Caminando hacia la cultura FinOps
Tener conocimientos en finanzas y en tecnología es una combinación perfecta para los nuevos retos que tiene el mercado de TI. Las empresas cada vez se preocupan más por la optimización y la eficiencia de los costos en la nube, al igual que por la administración y la reducción de costos, generando más valor con un menor precio. En este artículo hablaremos de algunos acontecimientos que he encontrado a través de mi vida profesional en tecnología en una empresa del sector financiero, la cual no tiene estructurado un área de FinOps.
Para empezar y la pregunta que nos estaremos haciendo es ¿Qué es FinOps? Según FinOps Foundation, es la abreviatura de “Operaciones financieras en la nube”, “Gestión financiera en la nube” o “Gestión de costos en la nube”. Se define como la práctica de llevar la responsabilidad financiera al modelo de gasto variable de la nube, lo que permite a los equipos distribuidos hacer concesiones comerciales entre velocidad, costo y calidad. En esencia, FinOps es una práctica cultural; es la forma en la que los equipos administran los costos de la nube, donde todos se hacen cargo de su uso con el apoyo de un grupo central de mejores prácticas. Si bien FinOps no se trata solamente de ahorrar dinero, se trata de “ganar dinero.”
Para lograr una cultura FinOps, se debe de tener un equipo a cargo del tema; el cual se encargue de transmitir, compartir, formar y mantener actualizada a toda la organización. Este equipo debería estar compuesto por personas con conocimiento técnico y financiero que ayuden abordar cada uno de los temas necesarios para tal fin (facturación, eficiencia y optimización de recursos, monitoreo y detección de anomalías, presupuesto, entre otros). Puede haber ingenieros, PO, ejecutivos, gerentes, líderes y cualquier tipo de cargo con conocimiento que ayude a expandir dicha cultura y a su vez a crear conciencia en cada una de las partes interesadas de la organización. Esto es lo que se llama un equipo multifuncional, el cual se encarga de administrar la estrategia y las mejores prácticas en la nube.
Flujo entre Finanzas y Tecnología
Podemos encontrar unas fases que nos ayudan a implementar y tener un flujo de trabajo entre las áreas de finanzas y de TI. Estas son las siguientes:
Mejores prácticas de FinOps
Con base en las fases anteriormente mencionadas, para llegar a una buena concientización acerca de la cultura FinOps y la relación que tienen las áreas de finanzas y de tecnología, sin excluir a las demás áreas de la organización, se deben plantear unas buenas practicas que permitan llevar una cultura FinOps de buena forma y no algo que sea impuesto o de forma obligatoria. Algunas de estas son las siguientes:
- Etiquetas (Tags) y alertas
Permiten filtrar e identificar la información de una forma más clara y fácil cuando se requiere hacer un análisis de algún proyecto en especifico y no de toda la organización. Esto también permite organizar y encontrar mucho más fácil hallazgos que ayuden a cerrar brechas y optimizar dinero para algún proyecto o para la empresa en general, y a su vez el monitoreo por componente, por centro de costo, por grupo de recursos, etc. Es muy útil cuando se automatizan alertas que permitan tener información del consumo de los recursos para tomar acciones antes de que se consuma el servicio y no después de que ya se pagó por el uso de este.
2. Pago por uso
Aprovechando la facilidad que nos da la nube, debemos velar por usar solamente lo que necesitamos, esto facilita que el costo sea mucho menor ya que solo pagamos por lo que usamos. Una buena arquitectura y diseño de la solución ayuda mucho para este objetivo, debido a que no tendremos recursos sobre-aprovisionados sino optimizados.
3. Trabajar por centros de costos y/o proyectos
Debido a que las organizaciones cada vez implementan más soluciones, más proyectos y tienen mas empleados; se debe de organizar un buen plan de centro de costos. Esta es la clave para controlar de una mejor forma el costo y gasto de la organización; poder saber cuánto cuesta cada solución, una sola aplicación o un solo recurso, es una de las ventajas de trabajar por centro de costos.
4. Descuentos por grandes volúmenes y alianzas.
Es importante, cuando se tiene una compra de recursos elevada, tener una alianza con el proveedor de cloud, la cual permita tener diferentes descuentos que ayuden a la optimización de la facturación total. A esto le llamamos EDP (Enterprise Discount Program), lo cual aplica para empresas que llegan a un acuerdo y unos compromisos mutuos tanto por parte del proveedor como del comprador. Otros de los temas a tener en cuenta son los descuentos por reservas de recursos; entre mayor tiempo sea la reserva, mucho mayor será el descuento. Cabe resaltar que varía de acuerdo con la zona de disponibilidad que se elija.
5. Capacitar a tu equipo
Cada vez son mas las personas que conocen acerca del mundo de Cloud Computing, de finanzas y de nuevas tendencias; pero no todas las personas entienden los conceptos juntos, o sencillamente no conocen nada acerca de los temas mencionados. La cultura FinOps lo que hace es permitir que todos los integrantes de la organización empiecen a conocer estos conceptos y ayuden a optimizar desde su rol.
6. Documentación y conocimiento /políticas
Una de las practicas más importantes es la documentación y el control de la información que se va construyendo. Saber dónde se tiene la información, utilizar herramientas que permitan la custodia de la misma y compartir la información a toda la empresa, son algunas de las cosas a tener en cuenta, y, lo más importante, es saber quién es el dueño y/o doliente de esa información, con el fin de apoyarse en caso de que se requiera realizar algún cambio o se detecte alguna mejora.
7. Multicloud
Una de las consideraciones importantes es que en el equipo FinOps se conozca de diferentes soluciones o proveedores de nube, lo cual ayuda a optimizar la organización de forma global y no solo en una parte. Así mismo es importante tener la información en diferentes cuentas o, si es una sola compañía de cloud, en diferentes zonas de disponibilidad, esto buscando diversificar el riesgo.
Errores Comunes
Después de trabajar en el mundo de TI, me he dado cuenta de alguno de los errores que las personas, empresas u otras partes interesadas cometen en su día a día y quiero contarles algunos de ellos para que esto les permita agilizar los tiempos y eviten cometerlos ustedes:
1. Administración de solución migrada
Uno de los errores más comunes luego de la migración y estabilización de este proyecto a la nube es no tener personas que administren el proyecto y además, no tener personas que estén buscando constantes progresos y optimización de los recursos con la ayuda de las mejoras que sacan los proveedores periodo tras periodo. El no estar actualizado con esta información muchas veces se convierte en uno de los factores que no permite optimizar cada vez mas el proyecto y/o solución.
2. Recursos sin etiquetas(Tags)
Otro error — y esto sucede cuando no se tiene una cultura o unas buenas prácticas — es la creación de recursos por parte de los ingenieros, desarrolladores, analistas entre otros; consiste en tener mal taggeados o sin etiquetas(Tags) los recursos de Cloud. Esto ocurre mucho en ambientes preproductivos, los cuales muchas veces se crean de manera manual. Es por eso que es importante generar unas buenas etiquetas(tags), que sean dicientes y que sean fácil de identificar. Esta práctica la sugieren los proveedores de cloud y la teoría de FinOps.
3. Desconocimiento de la solución
Otro error es que los equipos no tengan un contexto claro de la solución cloud implementada. Algunas personas hacen las cosas por instinto, sin preguntarse más allá de la solución o sin ser consientes de lo que están ejecutando.
4. Egoísmo entre equipos
Otro error es que los equipos o diferentes células de la empresa vean esto no como una oportunidad de mejora, sino como una auditoria, lo cual puede identificarse cuando el equipo no esta en la misma dirección de toda la organización y solo piensa en el bienestar propio y no de la empresa completa.
5. Comparación entre proveedores
La comparación de los costos y servicios con las empresas que aun están en on-premise es otro de los errores comunes. Si bien la teoría explica las diferentes ventajas de migrar a la nube, la practica demuestra también que es mucho mas económico y que tiene unas ventajas adicionales como por ejemplo mayor escalabilidad, flexibilidad, pago por uso, entre otras.
6. Gastos innecesarios
Otro error frecuente es dejar encendidos los recursos cuando no los utilizamos. En ocasiones no aprovechamos la ventaja de Cloud del pago por uso , lo cual incrementa los costos de forma significativa. Esto aplica mucho para ambientes preproductivos y para servicios y/o proyectos que operan en horario de oficina.
Así mismo, crear cuentas innecesarias o crear una cuenta para experimentos o laboratorios y luego de terminar dichas pruebas dejar recursos en la cuenta o no eliminarla. Esto genera costos sin doliente alguno.
Conclusión
Uno de los principales aspectos a tener en cuenta para migrar una solución hacia la nube es tener claro los requisitos, las necesidades, la planeación de todos los recursos que se van a utilizar antes, durante y después del proyecto, la arquitectura que se requiere para tener el proyecto en la nube y lo más importante, tener claro el presupuesto y beneficio que vamos a obtener por migrar los servicios a la nube. Así mismo, algo que me ha ayudado a entender el mundo de FinOps, es conocer el precio de los recursos de nube minuciosamente; cuando multiplico este costo pequeño de un recurso por los grandes volúmenes de facturación que puede tener la empresa, encuentro una optimización mensual y una eficiencia significativa e interesante en un periodo determinado.
Uno de los temas a revisar es que las herramientas que nos ofrecen los proveedores para realizar reportes, informes, encontrar hallazgos o sugerencias, son netamente ideas automatizadas, lo cual requiere un análisis más profundo para poder sacarle más valor a la información. Estas herramientas solo nos arrojan un dato o una cifra, pero sin una explicación que nos regale más detalle del por qué, cómo o cuándo surgieron los hechos encontrados.
La conclusión de este post y lo que me ha llevado a escribirlo, es que a medida que trascurre el tiempo es mas el dinero que se malgasta y más las soluciones que se migran hacia la nube sin una debida optimización. Una de las cosas más difíciles que me he encontrado en este mundo de FinOps es la adopción de la cultura, y lograr que los ingenieros, lideres, analistas o cualquier parte, acaten las recomendaciones y hagan los cambios sugeridos para encontrar la eficiencia que deseamos a en los tiempos que quisiéramos (rápido). Además, el desinterés de algunas personas que pueden no valorar dichas recomendaciones, y, al no tomar acciones rápido, impactan negativamente en el gasto de la organización.
En el siguiente artículo les explicaré que herramientas de FinOps ofrecen los diferentes proveedores de nubes (AWS, Azure, GCP, IBM Cloud, Alibaba, entre otros) y algunos casos de éxito que he logrado con ellos.
