6 Hal yang Wajib di Perhatikan Sebelum Membeli Peralatan

Photo by Tristan Colangelo on Unsplash

Bila kita membeli suatu alat, tentu bertujuan untuk memudahkan kita dalam melakukan suatu pekerjaan atau tindakan medis. Kemudian setelah alat dibeli ternyata bukan solusi yang didapat, malah terjadi masalah baru. Definisi dari alat kerja adalah barang yang digunakan untuk melakukan suatu proses kerja yang setiap digunakan kemampuannya berkurang(secara accounting setiap digunakan terjadi penyusutan barang).

Berikut ini Baham Co. akan membahas apa saja yang bisa menjadi pertimbangan sebelum membeli alat.

1. Analisis Kebutuhan

Paling awal sebelum membeli suatu alat adalah membuat daftar spesifikasi umum alat yang akan dibeli. Spesifikasi umum meliputi:

  • Jenis/nama barang (misal: handpiece highspeed)
  • Berapa sering barang tersebut akan digunakan (misal: dalam sehari dihitung per jam)
  • Fitur dasar apa saja yang dibutuhkan (misal: handpiece dengan LED)
  • Infrastruktur pendukung yang berkaitan. Misal untuk dental unit akan muncul kebutuhan kompresor, listrik, saluran air dan limbah cair. Infrastruktur pendukung bisa berupa alat lain yang digunakan bersama seperti tang dan bein elevator.
  • Barang pelengkap. Contoh nya endomotor dengan jarumnya. Cek apakah alat yang akan dibeli bisa menggunakan barang pendukung dari produsen lain atau harus dari produsen yang sama.
  • Tempat penyimpanan. Setelah barang dibeli apakah sudah ada ruang atau tempat untuk menyimpan yang layak.

2 . Minta Pendapat

Untuk alat yang berkaitan langsung dengan tindakan, coba tanyakan kepada teman sejawat mengenai merk dan model alat yang mereka gunakan, serta tanyakan juga mengenai tempat pembelian beserta kisaran harga. Untuk alat yang tidak terkait langsung tindakan maka coba tanyakan teman yang terpercaya untuk diminta pendapat, misal untuk pembelian mesin AC bisa menanyakan kepada orang yang berprofesi sebagai dibidang interior atau biasa instalasi AC.

Setelah minta pendapat, buat 2–3 daftar merk dan model alat yang sekiranya sesuai dengan kebutuhan praktik. Bila hanya menentukan 1 merk dan model, kita tidak punya perbandingan mengenai kelebihan dan kekurangan suatu alat. Dan belum tentu alat yang kita telah tentukan untuk dibeli barangnya tersedia atau mudah untuk didapat.

3. Mencari Supplier

Spesifikasi barang sudah ditentukan kemudian, tinggal mencari tempat yang menjual alat yang dibutuhkan. Apakah bisa dibeli langsung ke toko atau butuh pemesanan karena alat tersebut ada di kota lain atau bahkan harus di beli dari luar negeri.

Mencari supplier bisa melalui pencarian dari internet, meminta kontak kepada teman atau mengunjungi pameran saat seminar. Usahakan memiliki kontak lebih dari 1 penjual. Kemudian tanyakan kepada penjual mengenai ketersediaan barang, harga, metode pengiriman, masa garansi dan cara klaim, bila alat butuh instalasi apakah ada biaya tambahan.

4. Membandingkan Harga

Data yang telah kita miliki dari bertanya kepada supplier kemudian dibandingkan. Perbandingan bukan hanya dari harga barang saja, tapi juga apakah ada pajak dan ongkos kirim atau biaya yang terkait lainnya. Sebagai contoh ada 2 harga yang berbeda sekitar 5%, tapi yang 5% lebih mahal menyediakan garansi. Tentu lebih baik memilih yang memiliki garansi, bukan hanya memilih dari harga yang termurah.

5. Layanan Purna Jual

Mengetahui layanan purna jual meliputi perawatan dan perbaikan. Apakah pusat perbaikan alat yang akan dibeli lokasinya mudah di jangkau? Apakah ada teknisi yang selalu siap sedia bila alat tiba-tiba rusak? Berapa biaya yang dikeluarkan untuk jasa perawatan dan perbaikan?

Selain itu apakah suku cadang alat yang dibeli mudah untuk mendapatkan, apakah suku cadang bisa menggunakan dari produsen lain. Jangan sampai ketika terjadi kerusakan, ternyata pusat perbaikan harus menunggu suku cadang tersedia, yang imbas nya pada operasional praktik ada pasien yang menunggu tindakan sampai alat selesai diperbaiki.

6. Metode Pembayaran

Metode pembayaran bukan hanya tunai dan transfer bank, tapi juga apakah alat yang akan kita beli tersedia pembayaran dengan cara bertahap. Untuk alat yang harganya sudah mencapai puluhan juta ke atas, tidak ada salah nya bertanya kembali kepada supplier mengenai metode pembayaran apakah bisa bertahap atau bisa dibayar mundur.


Kesimpulan

Sering kami melihat dentist yang membeli alat ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan, bisa over spec atau under spec. Membeli barang yang tidak sesuai kebutuhan membuat operasional klinik menjadi tidak efektif dan efisien. Misal memilih kompresor dengan kapasitas kecil padahal dalam sehari kompresor beroperasi belasan jam, yang seharusnya menggunakan kompresor dengan spesifikasi heavy duty, menyebabkan kompresor yang dibeli cepat rusak.

Untuk alat-alat yang bisa bertahan lama walau sering digunakan, sebenarnya tidak harus selalu membeli baru, bisa juga mencari yang bekas agar lebih efisien. Contoh alat yang tidak harus beli baru adalah alat sterilisasi atau alat-alat dasar.

Mahal belum tentu yang terbaik, karena namanya barang tetap selalu ada kemungkinan rusak walaupun barang tersebut jarang digunakan. Lebih baik menggunakan barang yang memang sudah umum atau paling banyak dipakai. Kalau pun alat yang dimiliki rusak, bila alat tersebut banyak digunakan oleh dentist lain maka akan mudah mencari tahu cara untuk memperbaiki atau bisa pinjam sementara ke teman sejawat.

Semoga artikel ini dapat membantu agar lebih cermat dalam melakukan pembelian barang. Baca juga artikel kami mengenai supply chain management.

Salam hangat,

    Achmad Iman Firmansyah

    Written by

    Sophisticated, Sarcastic and Brutally Honest

    baham

    baham

    Membahas pengelolaan praktik dokter gigi

    Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
    Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
    Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade