Supply Chain Manajemenen dalam Praktek Gigi
Melakukan perawatan terhadap pasien seolah merupakan proses yang sederhana, bila dilihat dari waktu pengerjaan kepada pasien. Sebagai contoh, tindakan pencabutan. Seketika pencabutan menjadi proses rumit ketika kita tidak bisa mendapatkan obat anestesi atau tidak adanya tampon.
Ketika kita memulai mengelola tempat praktek, semakin rumit sebuah tindakan maka kita secara langsung dihadapkan dengan manajemen rantai pasok(supply chain management).
Manajemen rantai pasok adalah aktivitas perencanaan, pengelolaan dan optimalisasi proses bahan mentah menjadi bahan jadi. Rantai pasok bukan hanya berhenti antara proses dari pemasok(supplier) sampai dengan tempat praktek, tetapi rantai pasok adalah semua hal yang terkait proses dari awal sampai akhir tindakan.
Sebagai contoh lagi tindakan pembuatan crown yg memerlukan kerjasama dengan laboratorium gigi untuk membuatnya. Hubungan dengan lab bisa menjadi permasalahan tersendiri dari mulai ketidaksesuaian warna, bahan, sampai tenggat waktu crown tersebut diterima ditempat praktek kita..
Pada praktek sehari-hari pasti sering kita temui, ada beberapa bahan yang biasa mudah didapatkan, saat kita butuhkan ternyata kosong, sehingga perlu waktu dari memesan sampai barang diterima. Dalam manajemen rantai pasok jarak waktu tersebut disebut dengan lead time.
Bahkan ada bahan yang membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk sampai ditempat praktek. Dan karena terlalu lama akhirnya pasien yang akan dilakukan tindakan sudah tidak berkenan.
Banyak persoalan rantai pasok yang akhirnya membuat pengelola tempat praktek hanya bisa menunggu dan berdoa agar bahan atau layanan yang dibutuhkan bisa cepat tersedia. Sebagai contoh lain adalah ketika menunggu teknisi untuk memperbaiki kursi unit atau kompresor. Alat kerja inti yang ketika terjadi kerusakan dapat menyebabkan berhentinya proses tindakan bahkan memaksa tempat praktek untuk tutup sementara.
Tidak efisien dan tidak efektif rantai pasok dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi tempat praktek. Lalu bagaimana kita dapat mengopmtimalisasi rantai pasok pada tempat praktek gigi, berikut bebebrapa poin yang wajib diperhatikan:
- Buat Daftar Pemasok
Buatlah daftar pihak-pihak yang berkaitan dengan proses praktek gigi secara langsung maupun tidak langsung. Dimulai dari vendor/depo bahan dan alat, lab gigi, rujukan diagnosis pendukung(lab foto rontgen), toko alat tulis kantor, teknisi listrik, teknisi kursi, teknisi kompresor, teknisi IT, dsb.
2. Mintalah refrensi pemasok yang dipercaya
Mintalah refrensi dari kolega atau teman, kontak pemasok yang biasa mereka gunakan. Tanyakan juga mengenai harga dan proses kerja. Seperti teknisi apakah dibayar per sekali kunjungan atau menyediakan juga perawatan rutin.
3. Cari pemasok cadangan
Walaupun Anda sudah memiliki pemasok tetap, Anda tetap memliki resiko ketika ada barang yang Anda butuhkan sedang kosong, atau bahkan pemasok langganan Anda sudah menutup usaha. Mencari pemasok baru membutuhkan lagi waktu dan otomatis menambah lead team. Selalu perbarui daftar kontak pemasok-pemasok yang menyediakan kebutuhan tempat praktek Anda.
4. Lakukan perbandingan harga
Setelah Anda memiliki daftar serta kontak pemasok kebutuhan praktek. Selanjutnya mintalah kepada mereka daftar harga. Dan juga minta diberitahukan ketika ada promo. Para tenaga penjual akan dengan senang hati memberitahukan informasi promo kepada Anda. Cara paling mudah untuk melakukan perbandingan harga adalah dengan sering mengunjungi pameran-pameran dalam acara seminar dentistry.
5. Dekatkan hubungan dengan pemasok
Orang yang akan cepat menolong kita adalah orang yang dekat dengan kita. Begitu pula bila kita menganggap pemasok kita sebagai pihak yang penting dalam proses praktek. Pemasok disini tidak berarti Anda harus dekat dengan pemilik, cukup dengan orang lapangan yang mengunjungi tempat Anda, bahkan kurir. Ketika sudah terjalin kedekatan maka mereka akan bersedia membantu mencarikan bahan dari pemasok lain bila stok mereka kosong. Cara paling sederhana menjalin kedekatan adalah menyediakan waktu untuk mengobrol dan menganggap mereka sebagai tamu, bukan sekedar menjalin hubungan transaksional.
6. Buatlah prioritas belanja
Jangan karena suatu barang sedang promo kemudian Anda belanja diluar perencanaan, kemudian barang yang sudah Anda beli akhirnya tidak terpakai karena sudah lewat kadaluarsa. Penting untuk membuat daftar prioritas belanja bahan. Ada beberapa metode untuk membuat daftar prioritas belanja, salah satunya adalah memprioritaskan bahan yang memang sering habis. Seperti masker, handscoon, tissue, dan komposit.
Keenam poin tersebut adalah hal paling dasar yang wajib kita perhatikan dalam mengoptimalkan rantai pasokan. Bila kita dapat melakukan perencanaan yang optimal maka kita dapat menlakukan efisiensi dari sisi pemasok.
Efisiensi dari sisi waktu barang dipesan sampai dari sisi harga. Jangan sampai terjadi dead stock alias barang tersimpan lama ditempat praktek yang akhirnya kadaluarsa atau ternyata bahan yang kita stok ternyata untuk tindakan yang jarang dilakukan.
Untuk beberapa bahan yang jarang digunakan sebaiknya kita tidak perlu menyetok. Seperti bahan cetak elastomer dan light body. Bagaimana manajemen rantai pasok yang efektif dan efisien, dapat kita ketahui lebih lanjut melalui sesi konsultasi yang diadakan Baham Co.
