遠端設計思考工作坊行得通嗎 - 實作經驗分享
不管我們距離多遠，都要一起design thinking
今年二月，我來到了紐約成為 UX Designer，開始把在學校或書上學到的東西真正運用到工作上。今天來分享這段時間參加/主持遠端設計思考工作坊( remote design thinking workshop)的經驗。
設計思考工作坊是什麼？
討論工作坊之前，先複習一下設計思考。
最初認識 Design Thinking 時，有點難以想像到底怎麼做 ，聽起來很新潮，好像用了之後設計就會變得很棒 🙂！我最喜歡這樣解釋：
以人的需求出發，用各種設計的方法去思考問題。
簡單的流程概念上是：使用者研究➡思考定義問題➡發揮創意➡測試原型
Design thinking 也可以用在各種專業領域、甚至是生活或是生涯規劃（延伸閱讀：Designing Your Life）。他是一個思考方式。最終的產物可以不只是一個設計，可以只是過程中的發現，或用這個模式來定義問題、釐清問題脈絡等等。IDEO有詳細解說他的起源:
而舉辦設計思考工作坊就是利用短時間的各種活動，實際的執行設計思考的理念。可以一人或多人討論，地點可以是實體在一個空間進行，或是線上操作。主題也當然也是千百種。今天分享的是最常見的多人＋遠端＋設計相關主題。
Design thinking workshop 就是用有架構性的活動或討論的方式來實現設計思考的理念。
工具
以遠端工作坊來說，最常見的工具是 Mural，我第一次學習跟進公司之後都是使用它。另外，也有人使用 Invision 的 freehand。Mural是沒有聲音的，會另外再搭配使用 Team、Skype、Zoom 等等傳送視訊或聲音。
角色
根據我的參與經驗，遠端的工作坊大概會有以下幾種：Facilitator, Active Participant, Notetaker, Silent Observer。
- 主持人(Facilitator)：負責解說帶領活動的進行，不會參與活動。
- 積極參與者(Active Participant)：執行活動並且與彼此討論。
- 筆記員(Notetaker)：做筆記、計時、協助主持人如整理版面上的文字。
- 觀察者 (Silent Observer)：只在一旁觀察，非必要不會發言參與活動，當總人數太多時會提名比較能做決策或有經驗的人爲積極參與者。
1 & 2 是必備的人員，3 & 4 就要看有沒有需要以及有沒有人可以協助。
其中我覺得最難的是 facilitation，目前在公司主持過兩場 workshop。分享一本 Mural 出的書，裡面有 checklist 可以檢核準備的材料是否齊全：
什麼時候可以用？
通常一個工作坊應該具備明確抽象的、團體希望達成的目標(goal)，以及實際上可以去執行的結果(outcome)，以及活動(Activities)。
我所參加過的都是1.5小時起跳。事前準備大概為一週。以下是幾個實際例子：
🔎 Discovery Workshop
在產品開發初期，為了更加落實 user center design 的概念，以及了解目標使用者的樣貌，我們舉辦探索工作坊。此時需求還沒開出來，可以使用 user network, persona, empathy map, journey map 等活動來深入做到 “empathy” 這個步驟。我當過的角色是筆記員跟旁觀者。我自己覺得這種工作坊是最難的。參加者需要一直思考跟擠出點子，主持人要引導出一個方向。
🧠 Brainstorm / Idea Collection
可以用在設計流程任何時期。目的是蒐集大家的點子跟建議可以改進的地方。因為是做決策、蒐集點子、或是決定應先順序，常見的活動有 timed brainstorming (大家各自寫點子在sticky notes上), grouping, dot voting, open discussion。我當過的角色是筆記員跟主持人。
◀️ Design retrospective
今年五月在一個比較大的專案結束之後，我們團隊的5個設計師跟主管一起舉辦了一個回顧檢討工作坊，看看在組內或組外合作中，哪裡做得好或不好，然後一起發想出一些改進項目，在之後的sprints可以去實際測試或執行。我的角色是參與者，在這個 workshop 中是一個比較輕鬆的氛圍、因為實際關連到之後的工作文化跟合作方式，所以大家都很踴躍發言討論。我當過的角色是參與者。
為何要遠端？遠端的好處壞處？
真正的原因是因為我們參加的人一部份在德國，一部分在加州，2個在紐約，舉辦實體的 workshop 成本太高了。所以當你的組員在世界各地，或是因為某些原因不方便聚集的時候（ex.今年的 covid19 🦠）遠端舉辦會是一個不錯的選擇，有workshop總比沒有workshop好！對吧？
Pros
- 文件方便整理：在 workshop 進行中就已經把 sticky notes 數位化了，所以省掉一些時間做後續的整理收拾。
- 效率高：時間有限，比較不會閒聊。
- 任何地點都行：只要有網路在哪辦都ok！
Cons
- 技術上的困難：像是網路斷線、聲音不清楚、不熟悉使用遠端協作工具等等。所以事前測試很重要！
- 少了一點溫度：大家在銀幕上是一個個的游標，看不到臉部表情跟肢體戶動，少了一人與人之間的真實感。可以用一些有趣的暖身活動來找回溫度。像是 “中午吃什麼？” 如果剛好遇到休息時間大家可以貼照片分享自己的午餐 🥪 🥗 🍔 其他暖身小活動：
心得
我覺得最難準備的是引導參與者的問題準備。活動很容易安排，流程事先訂好基本上也不太會有問題。困難的是要怎麼問引導式的問題，去引發大家的討論。除此之外，分享一些其他的：
傳遞發言權 “Pass the Baton”
我們公司有一位 Design thinking coach 。她曾經建議可以請每人發完言後，自己傳遞發言權，點名下一位。因為參與者才是主角。主持人叫大家的名字可能會太像老師上課點名😂？但實際操作我覺得這還是很看參與者的個性跟參加工作坊的經驗，或許引導要講再清楚一點。
好安靜啊～
沒有人說話的時候怎麼辦？此時可能有幾種可能：大家早已同意、沒意見、或這個問題的方向本身就錯誤了，難以討論。不過大部分的時候其實有可能是：別急！大家還在思考，再多給大家一點點時間吧！
有完沒完？
安靜的相反就是討論很熱烈了，這時候怎麼收尾就是一個很大的學問。工作坊的結論應該是有參與者來共同決定，而不是主持人說卡就卡。這時候可以問有沒有人願意下結論，或是大家覺得真的很重要的話，可以把它列入一個新的討論主題。
愛理不理？
有人沒參加過 workshop，短時間內無法了解design thinking的理念。此時會陷入一陣尷尬…可以考慮在工作坊前辦個15分鐘的 Design thinking 101，在活動還沒開始前就先讓大家進入狀況也順便確認流程。
最後，來個結論吧：
參與者是主角，器材工具準備好，流程記得事先跑～
That’s it~希望這次分享有幫助到需要的人。歡迎留言跟我討論，喜歡的話歡迎拍手 👏
Written by Wei, 7/16/2020
