Wie du aus GoodNotes heraus Aufgaben für Trello, Meistertask und Todoist erstellst
Für erfolgreiches Projektmanagement musst du GoodNotes nicht mal verlassen
Junge, dieser Beitrag ist dermaßen speziell-nischig, dass ich gespannt bin, ob ihn überhaupt jemand findet. 😂 Aber so ist das mit diesen Nerd-Themen halt auch.
Und ich bin ein Nerd. Zumindest was Tools und Abläufe angeht.
Ich möchte dir hier einen Tipp mitgeben, falls du auch ein Freund von GoodNotes und Projekttools bist.
Vor einigen Tagen kam mein iPad Pro samt Apple Pencil zu mir und ich bin überrascht, wie gut sich das Schreiben mit der Hand (ohne Tastatur) anfühlt. Ich habe immer sehr gerne geschrieben, weil ich mir dann Dinge besser merken konnte. Von der Hand in den Kopf quasi.
Beim Herumspinnen und Planen nutze ich gerne Mindmaps. Da wäre mir Handschrift zu unflexibel. Aber es gibt immer wieder Momente, wo ich den Block zücken und etwas auf Papier festhalten musste. Beispielsweise, wenn ich bei einem Kunden sitze oder in einem Skype-Call bin.
Den Aufgeklappten Bildschirm bei einem Kundentermin empfand ich immer als sehr unhöflich, deswegen schrieb ich brav auf dem Block. Da ich aber papierlos sein will, schreibe ich jetzt sehr gerne auf dem iPad mit der grenzgenialen App GoodNotes.
Von der Idee zum Projekt
Meist geht es bei diesen Kundenterminen um konkrete Projekte, wie den Unternehmenspodcast oder ähnliches. Also bin ich recht zeitig mit den Leuten auch in Projekttools wie Trello, Todoist oder neuerdings Meistertask unterwegs.
Damit ich GoodNotes bei der Arbeit nicht verlassen muss, habe ich einen Trick im Netz entdeckt, dass ich dir in Deutscher Sprache jetzt auch zeigen will.
Alles beginnt mit einer Notiz
Um den Workflow zu starten, musst du in deinem Projektmanagement-Tool deiner Wahl (Trello oder Meistertask) ein entsprechendes Board anlegen, damit du aus GoodNotes heraus auch exportieren kannst.
Selbstverständlich brauchst du die dazu gehörige App auch auf dem iPad.
1. Schritt: Nutze das Lasso-Werkzeug
Rechts neben dem Radiergummi-Symbol in der Taskleiste von GoodNotes findest du das Lasso-Werkzeug. Damit umrandest du das, was als Task in das Projekt-Tool ein soll.
2. Schritt: Wandel deine Handschrift in Text um
GoodNotes hat eine grenzgeniale Handschrifterkennung. Sie erkennt meine Sauklaue zu 90–95 Prozent. Selbst meine Quote ist nicht viel besser. 😂
Mit einem Tipp innerhalb des umrandeten Gebiets, kannst du ein Menü öffnen.
Auf diesem Menü wählst du dann „Umwandeln“ aus und es entsteht ein Block, der in etwa so aussehen sollte
3. Schritt: Exportiere den Schriftblock
Rechts oben findest du den Export-Button in diesem Pop-Up. Damit kannst du Exportmöglichkeiten öffnen.
Das sollte dann bei dir genau so aussehen, wie hier.
Du kannst in dieser Ansicht auch Trello, Todoist und Co. anzeigen lassen, wenn du möchtest. Ich habe mich für Meistertask als Projektmanagement-Tool entschieden und Todoist habe ich gar nicht auf dem iPad gehabt. (Mittlerweile schon, das hatte ich noch vergessen)
4. Schritt: Bestimme Board und andere Dinge
Sobald du etwas ausgewählt hast, kannst du bestimmte Bereiche ausfüllen, die für die Projektplanung wichtig sein könnten.
In Meistertask sieht das dann so aus.
Hier kann ich der Aufgabe einen Titel geben, Inhalte und Notizen hinzufügen und allerlei änder Dinge.
Sofort nach dem Speichern landet die Aufgabe als Kärtchen in Meistertask. Für Trello sieht es ähnlich aus.
Ein kleiner Praxis-Tipp
Durch Automatisierungen kann die Aufgabe schon begonnen werden, obwohl du noch fleißig notierst und mit deinem Kunden arbeitest. Sowohl bei Trello, als auch bei Meistertask kannst du Leute oder Mitarbeiter von dir informieren, wenn sich in einem bestimmten Board etwas tut.
Beispielsweise kannst du Recherchearbeiten oder andere Aufgaben schon an deinen Virtuellen Assistenten übergeben, ohne GoodNotes zu verlassen.
Das kann für den Ablauf echt förderlich sein.
Diese Funktion werde ich in Zukunft bestimmt häufiger nutzen und ich bin gespannt, ob du auch Gefallen daran findest.
In diesem Sinne wünsche ich dir eine produktive Zeit.
