[職場新鮮人經驗談 — 2] 如何有效增進工作效率?
這篇文章，我想跟大家分享幾個增進工作效率的方式，包含如何在有限的工作時間內決定所有事情的輕重緩急，以及讓自己更有動力完成目標設定以及建立完成任務的成就感，創造正向循環的心態。
還記得剛回到微軟時的第一個月，幾乎都被客戶無止盡的需求給填滿，平日晚上和周末都得花許多時間在工作上，再加上又對微軟的新產品不熟悉，走了很多冤枉路，導致工作效率變差，變成一種負向的循環…
Part 1. 拒絕的藝術
拒絕或硬著頭皮接?
我不敢拒絕我老闆或同事怎麼辦?
以我這幾年對實習生的觀察，很少有實習生會拒絕主管提出的工作要求，大多是乖乖領命，埋頭苦幹。少數會遇到希望進一步確認需求的，但在我印象中還沒有實習生會對著我說: 「Ashe，這我做不到，你可能要找其他人。」
這也導致我們可能誤判某些工作實習生能夠獨立完成，但實習生實際上無法，最後實習生沒有完成也不敢跟主管反映，也間接讓實習生的自我認同受傷。
「如何展現拒絕的藝術」這件事情，一直到我在微軟公司的第二年，才有深刻的體悟跟學習。那次事件，是一個重要客戶希望拜訪我們部門副總經理，並請我們業務同仁安排。但恰巧我們副總的時間撞到另一個也很重要的客戶拜訪，而且，雙方在那一個月中，也就只有這時間能見面，也就是說，兩個客戶的會議只能選擇其中一個參加。
因為時間緊急，副總在我面前直接打給我們的重要客戶，並跟他說明由於他當天有會議衝突，無法出席這次見面會談；但他同時也說，他非常想要參與這次的拜會，但因為他先前已經跟另一個客戶改過一次會議時間，實在沒辦法再改第二次。這次的拜會，他請另一個部門的副總經理出席，同時也請非常資深的業務同仁一起與會，他知道這個專案對客戶公司的重要性，因此投入更多資源，務必要把客戶的專案做到最好。
副總雖然技巧性的婉拒了客戶的會議，但他同時提供客戶其他替代方案，並表達出對客戶需求的關心，同時表達自己對這件事情的重視程度，但因為實在抽不出身，所以他投入了更多的資源來協助客戶。
自然，客戶聽了也很開心，對我們也沒有任何怨言，反而覺得有更多資源的投入，對他們的專案更加分，微軟投入的資源更多。
透過這個方法，可以讓對方理解到自己和他是同一條船上的夥伴，而不是隔岸觀火、見死不救的敵人。拒絕是萬不得已，但我跟你是好夥伴，我一定會幫你找出替代方案。
Part 2. 事情那麼多，如何決定先做哪件事情?
老闆告訴我，他決定工作事項的方式是: 先決定目標，再列出對這個目標來說，哪些事情最重要；哪些事情最容易達成，再找其中的交集。
一般來說，決定先做哪件事情的因素有兩個。一是多重要，二是多緊急。先做重要且緊急的工作，再做不那麼緊急和重要的工作。
但在實際工作上，其實有太多時候會遇到「緊急但不那麼重要」或是「不緊急但很重要」的工作，導致我們有限的工作時間都會被這一些可能對業務成果不會造成太大影響的事情給卡住，導致我們無法專注在會對業務造成重大影響的事情上。
在微軟的第二年，隨著業務內容的熟悉，也認識了更多的客戶。但畢竟工作的時間有限，隨著業務內容變的更多，我開始出現工作到凌晨的情形，同時工作的產出和品質，以我自己的標準來說，都有下降的趨勢。
發現這個問題後，我決定在和老闆的 1:1 時，跟他請教他是如何處理這樣的問題。令人驚訝的是，他建議我不要每件事情都做，而是要遵照一套 SOP 法則，篩選出對業務目標最有影響的事情，其他的事情，則必須 deselect，也就是找其他同事來協助。
這套方法有效的幫助我在短時間內選擇最需要處理的工作，同時也列出其他事情的輕重緩急。
首先，必須先列出目標。這裡有個大前提，你必須要非常清楚自己的業務目標是什麼，如果不清楚的話，非常建議要先跟你的主管確認，確保雙方認知一致。
接著針對這個目標，建立兩個不同的、獨立的清單。
第一個清單，是對這個目標來說，做完哪幾件事情，是最大量的能幫助達成這個目標的事情；第二個清單，則是對這個目標來說，做完哪幾件事情，是最快、最立竿見影能幫助達成這個目標的事情。
接著，把這兩個清單按照各自對目標的貢獻度排名，再從貢獻度最大的開始找出這兩個清單中，共同出現的事情，這就是你現在最應該要動手做的事情。
先假設我的目標是要完成這個季度的 100 萬業績，那麼，我應該要列出兩個清單。
舉例來說，可能有一個很複雜的專案，前後要花超過一年的時間 cook，但如果有機會在這一季簽下來，可以幫助部門帶來100萬的業績，顯然做完這件事情，就完全的達成我的目標，那這件事情就應該放在第一個清單中。
另一個例子，可能有一個很簡單的案子，雖然金額只有5萬，但只差打最後一通電話給客戶，客戶就願意下單，這件事情，就應該放在第二個清單。
清單完成後，就開始依照對目標的貢獻度排序，再找出兩個清單中的重複項，就可以開始動手做，完成最重要的一項，再接著完成第二項。藉著這個方法，來拆解所有需要完成的工作，並依照對目標的貢獻程度來盡可能在有限的時間內完成，這是我老闆告訴我的方法，也讓我一直沿用到現在。
Part 3. 總不可能每件事情都這麼搞剛
看完第二章的朋友，可能會跟我第一次聽到這方法有一樣的反應，就是每件事情都要放上清單也太麻煩了吧，那我不就每天要花30分鐘先做好清單XD
沒錯，以上的方法，我個人覺得適用在你的中長期目標設定，例如這一季、這半年、這一年的業務目標，或是接下來幾年的職涯發展目標設定，不適用你每一天的 daily work。
那我如何處理我的 daily work 呢? 通常最忙的周一早上我會接到非常多 email 以及電話，這時候就會發現，雙螢幕是個很好的發明，能一邊開會一邊處理事情(欸
回歸正題，我通常會準備便條紙快速寫下今天或這周要完成的事情，盡可能找零碎的時間把這些清單事項完成，這樣的好處是你一有空檔，你可以直接看便條紙還有哪些事情還沒做好，不用再花時間想。同時，把便條紙的事項完成並刪除的那一刻，會有完成任務的成就感，對自己也是很不錯的正向回饋。
我的同事，也有些喜歡使用一些手機的代辦事項 APP 結合番茄鐘工作法，或是用 Trello 來安排自己的代辦事項。
我覺得都是很好的方法，重點應該在於要能快速紀錄並放在顯眼的地方，因為這種 daily work 通常不會花太多時間，可能 10 分鐘就能搞定一個，所以能越高效的處理並完成，自然能完成的事情就越多，留給自己的時間也跟著變多。
Part 4. 小結
睽違一年沒有寫 Medium，實在是因為工作比較忙而自己疏忽了這一塊。
但，每年在微軟實習的學弟妹還是常常問我類似的問題，例如要找工作還是念研究所? 事情太多做不完怎麼辦? 畢業前應該要完成哪些事情? 我是怎麼完成我的工作的?
諸如此類的問題，讓我想到或多或少大家在學生時期可能都有類似的問題產生，我也應該鞭策自己要更勤於回饋，更多的是一種拋磚引玉的分享，希望我的經驗分享能夠或多或少幫助到大家。
以上，是職場新鮮人經驗談的第二篇，接下來預計還會再寫幾篇職場新鮮人經驗談。如果有想要聽的主題，歡迎留言告訴我。
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