跨國企業裡的 UX 設計師在忙什麼?

來聊聊那些公司裡開不完的會議

嗨,大家好!我是Simon,一名 UX 設計師,目前正在東京的外商工作🇯🇵。 我喜歡分享觀點與交流並試著從小事開始創造價值,如果有合作&交流機會或任何想聊的事情,都不用客氣透過我的 E-mail 或直接用 Facebook 聯繫我,期待與你的相遇 :)


為什麼想寫這篇文章?

以前在新創公司的時候,其實會議並不多,頂多每週一兩次例行會議,加上偶爾跟客戶開會,或是跟同事之間比較非正式的討論就足以讓專案前進。

但當我進入大公司之後就發現,自己被會議所佔據的時間越來越多,而且頻繁的程度會隨著自己對於專案的涉入程度越深(廣)而越來越多,久而久之就會發現自己真的花了非常多的時間在「開會溝通」。

這也就是為什麼很多人會覺得大公司在專案的執行速度比小團隊慢上許多,因為每個人一天就只有八小時來做事情,扣掉了不少的的開會時間,有時候還需要跟不同時區的遠端同事協作,一來一往之間的溝通與等待,時間就這麼流逝了。

當我有天驚覺自己在一週過去後,在「設計工作」上並沒有明確進展時,會不禁反問自己究竟時間都去哪了?

看著自己行事曆上卡的滿滿的會議,答案也許就在這裡。也讓我開始反思,身為一個設計師,參與這麼多會議真的是好事嗎?到底這些會議是不是必要的?這些會議我一定非去不可嗎?

在這之前我想先聊一聊,究竟為什麼要開會?

我想,很多人會覺得開會有時候是種浪費時間,不過我認為這取決與開會的「目的」「品質」,如果能在會議中有很明確的產出,其實開會不一定是件壞事。

由於在大型跨國企業中組織結構龐大、人員組成複雜、產品與功能之間相依性(dependancy)高,很多時候要做一件事不是自己的團隊說了算,需要牽扯到很多不同團隊之間的協作,所以需要透過會議釐清現況與排除障礙。

而 UX 設計師身為一個產品/專案前期就高度涉入的角色,勢必也要相對了解整個專案要要執行的範圍(Scope)和目前的限制,才能夠提供最佳的設計策略和解決方案。

所以我認為設計師適度的參與會議是必要的,而對我來說,任何形式的會議都應該要包含以下幾個目的之一:

▍提高資訊的能見度 (Increase Visibility)

如上面所說,大公司組織複雜,而且當產品線很多的時候很常發生重工(Duplicate work)的現象,例如在美國的產品團隊曾經做過一個實驗最後失敗了,但日本團隊最近也有類似的點子想要嘗試,如果日本團隊都不知道之前有過類似失敗的案例,很可能就會投入時間資源再嘗試一次,最後失敗收場。

為了避免這種狀況,就必須倚賴一些跨團隊的成員在會議中提出之前的經驗,或是有很好的文件化來管理過往的實驗結果,甚至是與其他專案相關度較高團隊有定期的會議來同步資訊。

總之公司本身是一個動態的有機體,時時刻刻都有新的事情發生與充滿變化,必須要透過一些跨團隊會議來定期獲得資訊。

▍取得一致的目標 (Get Alignment)

專案進行的過程中,常常會遇到未知的阻礙或意見相佐的地方,尤其牽扯的利益關係人(stakerholder)較多的狀況下整個會專案會變得相對複雜,即便是一些看起來無傷大雅的小改動可能都會造成產品不小的影響。

這時開會最重要的目的就是要彼此釐清的需求,找到中間的平衡點和一致的目標,每個人都想要專案能夠順利地前進,並且不想成為對方工作中的阻礙(blocker),必要的溝通去了解彼此的痛點與擔憂,將會大大加速工作的進展。

▍找出明確的下一步 (Flesh out the next step)

當有了足夠清楚的訊息和目標後,此時會議的重點就是要找出明確的下一步。我認為空有討論和想法而沒有明確下一步的會議是沒有價值的,若真的要把抽象的想法實現一步步推進,團隊中的每個成員必須要有很清晰的執行項目(Action item)。

以前在小公司常常開了一個長時間的會議,結果開完像做了場夢一樣什麼都沒發生,也沒人在記錄會議中發生了什麼事,所以學會在會議的最後問清楚 What’s the next step ,可以有效幫助每個人聚焦會議的目的,並且在下次會議時更好的追蹤進度。

所以,如果不去開會會怎樣?

其實這很看狀況,必須要有能力判斷自己在會議中扮演的角色,來決定是否參與,因為不見得每個會議都跟自己高度相關,如果已經知道這場會議不會為自己帶來太多價值(或無法貢獻太多價值),就可以斟酌自己的優先級。

但在一個團隊中,講求的是彼此協作與溝通,所以在無法完全判斷「會議對自己的價值」的時候,我還是會鼓勵一開始多參與會議了解狀況,之後再慢慢調整成適合自己的步調。

UX 設計師參與會議的好處

我覺得 UX 設計師參與會議時最重要的一點就是「提高影響力」,在我剛加入這間公司的時候,由於語言上的不自信和工作文化的不適應,在會議中常常不敢表達自己的看法,往往變成最安靜的那個人。這間接導致其他同事會覺得我是不是個沒什麼想法的人,也會有可能不小心就忽視你的聲音。

機會是自己創造的,影響力也是。

我發現很多人在會議中很敢發言與發問(即便他對於專案的了解甚至不如我深),這在美式的工作文化中很正常。雖然你的言論別人不一定會接受,但適時地發表自己的意見也會幫助別人更了解你。提出問題也是一個很重要的步驟,提問就是種逐步釐清的過程,如果能夠問對問題並且用專業的角度給予建議,團隊成員也會更相信你的角色價值,漸漸的 UX 設計師在團隊中的影響力也會越來越深。

在跨國公司裡常見的會議類型

這邊也和跟大家分享一下我自己在公司裡的會議類型,不過要先說的是,這比較是我個人的狀況,不見得每個設計師都會跟我一樣,取決與個人時間分配和專案的參與程度而有所不同:

這是我最近某一週的行事曆,滿出來了 😨

▍📆 例行性會議 (Recurring meetings)

每週|設計主管 1:1 這個會議主要是和直屬主管更新目前專案進度、分享是否在執行中有遇到困難或是任何跟當前角色有關的話題,都可以在這個會議中提出。

這個會議比較沒有固定格式,主要是由我來引導整場談話,看主管有什麼想法與建議。當然,也可以好好利用這場會議談談自己的長期目標,以及希望主管提供自己什麼樣的幫助。

每週|PM 1:1 為了要和 PM 有更順暢的合作關係,我和 PM 訂了每週的 1:1 會議,主要是討論目前手上的任務跟開發進度追蹤,或是詢問任何關於目前產品的問題、這個季度的規劃、產品長期目標等等。

有時候我們也會利用這個時間一起做一些腦力激盪或創意發想,一樣是沒有什麼固定格式,端看當時需要什麼樣的討論就在會議前先把項目列出來。

每週|UX Team Design Review 由於設計師們平常都在支援不同專案,比較少有機會互相給建議。而這個會議通常會和做相關產品的設計師們一起坐下來,彼此分享手上目前的任務和設計方案,並且需要解釋整個任務的脈絡讓其他設計師可以更好的給予設計上的建議,同時這也是個不錯的機會去了解其他人的專案狀況。

每兩週|UX Team Sync up 如上,我們公司雖然有很多設計師,但其實大家都是各別支援不同的產品團隊,如果專案沒有重疊的話平常的交集並不多,但透過這個 UX Sync 可以把一些重要的議題或有趣的想法提出來,主管也會利用這個機會宣布一些事情和做一些團隊相關的討論,目的就是讓整個 UX Team 有個比較明確的團隊大方向。

每兩週|UX 設計師 1:1 我目前會定期和一位產品比較相關的設計師做 1:1 的交流,主要是深度討論目前手上的任務並尋求一些反饋,以及看是否能在各自的領域有更多合作的地方,如果彼此得到一致的想法,也會試著向 PM 提出一些可行的方案,甚至說服 PM 拉高任務優先級。

每兩週|UX Team Partnership 前面提到在公司產品團隊很多的情況下,有時候國外的團隊跟我們團隊會做出類似的設計或解決方案,甚至他們產品的用戶跟我們有類似的痛點。

如果這時候能夠有一個很好的交流彼此分享就能提高解決方案的品質,同時也能從對方身上獲得一些啟發。所以我們固定會和美國的產品團隊交流目前手上的任務,確保資訊的暢通、了解彼此產品進展的的狀況。

每兩週| UX Mentorship 在前陣子在公司內部主管剛好幫我介紹一個 Mentorship 的機會,讓一位其他團隊的資深設計師擔任我的 Mentor。目前我透過兩週一次的 1:1 來和這位資深設計師分享我的設計方案以及請教一些專案上的問題。

我認為 Mentorship 是一個非常好的機會從資深的夥伴上學習知識跟做事方法,因為他正在執行更大、更複雜的專案,也肯定走過許多冤枉路、知道許多讓專案推進的技巧。當然,他也會給我許多職涯上的建議。所以從這樣的交流可以更快學到他身上多年的經驗,並且試著應用在目前的工作中讓自己成長。

每月| UX Worldwide 由於公司產品團隊實在太多,而且遍佈世界各地,所以在每個月都會招開一次全球性的 UX 會議,主要是更新一些 High-level 的產品近況與工作進展,會由各團隊的 UX leader 或資深設計師來做簡報,也會利用這個時間對 UX Org 最高層級的 Leadership 做 Q&A。由於時區的關係,每次的會議主場會不一樣,目前是北美時區跟 APAC 時區輪流進行,所以有時候會是看紀錄影片一起討論想法。

每天15分鐘|Product Team Stand up 基本上就是每天早上產品團隊的夥伴會聚在一起,快速分享自己昨天做了什麼、今天打算做什麼,以及有沒有任何困難需要協助或排除,當然也會分享一下目前產品的狀況跟一些即將到來的新訊息之類的。由於 Stand up 通常是早上,我有時在家工作或太晚到公司就會不小心跳過😅

每週|Product Team Triage 這個是比較偏向工程師為主的會議,主要會評估目前每個專案的進度跟每個人手上的任務分配,會大致過一下每張票(Ticket)的優先級跟誰還有多餘的時間(bandwidth)可以把任務撿起來做,設計師的涉入度沒有到很高,但有時在會議中也是會被 Cue 到目前設計的狀況,讓其他人心裡有底之後需要開發什麼東西。

每週|Product Updates 這個主要是由 PM 來主導的會議,目的在於給團隊成員目前產品 A/B 測試的一些數據狀況更新,以及分享對於市場數據和其他競品的一些洞察,大家在這個會議中有時候也會發現有趣的觀點,接著進行一些相關的討論。

備註:所有的會議建議都要有清楚的文件紀錄,不管是團隊紀錄或是自己的紀錄,紀錄都是最直接有效追蹤會議成果的方法,當事情一多時,人是容易會變得健忘的,每次開會都非常需要上一次的文件紀錄來提醒自己下一步是什麼。

除了例行會議,還有什麼事可能會吃掉我們的時間?

任務相關討論 偶爾會有一些會議,是針對特定任務並邀請相關人員一起進行深度的討論。目的也是為了釐清工作細節跟排除現有困難並找出明確的下一步,這種會議比較看狀況發生,但最近任務一多又複雜時時,我自己也是花滿多時間找各種團隊成員討論的。

臨時的對話 在公司裡也常發生幾個人討論一個問題,結果越講越深入,最後就變成一個大型的討論越講越久,雖然有時候這樣跟其他夥伴聊聊還不錯,但當手上有緊急的任務時就要選擇性的趕快撤退。

Workshop / Brainstorming / Design Jam 這些是比較偏向 UX 設計師所主導的活動。取決於活動的目的,通常會邀請不同的團隊成員,有時是只有 UX 相關成員一起探索產品長期的可能性、有時候是會邀請 PM 和工程師一起加入,針對現有的專案來腦力激盪出一些可行的解決方案。

甚至有時候其他國家辦公室的團隊,也會來到東京跟我們團隊做一整天的 Design Jam,目的是希望更了解我們的產品以及從我們身上得到一些靈感並帶回他們的產品團隊,這些活動也是很好建立團隊關係和文化的手段。

UX Lunch 每週一次的 UX 午餐聚會,基本上就是找個名目讓大家中午一起吃飯,輕鬆聊聊最近發生的事,以及討論各種輕鬆有趣的話題。

UX Team Outing 我們東京的 UX 團隊每個季度會舉辦一次的 Team Outing,目前為止去過露天烤肉 BBQ、參觀 Team lab 展覽、去遊樂中心體驗 VR 遊戲 跟打保齡球等等,通常活動會從中午開始到晚上左右。

公司活動 除了團隊之外,公司也常常會舉辦一些活動,像是夏天會舉辦烤肉活動,春天就會舉辦賞櫻花野餐等等,有時候也會有年度活動像是聖誕 Party 之類的,不過這都是選擇性參加滿彈性的,有時候不太想去也會直接在家當放假一天(疑)。

所以從上面的描述大家可以看到,光是例行性會議就已經這麼多了、加上專案本身的會議、突然冒出來的討論、公司大大小小的活動等,一開始的時候真的會覺得有點吃不消。

除了能直接感受到坐在椅子上做事的時間變少之外,越多會議也代表著越多溝通成本,所以需要練習有效率表達想法才能讓整個會議更加順暢。


▍⏱ 時間管理的小撇步

所以,看起來在大公司的生活真是多采多姿呢(累😅),相對的,要如何在這些緊密的會議之中找到平衡並確保自己能有真正可以做事情的時間,就需要利用一些方法來達成,我自己在感覺到快忙不過來的時候會做以下的事情:

№1. 預訂自己的時間

由於公司的每個人都可以去查詢你的行事曆,所以有時候不小心就會被別人訂走自己時間,所以我常常會在事前在自己行事曆上預訂幾個專注某個任務的時間(Dedicated time),並且寫上一些認真的標題例如:「深入研究競品分析」,這樣別人看到就不會隨便預訂你的時間了。

№2. 調整會議週期/長度

有時候有些會議每週一次實在太緊繃了,如果不是高度專案相關的會議,我就會提出是否可以改成兩週一次,或甚至一個月一次,或是把原本一小時改成半小時,還好有些會議的節奏都是可以隨時調整的,所以還滿彈性的。

№3. 在家工作(WFH)

這算是比較極端的招數,雖然我們平常可以自由選擇在家工作,但是因為平常工作還是仰賴許多溝通,我基本上還是會去公司,但有時候真的需要很專注時我會選擇在家工作,藉此也可以逃掉一些比較不重要的會議😏

№4 不開會日(No meeting day)

這是我最近開始實行的一個方法,在行事曆上把一週的某一天設定為「不開會日」,這樣就可以確保自己每週有至少一個完整的一天可以專注於手上的任務,目前以結果看來還滿有效的。

小小總結

平常不回顧不會發現原來自己參與了這麼多會議,當一檢視完自己的時間分配,就會覺得大公司的會議真的好多,雖然過度的會議並不是一個很健康的事情,但公司各種事情變動也很快,有時候就必須要透過這些會議,來確保自己的雷達沒有漏掉什麼正在發生的重要資訊。

而我想身為一個 UX 設計師,最重要的還是要能站在不同角度提供最佳解決方案,並且讓團隊知道自己的價值,所以會議在某種程度上就是幫助自己釐清現狀、找到對的人幫助自己更有效率完成任務。

不過如果可以的話,還是會建議一週至少要有2天完整的時段,可以讓自己好好專心沈澱想事情及做設計,輸入和輸出的平衡的確不容易拿捏,這也是我需要繼續學習的地方呢!

希望這篇文章可以讓大家了解,大公司的 UX 設計師究竟都在忙什麼,為什麼好像產品開發速度都快不起來,還是有一些原因的,不過這也是大公司需要面對的課題🤔

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Lin Simon

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Lin Simon

UX designer at @Indeed Tokyo, I help people get jobs. Founder of AAPD. Find me here: https://www.facebook.com/simon7972, linsimon.design@gmail.com.

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