Sut i hwyluso sgyrsiau grŵp bach

Gwersi o’r gors

Llun gan ROMAN ODINTSOV oPexels

Mae llawer o’r hyn rydw i wedi ysgrifennu amdano yn ddiweddar wedi ymwneud â hwyluso grwpiau mawr. Ond beth am hwyluso grwpiau bach — y math a allai ddigwydd yng nghyd-destun Impact Sprint neu weithdy bach. A yw’r un egwyddorion yn berthnasol?

Rwy’n meddwl mai’r hyn y mae’r rhan fwyaf o bobl yn poeni amdano mewn grwpiau bach yw (1) y bydd y sgwrs yn mynd ledled y lle, (2) y bydd gwrthdaro yn codi neu (3) na fyddant yn gallu gwneud penderfyniad hyd yn oed os oes angen gweithredu ar frys.

1. Dros y lle i gyd

Gadewch i ni ddechrau gyda’r sgwrs droellog sy’n arwain at ddim gweithredu.

Yn fy mhrofiad i, mae’r rhan fwyaf o bobl yn dod i’r gwaith ac eisiau gwneud gwaith da. Nid ydynt yn malu awyr er mwyn hwyl. Yn amlach na pheidio, mae’r mathau hyn o sgyrsiau yn digwydd oherwydd nad yw’r pwrpas wedi’i mynegi yn glir. Os yw’r grŵp yn gwybod beth maen nhw’n ceisio’i gyflawni, mae’n llawer haws iddyn nhw bwyntio eu hunain i’r cyfeiriad cywir.

Ysgrifennwch wahoddiad da

Mae strwythuro gwahoddiad da i’r grŵp ar ffurf cwestiwn yn ffordd ddefnyddiol o egluro pwrpas ymlaen llaw. Dychmygwch fod awdurdod lleol yn profi cynnydd yn nifer yr henoed sy’n cwympo gartref ac yn cael eu derbyn i’r ysbyty. Yn hytrach na gwahodd y grŵp i drafod “y sefyllfa gyda derbyniadau i’r ysbyty”, efallai mai gwahoddiad gwell fyddai: “Beth sydd angen i’r cyngor a’r gymuned ddechrau ei wneud i gadw pobl yn ddiogel gartref”.

Mae’r cyntaf o’r gwahoddiadau hyn yn amwys. Gallai pobl fynychu’r sesiwn gan feddwl ei fod yn ymwneud â sawl pwnc. A yw’n ymwneud â’r data perfformiad? Ai mater o doriadau i’r tîm therapi galwedigaethol ydyw? Ai trafodaeth yw hi am yr ysbyty’n methu â rhyddhau pobl i’r gymuned yn ddigon cyflym? Mae pwrpas yr ail wahoddiad yn gwbl glir. Nid yn unig y mae hyn yn helpu pobl i bwyntio eu hunain i’r cyfeiriad cywir, mae hefyd yn helpu i sicrhau bod y bobl gywir yn mynychu’r sgwrs. Rwy’n cymryd llunio gwahoddiadau o ddifrif ac yn aml yn tynnu ysbrydoliaeth o’r erthygl hon gan Christiaan Verwijs.

Sefydlwch diogelwch seicolegol

Un peth a ddeilliodd o ymgais Google i adeiladu’r tîm perffaith oedd mai’r rhagfynegydd mwyaf o lwyddiant tîm yw diogelwch seicolegol. Yn ôl Amy Edmundson o Ysgol Fusnes Harvard, gellir disgrifio diogelwch seicolegol fel “hinsawdd lle mae pobl yn teimlo’n ddigon diogel i gymryd risgiau rhyngbersonol trwy godi llais, a rhannu pryderon, cwestiynau neu syniadau.” Hynny yw, y teimlad ei bod hi’n ddigon diogel i chi rhoi eich pig i mewn heb ofni y bydd rhywun yn torri’ch pen i ffwrdd. Mae yna lawer o ymchwil yn y maes hwn ond, am y tro, byddaf yn rhannu darn cyflym y gallwch ei ddefnyddio i helpu i’w sefydlu mewn grwpiau bach. Mae’n ymddangos bod timau sydd â lefelau uchel o ddiogelwch seicolegol hefyd yn cymryd eu tro wrth siarad. Maen nhw’n rhannu’r amser ar yr awyr. Dim syrpreis yno. Mae defnyddio technegau hwyluso fel Liberating Structures sy’n cynnwys pawb wrth gynllunio’r dyfodol yn ffordd ddefnyddiol o sicrhau bod hyn yn digwydd yn ymarferol. Mae’r strwythurau hyn yn ddefnyddiol beth bynnag fo maint y grŵp ac ni ddylid eu hanwybyddu dim ond oherwydd eich bod yn delio â grŵp bach.

Diweddariad: Wedi i mi gyhoeddi hyn yn wreiddiol, agorais fy mewnflwch a dod o hyd i e-bost gwych oddi wrth Mark Eddleston. Mae ef a Tim Shand wedi llunio tiwtorial gwych ar drafodaethau cylch. Dyma ffordd wych a hynod ymarferol arall o ddosbarthu amser siarad ymhlith grwpiau. Rwy’n eich annog i edrych arno yma.

2. Mae’r gwaethaf yn digwydd

Ond hyd yn oed gyda phwrpas clir a strwythurau hwyluso priodol, yn aml, mae sgyrsiau yn anodd, a gall gwrthdaro godi.

Pan fydd hyn yn digwydd, gallai sawl peth fod yn digwydd. Yn hytrach na thybio mai dim ond bod yn anodd yw’r person sy’n achosi’r gwrthdaro, ystyriwch ei fod bron yn sicr naill ai’n mynd i golli rhywbeth (efallai eu bod wedi mynegi’n gyhoeddus safbwynt croes i’r un y mae’r grŵp yn ei ffurfio) neu eu bod mewn perygl o fradychu teyrngarwch (efallai y bydd yn rhaid i’w tîm wneud mwy o waith os ydynt yn cytuno i brofi syniad y mae’r grŵp yn ei lunio). Fel arall, efallai eu bod yn anghytuno’n angerddol â’r casgliadau y mae’r grŵp yn eu llunio.

Waeth beth fo achos sylfaenol y gwrthdaro, mewn grwpiau bach, fel arfer mae angen ei wynebu ar ei ben. Ychydig iawn o bobl sy’n mwynhau cael sgyrsiau heriol, ac mae’r rhan fwyaf yn eu hosgoi. Mae’r dull hwn yn siŵr o annog rhwystredigaethau bach i ddatblygu’n heriau mawr.

Yn ei sgwrs TED mae Adar Cohen yn rhannu rhai strategaethau y mae’n eu defnyddio i arwain sgyrsiau heriol mewn rhai cyd-destunau eithaf blêr (gan gynnwys yn ystod yr Helyntion yng Ngogledd Iwerddon). Mae ei ddysgu yn cynnwys sut mae enwi tensiwn anghytundeb yn rhan hanfodol o ddatrysiad; mae’n defnyddio iaith symud tuag at y gwrthdaro, gan ei weld fel cyfle. Mae’n sôn am rym distawrwydd a sut y gall llenwi’r distawrwydd hwnnw fygu trafodaeth agored a lleihau hyder yn y drafodaeth. Mae Adar hefyd yn rhannu pwysigrwydd gofyn cwestiynau a sut y gall y math hwn o ymholiad gwerthfawrogol ganfod yr hyn y mae cyfranogwyr wir eisiau ei ddweud a symud pethau ymlaen. Mae dysgu gwych yma i’r rhai sy’n gweithio i gyrff anllywodraethol neu yn y sector cyhoeddus sy’n ceisio mynd i’r afael â heriau cymdeithasol mawr.

Mae ladder of inference Chris Argyris hefyd yn ddull defnyddiol y gellir ei ddefnyddio mewn grwpiau bach i sicrhau bod sgyrsiau yn gynhyrchiol ac yn onest. Mae deall y ladder of inference yn golygu datblygu ymwybyddiaeth o pryd rydych chi’n gwneud rhagdybiaethau a’r gallu i wahaniaethu rhwng hyn a’r data — yr hyn a ddywedwyd mewn gwirionedd. Er mwyn gwneud synnwyr o wrthdaro, efallai y bydd angen i chi dynnu’r sgwrs yn ôl i lawr y ladder of inference i’r data go iawn, neu enwi eich rhagdybiaethau eich hun i helpu eraill i ddeall o ble rydych chi’n dod. Rwyf wedi ysgrifennu am hyn mewn termau syml iawn o’r blaen, ond mae’r fideo hwn yn cynnig disgrifiad defnyddiol o sut i ddefnyddio’r dull hwn yn ymarferol.

Rôl hiwmor

O’r hanesion y mae Adar yn eu rhannu yn ei sgwrs TED, ni allwch chi helpu ond sylwi ar y rôl y mae hiwmor yn aml yn ei chwarae wrth symud gwrthdaro tuag at ei ddatrysiad. Mae chwistrellu ychydig o hiwmor wedi fy helpu i ddatod sgyrsiau anoddach nag unrhyw offeryn arall. Nid yw hyn yn ymwneud â gwneud jôcs. Mae’n ymwneud â thynnu sylw at yr eliffant yn yr ystafell mewn ffordd ysgafn a hunan-ddilornus.

I wneud hyn yn effeithiol, rydw i wedi darganfod bod gwir angen i’r grŵp ymddiried ynoch chi. Rwy’n meddwl y gall pobl synhwyro’n reddfol a ydych chi’n bod yn ddilys ai peidio. Os ydych chi, mae ymddiriedaeth yn tueddu i ddilyn. Ond mae angen i chi hefyd ddangos nad ydych chi yno i ddweud wrth bobl beth i’w wneud yn unig. Rydych chi’n fodlon torchi’ch llewys a mynd yn fudr. Neu fel byddai fy ffrind Richard Torseth yn dweud, rydych chi’n fodlon cerdded yn y gors gyda nhw. Mae hyn yn gwneud gwahaniaeth mawr hefyd.

Rwy’n meddwl bod llawer o bobl yn anfodlon mentro bod yn ddigrif rhag ofn y bydd ganddynt wy ar eu hwyneb yn y pen draw. Y gwir yw, os ydych chi’n poeni’n ormodol amdano, fe fyddwch chi. Dydw i ddim yn meddwl y gall unrhyw un wybod beth sy’n briodol ac nad yw’n briodol ym mhob cyd-destun. Weithiau byddwch chi’n ei gael yn anghywir. Ond yn anaml y mae sylw ysgafn mewn sefyllfa llawn straen yn dod â gyrfa i ben neu’n ddiwrthdro. Dros amser rydych chi’n dod o hyd i’ch llais eich hun yn y sefyllfaoedd hyn. Os byddwch chi’n gweld eich bod chi’n poeni gormod i chwistrellu ychydig o hiwmor i’r sefyllfaoedd hyn rwy’n argymell dilyn cwrs clownio (nid jôc mo hynny). Cyn bo hir byddwch chi’n rhoi’r gorau i boeni am edrych yn wirion neu wneud pethau’n anghywir.

3. Pan nad oes amser i aros

Mewn rhai achosion, yn enwedig wrth weithio gyda gwasanaethau rheng flaen, nid yw’n ymarferol mynd i mewn i achosion sylfaenol gwrthdaro yn y fan a’r lle. Efallai nad oes yr amser ac mae angen gwneud penderfyniad i ddarparu cymorth ar unwaith i bobl sy’n agored i niwed. Rwyf wedi darganfod bod dwy strategaeth, yn arbennig, yn helpu i ryddhau grwpiau ac i’w cael nhw i symud ymlaen.

Fframiwch atebion fel arbrofion

Er nad yw’r rhan fwyaf o bobl rwy’n gweithio gyda nhw yn gyfarwydd iawn â’r meddylfryd ‘agile’, gall y rhan fwyaf ymuniaethu â’r syniad o arbrawf. Yn hytrach na disgwyl i bobl gytuno ar rywbeth am byth, gofynnwch iddyn nhw a ydyn nhw’n teimlo’n gyfforddus yn arbrofi gyda’r syniad neu’r newid. Cytunwch ar gyfnod o amser ar gyfer yr arbrawf ac i ddod yn ôl ac adolygu’r canlyniadau ar ddiwedd y cyfnod hwnnw. Heb fynd i’r chwyn a’r draen o geisio esbonio gwerth ailadrodd neu’r syniad o gofleidio methiant, gall y rhan fwyaf o bobl ddechrau profi rhywbeth i weld a yw’n gweithio.

A yw’n ddiogel i geisio?

Mae un amod i hyn — rhaid iddo fod yn ddigon diogel i geisio. Daw hyn â mi ymlaen at yr ail strategaeth — gofynnwch i bobl a yw’r syniad yn teimlo’n ddigon diogel i geisio. Mewn gwasanaethau cyhoeddus, mae hwn yn gwestiwn sydd bron wastad yn ysgogi ateb gonest. Os ‘ydy’ yw’r ateb, rwyf wedi darganfod y bydd pobl a oedd yn gyndyn o brofi rhywbeth newydd o leiaf yn ymrwymo i geisio. Os ydyn nhw’n gweld ei fod yn gweithio’n ymarferol, mae hyn yn ei gwneud hi’n llawer haws i ailadrodd a graddoli’r syniad.

Rhannwch a rhannwch eto

Mae hwn yn bwnc mawr a allai fod wedi mynd â mi i gymaint o gyfeiriadau. Dim ond crafu’r wyneb ydw i yma ac nid wyf yn ceisio trafod popeth. Ond dyma rai o’r dulliau gweithredu sydd wedi gweithio i mi yn y gorffennol. Rydw i’n dysgu, a byddwn wrth fy modd yn clywed gan eraill am yr hyn sydd wedi gweithio iddyn nhw hefyd. Rhannwch a rhannwch eto.

--

--

For us, consulting doesn’t mean having all the answers. All our work is aimed at making services better for citizens, faster to operate and cheaper to run.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store
Joseph Badman

Joseph Badman

35 Followers

MD @WeAreBasis. I help public services solve messy problems one sprint at a time. Part-time wizard, meet-free meathead & self-management nerd 🎩🌍🤓.