Aplicando a metodologia de scrum em um time de Marketing pela 1ª vez

Em feedbacks diretos com o meu elo e até mesmo dailys, era possível perceber que ainda restavam algumas travas e tensões de projetos anteriores dentro do time. As últimas campanhas, eventos e demandas internas executadas pelo marketing estavam suprimindo as fases de fechamento, como revisão de atividades e aprendizados, e vimos os mesmos problemas acontecerem em loop.

Esses obstáculos estavam mais relacionados à questões de comunicação, alinhamento de processos e entendimento de projeto como um todo. Óbvio que durante esses projetos tivemos problemas de estratégia e tática, no entanto, estes poderiam ser sanados com mais facilidade em reuniões táticas ou em documentos de formalização.

Sugestão

Como tenho algum background em tecnologia, mesmo que não muito vasto, sugeri que realizássemos uma reunião de feedbacks com a metodologia já usada no scrum, fazendo algumas adaptações de acordo com a necessidade do círculo.

Foi um desafio emplacar a importância de voltar nesse projeto específico, a campanha da Black Friday 2021. Tivemos várias discussões relacionadas ao tempo de duração da reunião e à pauta sugerida, mas, no final, todos do setor concordaram em realizarmos em duas horas uma review e uma retro.

Para quem não está completamente familiarizado com os conceitos (eu também não estava), a intenção da review é fazer com que todos os participantes estejam cientes das tarefas desempenhadas por cada uma das partes.

Já na retro, iremos levantar pontos positivos e negativos observados no desempenho das tarefas, discutí-los e sugerir planos de ação para solucionar aqueles que são mais críticos para o conjunto.

A preparação

Após todos os OKs necessários para dar o start na organização da reunião, comecei a pesquisar ainda mais sobre como funcionava a metodologia e qual a postura que um scrum master deveria ter.

Tive a ajuda de alguns colegas do time de produto que já estão mais familiarizados com essa reunião, que me orientaram sobre como organizar o cronograma para a review, o tempo médio que cada atividade deveria durar, como criar o quadro ideal na ferramenta, como preencher os cards…

Mas, pra mim, o que mais importava no momento era dar a cada um a oportunidade de falar e processar as tensões. Em outros ambientes de trabalho sei que isso não seria possível, mas como fã da holocracia, dos feedbacks diretos e constantes e de um conjunto de ações da cultura da Even3, me senti na obrigação de permitir que todas as opiniões e dificuldades fossem escutadas e processadas, e o mais importante, culminarem na sugestão de um plano de ação para as que acometessem a maior parte do time.

Sendo assim, fiz a agenda e enviei para todo o time do marketing, com um cronograma ordenado e bem definido das ações e horários que tudo aconteceria, atribuindo as responsabilidades e compartilhando o que seria necessário da parte de cada um.

O dia da reunião

Eu estava um pouco tensa para o momento de começar. Não sabia se iriam me levar a sério, ou se minhas explicações desse método seriam compreensíveis, mesmo que eu as tivesse ensaiado com a minha irmã mais nova umas mil vezes, e ela já tivesse decorado como funcionava uma review e uma retro.

Assim que eu apresentei a reunião, revisando o cronograma estipulado, começamos com a revisão de atividades gerais e por círculo. Primeiro foram apresentadas as diretrizes gerais de campanha, as ofertas da Black Friday. Depois, eu apresentei as demandas que foram realizadas pelo subcírculo de Mídia e Performance, seguida do elo de Inteligência e Conteúdo, e, por último, Redes Sociais e Branding.

Nesse momento pudemos ter um panorama completo do que tinha sido a nossa entrega. E surgiu, pelo menos em mim, aquela sensação de que mesmo que o resultado tenha sido longe do ideal, colocamos muita coisa no ar em tempo recorde. E daí pra frente, eu já me sentia bem mais tranquila.

A review coube no tempo de uma hora que tinha sido reservado, mas a retro não chegou nem perto disso.

Expliquei como funcionariam os processos de preenchimento dos cards e começamos pela primeira etapa, que destaca o que deu certo no projeto. Escrevemos nos cards, votamos nos mais relevantes e discutimos os pontos positivos. À essa altura, a reunião já tinha passado mais de uma hora do que o previsto.

Na vividez do que era dito e escrito nos cards, dava pra sentir o quanto aquele momento era necessário. Muitas travas estavam guardadas, mas pela possibilidade de discutir e otimizar para as próximas, o time todo se engajou e foi muito aliviador ver que houve colaboração de todos para a realização do processo.

Em seguida, iniciamos a parte mais difícil: o que não deu certo. Era também a parte que eu mais temia, pois eu já sabia que não seria fácil revisitar processos tão extensos e cansativos que passamos na época. Eu só não sabia o quão aliviador seria.

Nem todos os feedbacks foram bem recebidos de primeira, mas por acreditar tão puramente no propósito de que todos agimos sempre no melhor propósito da Even3, com o tempo e com explicações mais profundas, identificamos os pontos e propusemos soluções bem práticas e até simples para atenuar situações que pareceram caóticas no momento que aconteceram.

E assim, com quase 4h a mais de duração do que o previsto, fizemos a nossa primeira review/retro no time de Marketing.

O pós-reunião

Passado o momento de terapia coletivo, saímos da call com planos traçados para que novos desafios tomem o lugar dos anteriores.

E eu, que estava ansiosa pelo que aconteceria, me senti realizada por aplicar de maneira exitosa uma metodologia que, embora seja utilizada quinzenalmente em outros times da empresa, até então não tinha sido usada no setor.

Não poderia deixar de pontuar que tive muita ajuda de Leandro Reinaux, meu elo, que deu dicas sobre como me portar, anotar e levantar pontos a partir do que estava sendo dito. Foi essencial ter uma orientação mais próxima de alguém com experiência para me guiar em possíveis empecilhos e me tranquilizar, interferindo quando necessário, já que eu era scrum master de primeira viagem. E que venham as próximas :)