ATÖLYE’nin Uzaktan Çalışma Yaklaşımı
Uzaktan çalışma döneminde nasıl çalışmalı ve karşılıklı sevgi göstermeliyiz?
Yazar: Deniz Yazıcıoğlu, Academy Project Coordinator, ATÖLYE
Editörler: Ömer Ataş, Özgür Arslan
Çeviri: Gizem Unsalan
“En iyi zamanlardı; en kötü zamanlardı.”
— İki Şehrin Hikâyesi (Charles Dickens)
Toplum arasında koronavirüs adıyla bilinen COVID-19 hastalığının Dünya Sağlık Örgütü (DSÖ) tarafından bir pandemi (küresel salgın) ilan edilmesinin ardından dünya çapında büyüyen halk sağlığı krizi ve bunu takiben getirilen seyahat kısıtlamaları, çalışma ve iletişim kurma biçimlerimizi yeniden gözden geçirmemize sebep oldu. Küresel belirsizliğin hâkim olduğu bu dönemde, elimizdeki alternatiflerin geçici uyarlamalar olmaktan çıkıp yeni ve daha etkin iş birliği ve iletişim araçlarına dönüşebilmeleri için yöntemler geliştirmeye çalışıyoruz.
Bu doğrultuda, ATÖLYE olarak uzaktan çalışmanın gündelik hayatımızın bir parçası olduğu bu zamanda iletişim kurma, paylaşma, birlikte çalışma, planlama ve karşılıklı sevgi gösterme gibi faaliyetlere olan yaklaşımlarımızı ve işinize yarayabileceğini düşündüğümüz önerilerimizi aşağıda özetledik.
İçerik
🔗 İletişim Kurma
📂 Paylaşma
🤼 Birlikte Çalışma
✅ Planlama
❤️ Sevgi Gösterme
—
🔗 İletişim kurma
Uzaktan çalışmanın en önemli tarafı iletişim kurmak değildir; sürekli iletişim kurmaktır! Ekip arkadaşlarınıza soru sormaktan, Slack, Asana veya kullandığınız diğer bir programda bildirim almalarını sağlayacak “mention”lar paylaşmaktan, acil olmayan ancak üzerine derin düşünülmesi gereken konularda ise e-posta göndermekten çekinmeyin.
🧂 Zoom ve Slack, artık işimizin tuzu biberi.
ATÖLYE’de ikiden fazla katılımcının bulunduğu toplantılar için Zoom’u, iki kişi arasındaki görüşmeler içinse Slack’i kullanıyoruz. Toplantılarınız ve çalışma arkadaşlarınızla mesajlaşmak için ne tür araçlar kullanmak istediğinizi araştırın. Bugünlerde farklı özelliklere sahip pek çok program bulabilirsiniz; siz ve ekip arkadaşlarınız için hangisinin en uygun olduğunu belirleyin.
📖 Söz uçar yazı kalır
Görevler ve kısa açıklamalar oluşturmak, geri bildirim yapmak, soru sormak ve hedeflerinizi yazıya dökmek; düşüncelerinizi düzenlemek ve esas iletilmesi gereken mesajları belirlemek açısından harika yöntemlerdir. Sözlü konuşurken cümlelerimiz kendiliğinden gelişen ve planlanmamış bir akışı takip edebilir, hatta bazen daha fazla belirsizliğe yol açabilir. Ancak yazılı iletişim — doğru kullanıldığında — daha kısa ve planlı tutulabileceği gibi sorumluluklarınızın takibini de önemli ölçüde kolaylaştırabilir.
Nasıl, nerede, neden ve ne zaman iletişim kurmanız gerektiği konusunda kararsızlık yaşıyorsanız çok sevdiğimiz Basecamp Guide to Internal Communication (İç İletişim Rehberi) kaynağına göz atabilirsiniz.
📞 “Video’lu Aramaya katılmam gerekir mi?” Kontrol Listesi
Bütün süreçleri çevrimiçi ortama taşımış olmamız, bugüne kadar amacımıza çok da iyi hizmet etmeyen eski alışkanlıkları da beraberimizde getirmemizi gerektirmiyor. Basecamp İç İletişim Rehberi’nde yer verilen iki kurala dikkat çekmek isteriz:
#3: “Toplantı, konuşma ve sohbet gibi sözlü iletişime dayalı geleneklerin aksine uzun yazılar yoluyla yapılan iç iletişim; toplantılar, video konferansları, aramalar gibi gerçek zamanlı, iş akışını bölmeye ve bölünmeye fırsat tanıyan aktivitelerde iyi karşılanan bir azalmaya sebep olur.”
#5: “Toplantılar ilk tercihiniz değil son çareniz olmalıdır.”
Toplantı düzenlemenin gerekli olup olmadığına karar verebilmeniz için Owl Labs tarafından geliştirilen bu müthiş kontrol listesine göz atın.
📂 Paylaşma
“Paylaşmak önemsemektir” sözünü duymuşsunuzdur. Biz de bu fikirden yola çıkarak Google Drive kullanıyoruz. En yakınımızdaki çalışma arkadaşımızı dürterek bir klasörün bağlantısını paylaşmasını isteyemediğimiz bu günlerde düzenli bir dosyalama sisteminin önemi daha da ortaya çıkıyor. Farklı bir dosyalama sistemini tercih etseniz bile önemli olan onu düzenli tutmanız. Aksi takdirde arkadaşlarınız bir toplantıyı kaçırdığında ilgili dosyanın en güncel versiyonunu bulamayabilir. Kafa karışıklığını önlemek adına dosya düzenleme işlerinde her zaman özenli davranın.
🤼 Birlikte Çalışma
İnternet üzerinden iş birliği yapmak, bize hiç de yabancı olmayan bir fikir. Hepimiz işlerimizi paylaşmak ve birlikte üretip düşünmek adına G Suite, Mural, Miro, Milanote, ve InVision gibi araçları kullanıyoruz. İster şirket içi ister müşterilerle workshop düzenlemek için Google Jamboard’u kullanabilirsiniz. Dijital bir beyaz tahtayı anımsatan program, katılımcıların fikirlerini çizmelerine, görseller paylaşmalarına ve notlar eklemelerine olanak tanıyor.
✅ Planlama
ATÖLYE adını verdiğimiz organizmanın çekirdeğinde yer alır Asana. Üzerinde çalıştığımız tüm projeler, görevler ve alt görevler — mümkünse zaman çizelgeleriyle birlikte — Asana’da bulunur. Tüm ekibinizi aynı rotada tutmanızı sağlayan bu programla eski görevleri arayıp bulabilir, iş bölümü ve teslimini gerçekleştirebilir, güncellemeleri herkesle aynı anda paylaşabilirsiniz. Şirketinizde proje yönetimi için farklı bir araç kullanıyor olsanız bile iyi düzenlenmiş bir sistem nadiren başarısız olur.
Başkalarına atadığınız görevlerde özenle yazılmış detaylı açıklamalar paylaşmak, konuyu iyi özetlediğinizden ve beklentilerinizi net bir şekilde ifade ettiğinizden emin olmak bakımından en iyi uygulamadır. Bu görevlerin tahminî ne kadar zaman alacağını belirtmek de çalışma arkadaşınızın kendini organize edebilmesi ve günlük programını düzenleyebilmesi açısından oldukça faydalı bir hareket olacaktır. İyi takip edilen bir proje yönetim aracı, iş akışı yönünden şeffaf davranırken sorumluluklarınızın farkında olmanızı sağlar. Böylelikle işlerinizi doğru yönetebilir ve size atanan görevleri kolayca takip edebilirsiniz.
❤️ Sevgi Gösterme
Uzaktan çalışırken yalnız ve soyutlanmış hissetmemiz normal. Ne de olsa giysilerimizi değiştirmek, dışarı çıkmak veya ekip arkadaşlarımızla bir kahve molası vermek normal zamanlarda bizi bir şekilde motive eden ve yalnızlığımızı gideren aktiviteler.
Ancak Tim Berners-Lee ve icat ettiği World Wide Web (bir diğer adıyla İnternet) sayesinde artık her şey değişti! Şimdilerde sanal gerçeklikte buluşarak ilişkiler kurup sürdürebiliyor, bilgi aktarabiliyor, umarsızca meme, müzik ve çok daha fazlasını paylaşabiliyoruz.
“Ritüel” kelimesi, Merriam-Webster İngilizce sözlüğüne göre “her zaman aynı şekilde gerçekleştirilen resmî bir tören veya eylemler serisi” anlamını taşıyor. Her kültürde olduğu gibi sanal kültürde de kendimizle ve dış dünyayla bağımızı korumak, kontrolü yitirmediğimizi hissetmek ve yaptıklarımıza anlam yükleyebilmek için ritüellere ihtiyaç duyarız.
Ekip arkadaşlarınızla bağınızı korumak, işlerin yolunda gittiğini hissetmek ve yalnızlığınızı azaltmak için uygulayabileceğiniz birkaç basit ritüele göz atalım.
🌞 Her Sabah Zoom’da Buluşma
Takviminizi hazırlayın, en sevdiğiniz gömleğinizi giyin (pantolon kısmı size kalmış) ve kameranızı açarak ekip arkadaşlarınızın güzel yüzlerini görmeye hazırlanın!
“İnternet görgü kurallarını” gözeterek herkesin ortak görüşe varabilmesini sağlayın. Arama öncesinde kamera ve mikrofonunuzu kontrol edin ve konuşmadığınız zamanlarda kendinizi sessize alın. Lütfen kendinize değil kameraya bakın. Son olarak da pijamalarla ekrana çıkmayın ve gerektiğinde arka fonunuzu düzeltin. Yapmanız gerekenler işte bu kadar!
Toplantıyı 30 dakikadan kısa bir süreyle sınırlandırmaya özen gösterin. Tabii, ekip arkadaşlarınızdan birinin duygusal desteğe ihtiyaç duyması gibi durumlarda bu süreyi aşabilirsiniz.
Birbirinize “Nasıl hissediyorsun?” gibi sorular sorarak başlayıp gün içinde yapacaklarınızdan bahsedebilir ve ihtiyaç duyduğunuzda ekip arkadaşlarınızdan yardım isteyebilirsiniz. Ayrıca, uzaktan çalışan ekipler için oldukça faydalı kaynaştırma aktiviteleri ve soruları barındıran bu sayfaya da göz atabilirsiniz.
Örnek:
🧠 Aklımda olan…
🏃♀️ Üzerinde çalıştığım…
🆘 Yardıma ihtiyaç duyduğum…
👐 Yardımcı olabileceğim…
📅 Haftalık Yapılacaklar Listesi
Her pazartesi tekrarlayacak şekilde ekip arkadaşlarınızla bir Zoom görüşmesi yaparak haftalık önceliklerinizi değerlendirebilirsiniz. Arkadaşlarınızın önümüzdeki hafta için belirledikleri tüm hedefleri not alın. Bu toplantı diğer aramalara kıyasla biraz daha uzun sürebilir, ancak vakit ayırmanıza kesinlikle değer!
🔽 Slack’te Durum Güncellemeleri
Günlük başarılarınızı ekibinizin Slack kanalı veya benzer bir araçla paylaşmak, yaptığınız işler üzerine düşünme fırsatı tanıdığı gibi ekip arkadaşlarınızla aynı doğrultuda hareket etmenizi sağlar.
🎊 Cuma Değerlendirmesi
Ekibinizden bir kişiyi, takımınızın tüm hafta boyunca başardığı en önemli işleri tek bir paylaşımda derleyerek Slack’te tüm ekiplere duyurmakla görevlendirin. Öne çıkarmak istediğiniz konularda seçici davranın ve fazla detaya inmeyin. Bunu, haftalık bir rapordan ziyade ekip arkadaşlarınızı motive etme ve ekibinizin başarılarını herkesle paylaşma aracı olarak görebilirsiniz.
🍴 Gün Ortası Hedef Hizalama
Farklı disiplinlerle bir arada çalışıyorsanız gün ortasında hedeflerinizi hizalamak, gün boyunca herkesin aynı amaca yönelik çalışmasını sağlar. Aksi takdirde, Slack durum güncellemeleri esnasında ekibinizden bir kişinin gün boyunca tamamen farklı bir konu üzerinde çalıştığını öğrenebilirsiniz! Bu süreç için de ekibinizden bir kişiyi, önceliklendirilmesi gereken konuları herkese hatırlatmakla görevlendirebilir ve aklınıza takılan soruları çekinmeden paylaşabilirsiniz.
🕔 Hedef Kontrolleri
Belirlediğiniz haftalık öncelikler, günler ilerledikçe konu dışı kalabilir ve bu durumlarda kişisel kararlarınızı ekiple paylaşmak için cuma günü durum güncellemesini beklemeniz işlerinizi geciktirebilir. Ekibinizden bir kişiyi görevlendirerek her çarşamba “hedef kontrolleri” gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz. Bu kişi, tüm ekip arkadaşlarının Haftalık Yapılacaklar görüşmesinde belirlediği haftalık hedefleri gözden geçirerek her biriyle iletişime geçer ve belirli emojiler kullanarak bu görevlerin güncel durumunu paylaşmasını ister.
Örnek:
🛑 = Bunun üzerinde çalışmayı bıraktım/Planlarım değişti.
📝 = Şu an üzerinde çalışıyorum.
✅ = Tamamlandı.
🎪 Büyük Buluşma
Özlediğiniz tek insanlar ekip arkadaşlarınız değil kuşkusuz… Peki, şirketinizdeki diğer kişilerle nasıl iletişim kuracaksınız? İnsan Kaynakları biriminizden destek isteyerek şirket çapında bir Zoom görüşmesi ayarlatabilir ve tüm ekipleri bir araya getirerek tam anlamıyla hedeflerinizi hizalayabilirsiniz! İşe biraz eğlence ve oyun katmak için Zoom’da “breakout room” adı verilen alt kanallarda gerçekleştirebileceğiniz aktivitelere de mutlaka yer verin.
🙏🏻 Takdir Etme 🙏
Herkes emeğinin karşılık bulmasını ister — ve bu basit bir Slack mesajıyla bile gerçekleştirilebilir. Lütfen, içinizden geldiğinde ekip arkadaşlarınızla sevginizi paylaşın ve onları takdir ettiğinizi gösterin. Sevginizi paylaşmanın sınırı yok!
🍸 Sanal “Happy Hour”lar
Ofis içi düzenlenen sosyal aktiviteleri çevrimiçi dünyaya uyarlamak, bu enteresan dönemde arkadaşlığımızı pekiştirmeye ve bizi bir arada tutmaya yardımcı olur. Cuma akşamları şarabınızı alıp Zoom görüşmelerine katılan arkadaşlarınızla birlikte dijital içme oyunları oynamayı deneyebilirsiniz!
👋 Hayat devam ediyor…
“Her işte bir hayır vardır” sözü, zorunlu uzaktan çalışma düzeni için de geçerli. Bu dönemde, siz de net ve yalın iletişimin önemini, yazı yazarak işleri organize etmenin gücünü, ritüelleri sanal dünyaya uyarlamayı ve kendinizi yönetebilmeyi deneyimleyeceksiniz! Şimdi yavaşlayın, derin bir nefes alın ve rahatlayın. Bu günler; karşılıklı bağımlılıklarımızı, yeteri kadar kıymetini bilmediğimiz şeyleri yeniden gözden geçirmek için mükemmel bir fırsat -aynı zamanda ne derece “agile” (çevik) kalabildiğimizi ve “zorlu dönemlerde esnek davranmak” konusunda başkalarına verdiğimiz tavsiyeye ne kadar uyabildiğimizi kanıtlama zamanı.
Takımlarınız için daha kapsayıcı ve etkili iş birliği ve birlikte yaratım sistemleri inşa etmenin yollarını arıyorsanız; veya organizasyonunuz için uzaktan öğrenme sistemleri geliştirmede bir partner arıyorsanız ATÖLYE Academy geçici direktörü Mert Çetinkaya’ya mert@atolye.io adresinden ulaşabilirsiniz.
