【SOP不藏私】系列#EP1「連猴子也會的PRD指南」

Tom Liou
· 16 min read

寫在正文之前:誰適合這篇文章?

本文很”適合”很推薦在小團隊中UIUX兼PM角色的新手,透過這篇文可以讓您了解一份簡易的PRD架構為何,幫您工作溝通更順暢。

本文”不適合”中高階的PM,裡面沒有提到任何「需求排序」的評量方法,要如何衡量「需求的優先級」可以說是一門藝術。(我相信很多團隊都是BOSS說的需求一律優先往上調,正所謂隕石開發法,BX設計師我也當過RR)

本文”不適合”中高階的UIUX,裡面沒有提到任何UX原則,也沒有任何的UX Design的方法,也沒提到如何製定產品的各種指標。

本篇就十分狹窄的只談PRD這件小事(任性)。


第零章、為什麼身為一個UIUX要寫PRD?

為什麼一位UIUX設計師要學寫PRD?如果你看完下面我的情境描述,發現跟自己的工作狀況有87%像的話,那麼恭喜你可以試看看撰寫PRD釐清自己做產品的脈絡架構。

情境#1:筆者的前公司為機器人新創團隊,該設計中心因為沒有PM,所以必須UIUX Designer兼PM,正所謂逼上梁山,不得不做。

情境#2:在新創公司,因為要背的案子很多,所以對口的開發RD也相對多。公司設計團隊沒有撰寫設計文檔的習慣,故文檔散亂不統一,故必須建立團隊中的設計文件SOP制度。

情境#3:新創團隊通常人員流動率都會高,故此需要一份共同的設計文件面對很多RD輪流開發一直交接的狀況,故此一份好的文檔可以永流傳在團隊中,不只讓上級長官安心,菜鳥UIUX也可以學習如何建立自己的專案宏觀思維。

情境#4:對於畫圖來說,打字的成本又相較更低。故在開始動筆畫圖前先打打字,讓腦子建構出對於產品價值、功能以及更細節的流程,可以快速討論出可行的產品結構。

對於UIUX人員來說,PRD或許只是很多設計文檔的集合,但對當初的菜鳥如我而言,已經到了幫產品進行「功能需求排序」與「指標立定(數據探查)」的未知領域,也是一種額外的學習成長方式。


第一章、什麼是PRD?

PRD (Product Requirement Document),中文全名叫做產品需求規格書。PRD的主要目的是幫助公司在開發產品時需要的規格書,不論是新產品開發或是舊產品疊加新功能進行產品迭代,都需要撰寫PRD。(PRD不是絕對,筆者知道很多公司根本就沒在寫PRD的XD)

由於PRD目標是將產品需求「描述清楚」,方便開發團隊或是相關利害關係人溝通使用。任何的設計文件都是輔助將「抽象化、形而上的功能」,用各種方式「具體化」,故此PRD只求清晰明瞭詞必達意

第二章、為什麼要寫PRD?

PRD在本質上是一種溝通協定(Protocal),為一種統一PM、UIUX、RD間的溝通方式。寫PRD一定沒有口頭溝通快,但一定會比起口頭溝通來的準確。(即便我的交互設計稿件有時也會沒寫清楚,但還是相當認可文件化的溝通方式)

由於PRD有著「由大到小」的思考框架,必須從「開立功能、排程規劃、頁面流程、功能參數」一步一步的撰寫,故會逼自己開啟對於產品思路整理。逐步落實「由價值到細節、由近期到遠程」的思考模式。

我私自認為寫了PRD之後,在工作流程上有其二個優點:

1、降低「溝通阻力」:
正因為PRD一份白紙黑字,沒有含糊的字眼,可以讓產品從幻想的「價值論述」到實際的「功能落地」,收攏眾人對產品功能想像。

在前公司製作遊戲APP的過程,設計師必須老老實實的寫出「其提案會議中該APP中的對打刺激感該如何呈現?從首頁APP到遊戲開始,流程有幾步?一局時長可能為何?遊戲結束後輸家有沒有爆炸狀態?」

畢竟PRD是在說明產品怎麼實踐的文件,到了實作階段,一份好的施工文件可以承上起下,讓產品價值很「通暢」的落地。(怎麼感覺髒髒的XD)

2、統一「溝通媒介」:
在實際工作場域中,很少有一個APP的誕生,永遠只對口一位RD。當RD產生輪值的狀況。一個能總覽的所有文件的入口就相對的重要。

以前公司的機器人APP為例,一款APP會牽涉「用戶語意指令、機器人本地指令語句、機器人表演動作、遊戲背景音樂、遊戲開頭動畫」等複雜的外部文件清單資源。

所以「統一文件集中管理」,讓每個來跟您索取資源的人更有效率的拿到自己需要東西,優化溝通的效率是工作者要克服的題目。


第三章、除了PRD之外,還有什麼要寫?

在PRD之上還有MRD、BRD等文檔,但筆者今天只會對PRD進行比較詳細的解說。(怎麼突然跑出這麼多D?!)

3.1 除了PRD還有BRD跟MRD

BRD (Bussiness Requirement Document),中文名稱叫商業需求文件。該文件大部分在聊市場中的商業趨勢。一份BRD可能不止一個產品,而是數個產品為主的切入商業鍊路。

BRD文件內會提到市場趨勢、商業模型等,故此BRD用來決定公司大戰略的方向,去看數個產品對於公司的「總體戰略」與「商業價值」。

MRD(Market Requirement Document),中文名稱叫市場需求文件。該文件決定產品對於用戶的價值,一份MRD內需有該產品的市場分析、用戶分析、需求分析、競品策略、產品路線圖等,用來看公司現在醞釀的產品能提供哪些與其他競爭對手們,增加哪些不同的功能去切入這個市場。

PRD 產品需求文件,則決定產品該做成什麼樣子。如產品功能、功能流程邏輯、交互方式、產品原型…等,用以跟開發RD團隊溝通。

承上,BRD、MRD、PRD有著「由大到小」的相依關係,所以說不是文件寫完,產品就做完,你也就發大財了,這些文件都會經過很多內部的變動與外部的影響去不斷的迭代它。

3.2 用大白話了解BRD、MRD、PRD

讓我用更白話的方式,說明三者的關係

「BRD」就是在討論現在做什麼產品比較好?然後決定有沒有價值?那要不要做?「MRD」就是討論假如競爭對手很多人都做它,那我們公司要做出哪些不同特色?「PRD」就是既然决定做這個產品了,這個產品要做成什麼樣子?

3.3 工作中真的會寫這麼多的文件?

認真回答:「當然不會阿!!這位孩子!!」在真實的工作場景中,我們不可能很清晰的將BRD、PRD、MRD三者切開,在我的工作經驗中更多的狀況是PRD、MRD是揉和在一起撰寫成一份產品提案簡報,用來對上級老闆報告,這個產品要不要開案,然後預計的工作排程為何。

更何況,產品開發之路不會所有的產品roadmap跟feature開發都會非常順遂。當開發團隊不斷小增量的將功能釋出投入市場、測試市場反應,一定會影響原有的功能排序與產品路線圖。(正所謂計畫趕不上變化!?也比不上老闆的一句話!?)

如果你知道你規劃的功能做出來很少人用,你還會想要優化它嗎?還是會移除它呢?如果想要優化,是不是有其必要商業目標?跟Operation部門或是HelpDesk部門丟過來的需求,其需求排序優先級為何?這些都是在PRD中可以一目了然可以寫清楚的項目。


第四章、PRD的內容組成是?

4.1 第一部分「文件概況」

修訂紀錄與文件概況:其中包含日期、時間、專案負責人、平台版本、目前產品版號、利害關係人等。

圖01:文件概況中會包含「修訂紀錄」與「文件紀錄」

4.2、第二部分「產品簡介與功能(Product Value)」

4.2.1 產品簡介與目標說明
第二部分主要在集中在產品功能的描述;如產品簡介(Overview)、產品價值論述(Value)、目標客群(Target User)、用戶故事(User Story)、功能條列(Feature)、開發排程(develop phase)、版本號(Release Version)、進版時間(Release Time)

圖02:產品簡介與產品目標最大的不同是產品目的有包含「用戶定位」與「商業目標」

其中筆者認為把「需求來源」寫清楚是對於設計師來說相對重要的事情,在畫圖前先把需求來源弄清楚。先確認該需求是從內部企劃部門來?還是從HelpDesk來?或是從老闆來?都可以先標記清楚。

根據筆者的工作經驗,有些需求不見得是優化新增產品功能就可以滿足需求,或許有些需求只要稍加釐清或許也用不到進RD開發了,但更多比較悲慘的是釐清需求之後,發現需求過大影響產品結構XD,這時就要去看需求後的商業利益大小(如何衡量需求的優先級,不在本文討論中)。

4.2.2 開發排程 (Priority)
將功能盤點出來,區分工作排程的先後順序,如Phase0、1、2、3。在P0部分則為該產品的MVP,先把最小可運行的產品功能定好,在依照開發資源切分等。

圖03:條列「開發排程、用戶故事、產品功能、需求來源、版本號、上版時間」,誰先誰後一目了然。

由於筆者的前公司都會先定好整體機器人系統的上版時間,通常來說我的工作習慣是會將第2、3點綜合寫在一起,將用戶故事、功能、發版時間做好表格排列,用以掌控產品當前狀況。

4.3 第三部分產品架構與流程

4.3.1 功能心智圖 (Function Map)
功能心智圖為產品功能模塊的集合,其顆粒度粗細必須RD對於該功能需求了解到何處,以及未來產品開發的路線圖。

如「會員資料」功能模塊中的「編輯會員資料、上傳會員頭像」或是更特別的「註銷會員帳號」子功能都可以寫上去。

相信UIUX入門者大家都寫過這份Map,你可以用Xmind寫,也可以用Miro寫,不管使用哪種心智圖工具,只要所有人能了解「現在」與「未來」要做的功能,都是好工具

如何寫FunctionMap,請看嫁給 RD 的 UI Designe這篇。https://blog.akanelee.me/posts/168560-functional-map/

圖04:將功能模塊依照使用者故事條列,我以前都會背CRUD(Creat、Read、UseUpdate、delete)去檢視一項Feature是否有資料運算的遺漏。

4.3.2 產品資料結構圖 (IA)
IA圖主要是幫助設計師思考功能內的資料結構與相關定義,如果有更細節的定義要寫出來,這樣的表單可以幫助後端工程師在前期就開好DB儲存欄位。

如果以「會員頭像」功能為例:
有無預設頭像?如果有那你就要畫一張預設圖給前端RD;

需要限制多少KB的圖嗎?如果不限制,那用戶上傳的圖過大,要圖片壓縮就必須請後端RD串壓圖Lambda;

尺寸格式有限制嗎?可讓用戶上傳PNG甚至動態GIF嗎?如果都開放,要請後端RD定義資料格式。

(總之盡你知識範圍所能的寫清楚,即便你寫了清楚,根據工作經驗RD們也會問你沒想過的問題,去幫你完善你的功能定義XD)

圖05:定義每個功能的資料格式與功能文案,這也是我人生中最弱一環。

4.3.3 全局、局部功能邏輯圖 (Flow Chart)
撰寫邏輯圖,不論全局或是局部功能的。例如產品會因為登入前後的關係會加多不同的功能需清楚寫下來。

圖06:FLOWCHART邏輯圖為前期概念溝通的產物,這份表可能會隨著產品越長越長,亦或是越長越歪XD

4.4 第四部分「圖形化流程(flow)與原型(prototye)」

不管是高低保真原型、線框圖流程(Wireframe&flow)、精細圖流程(mockup&flow)。不管用任何工具做,只要呈現產品單一功能流程的樣貌都可以歸類在這邊。

圖07:所有的功能流程圖與原型都在部分統一集中給RD

你可以用sketch開一張大畫板傳到zepin,用超連結貼上給你的RD看圖面流程;也可以傳到invision慢慢拉hotspot,重點是要衡量「時間成本」盡可能的達到與RD「溝通清晰」的目標就可以

如果有意識的讀者就會發現越上方的章節,在溝通概念時,都偏純「文字化」詮釋方式,越進入到mockup階段越接近「視覺化」詮釋方式。

4.5 第五部分「產品指標 (Metrics)」

在產品指標的部分,當每一個功能釋出時,您都會先想一下該功能需要達成的「商業目標」為何?然後根據Goal>Signal>Metric的思考方式(由大到小,也可以說是樹幹、樹枝、樹葉的思路),去考該功能的評量方式,之後在與RD人員進行事件(Event)埋點。

但要小心,「商務指標」與「體驗指標」會隨著不同的產品會有不同側重方向。

如以優化遊戲功能的認知程度為例,該功能優化主要目的是更改功能中的文案敘述(Term),進而減低用戶理解功能的負荷,進而降低執行任務的難度,增加執行任務的速度。

你可以用碼表去計時Task與Task之間的完成時間,但減低心智上的評量是你埋再多事件也感覺不出來的,故此我們可以抽取NASA-TLX或是QUIS量表中的「認知學習」構面,進行發版前的質性測試。

但話說回來,就算你降低了Tasks與Task間的速度,使用了精簡的文案減低了用戶的認知負擔,是否就能讓用戶更愛玩這個App呢?更願意長時間的待在這個App呢?進而達成遊戲App好玩,玩家長駐於此的商業目的呢?或這就是我們在定指標時需要再三提醒自己的地方,故此產品屬性的不同會影響我們看待指標的重要程度。

圖08:指標的規劃需視產品的「商業目標」來決定

4.6 第六部分「字串表(Strings Table)」

若稿件進入開發,則定key與不同的value,該規則為湯六前公司的規定。每個APP在開發實需將字串填入表格,最後在某個時間點進版時間點,需將不同APP的字串表收集到字串管理軟件Poedit中納管。

圖09:每家公司有不同管理字串表的規則,不見得適用所有人

4.7 第七部分「附件」

我會將不同平台的切圖鏈結與相關APP的工作時間表放在這邊,讓專案關係人進行查閱。

圖11:附件可以放不同平台的切圖以及各種對外單位的時間表。

第五章、Q&A

5.1、PRD有什麼固定的格式要遵守嗎?

我認為PRD沒有固定的格式,只要能讓開發團隊有脈絡的知道每個施工細節,能把產品做「好」就是好的PRD。

所謂的格式可以隨著公司的專案規模個人需求產品迭代的規模大小而定,千萬不要「墨守成規、墨守成規、墨守成規」(很重要所以說三次!!)

以前也沒有人跟我說PRD要放字串表,但在溝通的過程中經常發現RD們會需要拿字串,長久之後不如直接把字串直接納入PRD中,列為撰寫PRD的SOP,等到大更版時,再上繳到團隊中的字串管理工具Poedit。

5.2、我們公司的團隊是SRCUM跑法,所以不寫PRD可以嗎?

以前我也有錯覺,認為scrum開發跑法可以不寫文件。直到老師叫我回去看看敏捷宣言,我才恍然自己錯很大!!

在敏捷宣言中,從來沒有說過「不寫文件」,只是比對起「詳細的文件(施工圖)」來說,更著重在「可用的軟體」。所以啊~當有人說敏捷不寫PRD,請貼以下敏捷宣言網址給他,跟他說再看一次。以下為敏捷宣言鏈結。https://agilemanifesto.org/iso/zhcht/manifesto.html

5.3 在PRD中會有設計規範(design guideline)、去決定字級大小、元件命名等東西嗎?

以湯六本人的看法,我認為設計規範是UED設計團隊給「內外部設計師」、以及「RD人員」建立的元件庫規範,不見得要放在產品開發文檔中。

如果您們家的產品規模比較小,那我認為加開一個章節放進去也無妨,但由於筆者前公司屬於做遊戲性質高的APP產品,故每一款APP都會有不一樣的guildeline與美術風格。

所以老話一句「PRD沒有固定標準,只要達成與RD團隊的協定,盡量減少溝通阻力以及增加管理效率」即可。

5.4 寫PRD有什麼工具可以使用嗎?

許多人都推薦AXURE RP來撰寫PRD跟Wireframe,其優點是整合性高,內建流程圖工具並可以快速產出小小的html低保真原型。

但如果您是跟我之前的公司一樣,屬於沒什麼預算,且不想添購除了SKETCH以外的設計軟件的話,可以推薦您使用「Dropbox Paper」

優點是讓專案參與人可以線上共編筆記之外,滑鼠滑動到工作區域左側還有章節進入頁,可以讓相關的工作人員快速查找文件(GoogleDoc也可以拉)。只是你的心智圖(Xmind)、流程圖(Draw-io、Miro)就要用第三方的軟體做完之後再把鏈結貼上去PRD內,會比較小麻煩一點。

圖12:dropbox paper有快速的章節索引功能,只要滑鼠輕輕滑點一下就可以到該章節了。

5.5 有其他人的PRD範例嗎?湯六你會推薦誰的?

我會推薦「人人都是產品經理」這個網站,在這個網站中你只要輸入「PRD」關鍵詞就可以發現中國大陸很多人逆推PRD練習文章,一開始我也是模仿他人的PRD寫法然後慢慢改良而來。還是重申,PRD這只是一個實作產品的溝通的優化方法,千萬不要被這個框架給拘泥了

以下為該網站連結:www.woshipm.com


最後的最後,希望這篇文章能給任何的身兼多職者有所幫助,祝大家在工作中離苦得樂,當個開心的產品人😀

如果您還想再看到更多類似的文章,可以按按「拍手」👏👏👏不求拍好拍滿,只求隨喜功德(*´∀`*)人(*´∀`*)滑鼠按住拍手即可連拍!湯六感謝您的鼓勵!

AAPD — As A Product Designer

AAPD 專注於分享數位產品設計的相關資訊,並且致力在平台上創造更多的交流與互動,我們關注UI設計、UX設計、設計師的個人成長、設計趨勢與產業動態等,希望透過這些知識的傳遞,能夠降低每位設計師成長的過程中所遇到的阻礙。歡迎來信投稿:aapdgo@gmail.com

Tom Liou

Written by

Tom Liou

湯六,一位UIUX工作者,愛畫圖也極度熱愛字形的設計師。一生做過許多離奇工作,曾幫電信公司討過債、在工廠教外勞用illustrator、成為高職教師;甚至闖入新創圈開發機器人。近期的人生成就為「加班熬夜到跟公司的夜班警衛成為好友,還被請吃早餐」https://www.behance.net/tomliou7587

AAPD — As A Product Designer

AAPD 專注於分享數位產品設計的相關資訊,並且致力在平台上創造更多的交流與互動,我們關注UI設計、UX設計、設計師的個人成長、設計趨勢與產業動態等,希望透過這些知識的傳遞,能夠降低每位設計師成長的過程中所遇到的阻礙。歡迎來信投稿:aapdgo@gmail.com

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade