Mengenal Organisasi Pembelajar
“Dok, ini gimana?”, “Pak, bahan abis.”, “Bu, saya ga masuk hari ini”, kalimat tersebut umum diucapkan oleh anggota tim praktik kepada pengelola. Dan bagi pengelola yang tidak memiliki sistem bagus, tentu akan menimbulkan stres kemudian dapat memicu konflik yang seharusnya dapat dihilangkan dari awal.
Mengelola tim yang berisi berbagai macam latar belakang, keilmuan, sifat, karakter, kebiasaan, serta pola pikir dapat menjadi persoalan tersendiri. Harapan semua pengelola praktik pasti ingin setiap anggota mengerti mengenai tugas masing-masing dan mengetahui apa yang harus dilakukan.
Perlu disadari bahwa tidak semua anggota tim mempunyai tingkat kemampuan berfikir yang sama. Bahkan untuk 2 orang di tingkat strategis pun masih bisa terdapat perbedaan.
Ironis bahwa banyak pengelola yang belajar organisasi hanya dari pengelaman menjadi anggota organisasi dari tempat lain, tanpa memiliki perbandingan, bahkan tidak mengetahui mana organisasi dengan tingkat produktivitas tinggi dan rendah. Jadi fatal bila pola organisasi dengan tingkat produktivitas rendah kemudian diaplikasikan pada organisasi yang sedang dipimpin.
Definisi Organisasi Pembelajar
Saat penulis di hari pertama kuliah mengenai Organizational Behavior(Perilaku Organisasi), dosen bertanya apa bedanya crowd(keramaian) dengan organisasi? Dan kalau letak perbedaannya hanya pada tujuan, apakah penumpang bus yang sama bisa disebut dengan organisasi?
Organisasi adalah kumpulan orang dengan tujuan yang sama dan setiap orang yang ada didalamnya memiliki kontribusi untuk mencapai tujuan
Kali ini kita bukan ingin membahas teori organisasi pembelajar(learning organization) yang diberikan oleh Peter Senge mengenai 5 karakteristik learning organization: systems thinking, personal mastery, mental models, shared vision, team learning. Tapi kita akan membahas kepada hal yang lebih praktis dalam pengelolaan praktik dokter gigi.
Untuk definisi organisasi pembelajar adalah organisasi yang terus berkembang dan beradaptasi terhadap perubahan. Sehingga organisasi dapat lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan dari waktu ke waktu.
Pentingnya Organisasi Pembelajar
satu-satunya yang pasti adalah perubahan
Mungkin kita sudah bosan mendengar kalimat tersebut. Fakta nya bahwa kalimat tersebut mutlak benar. Contoh sederhana adalah penggunaan kanal media sosial untuk melakukan promosi tempat praktik yang suka atau pun tidak, hari ini masyarakat lebih banyak mengakses informasi melalui media daring.
Dari sisi organisasi adalah perubahan yang terjadi pada perilaku konsumen, menuntut organisasi untuk dapat lebih responsif terhadap konsumen. Bukan hanya dari sisi konsumen atau pasien, ada perubahan teknologi dari sisi klinis dan ada perubahan generasi dari sisi anggota organisasi.
Zaman sebelum ada internet, pasien lebih sulit untuk mendapatkan informasi mengenai kesehatan atau tentang suatu tindakan yang ditawarkan oleh penyedia jasa kesehatan. Saat ini dengan mudah siapa saja dapat mencari informasi dari internet, yang menjadi fatal adalah informasi membentuk persepsi yang salah terhadap suatu informasi medis. Dengan realita tersebut, organisasi penyedia kesehatan harus dapat menyesuaikan bagaimana melakukan pola komunikasi pada pasien generasi saat ini.
Manfaat Organisasi Pembelajar
Dalam organisasi pembelajar, organisasi bukan hanya sebagai sarana pencapaian tujuan, namun juga sebagai sarana bagi individu untuk melakukan pengembangan diri.
Dengan menerapkan sistem organisasi pembelajar maka setiap persoalan maupun tantangan yang dihadapi oleh organisasi dapat lebih cepat di pecahkan, karena pemecahan masalah bukan hanya dibebankan kepada pemimpin organisasi. Semua individu dalam organisasi mendapatkan ruang untuk membantu memecahkan masalah, sehingga terjadi pemerataan kemampuan antar individu.
Cara Mengaplikasikan Organisasi Pembelajar
Tidak mungkin untuk menghindari kesalahan, yang terpenting bagaimana menghadapi masalah, kemudian belajar dari masalah yang telah terjadi.
Kembali pada paragraf awal dari artikel ini, dimana anggota organisasi perlu mengonfirmasikan terlebih dahulu kepada Anda, bahkan untuk keputusan-keputusan terkecil dan keputusan yang sebenarnya berulang.
Tidak selalu dikarenakan faktor kurang daya serap orang sehingga pengelola perlu memberitahu tahu berulang mengenai apa yang harus dilakukan. Penyebab hal tersebut umum nya karena rasa takut seseorang bila melakukan kesalahan, sehingga lebih baik memastikan atau menyerahkan keputusan terhadap atasan agar tidak melakukan kesalahan.
Mengakomodir Kesalahan
Hal yang kontradiktif antara menginginkan anggota tim memiliki inisiatif namun organisasi tidak mendukung terhadap terjadi nya kesalahan.Bagaimana mengetahui suatu yang akan dilakukan menguntungkan atau merugikan bila tidak dilakukan?
Sudah tentu tidak ada organisasi yang ingin mengalami kerugian, sehingga selalu berusaha untuk memperkecil kerugian. Dan tidak disadari bahwa kerugian yang dihindarkan malah membawa kerugian yang jauh lebih besar.
Salah satunya pada tempat praktik yang pernah Baham Co. temui, pada saat program kerjasama dengan BPJS diadakan, tempat praktik tersebut berfikir rugi bila mengikuti skema pembayaran BPJS, padahal kerugian tersebut masih bersifat perhitungan mentah. Saat ini tempat praktik tersebut kondisi keuangannya defisit dan baru mempertimbangkan untuk melakukan kerjasama dengan BPJS.
Merayakan Kesalahan
Setiap tempat praktik yang Baham Co. tangani selalu membiasakan bila terjadi kesalahan dan bentuk kesalahan tersebut kecil maupun besar, selama kesalahan belum pernah dialami. Hal pertama yang Baham Co. lakukan adalah merayakan kesalahan, memberikan pujian alih-alih menegur. Seperti: keren, hebat, atau bagus. Meski terkesan kata sarkasme namun tidak menurunkan mental bagi pelaku kesalahan. Bahkan lebih ekstrim lagi bila terjadi kesalahan Baham Co. mengadakan makan bersama tim.
Terlihat konyol, namun bukan tanpa tujuan. Baham Co. sebagai yang bertanggung jawab pada sisi pengelolaan, bila terjadi kesalahan berarti ada hal yang sebelumnya sama sekali tidak terpikirkan oleh manajemen dan hal tersebut adalah sebuah penemuan berharga untuk pembelajaran.
Pembelajaran agar mencari cara suatu kesalahan tidak terjadi kembali, pembelajaran mengenai sistem logika berpikir tim yang menyebabkan suatu kesalahan bisa terjadi dan pembelajaran agar membuat sesuatu lebih rinci, efektif, serta efisien dari sebelumnya.
Membagi Pengetahuan
Setelah diketahui penyebab, kemudian solusi yang dipikirkan oleh pihak manajemen kemudian dibagikan kepada tim, untuk mendapatkan umpan balik, atau mungkin ada anggota tim yang menemukan solusi lebih baik. Bila solusi dirasa dapat menyelesaikan persoalan yang terjadi, kemudian adakan percobaan.
Contoh yang pernah menjadi masalah berulang adalah ketika mengirim cetakan ke lab, ada saja kehilangan mulai dari cetakan nya hilang, sendok cetak, bahkan shade guide tidak kembali. Daripada menyalahkan tim tempat praktik yang memberikan cetakan ke lab, atau pihak lab, Baham Co. berpikir bagaimana cara memperkecil kehilangan barang dan mencoba solusi sampai benar-benar tidak lagi terjadi.
Untuk hal klinis, Baham Co. membiasakan untuk melakukan diskusi antar dentist sebelum dan sesudah tindakan. Diskusi diadakan bukan untuk menyeragamkan metode dari tindakan yang dilakukan tapi untuk menemukan suatu cara yang dapat memperbesar keberhasilan sebuah tindakan dan bisa lebih efisien dalam penggunaan bahan dan waktu.
Pengembangan Diri
Pada paragraf mengenai manfaat dari organisasi pembelajar, dimana anggota organisasi bukan hanya bekerja untuk mencapai tujuan organisasi, namun organisasi menjadi tempat untuk pengembangan diri.
Pengembangan diri menjadi penting bila dikaitkan dalam teori kepuasan kerja. Karena setiap orang pasti punya nilai, tujuan dan kegemaran yang berbeda antar anggota organisasi.
Pengelola tempat praktik harus bisa melihat apa potensi dari setiap individu dalam organisasi. Ada dentist yang ternyata gemar fotografi, maka tawarkan tugas yang dapat berkaitan dengan peningkatan pelayanan tempat praktik. Seperti melakukan dokumentasi tindakan yang dilakukan ke pasien.
Bukan hanya yang berkaitan dengan hobi, pengembangan diri yang lain misalnya adalah dengan mengirim dentist mengikuti seminar yang memang tema nya disukai atau bahkan dukungan peningkatan karir, misal dentist memerlukan surat rekomendasi untuk bekerja di tempat praktik lain.
Dengan mendukung penuh pengembangan diri anggota tim, secara otomatis pengelola organisasi akan didukung penuh oleh anggota tim. Pada dasarnya individu akan berusaha lebih bila merasa dirinya didukung dan diperhatikan secara serius.
Menerapkan organisasi pembelajar tidak akan terlihat hasil nya dalam waktu cepat, bahkan mungkin bertahun-tahun baru terlihat hasil yang diinginkan dan banyak resiko bahkan kerugian yang akan dihadapi selama menjalankan konsep organisasi pembelajar. Namun bila kita berpikir dari sisi investasi, setiap investasi tentu ada risiko dan risiko pasti berbanding dengan hasil yang akan didapat.
Hal paling sederhana yang Baham Co. jadikan acuan berjalannya konsep organisasi pembelajar adalah ketika pegawai umum berhalangan hadir, operasional tempat praktik bisa berjalan tanpa perlu ada perintah. Setiap individu sudah tau kontribusi apa yang dilakukan dan secara sukarela melakukan. Dari mulai buka pintu, membersihkan lantai, menyiapkan unit, sampai dengan merapikan tempat praktik sebelum semua orang pulang.
Semoga bermanfaat dan salam hangat.
