Las claves del Grupo Bancolombia para funcionar durante las contingencias del COVID-19

¿Cómo estar preparados para una situación como esta? Creo que es una pregunta que nos tenemos que hacer de ahora en adelante, pues la situación de salud pública actual nos obligó a repensarnos como empresas. En el Grupo Bancolombia promovemos el desarrollo económico sostenible para lograr el bienestar de todos y el COVID-19 nos puso un gran reto… continuar nuestras labores, garantizando la sostenibilidad, seguridad y disponibilidad en todos nuestros servicios y productos financieros.

Durante las contingencias actuales, la organización debe ajustarse a las necesidades de sus clientes y del Gobierno; por lo tanto, la realización de soluciones rápidas y oportunas es parte del valor que queremos entregar como equipo de Tecnología. Sin embargo, trabajamos pensando en que la seguridad y la disponibilidad priman sobre la velocidad de la transformación. Entonces, ¿qué hemos hecho?

Habilitar los medios y acompañar las personas

Cuando comenzó a expandirse el COVID-19 alrededor del mundo, debíamos tomar decisiones rápidas, pensando en la salud y bienestar de nuestros empleados. Ya teníamos la experiencia de contar con más de 1.600 empleados realizando teletrabajo en su cotidianidad. No obstante, Bancolombia es una organización de cerca de 22.000 empleados y tuvimos que adaptarnos a la situación y poner en marcha un plan de trabajo que nos permitiera, de manera ágil, que la mayoría de los empleados pudieran trabajar desde sus casas y garantizar el servicio para nuestros clientes.

Somos conscientes de que la seguridad es sinónimo de confianza, y ese era el principal reto. Por eso, debíamos pensar nuestras metodologías, procesos y herramientas durante la contingencia, de manera que nos permitieran mantener la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los activos tecnológicos de la organización. Además, teníamos que dotar a todos nuestros empleados de los equipos y los accesos a los aplicativos necesarios, para que pudieran realizar sus labores y, junto con esto, tener habilitadas nuestras plataformas de colaboración y comunicación.

Para esto, contar dentro de nuestras herramientas con la suite de Microsoft Office 365 hizo que nuestros equipos pudieran mantenerse comunicados y en contacto. Aplicaciones como Teams, One Drive, Planner y SharePoint Online, habilitaron el acceso colaborativo y la información, teniendo factores de seguridad óptimos para la organización.

Además, los últimos años, venimos trabajando en el camino hacia la nube y la automatización de procesos. Actualmente, podemos decir que somos una organización multicloud que realiza cambios de infraestructura y cambios en las aplicaciones a través de la nube, lo que nos permite mejorar la experiencia de los usuarios al tener soluciones con alta disponibilidad, velocidad y que además son escalables y costo eficientes para la organización.

Por su parte, para la información que se encuentra en los servidores locales debíamos habilitar su consulta de manera segura. Por eso, fue necesario otorgar accesos de seguridad a la red privada virtual (VPN), a través de token. Esto fue un reto importante, porque no contábamos con la cantidad suficiente de tokens, así que, habilitar tokens virtuales y escritorios virtuales nos permitió tener 12.500 empleados con accesos de seguridad óptimos para realizar sus labores desde casa.

Otro de los planes que tuvimos que implementar fue la “prestatón de portátiles”, una campaña interna donde las personas que pudieran usar sus computadores personales para realizar su trabajo entregaban su portátil y lograban la conexión al banco a través de las herramientas colaborativas con las que trabajamos, logrando así, entregar equipos de cómputo portátiles a los empleados que no tenían uno asignado. Pusimos a disposición de nuestros colaboradores un equipo de tecnología que está encargado del alistamiento y entrega de máquinas a quienes los requirieran.

Luego de implementadas estas prácticas, logramos pasar de 1.600 teletrabajadores a contar con 19.500 empleados trabajando de forma segura desde sus hogares. Con esto nos adaptamos a la situación actual del mundo, protegiendo, no solo a nuestros empleados y clientes, sino también a la información.

Velocidad y productividad con el trabajo remoto

En definitiva, esta experiencia nos deja grandes lecciones aprendidas y retos que llevamos positivamente sobre la marcha. Nos cuestionábamos acerca de ser capaces de asumir el desafío de responder con velocidad a las necesidades del Gobierno colombiano y garantizar que los clientes y todo el país, tuviesen acceso a nuestros servicios, cuando y donde lo necesitaran, fomentando la inclusión financiera.

No obstante, los resultados que obtuvimos durante estos días demuestran que con la automatización que tenemos en nuestros procesos y la madurez de nuestros equipos, logramos una óptima labor.

Dentro de la Vicepresidencia de Servicios de Tecnología, adoptamos hace 4 años la metodología ágil en nuestra forma de trabajar. A su vez, venimos trabajando en un modelo full stack, en el que cada equipo es responsable de un componente de nuestras diferentes líneas de negocio. Cada stack está compuesto por desarrolladores, analistas de infraestructura, analistas de pruebas, arquitectos y todos los miembros necesarios para un soporte punta a punta de nuestros componentes.

Además, no nos podemos olvidar de que desplegamos nuestros desarrollos a través de pipelines de DevOps y muchos de nuestros procesos ya habían sido automatizados, por lo que nuestros equipos tenían ya una cultura ágil impregnada en su día a día. Esto hace posible que sigamos teniendo resultados óptimos y un gran número de pasos a producción, aunque no estemos trabajando in situ.

Aprendizajes en medio de la coyuntura

Como organización el COVID nos trajo muchos aprendizajes y retos, pero a su vez, nos permitió desmentir algunos mitos como la necesidad de estar co-ubicados o la imposibilidad de ser productivos trabajando en casa. La autonomía y la responsabilidad de los equipos es clave, en conjunto con el acompañamiento de los líderes para fomentar la madurez de sus equipos. Es un momento para reinventarnos y cada vez pensar en habilitar la digitalidad en el ecosistema financiero y promover el autoservicio en nuestros clientes.

A su vez, nos permitió reflexionar y darnos cuenta de que, al cambiar nuestros hábitos, estamos aportando no solo al medio ambiente, reduciendo los desplazamientos de nuestros empleados entre sedes, sino también a la eficiencia dentro de nuestro negocio, al poder disminuir el crecimiento en sedes administrativas.

Entonces, como equipo de tecnología del Grupo Bancolombia, continuaremos en nuestra labor diaria de construir una relación cercana y perdurable entre el negocio y la tecnología, buscando implementar nuevas formas de trabajo que nos permitan entregar mayor valor a menor costo, con velocidad y calidad. Todo esto, apalancado en la modernización de las soluciones y el fortalecimiento de las capacidades de nuestro talento humano.