產品開發流程之 UX 設計師日常

想像一下五十個設計師的工作方式,除此之外還有產品經理、工程師、研究員等許多角色,開會的時間比打開 Figma 做設計的時間還多。

Hi👋 我是 Salie,目前在 Agoda 總部擔任 UX 設計師已有兩年多的時間。之前分享過面試流程和海外工作心得等相關文章,都可以到個人主頁參閱。

本來想輕鬆一點條列星期一、星期二依序下去做了什麼,但好像有點無聊,從組織架構講起又好像有點繁重,但 UX 設計師的日常又勢必和軟體開發流程息息相關,只好從頭說起囉!

這篇會介紹 Agoda 的產品開發團隊組織架構(粗略說明)、設計流程與會議時程,其實放諸四海皆準,目前中大型規模的設計組織大多是以這個大方向運作,再依據團隊需求微調。

產品開發團隊組織架構

這裡介紹的組織架構源自 Spotify 於 2012 年發表的 Scaling Agile @ Spotify 白皮書,其實我們內部並沒有正式套用此架構,但實際的運作模式大致可以相互對照如下圖:

Agoda adapts Spotify model: Tribe, squad, and all the roles
  • 一樣顏色的小人代表同一個團隊:PM(產品經理)、DEV(工程師)、DES(設計師)。
  • 一個小隊(Squad)代表最小單位的開發團隊,會包含 PM、多位工程師(前端、後端、QA)以及設計師。
  • 一個部落(Tribe)由多個小隊(Squad)組成,通常是一個產品下有多個開發團隊各自負責流程中的一個部分,因產品高度相關而緊密合作。
  • PM/工程師/設計主管(Lead):也因為部落(Tribe)內部高度合作的關係,通常設計主管會帶領一個部落(Tribe)裡的所有設計師,但工程師因人數多,通常一個小隊(Squad)內就會有一個工程師主管。
  • 圖示底部其他角色像是視覺設計師(Visual)、UI 設計師(主要負責 Design System)和 UX 研究員(Researcher)等仍隸屬於設計團隊,但工作內容較獨立,UI/UX 設計師會依據專案需求與這些角色合作,其他像 資料分析師(Data Scientist)、行銷部門人員(Marketing)也是依需求合作。

以 Agoda 飯店訂房產品為例:

可以看到下圖的垂直小隊(Vertical Squad)是以產品流程命名,也就是說每個小隊負責的是整個產品流程的其中一部分,雖然每個流程都有各自要解決的問題和任務,但設計實務上,還是會有許多共用的設計元件或功能等。

而水平小隊(Horizontal Squad)主要負責會員制、優惠訊息或 SEO 等會觸及所有流程的工作內容,因此水平小隊和各個垂直小隊其實有更加緊密的合作,透過頻繁的溝通確保彼此開發功能時不會有衝突。

Agoda design team organization
以 Agoda 飯店訂房產品為例

介紹到這裡希望大家沒昏頭,雖然圖示上看起來有點複雜,但日常工作上還是以自己負責的小隊(Squad)為主和各自的 PM、工程師有緊密的會議。先把組織放一邊,接下來會介紹設計實務上的工作方法。

設計開發流程(Design Sprint)

業界常聽到的設計開發流程不外乎 Google 提出的 Design Sprint,在五天內完成發想 Ideas、產出設計、測試 Prototype、取得使用者回饋的高速設計開發流程。然而,設計師沒有一整天的時間可以關在會議室裡 Brainstorm 啊!一個禮拜的開發流程真的會很緊繃。

所以實際上,我們是跟隨工程師的 Sprint,開發週期以兩個禮拜為單位,也就是兩週的 Design sprint 後,就會緊接著工程師的開發 sprint,然後跑四週的 A/B testing,再決定要不要 100% 上線新的設計。也就是說理想上,至少要兩個月所有用戶才會看到新的設計上線,也可能 A/B testing 跑得不理想,新功能就這樣胎死腹中。

Product development cycle (design, development, testing)
產品開發流程

再來 zoom in 以設計流程(design sprint)和會議時程來看,平常 UX 設計師的工作以兩週的時間為單位是如何運行:

Design sprint process and timeline
大致上的會議順序,日程會因各自團隊需求調整

🟢 綠色小隊(Squad)相關會議:

  • 綠色代表以自己所屬小隊為主的會議。
  • 第一個禮拜會先有一個計畫會議(Sprint planning)以釐清 PM 在接下來兩個禮拜需要設計師完成的任務和優先順序,設計師就會開始發想、與利害關係人(stakeholder)討論(其他設計師或工程師)。
  • 設計審查(Design review)是只有設計師參與的會議,主要討論目前手上的設計,給予回饋和建議,必要時也可以要求支援以便協調資源,通常僅有 Squad 內相關的設計師參與(例如一個做 Web 平台,一個人做 App 平台會有相似的功能需求,對於所屬產品的了解程度也比較在同一個水平上)。
  • 與產品經理的設計審查(PM review)是在設計內部討論有共識後,展示設計與 PM 討論的會議,通常第一個禮拜會著重在大方向上的確認,設計師可能會提出幾個不同的 solution,在會議中與 PM 取得共識後,於第二週的設計審查提出最終設計,包含 UI 細節與 edge cases 等,準備好交付給工程師進行開發。
  • 依照各自團隊的工作節奏,有些小隊會省略第一週的 Sprint planning,在第二週的 PM review 一併進行下一個 sprint 的規劃。
💡 只要和團隊角色之間,不管是設計師還是 PM 能清楚知道這個工作週期的任務,並密集在slack 回報進度、徵求回饋等,大家都希望會議越少越好。

🔵 藍色工程師(Dev)相關會議:

  • 工程師回顧/計畫會議(Dev retro/ planning)是設計師主要會加入的工程師會議,因為工程師會透過這個會議開始拆解設計、釐清需求,並著重討論接下來兩週 dev sprint 的任務,所以設計師的主要工作就是提供協助,若會議中討論到設計的改動,也能立即給予回饋和修正。
  • 工程師前置會議(Dev pre-planning)跟上面的計畫會議有點類似,但是比較彈性,並不以時程為主,主要目的是提前討論任何階段的設計,以便工程師先行做功課、撈資料,或提出工程端的疑慮以便發想新的設計方向。
💬 工程師當然不只這個會議,但其他會議設計師僅依需求參與。

🟣 紫色設計師(Design)相關會議:

  • 紫色則是以廣義的設計團隊為主的會議(例如以 Tribe 為單位的所有設計師)。
  • 設計主管會議(Design lead meeting)通常是主管提供資訊透明度的時間,會宣布較高層級的規劃,例如 COO 在主管會議提了這個策略,設計團隊這邊會如何因應。有時間的話也會回報每個人這週的工作規劃,或自由報名不限主題的五分鐘分享(Lightning talk)。
  • 這裡還有一個別於小隊內部的設計審查(Design review)會議,一樣只有設計師參與,但是廣義的設計團隊都會參與,一個人約 15~20 分鐘自由報名分享,主要是希望設計師有更多機會討論設計,尤其是一些涉及多的流程、規模較大的專案。

除了這些例行性會議,其他一對一面談的會議就沒列上去了。撇除會議時間,除了做設計,還要寫研究計畫、追蹤 A/B testing 成效,真正打開 Figma 做設計的時間真的不多,也因此會議以外的時間,時常透過 slack 或五分鐘的通話討論設計方向,會省去很多溝通成本。

🎉 中場休息,給大家看一下辦公室一隅

溝通技巧是 UX 設計師必備的軟實力

看下來應該不難發現,UX 設計師除了畫 UI 想 UX,溝通技巧不外乎是最重要的軟實力,下面舉例的情境幾乎每天每週都在上演:

  1. 跨團隊/部門溝通
  2. 與 PM 達到設計提案的共識
  3. 開發中協助工程師開發需求(補 flow、補 spec、補 edge cases、提供 icon)
  4. 測試前與 QA 工程師審查上線版本(QA 主要看流程,設計師盯設計細節)
  5. 發想性質的專案(Exploratory project)通常不走 design sprint,設計師要思考是否需要抓研究(Research)時程,或拉視覺設計師的資源進專案
  6. 追蹤實驗結果並更新設計檔案,與利害關係人分享進度

除此之外,被例行性會議塞滿的工作時間,也凸顯了時間管理的重要性,除了確保自己手上的專案能按時交付,在有必要的情況下,拉長專案時程也是有可能的,這時候就要協調 PM 時程和其他設計師的 bandwidth 是否能支援等等。有時候也必須確認其他團隊相關專案的時程,以避免上線衝突。

最後,擁抱新科技的心態雖然很少人提到,但對新創或軟體開發團隊尤其重要,雖然這篇沒提到工作中會使用到的軟體(繁多不及備載),但除了大家熟悉的 Figma、Notion、JIRA 等,業界不時都在推出新軟體,公司也有許多內部工具要學習,因此保持開放心態不斷學習很重要。

希望看完這篇大家對 UX 設計師的日常與在組織內扮演的角色有更清楚的認識。

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Salie Chien

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