳化瑣事步驟:省下時間做更重要的事

瑣事的特色就是我們經常做,常到不需要太多思考也能完成。但這隱含著兩項可能的危險 1. 因為不是有趣的事,我們會排斥去做 2. 因為是無意識地完成,其中或許有冗餘的步驟而不自知。

當我們在排斥時其實就是在空耗時間,在最佳化瑣事步驟時可以讓瑣事變得有挑戰一點,先開始不那麼排斥。成功地減少了瑣事時間或發現其實沒那麼花時間後就也不會那麼抗拒去做。最後除了讓花費時間減少,也降低了抗拒帶來的空耗。

這個技巧其實和管理領域裡的 Program Analysis 滿像的,其旨是在觀察、分析並改進生產步驟,而我們也是要觀察、分析和改進瑣事步驟。實際的做法是可以或想或寫把瑣事步驟記錄下來,再來合併重複步驟、減少不必要步驟、加速步驟、平行處理、最後合理化順序。

以我的經驗而言,重複和不必要步驟是最常發生的。從小我洗澡都比家人慢很多,都會被笑(哈哈),但也不知道為什麼。直到有陣子因為想了解通常需要多久而開始計時,注意到我偶爾可以洗很快,才開始思考差異。最後發現是洗澡時我常因為想事情而不經意地有重複步驟,整理後洗澡時間壓縮成從前的一半。

不必要步驟則像是以前折衣服會常常床-衣櫃來回跑,後來注意到若我先將不同處理方式,例如直接掛進衣櫃、要折等,分批處理完,就可以減少放進衣櫃這步驟的次數,最後節省整體時間。

有些步驟則是可以做得更快的。例如天氣變化大時,常常很難決定要穿多少,一但穿錯受天氣影響也許又造成低效的一天,針對這種狀況我就有按過去經驗整理的溫度與穿著的對應筆記。剛好是去年冬天整理的,今年冬天我就幾乎沒有穿錯過衣服。也因為我的體質還滿容易受氣溫影響,對我的幫助就很大。

再來可以找出能平行處理的瑣事。像我早上出門前固定會沖咖啡喝,很明顯煮水和洗臉就可以同時進行,沖咖啡也可以和確認天氣和行程同時進行。無形中就也可以讓早上的準備快個五至十分鐘。

最後可以排定合理的順序。例如我以往早上出門就是一團亂,想到要開窗、拿鑰匙就去做。其實可以利用他們在房間裡的地理位置來排定合適的順序,節省來回走的時間,也透過地理順序來記得該做的事。

察覺 meta 流程:讓最佳化的過程更有效率

meta 這詞實在不好翻譯。意思是在最佳化瑣事時,其實「最佳化瑣事」這件事也可以被最佳化。

例如前面提到的氣溫與穿著對應,當然是不可能花一小時就寫出完全正確的對應表,需要靠時間的累積。我當時就是先憑經驗設定第一版,當真的穿出去時再按感受和現在溫度做修正,並寫了僅有三步的修改步驟在筆記裡,讓我可以很無腦地在外頭用零碎時間修正筆記。我印象中約兩三個禮拜後就完成了很完整的筆記,今年就幾乎沒有修改。

以及像「計時」、「整理瑣事步驟」這些事也是花時間的,記得也要列入觀察項目。初期一定會多花一些時間,但長期一定要壓低花費時間,否則就本末倒置了。像現在我會合併零碎項目,避免頻繁去找手機按按鈕,還有盡量利用通勤時間來檢討跟修正,才不會花到額外的時間。

是個講起來拗口,但實際上非常需要了解的一個要點。

擬定瑣事時間表:總是要面對不如現在面對

「今天好累,明天再洗衣服好了。」不知道大家會不會像這樣把瑣事一拖再拖。還滿建議將瑣事固定在合適的時間,一方面會更了解時間分配,一方面也避免瑣事像滾雪球一樣越滾越多。從前還滿容易一拖就兩三個禮拜,導致瑣事處理起來更花時間,有固定的時間消化可以讓每次處理起來更輕鬆。

像我就會把以週為週期的瑣事放在 Google Calendar,方便和其他正事相互調整。

接著從每週放大到每天,是不是偶爾早上準備出門時也會滑個手機,無形中又去了五分鐘十分鐘;回家時發懶、滑個手機,晚點再洗澡,就又晚了一個小時睡覺。也建議可以規劃早上和晚上的瑣事時間表,讓自己專注在處理瑣事上,才不會因為拖而又花了不必要的時間。

現在我就有兩張這樣的時間表,放在 Evernote,這對於維持自己花最少時間在處理瑣事上,和警覺自己在拖還滿有幫助的,也更容易發現可以最佳化的地方。其實也滿好玩的,每天都挑戰自己是不是可以做得更快。

我的早晨時間表一隅

以我的時間表來說,左欄是絕對時間和相對時間,主要是起床這事很難精確,需要相對時間來輔助,也剛好可以跟碼表時間對應。右欄是項目,時間 n–m 則是預計花費時間,n 是可重現的最小時間,m 是最大時間,所有 m 相加必須等於左側時間區段;就是以維持 n 為目標,超過 m 時要檢討一下。螢光筆是我總是忘記或有更新的項目,提醒自己注意。

我在時間表內也會放入想培養的新習慣,例如利用空檔閱讀等,在時間表內會讓新習慣更容易上軌道。

加入每日工作時段:每天都往目標前進一點

在思考為什麼工作上能有進度,而個人目標上卻很難有進度時,察覺到一個決定性的問題:我有固定的工作工時,卻沒有固定的個人工時。

在上面做了那麼多不人道的事情後(哈哈),其實隱含的目的就是要挪出最多時間花在個人目標上。以我而言,在做了那麼多努力後,總算在時間表上確保了每天下班三小時和每週末相當完整的個人工時。

最佳化工時效率:找出無法專注的原因

瑣事跟任務的差異其實很大。前者所需時間固定,所以只要盡可能減少即可。後者所需時間不固定,我們只能保證每天花一段時間在任務上,但有一點卻很難保證:真正專注在任務上的時間。

這也是我目前為止都還在努力的地方,到現在我都還是沒辦法穩定專注在任務上的時間,時好時壞。這裡還是分享我的發現和正在嘗試的新方法。

我的研究方法主要是分析各種生理狀態和利用 Toggl 錄到專心時數的關聯性,講起來簡單,做起來還滿難的。不過我還是找到至少三項基本因子:

  1. 睡眠:睡眠時間太多或太少,尤其是太少,會大幅度地減低專心時數。
  2. 飲食:(個人)很舒壓地吃東西後,兩三天內也會大幅度地減低專心時數。
  3. 新奇感:計時結果顯示,即使是專心時間,我也傾向花費更多時間在覺得有趣的事上。

根據這三項基本因子,我用 feedback loop 的概念設計了一套新方法。feedback loop 這詞泛指各種輸出會跑去輸入再跑一次的迴圈。這方法概念上就是吃好睡飽,有達到專心時數,就會促使我繼續吃好睡飽、達到專心時數。實際上是設定三項輸入以及一項輸出,並記錄每日狀態,以利未來分析和調整:

  • in: 每天固定睡 8 小時(含週末)
  • in: 每天正常飲食
  • in: 每週固定踩車 20 公里
  • out: 專心時數達標
我的 feedback loop 中的一項——覺得搜集貼紙滿上癮的,就每天搜集 emoji 畫成 heat map!

其實很早就有發現這些項目,因此一直有在練習建立固定的睡眠習慣、正常飲食等等,不過是這兩年才確認關聯性。原本是用獎勵的方式輔助自己培養新習慣,但後來發現對自己激勵最大的事就是事情有完成,也發現那時設定的項目過於細碎,維護的成本太高。最後把頭尾串起來,取最基本、好量化的項目成現在的 feedback loop。

實際運作起來,固定睡眠和正常飲食真的可以讓我的生理狀態保持在最佳狀況。也不要覺得培養新習慣很難,當發現新習慣真的有幫助,就會持續做下去。比較難的反而是找到最適合自己身體的習慣細節,像我正常飲食的定義或許就不適合你,但很適合我,這只能完全依賴觀察和時間。

其中固定睡眠其實還滿容易培養的。印象中我約 2~3 個禮拜就從不固定作息固定成 1–9 作息了,後來又更進一步改善到 12–8。從小作息就不固定、還是隻夜貓,切換這麼快也滿驚訝的,但我想這就是服從人類本能的威力吧,畢竟就是隻動物。其實後來也偶爾會亂掉,但當想到固定時的思緒能有多清晰,就會自己調回來了。

額外固定運動的好處則是讓我感冒時間少一半,嚴重程度少一半以上,也比較不容易因病而脫離常軌。也不要覺得需要堅持很久才能獲得運動的好處,印象中我運動約 3 個月後碰到一波就很輕微,再來好幾次也是,在這之前的幾個月才剛躺過整個連假(哈哈)。

現在最難克服的是新奇感對我的影響,目前是靠計時察覺,並主動壓制,或者嘗試為相對無趣的任務建立新奇感。但要對抗發生在自己大腦的生物化學反應真的不是件容易的事。

整體而言,就是將事情用長度固定與否分成瑣事與任務,減少瑣事佔用時間,接著排出時間處理任務,最後專注在任務上。

如果你也想讓一天變成 48 小時,可以先從覺得花太多時間的項目開始計時,例如折衣服,思考看看能不能改進。再來設定週時間表、日時間表,最後才嘗試分析工時效率,慢慢來比較快喔。