我其實沒有想過職涯短短十年，竟然可以遇到兩次ERP系統導入&兩次電商整合系統導入，我想這是我生命中需要修完的功課吧。
也是因為如此，乾脆來寫一篇電商整合系統與ERP的介紹，當生意做到一個規模的時候，導入系統增加作業效率，讓人力專心在真正需要動腦的事務上，在這個科技大幅跳躍的年代，善用科技來幫助人工作的效率，我覺得是很幸運的。
大綱
- ERP系統 & 電商整合系統
- 誰適合使用電商整合系統
- 如何整合ERP與電商系統?
- 實際的整合建議和步驟
ERP系統 & 電商整合系統
在中小企業上過班的朋友應該都用過ERP，除非公司小到只用EXCEL在紀錄，知名的大概就鼎新、正航、SAP、Oracle。涵蓋一家公司運作機制，用系統化的方式記錄下來，作為全公司可以查詢、追蹤的一套系統。
不管公司商品是什麼，一定會包含這些功能：
- 採購進貨
- 庫存管理
- 訂單銷售
- 財務會計
- 費用管理
至於電商整合系統，顧名思義適合電商產業公司，市面上也有許多選擇，首先要先了解電商整合系統是一個承接多家電商平台vs自家公司管理制度的中間角色，並且中間角色很容易受到各家電商平台系統影響，團隊的專業度與效率，會大大影響系統使用的體驗。
每一家系統提供的功能都不太一樣(取決於團隊的能力與公司規模)，或多或少包含：
- API*串接電商平台訂單、出貨資訊
- 平台庫存管理
- 統一上架
- 調整平台庫存量
使用電商整合系統的目的，是透過系統把各家平台訂單統一抓取、統一出貨，並有效率的提升自家庫存在不同平台上的周轉，後面會再說明使用情境。
*API：可以想像是一個串接電商平台與外接系統的通道，需要拿到鑰匙才可以打開（串連）。
例如各家電商平台的圍牆有兩道，外面那道有門，可以讓廠商用專用鑰匙打開，獲得部分資料；裡面那道沒有門，廠商抓得到的資訊僅限於平台釋出的內容，平台不給你的，就抓不到。
每一家平台提供的資訊量多寡不同，也有可能會把大門鎖頭換掉，我們就要去換鑰匙，才可以再抓取資料。
大門鎖頭有時候也會卡住，就什麼資料也抓不到。
誰適合使用電商整合系統
講這件事之前，需要先提一下在ERP裡庫存管理的概念。
一個品號對應一項商品，而將多個商品打包一起賣可以是（虛擬）組合品號。
組合品號通常是虛擬組合品號(實際上商品沒有打包在一起)，若是已經用任何方式將商品組裝成一袋一起銷售，則多半會給一個單品品號，對系統而言，他就是一個單品。
講完品號，下一件事是虛擬倉庫 VS 實體儲位的概念。
虛擬倉庫存在於系統而已，方便人員控管平台可銷售庫存，例如MOMO一個倉、官網一個倉、蝦皮一個倉，人員可以知道可銷售庫存數字，好處是避免超賣，實際上商品在倉庫裡則是都在同一個位置，沒有分開。
實體儲位就是實際上的儲位，通常是有效期差異，或者箱入箱出、與單品出貨分開放，也有可能是在不同倉庫位置。若是將上述虛擬倉的概念實體化，以電商快速調貨的頻率來說，倉庫人員會疲於奔命。
電商整合系統最大的功用就是加速庫存的流動，也不是每一家電商企業都適合導入電商整合系統，推薦給面臨到幾種困境的公司：
- 商品上架在多間通路
- 商品組合方式多、數量多
- 人力缺乏
電商整合系統應用實例與優缺點
這邊提供幾個應用實例，可以體會一下系統可以幫上忙的地方：
ex. 美容保養品，除了銷售單品，同時也提供多種不同的組合，都是虛擬組合品號。
傳統作法是：
人員開單組合單品，成為虛擬組合品號，虛擬組合品號庫存售罄，再開單補庫存數量。
導入電商整合系統：
組合品號庫存可以持續由單品庫存數量補充，甚至做到調配不同虛擬組合品號的可銷售庫存數量。
ex. 服飾業，在多通路銷售，需要在多家通路抓取訂單、回壓出貨單號、通路之間調轉庫存。
傳統作法是：
在各通路後台下載訂單資料，再交由倉庫出貨。
倉庫出貨後，人員再去各家平台回壓出貨提單號碼。
以及各通路人員開單調撥庫存數量進虛擬倉庫，再去平台後台調整可銷售庫存數量。
導入電商整合系統：
將各家通路的訂單集中在電商整合系統，不需要登入登出各家後台，統一在整合系統拋轉訂單給倉庫出貨，甚至可以串接提單號碼，回壓單號到系統，再拋轉回各家平台後台。系統可依實際銷售狀況調配各通路可銷售庫存數量。
***防雷，這功能有非常多不同的狀況，各家平台系統支援程度不同，雖然是每一家系統商的的理想，但不一定可以都做到這麼完美的結果。
苦於多通路庫存管理的廠商，看到這一定會覺得聽起來似乎很厲害，但還是有一些缺點需要告訴大家，沒有一個系統是完美的，了解他的缺點並好好運用科技的力量。
ex. 針對大檔做了一組超殺組合，限量100組售完為止。
超殺組合受到系統自動撥補的設計影響，會一直補上庫存繼續賣，甚至系統還會以為這品項大熱銷，配更高的數量。
解決方法：有些系統提供除外功能，可以設定一段時間內排除某品號的自動撥補功能，避免持續跳樓大拍賣。
或者將超殺組合做成單品品號，徹底避開虛擬組合品的撥補機制，庫存售罄為止。
ex. 庫存尾數集中給單一通路做特賣，系統機制會在依據過往銷售數字將庫存分配至各通路。
解決方法：同上題，需要先設定品項排除，再集中庫存數量。
用系統去解決多平台訂單接收，以及庫存管理，目前大部分的電商整合系統都可以做到，另外還有一個很容易被講得天花亂墜的功能是「一鍵上架」，這點就真的要跟各家業務打破沙鍋問到底，一定要確定中間需要進行什麼步驟，太多廠商都是「半自動上架」，這是什麼意思呢？
根據各家平台的批次上架格式先填好商品資訊，再從電商整合平台中上傳資料，就可以在電商平台後台看到商品了。
聽起來似乎是「一鍵上傳」，但這裡有幾個點還是需要留意的：
- 各家平台的批次上架格式，人員還是需要填寫多份表格來符合不同平台的上架格式，也需要選取各家平台的商品分類，這個人工跟自行去電商平台後台做商品上架，過程幾乎是一樣的。
- 批次上架格式可能會改，商品分類可能也會改，最挫折的是辛苦填完表格之後，被系統跳拒絕。
- 商品文案上傳之後，有可能還是需要去電商平台後台調整換行，或者插入圖片。
所以真的有比較好用嗎？我也聽過不少一線人員反饋，由於各家電商平台後台，在商品上架至少都有做一些流程上的優化，批次上架不一定是最佳解，他們更偏好一個個商品上架。
如何整合ERP與電商整合系統?
- 人員需要清楚認知電商整合系統的邏輯與限制
- 在ERP的眾多各通路虛擬倉整合為一，人員須要有概念是庫存為共用的
- 設定操作權限
要先讓相關人員了解系統邏輯，才能好好運用他。另外因為電商整合系統的庫存調配通常是會影響到全通路，若是各通路由不同人員管理，建議採取單一人員調整系統配貨是比較好的方式，避免重複調整。
實際的整合建議和步驟
- 單品品號、虛擬組合品品號先整理出來，品號資料先做匯入
- 先檢視系統訂單抓取狀況，確定訂單都有抓進系統裡；還有客人取消的訂單，是否也有同時間在整合系統中同步訂單狀態。
- 若出貨功能也會使用，此時可以先測試看看，超取條碼輸出、宅配單號回壓系統，有沒有打回各家平台後台
- 挑一個淡季時期開始測試，先挑一個東西最少、相對單純的通路當白老鼠
- 將ERP現有虛擬倉合而為一，逐步推進，先兩個、再併一個進來
其實困難的地方都不是做事，而是解決提出問題的人（誤）
說服整個團隊往同個方向前進，一同試錯、一同進步。
我個人是蠻喜歡整合後的系統機制，減少許多人工，尤其是品項多、通路多、組合也多的商業模式，用系統輔助讓庫存加速滾動，是我覺得超級方便的地方。
至於是用哪一家，這邊先就不講了，需要的話再私訊我吧！
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