Du Design Ops en agence ?
Voici un peu plus d’un an que nous avons mis en place une démarche Design Ops et la création d’un rôle associé chez Atecna. Cette nouvelle pratique dans notre groupe a deux objectifs :
- Accompagner nos clients qui désirent améliorer la collaboration entre les designers et les profils qui les entourent, faciliter le passage à l’échelle du design dans leur organisation ou encore déployer un design system.
- Accompagner les designers d’Atecna dans leur pratique du design et leur montée en compétences.
Dans cet article, je me concentrerai sur notre pratique interne du Design Ops.
Pourquoi destiner cette pratique également en interne ?
Atecna, c’est aujourd’hui 40 designers possédant en moyenne 10 ans d’expérience avec des profils experts sur l’UI, l’UX Design, la research, le Design System ou le design de service répartis sur 5 localisations : Montréal, Lille, Paris, Lyon et Toulouse.
De par notre contexte, quelques défis nous attendaient :
- Créer plus de lien entre les agences et les designers du groupe
- Assurer un alignement des méthodes
- Rationaliser les outils
- Faciliter la montée en compétences et le partage de connaissances
Comment créer du lien entre les équipes et échanger sur nos métiers ?
Deux fois par mois, tous les designers d’Atecna assistent à un rituel commun (si possible en physique dans les agences). Ce rituel nous permet d’assister à la démonstration d’une nouvelle pratique mise en place par un designer de l’équipe, ou par un expert externe (Apolline Rouzé UX Writer, France Wang co-fondatrice de Tandemz), de partager un retour d’expérience d’une mission ou d’un projet.
Il joue un rôle essentiel en rassemblant les designers autour d’un moment partagé. Il facilite les échanges sur les projets et missions, tout en favorisant l’ouverture des consciences à de nouveaux sujets. Nous avons véritablement constaté une plus grande implication des designers dans la vision du groupe, et des synergies ont émergé au fil de ces rencontres.
Comment assurer un discours commun entre les designers ?
Nous cherchons à favoriser la collaboration entre tous les designers, indépendamment de la distance qui les sépare. La première étape a été de créer une méthodologie globale comprenant des ateliers, des exemples de livrables et les étapes clés d’un projet. Cette méthodologie globale permet à chaque designer de gagner en autonomie et de conserver un discours cohérent entre les agences du groupe.
La flexibilité de cette méthodologie permet également de s’ajuster en fonction du niveau de maturité et des particularités locales. Nous sommes conscients que le design n’est pas une solution universelle, et son application doit constamment s’adapter au contexte spécifique dans lequel nous évoluons.
Comment améliorer la qualité de nos réalisations ?
Nous avons constaté que les designers ne bénéficient pas toujours d’opportunités pour recevoir du feedback et être challengés dans leurs missions respectives. Afin de remédier à cela, nous avons instauré des moments d’échanges permettant à chaque designer, quelle que soit sa pratique (UI, UX, Research, etc.), d’obtenir de l’aide sur un sujet en cours, favorisant ainsi l’amélioration de la qualité et de la pertinence de nos réponses.
Encourager la culture du feedback constructive entre les membres de l’équipe, favorise notamment l’amélioration continue et le développement professionnel.
Comment rationaliser nos outils et faciliter l’accès à de nouveaux outils ?
Avant la mise en place de la démarche Ops et la création d’un rôle, nous avions 3 comptes Figma qui cohabitaient (ne me demandez pas pourquoi 😅). Cela amenait son lot de problématique comme une multiplication des licences et des frustrations lié aux partages des fichiers. La fusion des trois comptes Figma a considérablement facilité notre collaboration et nous a permis de rationaliser la gestion des licences, réduisant ainsi les coûts.
Nous avons également alloué un budget permettant aux designers de découvrir de nouveaux outils comme Optimal Workshop que nous avons testé récemment. Cela nous permet de rester informés des derniers outils et évolutions dans notre domaine d’activité ce qui est clé dans notre rôle d’agence.
Comment mesurer les compétences présentes dans l’équipe et faire grandir les designers ?
Avant de travailler à la montée en compétences de nos équipes, il était important pour nous de lister les compétences que nous estimions nécessaires pour réaliser des actions de design.
Dans ce recensement, nous avons listé 104 compétences qui sont de près ou de loin liées au design. Par exemple, « Savoir écrire une trame d’interview » est étroitement associé à l’UX Research et donc pleinement intégrer dans la conception. Nous avons souhaité élargir les compétences jusqu’à la web analyse ou encore la compréhension de l’économie et de la finance qui sont pour nous des sujets d’ouverture design. Ces sujets permettent à un designer d’être plus pertinent dans son travail.
La prochaine étape consiste à mener des entretiens qui nous permettront d’évaluer les compétences des designers selon une échelle que nous avons établie (potentiel, compétent, efficient, autonome et expert).
Cartographier les compétences, c’est intéressant, mais concrètement, on en fait quoi ?
Grâce à ce travail, nous allons pouvoir orienter nos designers vers différentes méthodes de montée en compétences.
- Programme de mentorat
- Formation interne
- Formation externe
- Ressources présentes dans le playbook
Par la suite, notre objectif est de suivre la progression des designers pour garder une image réelle des compétences de l’équipe.
Afin de faciliter le développement des compétences, nous avons instauré un canal dédié sur Slack pour partager des informations de veille. Cela favorise la création de synergies autour des sujets en cours et des problématiques rencontrées par les designers dans leurs missions.
Un design playbook comme accélérateur de la montée en compétences et d’alignement des équipes
L’équipe avait une grande attente concernant la création d’un playbook. Pour élaborer cet outil interne, nous avons mené des entretiens avec une dizaine de designers, chacun apportant une expertise et une expérience différente, afin de comprendre leurs besoins et leurs attentes. Pour consolider ces informations, nous avons utilisé Dovetail, nous faisant ainsi découvrir un nouvel outil. Ces entretiens nous ont notamment permis de réaliser qu’il était crucial de partir des problématiques rencontrées par les designers dans leurs missions et d’y associer des ressources. Par exemple, pour un icebreaker plutôt que de les mettre à disposition sans les contextualiser, il est important de les trier par objectif, car un icebreaker qui a pour but de mettre en énergie est différent de celui qui a pour but de faire connaissance avec les participants.
Dans ce playbook, nous allons partager des méthodologies de travail, des ressources graphiques, des ateliers de la veille et des retours d’expérience.
Et ce n’est qu’un début !
Grâce au Design Ops, nous avons observé une montée en compétences plus rapide des designers d’Atecna, avec une implication accrue et un meilleur alignement sur la stratégie et la vision de l’entreprise. Cependant, de nombreuses actions restent à entreprendre pour renforcer nos compétences et nos différentes pratiques. Nous pouvons citer, déployer un programme de mentorat ou assurer la pérennité de notre playbook en facilitant la contribution à celui-ci.
