B Calm and B Corp
Published in

B Calm and B Corp

Journaling the mondora handbook: Spazi aperti

Prosegue il racconto della riscrittura dell’Handbook di mondora. Dopo l’introduzione nell’articolo di Alessandra Scala, oggi è Joshua Volpara che ci racconta uno degli Open Space che hanno fatto parte di questo processo, tutt’ora in corso.

Nella prima parte del processo di scrittura collettiva dell’Handbook i colleghi si riunivano per discutere liberamente dei temi che avrebbero voluto veder comparire nel testo finale. Le sessioni erano organizzate con la Open Space Technology, metodologia orientata a favorire la formazione spontanea di stanze di lavoro attorno ad uno specifico argomento. In una prima fase di “mercato delle idee” chi aveva in mente un tema creava la sua stanza e ne diventava l’ospite. E così altri a seguire. Liberamente tutti sceglievano dove partecipare e quanto partecipare, potendo spostarsi da una stanza all’altra. Al termine della sessione gli ospiti offrivano una sintesi delle idee emerse.

Tutto, naturalmente, si svolgeva in remoto in stanze virtuali.

Quella che segue è una narrazione in presa diretta dei lavori del 29 Ottobre 2020.

È il sesto Open Space. Il sistema è rodato. Tutti sanno quel che c’è da fare, Alessandra e Pierre sicuri sul ponte sostengono lo spazio.

I lavori però si aprono con una nuova domanda. “Come aggiorniamo l’handbook?”. Non più “Quali argomenti vorrei trovare nel nuovo handbook?”. Non è un dettaglio. Il “come” cambia la domanda: lo spazio è sempre aperto a nuove idee e proposte, ma a quattro sessioni dalla fine — ma finiremo??? — si sente il bisogno che i lavori si svolgano con il fine della decisione su contenuti e topics ben chiaro nella mente di tutti.

Finito il check-in in piccole stanze di poche persone, ci riportiamo in plenaria dove a grappoli arrivano tutti dalle varie sale. In breve partiamo e tocca quindi all’agitatissima Maria aprire la sessione.

Ed è una bomba. La voce emozionata perde il suo tremore mano a mano che Maria disegna lo spazio, la sua visione dello spazio, entro cui noi tutti ci troveremo a lavorare nella prossima ora e mezza. La “responsabilità sul mondo”, questo il tema centrale.

Maria svela anche il processo che l’ha portata a dire quel che sta dicendo. Il foglio bianco che ha davanti per scrivere il testo del discorso. E’ questo vuoto che stimola la riflessione. Anche la scrittura dell’handbook, come il suo di scrivere e poi leggere e raccontare questo testo, è un processo in cui si porta qualcosa di nuovo al mondo.

In realtà, dice Maria, il processo ti costringe anche a guardare quel che c’è e a decidere di scartare quel che non va bene, conservare e custodire quel che è bello e creare qualcosa di nuovo. Ecco la dinamica di scelta evolutiva descritta in parole limpide.

Il centro del lavoro sull’handbook è il benessere, dell’individuo, dell’organizzazione e del mondo. Il processo di scrittura è come il cambiamento sociale: porta il nuovo a dialogare con l’esistente. Ma l’interconnessione condiziona il lavoro di innovazione. Qui il ragionamento di Maria diventa dirompente: “è la potenza del contagio”. Metafora consapevolmente provocatoria in questo periodo. Lo stesso meccanismo che ci fa soffrire, l’interconnessione che porta il virus a diffondersi velocemente su scala planetaria, è la dinamica che può generare il nuovo e salvaguardare il benessere, che può salvarci come individui e organizzazioni, è la leva che possiamo usare per migliorare. Meraviglia. Alessandra ringrazia commossa a nome di tutti.

Tempo ora di partire con i lavori. Pierre dunque riprende la rinnovata domanda: “Come aggiornare l’handbook?”.

Francesco, stranamente, prende la parola: “Vorrei parlare del lavoro in azienda, e dei meeting in particolare”. Segue Lucia: “Il paracadute” per completare i ragionamenti dell’altra volta. E nello slot successivo si aggiungono colleghi con “Le ferie illimitate” e “Computeria”. Fatto, l’agenda è definita, chi vuole entri nelle prime due stanze aperte.

Decido di entrare nella stanza aperta da Francesco, il tema dei meeting da un po’ mi attira. Troppo spesso le riunioni sono lo stanco rito di un modo di lavorare già superato ben prima che la pandemia stravolgesse le nostre vite. Sono curioso di vedere cosa emerge dalla discussione di un’organizzazione che è già molto allenata al lavoro remoto e a sostenere l’autonomia delle persone.

Francesco apre lo spazio e converge l’attenzione su una sezione della sempre più articolata tavola di Miro dedicata all’handbook. La guida di Francesco è decisa, si vede che ha già molto ragionato sul tema, ma questo non ostacola gli interventi e la partecipazione. Il tema è sentito, è concreto, è uno snodo importante nell’operatività dell’organizzazione.

Si parte ragionando sugli “spiriti guida” del meeting. Le idee emergono rapidamente dalle voci (e dai volti di chi ha acceso il video) dell’incontro: supporto/aiuto, condivisione, chiarezza concentrazione, ma anche simpatia, empatia. Le parole che secondo i partecipanti dovrebbero guidare lo spirito delle riunioni sono una ventina e riuniscono dimensioni differenti forse riconducibili chi l’una chi l’altra ai concetti di operatività e di relazione.

Poi si attacca a discutere il “ciclo di vita” dei meeting, cioè proprio ad analizzare come funziona la riunione: l’esigenza cui dovrebbe rispondere, la pianificazione, lo svolgersi dell’incontro vero e proprio, il suo risultato. E i checkin/checkout che ne tracciano ritualmente i confini, marcando la differenza fra il tempo “fuori” della riunione e quello “dentro”.

Lo svolgersi della riunione deve essere tracciato, ci vuole un log o un journal che permetta di ricostruire perché e come si sia giunti ad un certo risultato sintetizzato nella review. Tutti d’accordo su questo. Le opinioni divergono però sul formato e anche sulle implicazioni che il formato scelto porta con sé.

“All’estremo il log del meeting potrebbe avere un valore legale”. Gli estremi, in particolare quelli di Francesco, mostrano una direzione possibile di lavoro.

Ma questa volta non viene raccolta.

Altro tema. Il log del meeting può essere appunto un log, un file condiviso che tutti in Mondora sono abituati a creare per tracciare gli snodi delle conversazioni. “Ma ha senso registrare i meeting? Registrarli sempre?” Francesco gira la domanda: “Se il meeting non è registrabile ha senso?”. La domanda enfatizza il carattere “rituale” del meeting: uno spazio diverso, uno spazio di attenzione, in cui le persone rivestono i loro ruoli in maniera consapevole. Mi sembra ci sia qui proprio l’esigenza di definire il meeting per differenza rispetto alle altre interazioni. Il tema del video accende la discussione e mi pare controverso.

Altri temi importanti emergono. Chi è l’owner del meeting? Chi lo facilita? Possono essere la stessa persona? E ancora, è contemplabile il disimpegno? E’ irrispettoso se faccio altro quando la discussione non mi coinvolge o non mi interessa?

E così via sugli altri temi tracciati nella tavola magica di Miro: la review di fine meeting, le azioni da fare, la pianificazione di nuovi meeting. E di nuovo gli elementi cerimoniali come il check in che hanno l’importantissima funzione di settare l’intenzione, di favorire il focus sul tema della riunione.

E si chiude con un appuntamento a lavorare in settimana sui temi emersi; un invito che corrisponde alla nuova domanda dell’OST: cosa mettere nell’handbook ma anche come scaricare a terra le idee che emergono nelle breakout rooms. E’ tempo di convergere.

Un rapido passaggio in plenaria vede comparire via via i volti dei 31 partecipanti a questa sessione di OST. E’ un veloce saluto a Pierre, abile macchinista teatrale che dietro le quinte di Zoom protegge e custodisce il processo, prima di buttarsi nella successiva breakout room.

….

L’Open Space si chiude al solito con la sintesi, puntualmente registrata e poi condivisa da Pierre, dei contenuti delle stanze.

…..

Work in progress e qualche dubbio. C’è davvero la sensazione di avanzare? L’ultimo appunto della giornata che trovo nel mio taccuino è questo: “La scrittura dell’handbook è l’organizzazione”.

Potrebbero interessarti anche…

--

--

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store