Kültür Tasarımı: Uzaktan Çalışan Ekipler için 6 Anlayış
Kültürümüz bir yılı aşkın süredir pandemi ile yaşamaya ve çalışmaya nasıl uyum sağladı?
Yazar: Ayşe Yazgan
Editör: Melissa Clissold, Oytun Elacmaz
Metin içi görselleştirmeler: Aleyna Tezer
Çeviri: Gamze Yılmazel
Giriş
Mart 2020'de ATÖLYE’deki herkes uzaktan çalışmaya başladı. Bu, Yetenek ve Operasyon ekibimizin koronavirüsün risklerinin giderek belirginleşmesinden hemen sonra acil olarak verdiği bir karardı.
Tamamen uzaktan çalışmaya dayanan bir sisteme uyum sağlamanın zor olduğunu gördük. Bu yazıda, uzaktan çalıştığımız bu süre zarfında ekibimizin ve topluluk üyelerimizin refahını sağlamak için benimsemeye çalıştığımız altı anlayışı sizlerle paylaşmak istiyoruz. Her şey yolunda gitmedi, hatta bazı yöntemlerimiz başarısız oldu; ama bu deneme hâli, daha geleneksel ve hayatta kalmayı önceleyen bir tutumdan gelişmeyi hedefleyen bir tutuma geçmemizi sağladı.
Öncelikle, amacımızı kendimize hatırlatmanın öneminden bahsedeceğim. Yaptığımız ani ve “tepkisel” değişiklerle devam edecek ve sonrasında, bu süre zarfında bize rehberlik eden 6 anlayışımızı paylaşarak bitireceğim. Paylaşımın sizin için de faydalı olacağını umuyoruz!
Lütfen kendi yöntemlerinizi ve kurumunuzun uzaktan çalışmaya uyum sağlamak için attığı adımları paylaşmaktan çekinmeyin. Aşağıda ele almayı tercih ettiğimiz şey, “uzaktan çalışmaya uyum sağlamaktan” daha önemli olduğunu düşündüğümüz uzaktan çalışma kültürü tasarlamak konusudur.
Amacımızı kendimize hatırlatmak
Bu noktada ATÖLYE’de kültür açısından “ne” yaptığımızı kısaca sizlerle paylaşmakla kalmayıp meselenin “nasıl” ve “neden”ine de odaklanmak istiyoruz. Bir organizasyonun amacını tartışmadan kültürü üzerine konuşmak imkansızdır. Amaç, kurum kültürünün özünde yer alır; bize yaptığımız her şeyi neden yaptığımızı hatırlatan bir çapa gibidir.
Eğer ATÖLYE, “Stratejik Tasarım Stüdyosu, Akademi ve Yaratıcı Platform’un bileşiminden oluşan ve komünitesinden* güç alarak yaratıcı servisler geliştiren bir organizasyon” ise,
ATÖLYE’nin amacı, bireylerin ve organizasyonların bir araya gelerek gelişeceği ve olumlu etki yaratabileceği verimli bir ortam oluşturmaktır.
Bu, içinde bulunduğumuz her sektörde olumlu etki yaratmak için çalışırken insanları bir araya getirme fikrine dayanan bir işbirliği kültürü yaratmayı hedeflediğimiz anlamına geliyor. Bu hedefimizi; komünitemize katılan birey ve kuruluşlardan oluşan bir ağ olan Yaratıcı Platformumuz, bireylerin bir öğrenme topluluğunun parçası olmak için bir araya gelebileceği bir yer olan Akademimiz ve de yolumuza çıkacak herhangi bir sorun için çözümler tasarlamayı umduğumuz yer olan Stratejik Tasarım Stüdyomuz aracılığıyla gerçekleştiriyoruz.
Öyle ki, koronavirüsün ilk evrelerinde kendimize sorduğumuz şey şu oldu:
“Neden bütün bunları uzaktan da yapamayalım?”
Kültürümüz aynı zamanda “birlikte yaşama, çalışma ve öğrenme” kavramlarını ve “bir çocuk, bir yetişkin ve bir komünite üyesi” olma değerlerini de içerdiğinden (bu kavramları aşağıda daha ayrıntılı bir şekilde irdeleyeceğiz) “Bunu yapamayız.” deyip vazgeçmektense birbirimize sürekli “neden”ini hatırlatabildik. Ve kendimize sorduk:
“Uzaktan çalışırken kültürümüzü nasıl sürdürebiliriz?”
Kültür somut olmayabilir, ancak her mesaj eylem ve etkileşim yoluyla deneyimlenir. Ben Horowitz’in açıkladığı gibi, değerler daha çok niyetlere benzer. Kültür ise gündelik davranışlarımızla meydana gelir.
Dolayısıyla, “yeni normale” girip “uzaktan çalışma” gerçeğini deneyimlemeye başladığımızda yüz yüze görüşemiyorduk ve hala da görüşemiyoruz. Birbirimizi bilgisayar ekranında sadece konuşan kafalar olarak görmekten Zoom yorgunluğu yaşamaya başladık. Bunun üzerine, kendimize şunları sormaya başladık:
“Uzaktan, birbirimizden ayrı olarak çalışırken kültürümüzü gerçek anlamda nasıl hissedebiliriz?”
“Evden çalışırken kültürümüzü korumak bakımından iyi mi kötü mü yaptığımızı nasıl bilebiliriz?”
Bazı pratik değişikliklerin yapılması gerektiği açıktı, hâlâ da öyle.
Ani değişikliklere uyum sağlamak
Mevcut Ritüeller
Öncelikle mevcut tüm dahili ve harici toplantılarımızı Zoom’a taşıdık; bomontiada’daki fiziksel çalışma alanımızı kapattık ve ekip olarak 16 Mart 2020 itibariyle zorunlu evden çalışma durumuna geçtik. Hâlâ hepimiz evden çalışıyoruz.
Daha önce fiziksel mekanımızda gerçekleşen kamusal etkinliklerimizin hepsini çevrim içi olarak düzenlemeye başladık, hem de bunlara birkaç yenisini ekleyerek! Mart 2020'den bu yana birçok kere CreativeMornings etkinliğini düzenledik, yüzlerce katılımcının Özgürleştiren Yapılar Sanal Derinleşme [Liberating Structures Virtual Immersion] gibi yerel ve küresel Akademi programlarımıza katıldığına tanık olduk. Dahası, beş çevrim içi Hackathon, 2 Ideathon, 2 Jam ve 1 Designathon düzenledik. “Yeni Yaratıcılar” etkinliklerimizin ise formatını değiştirerek “Evdeki Yaratıcılar” serisine dönüştürdük. Bu süreçte iş yükümüz azalmadı, aksine uzaktan çalışmayı olumlamaya çalıştık ve kendimize “Nasıl bu durumu kendimiz ve başkaları için fırsata çevirebiliriz?” diye sorduk.
Potluck Lunch ve bazen bir sanal diskoya da dönüşen Happy Hours gibi Yaratıcı Platform etkinlikleriyle komünitemizi çevrim içi olarak ağırlamaya devam ettik. ATÖLYE olarak genellikle yılda iki kez takım inzivaları düzenliyoruz ve bu benim kişisel olarak gurur duyduğum, ekipte en çok rağbet gören ritüellerden biri. Bunlar, kasım ve mayıs aylarında doğayla iç içe bir yerde gerçekleşiyor. İnzivaların aidiyetimizin temelinde yattığına inanıyoruz ve bu nedenle katılıma öncelik veriyoruz. 2020'de, inzivayı iptal etmek yerine çemberi geniş ailemiz olan Komünite Üyelerimizi de içine alacak şekilde genişlettik. Böylece ilk sanal inzivamızı gerçekleştirdik ve buna Play & Live Day adını verdik.
Bütün bunlar, topluluğumuz içindeki bağları ve dış dünyayla olan bağlantılarımızı pekiştirmek amacıyla uygulamaya aldığımız acil eylemlerin sadece birkaç örneği.
Yeni Ritüeller
Genel Katılımlı Toplantılar [Town Hall Meetings], bu zorunlu uzaktan çalışma ve izolasyon döneminde başlattığımız yeni bir ritüel. Aksi belirtilmedikçe tüm ekip her perşembe 17:30–18:30 saatleri arasında check in yapmak, birlikte etkinlikler gerçekleştirmek ve durum güncellemelerini dinlemek için Zoom üzerinden çevrim içi olarak bir araya geliyor. Oturumlar, her hafta iki farklı ekip üyemiz tarafından tasarlanıyor ve onların ev sahipliğinde düzenleniyor. Ayrıca, topluluk üyelerimizle de aylık genel katılımlı toplantılar yapıyoruz.
İlk haftalar biraz telaşlıydı, hepimiz bir Zoom görüşmesinden diğerine atlıyorduk; bu nedenle market alışverişi, temizlik ve sürekli ellerimizi dezenfekte etmenin arasında artan çalışma süresinden yorulduk ve bunaldık. Ekibimizin sağlığını gözetmek için #orgfeed Slack kanalımızda haftalık nabız kontrolü anketleri yapılacağını duyurduk.
Ayrıca ATÖLYE tarihinde ilk kez yeni bir ekip üyesinin işe alımını çevrim içi ortamda gerçekleştirdik. Yeni üye ekip üyelerimizin çoğuyla fiziksel bir ortamda tanışmamış olsa da, onu Zoom oturumlarımızdaki ilginç gerçekler ve buz kırıcılar aracılığıyla hem toplantılarda hem de Town Hall toplantılarımız sırasındaki ara odalarda [breakout rooms] tanımaya başladığımızdan kendisini iyi karşılanmış hissetmesini sağlayabildik.
İletişim açısından, dahili mesajlaşma için her zaman ana araç olarak Slack’i kullandık ve e-postayı ideal olarak yalnızca dış iletişim için kullanıyoruz. Her proje ekibi ve birim, Slack güncellemelerini pazartesileri aynı saatte, 17:00–17:30 arasında paylaşıyor. Daha önce güncellemeleri asenkron olarak gönderiyorduk fakat bu pek işe yaramadı. Şimdi, haftaya başlarken hepimizin aynı hizada olduğundan emin olmak için Takvimlerimizde “Slack güncelleme girişleri” ve “Slack güncellemeleri okuma süresi” için belirli zamanlar yarattık.
Ayrıca, koronavirüsün psikolojik etkilerine (ve nasıl destek alabileceğimize) odaklanan özel etkinliklere ve ekip üyelerimizin duygularını daha fazla kontrol edebildiklerini hissetmelerine yardımcı olmak için yepyeni bir 30 günlük Kişisel Hakimiyet programına da ev sahipliği yaptık.
Peki, şimdi neredeyiz?
Küresel pandemiye bağlı uzaktan zorunlu çalışmamızın birinci yılını çoktan geride bıraktık. Girişte belirttiğimiz gibi, içinde yaşadığımız bu belirsiz zamanlarda neyin önemli olduğunu kendimize hatırlatmak için pandeminin getirdiği koşullara yanıt olarak 6 anlayış oluşturduk. Yukarıda belirttiğimiz ani değişikliklerin aksine bu anlayışların üzerine daha iyi düşünülmüştü. Birbirimize daha bağlı hissetmek ve orada bulunmayı hatırlamak için bu görselleri kendi ekibimiz ve topluluğumuzla paylaştık.
Bu anlayışların görsellerini şimdi sizlerle de paylaşmak istiyoruz ki siz de kullanabilesiniz, hatta kendinizinkini üretmek için onlardan ilham da alabilirsiniz! Burada, onları çeşitli formatlarda kullanıma uygun bulabilirsiniz. Metinli veya metinsiz, logomuz ile veya logosuz olacak şekilde farklı görseller mevcut.
Hepimizin gerçekten bağlantıda olduğunu hatırlamak için herkese küçük bir hatırlatma.
Güvende ve sağlıklı kalın!
1. Konuş. Katıl. Dahil ol. Sükut altın değildir.
Netlik, fiziksel olarak birlikte olamadığımız zamanlarda ihtiyacımız olan şeydir. Genellikle birinin beden dilini yorumlayabilir ve fiziksel olarak mevcut olduğumuzda odadaki enerjiyi veya “ortamı” hissedebiliriz. Şu anda bir bilgisayar ekranında “konuşan kafalar” hâlindeyiz. Net beklentiler belirlemek ve çevrim içi toplantılarımıza açıklık getirmek için Hyper Island'ın IDOOART aracını kullanıyoruz. Aslında, sükut altın değildir ve basit bir “Evet, katılıyorum.” ile cevap vermek yerine, bir şeye katılmadığınız zaman konuşmak her zamankinden daha önemlidir.
2. Check in yap. Hazır ol. Fazlasıyla iletişim kur. Takdir et. Check out yap.
“Check in” yapmak bir toplantıya hazır hale gelmenin ve toplantının gidişatı belirlemenin en iyi yoludur. Check in aynı zamanda herkesin anlaşıldığından emin olmak için harika bir fırsattır.
Projelerimizin durumu hakkında gerekenden fazla iletişim kurmak bize bir takım olarak uyum ve aidiyet duygusu verir. “Ekibimizin geri kalanının ne yaptığını biliyoruz, yardıma koşalım.” dememize imkan tanır. Fazla iletişim, her istendiğinde ulaşılabilir olmak anlamına gelmez. Kendimizi buna göre dengelemeye çalışmalı ve birbirimize nasıl olduğumuzu sormaya devam etmeliyiz.
Ayrıca Slack üzerinden ne zaman iletişim kurulacağını, bilgi güncellemelerinin çevrim içi mi çevrim dışı mı, senkron mu yoksa asenkron mu olacağını belirlemek için referans doküman olarak bir “bilgi akışı ve uyum kılavuzu” hazırladık. Ekip üyelerimize hangi günler odaklanmayı tercih edip ve toplantısız geçirmek isteyeceklerini de sorduk. Böylece, artık hiçbir toplantıya ayrılmamış, iki gün arasında bölünmüş tam bir günümüz var.
Ek olarak, takdir, görülmenin anahtarıdır. “Seni ve niteliklerini görüyorum ve takdir ediyorum.” sözünü duymak her zaman iç açıcıdır. Bazı araştırmalar, bir kişinin yapıcı geri bildirimleri duyması için 5'e 1 oranında bir takdir olması gerektiğini gösterir; yani geri bildirim veren kişinin de sizden olumlu geri bildirim duyması gerekir. Bunun yanında, araştırmacı Marcial Losada, işyerinde yüksek performanslı ekipler arasında, olumlu geri bildirimin ifade edilmesinin olumsuz geri bildirime 5.6’ya 1.9 oranında ağır bastığını keşfetmiştir.
“Check out” da “check in” yapmak kadar önemlidir; her görüşmeyi, o oturumdan çıkardığımız sonuçlarla kapatıyoruz ve bir sonraki adımda herkesin ne yaptığını bilmesini sağlıyoruz.
3. Her gün bir ilerleme fikrine odaklan. Ekibini her hafta güncel hâle getir.
Gelişime odaklanmak, yalnızca yaratıcılıkla güçlü bir ilişki içinde olduğu bilinen pozitif ruh halini desteklemekle kalmaz, aynı zamanda bugünlerde kolektif olarak yaşadığımız kaygı düzeyimizi de azaltır. Ayrıca bize bir kontrol hissi de verir. Verimli bir şekilde ilerlemeye odaklandığımızdan emin oluruz.
4. Esnek kal. İşler değişecek, uyum sağlayarak gelişeceğiz.
ATÖLYE’de değer temelli bir kültüre sahibiz. Gündelik eylemlerimiz ve ritüellerimizde değerlerimize yaslanıyoruz ve komünitemizde uygulamaya geçirmeyi sevdiğimiz tutuma kaynak olan üç temel değerimiz var. Bunlar; “Yetişkin” (ayakları yere basan), “Çocuk” (kalbi göklerde) ve “komünite Üyesi” (biz > ben) olmanın değerleridir. Belirsizliği ve esnekliği benimsemek aynı zamanda komünite Üyesi (biz > ben) değerlerimizden biridir. Değerlerimizi daha detaylı keşfetmek için lütfen Yetenek sayfamıza göz atın.
Hızlı değişimin ve belirsizliğin, çetrefilli zorlukların kaçınılmaz bir yan ürünü olduğunu anlıyoruz. Belirsizliği zerafetle karşılıyoruz ve onu inanç gerektiren bir öğrenme fırsatı olarak görüyoruz. Böylece, çabuk reaksiyon verebiliyor ve belirsiz ortamlarda yetkin bir şekilde çalışabiliyoruz.
Andrew Zolli esnekliği; “bir sistemin, girişimin veya bir kişinin, çarpıcı biçimde değişen koşullar karşısında temel amacını ve bütünlüğünü sürdürme kapasitesi” olarak tanımlıyor.
5. Yaşa-çalış-öğren üçgenini hatırla. İş dışındaki insanlarla bağlantı kur.
Sınırlar evde belirsizleşebilir. Evden çalışıyoruz, bu deneyimden dersler çıkarıyoruz ve bunu her gün yaşıyoruz. Çalış, yaşa ve öğren üçgeninden ne anlıyoruz? “Çalış” kısmı kendi kendini açıklıyor. “Öğren”, ATÖLYE’nin bir öğrenme organizasyonu olduğunu ortaya koyuyor. 101'ler, geri bildirim oturumları ve daha fazlası aracılığıyla birlikte öğrenmeye ve topluluğa geri vermeye çalışıyoruz. “Yaşa”, topluluğumuza nasıl ait olduğumuzla ilgili; sadece çalışmak ve öğrenmek yerine birlikte nasıl “yaşarız”? Aidiyet duygusu yaratarak, birbirimizi tanıyarak ve işin ötesine geçen gayriresmi konuşmalar yaparak.
6. Komüniteye bir bütün olarak hizmet etmeyi unutma.
Önceki anlayışlarda da belirtildiği gibi “komünite üyesi olmak” ATÖLYE’deki temel değerlerimizden biridir ve kendine ait üç alt kategorisi vardır: proaktif olmak, cömert ve şefkatli olmak ve esnek olmakla birlikte belirsizliği kabullenmek.
Sorumlu komünite üyeleri olarak yaptığımız her aktiviteye 3 katman merceğinden bakıyoruz: Bireysel seviye, ekip seviyesi ve komünite seviyesi. Ardından kendimize şu soruları soruyoruz:
Bu bana hizmet ediyor mu? Komüniteme hizmet ediyor mu? Bireysel olarak ve ekip içinde komüniteme ve dünyaya nasıl hizmet edebilirim? Ekibime ve komüniteme katkım nedir?
Hepimizin birlikte yaşayan, çalışan ve öğrenen bir komünitenin parçası olması, bu gibi zor zamanlarda daha da önem kazanıyor. Orada bir yerde birilerinin olduğunu bilmek ve onlarla bu samimiyet ve güven duygularını inşa etmek, vücudumuzun oksitosin salgılamasına ve “daha mutlu” hissetmemize gerçekten yardımcı oluyor.
Son sözler
ATÖLYE olarak evden çalışmaya yönelik kendi kültürel tasarımımız için yaptıklarımız bunlardı. Bu anlayışlardan hangisi size daha çok hitap ediyor? Hangilerinin kültürünüz için en iyi sonucu vereceğini düşünüyorsunuz? Neden? Yorumlarınızı bizimle paylaşın, sizi dinlemeyi çok seviyoruz!
Uzaktan çalışma ekipleri için Kültür Tasarımı hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, lütfen bize info@atolye.io adresinden e-posta gönderin.
*Not: ATÖLYE’de çalışanlarımıza “ekip üyesi”, Yaratıcı Platform’umuzun üyelerine ve ekibin tamamına da “komünitemiz” olarak hitap ediyoruz. ATÖLYE Komünitesi, etki odaklı projeler etrafında yeni bağlar kurmaya, öğrenmeye ve gelişmeye hevesli bağımsız yaratıcı bireyler ve takımlardan oluşuyor. ATÖLYE’nin Yaratıcı Platformu, komünite kürasyonu prensibi ile yaratıcı birey ve toplulukları bir araya getirip onları beslemeyi ve harekete geçirmeyi amaçlayan birimi.
Komünitemizin bir parçası olmak hakkında daha fazla bilgi almak için lütfen www.atolye.io adresinden internet sitemizi ziyaret edin.
