¿Sirve hacer reuniones retro?

Las reuniones retrospectivas, más conocidas como «reuniones retro», son una instancia clave para la mejora continua en cualquier proyecto o proceso. ¿Cuáles son los puntos críticos al implementarlas?

Uno de los fundamentos de la innovación es la iteración, es decir, repetir un proceso pero mejorándolo de manera incremental en cada repetición. Para ser innovadores/as, por lo tanto, es imprescindible aplicar la iteración en nuestras propias dinámicas de trabajo y es en este punto donde las reuniones retro toman casi por completo el protagonismo.

Estas reuniones son una acción concreta que potencia la forma en la que innovamos y volvemos ágiles nuestros proyectos y procesos y, además, suponen un punto de inspección y adaptación. Específicamente, el objetivo es analizar cómo fue la última etapa o proyecto realizado: cómo trabajamos, qué problemas tuvimos, qué cosas funcionaron bien y cuáles no. Y, con todo esto, ver hacia dónde queremos ir: pensar acciones concretas que cada uno/a pueda realizar en el futuro para solucionar los problemas encontrados, mejorar la forma de trabajo y conseguir el objetivo propuesto.

Reunión retro de equipo

Desde el BA Lab, al utilizar las reuniones retro como una herramienta de mejora, detectamos tres puntos críticos para que su implementación sea exitosa. Por un lado, la optimización del tiempo. Es importante que la reunión tenga una estructura clara y que haya tiempo para que todos/as los/as integrantes del equipo se expresen o, de lo contrario, se corre el riesgo de tener solo una devolución parcial de lo que opina el equipo. En segundo lugar, es necesario que quien lidere la reunión lo haga de forma dinámica y estratégica. A veces se generan debates sobre algún punto particular del proyecto y, si bien son parte de la reunión, no es ideal estancarse en uno y terminar la reunión retro sin propuestas para cambiarlo o sin hablar de otros aspectos del proyecto. Relacionado a esto, surge el último aspecto: la definición de planes de acción que puedan llevarse a la práctica en el corto plazo y con los que todos/as los/as integrantes del equipo estén de acuerdo. Si proponemos una mejora que luego es inviable o ante la cual no todos/as están conformes para llevarla adelante, seguiremos repitiendo los mismos problemas.

A continuación, te compartimos una pequeña guía sobre cómo llevar adelante una reunión retro para que salga lo mejor posible. Como siempre, recordá adaptar la herramienta a las necesidades y al estilo de trabajo de tu propio equipo.

Dinámica

Presentá el proyecto, su desarrollo y los resultados alcanzados.

Para guiar la reunión, podés plantear estas preguntas:

• ¿Cómo fue todo el proceso?
• ¿Qué problemas tuvimos?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué queremos mejorar?
• ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?

Sugerencias

Recomendamos que el tiempo de duración sea de una hora.

Para que sean productivas, es importante que alguien del equipo lidere la retro formulando las preguntas. El resto irá contestando y debatiendo cada uno de los puntos. Debemos asegurarnos de que todos/as los/as integrantes participen.

Es clave que al final consigamos acciones que cada uno/a pueda realizar durante el siguiente proyecto para mejorar.

Participantes

Todos/as los/as integrantes del equipo que intervinieron en el proyecto, evento, diseño, etc.

Frecuencia

Al final de cada proyecto o al finalizar una etapa si el proyecto es muy largo.