Como ter e conduzir reuniões produtivas
Você já participou de uma reunião em que achou que o tempo não foi usado com sabedoria e, por isso, preferia não ter ido a ela?
Esse texto apresenta formas de aproveitar, ao máximo, as reuniões, principalmente aquelas em grupo. Ou seja, com três ou mais pessoas participando de uma vez.
Este texto é útil para qualquer participante da reunião, seja quem estiver liderando ou atuando como parte integrante do grupo.
O objetivo é melhorar os resultados das reuniões e garantir que elas representem um uso inteligente do tempo.
Princípios Gerais
Os seis princípios de reuniões bem-sucedidas
Existem 6 princípios de reuniões bem-sucedidas.
Ao longo do texto, vou apresentar formas que você pode aplicá-los nas suas reuniões. Enquanto eu os apresento, faça uma reflexão: quais desses princípios você precisa melhorar nas suas reuniões atuais?
Propósito
Cada reunião deve ter um propósito claro, um objetivo e uma razão para ser realizada. Antes de agendar uma reunião e convidar os participantes, faça a si mesmo a seguinte pergunta: “Qual é o resultado que espero obter com essa reunião?”
Tempo
Qual deve ser a duração da reunião? Embora não exista um padrão rígido, há uma regra geral que se aplica a quase todas as reuniões: quanto menor, melhor.
Pauta
A pauta nada mais é do que um resumo, um passo a passo para que os participantes acompanhem a reunião. Ela ajuda a controlar reuniões desordenadas e sem rumo.
Preparação
Antes de comparecer à reunião, cada participante deve reservar um momento para preparar suas perguntas e analisar como pode ser útil aos demais.
Foco
Participantes focados na reunião agem de acordo com o objetivo declarado. Eles se mantêm empenhados na reunião, ouvem, permanecem atentos e evitam as multitarefas.
Liderança
Não importa quem seja essa pessoa ou o cargo que ocupe, ter uma liderança é vantajoso nas reuniões. Essa pessoa garante que os outros cinco princípios sejam respeitados.
Frequência e estilo das reuniões
As mais comuns são as reuniões diárias, semanais e mensais.
Diárias
As reuniões diárias, são chamadas de Dailys Meetings. É importante manter as dailys breves, o objetivo aqui é fazer com que todos os membros da equipe acompanhem o trabalho um do outro, informem no que vão trabalhar ao longo do dia e voltem logo ao trabalho. A daily não precisa de pauta.
Semanal
A semanal ou Reunião Tática é aquela em que é definido um conjunto de atividades de curto prazo (uma ou duas semanas). Cada setor tem a sua Reunião Tática.
Na Reunião tática, estão as atividades que precisam ser cumpridas nesse período de tempo. Geralmente essas atividades estão ligadas aos itens da OKR.
Costumam ser mais formais, seu propósito vai além de um rápido acompanhamento. Ela envolve mais colaboração e coordenação de esforços.
Mensal
A mensal ou Apresentação do mês são reuniões muito mais complexas. Elas têm o objetivo de anunciar as principais métricas do mês anterior e ajudar a equipe a compreender melhor a empresa como um todo.
Nela, é preciso dar mais ênfase à uma pauta formal. Deve possuir horário claro de início e fim, além de reservar tempo suficiente para que os líderes de cada setor compartilhem suas perspectivas, assim como os colaboradores contribuam com sugestões e feedbacks.
Antes da Reunião
Como determinar se a reunião é necessária
Quando sentir necessidade de convidar as pessoas para uma reunião, primeiro faça uma pergunta:
“Como podemos cuidar disso sem fazer uma reunião?”
Vou listar algumas perguntas que podem te ajudar a identificar se a reunião realmente é necessária:
“Temos todas as informações necessárias para uma reunião?”
Sem ter tudo o que precisamos, fazer uma reunião seria prematuro. Se estiverem faltando informações importantes, agende um lembrete para retomar a ideia da reunião assim que todas as informações estiverem disponíveis.
“Precisamos discutir e colaborar ou vamos apenas delegar e agendar?”
Evite situações em que muitas pessoas fiquem sentadas em uma sala enquanto um líder delega tarefas para cada participante. Esses itens geralmente podem ser tratados em conversas individuais ou até por e-mail.
“É fundamental que todos saibam o que está acontecendo?”
Se a resposta for não, novamente, pode ser melhor que o líder cuide disso promovendo muitas conversas individuais. Isso permite que todos os outros continuem trabalhando com eficácia, sem ter que esperar na reunião.
“Esta reunião seria diretamente útil às atividades mais valiosas de cada participante?”
As atividades mais valiosas são aquelas que realizamos e que geram o maior impacto nas pessoas. Se meia dúzia de pessoas conseguirem lidar com as questões da reunião enquanto outras trabalham em diferentes atividades que geram mais valor para a empresa, encontre uma maneira de dispensá-las. Elas podem se informar sobre a reunião pelas anotações ou por e-mail mais tarde.
Não existem regras rígidas sobre quando devemos ou não fazer reuniões. Porém, ao fazer essas quatro perguntas, evitamos muitas reuniões desnecessárias e ajudamos as pessoas a manterem o foco nas tarefas mais valiosas.
Agendamento da reunião
Na hora de agendar uma reunião, leve em consideração o ritmo da sua organização. Cada equipe tem um ritmo diferente, horários e dias em que é mais provável que haja interrupções ou quando a carga de trabalho é mais pesada.
Devemos evitar o agendamento de reuniões nesses momentos. É preferível agendar reuniões o mais longe possível dos horários de pico de produtividade.
Por último, preste atenção a quando o lembrete foi configurado para ser exibido, confira se está programado para antes da reunião, pense até na possibilidade de configurar mais de um lembrete.
Ao prestar um pouco de atenção às ferramentas de agenda que usamos, ao ritmo do local de trabalho e aos lembretes, ajudamos as pessoas a chegarem no horário, se prepararem e sentirem que podem nos dar atenção total.
Definição do líder da reunião
É responsabilidade do líder manter a reunião focada e produtiva, ele lembra os participantes das regras básicas e controla o tempo.
A escolha do líder pode ser por cargo ou tempo de empresa, uma alternativa para escolha do líder da reunião é por rotatividade.
Vantagem da rotatividade:
- Oportunidade de crescer e exercer a liderança aos participantes que normalmente não ocupam cargos de liderança. Isso gera mais satisfação no trabalho.
- Aumenta o próprio compromisso com essas regras básicas.
Desvantagens:
- Líder de reunião rotativo podem ter incoerências no cumprimento das regras básicas e no foco.
- Pessoas que não queiram liderar, talvez por aspectos da própria personalidade.
A falta de uma liderança na reunião pode acontecer por escolha ou por acidente, mas isso geralmente resulta em reuniões caóticas e improdutivas.
Pense no líder como o ajudante da reunião, a função dele é garantir que a reunião seja bem-sucedida. Os líderes são mais produtivos nas reuniões, e também fora delas, quando trabalham para servir àqueles a quem lideram.
Por isso, a liderança deve ser bem-vinda, não desestimulada.
Elaboração da pauta
Os princípios mais importantes de uma pauta são:
1 — “o que”, como em: “O que se espera obter como resultado final desejado?”
Por exemplo: ao final de cada reunião, todos os participantes devem se sentir respeitados, valorizados e entender com clareza as futuras iniciativas, e assim por diante.
2 — “por que”, como em: “Por que estamos fazendo esta reunião?”
3 — “quem”, como em: “Quem deve participar da reunião?”,
4 — “quando”, como em: “Com que frequência devemos nos reunir?”
5 — “quanto”, como em: “Como medimos se a reunião foi bem-sucedida?”
Etapas da pauta, ou “como”. Como deve acontecer a reunião?
- Começar no horário;
- O líder recebe a todos, ajudando os participantes a se sentirem bem-vindos e à vontade ao chegar;
- Dependendo do estilo de reunião, pode haver um breve treinamento apresentado pelo líder ou alguém por ele indicado. Esse treinamento deve durar apenas de três a cinco minutos e deve ser aplicável a uma metodologia, projeto que as pessoas precisam implementar ou envolver uma competência essencial aplicável a todos os participantes;
- Pedir a cada participante que relate rapidamente os compromissos assumidos na última reunião. Basta perguntar a cada pessoa se ela conseguiu ou não. Cada uma responde “sim” ou “não”;
- Em seguida, pegamos o tempo disponível, subtraímos 5 minutos e o dividimos igualmente entre os membros. Então, se restarem 30 minutos e houver 5 participantes, cada pessoa terá 5 minutos para falar;
- Nos 5 minutos finais, o líder ou o anotador faz uma revisão e um resumo dos compromissos assumidos por cada participante na reunião. Ele também confirma a data e a hora da próxima reunião;
- Terminar no horário, ou melhor ainda, mais cedo.
Elaborar a pauta é relativamente simples. O difícil é seguir a pauta.
Preparação de um breve treinamento
Caso você seja o líder da reunião, nem sempre precisa ficar responsável por conduzir o treinamento. Aliás, provavelmente é melhor permitir que os outros o façam de vez em quando.
Preparar treinamentos é apenas uma questão de equilíbrio entre “o quê” — a habilidade ou sistema que estamos ensinando — e “como” — o método que usamos para ensinar isso.
Se a parte do “o quê” for exagerada, abrangendo muitos conceitos, os ouvintes ficarão confusos com tanta informação.
Se exageramos no “como”, usando muitos métodos de apresentação, os participantes ficarão perdidos no método, sem captar a mensagem.
Ex: O que ensinar: Oferecer treinamento sobre uma competência essencial comum a todos os participantes.
Como (Escolher apenas um): usando histórias, participação em grupo ou resolução de problemas em grupo.
Obs: Tome cuidado com o tempo da atividade, deve ser entre 3 a 5 minutos e mantenha os comentários breves.
Como se preparar
Você pode ajudar a tornar a reunião eficaz para todos estando preparado. Isso vai além de chegar no horário, ouvir e às vezes falar.
Cinco princípios ao se preparar para reuniões:
1 — Leve sua agenda pessoal. Muitas vezes, as pessoas vão à uma reunião e não conseguem programar ou assumir compromissos algum sem poder olhar na agenda.
2 — Crie um bloco de notas físico ou digital para fazer anotações e indicar quando você coletou uma ação a tomar, por exemplo, colocando uma caixa de verificação em branco ao lado da anotação.
3 — Leve as ações a tomar que você concordou em realizar na reunião anterior. Na maioria das reuniões, é provável que você tenha prometido fazer uma ou mais coisas. É importante estar preparado para prestar contas sobre seus compromissos ao grupo.
4 — Crie uma lista de lembretes de tarefas específica para cada reunião. Por exemplo: sempre que você precisar discutir uma tarefa ou ideia em uma reunião de gerentes de projetos, classifique seus lembretes de tarefas usando essa identificação. Crie categorias de listas semelhantes para todas as reuniões individuais e em grupo das quais você participa com regularidade. Isso ajuda você a se preparar com uma pequena revisão antes da reunião.
5 — Leve materiais de treinamento, se necessário, se você for líder ou o apresentador do treinamento, talvez precise enviar por e-mail ou entregar os documentos relevantes com antecedência. O importante é levar todos os materiais necessários.
Início da Reunião
Elaboração do orçamento de tempo
Pense no tempo como um orçamento, se respeitarmos o orçamento de tempo, teremos mais produtividade e tranquilidade. Se estourarmos o orçamento, o resultado será improdutividade e estresse. Cabe ao líder garantir que o grupo respeite o orçamento de tempo.
Por exemplo: imagine uma reunião de 60 minutos, que termine às 11h, e vocês concluíram o treinamento e a prestação de contas às 10h15. Com isso, sobram 45 minutos. Primeiro, subtraia 5 minutos para fazer o encerramento.
Agora restam 40 minutos para dividir entre os participantes. Então, se houver, incluindo o líder, divida 40 por 5. Isso dá 8 minutos para cada participante.
Em seguida, o líder da reunião deve preparar um timer com intervalos de 8 minutos.
Deixe que o timer controle o orçamento de tempo, não você. As pessoas ficam muito mais à vontade com o relógio apitando do que com o líder dizendo: “Acabou o seu tempo.” Sugiro que dê um breve aviso a cada pessoa 1 minuto antes que o tempo acabe.
Como fazer uma abertura agradável
A abertura da reunião é muito importante, pois causa um grande impacto na eficácia geral da reunião. Todos são responsáveis por iniciar a reunião de forma agradável, porém, a maior responsabilidade é do líder da reunião.
Cinco etapas para iniciar a reunião de forma agradável:
1 — Chegar cedo com uma boa antecedência, pelo menos 5 minutos antes. Esteja pronto para começar assim que todos chegarem.
2 — Elimine as distrações caso você tenha algum aparelho ligado que possa te distrair, desligue-o.
3 — Cumprimente as pessoas assim que chegarem. Já passou pela experiência de chegar a uma reunião e o líder ficar trabalhando no computador quando você entra? O melhor é promover um ambiente agradável na reunião, cumprimentando os participantes pessoalmente, de maneira calorosa, antes do início.
4 — Sirva de exemplo na reunião. As primeiras palavras que você diz e a forma de falar definem o rumo de tudo que vem adiante. Tenha uma atitude positiva. Compartilhe boas notícias. Como exemplo, você pode começar falando algo como: “Quero iniciar compartilhando um ótimo feedback que recebi de um cliente ontem. Ele me mandou um e-mail dizendo que a Gabriela superou as expectativas dele na semana passada.”
5 — Comece lembrando a todos o propósito da reunião. Pode ser algo simples, como: “Obrigado pela presença, estamos aqui para coordenar os detalhes do projeto X e garantir que todos tenham os recursos necessários.” De vez em quando, pode ser conveniente revisar as regras básicas.
Apresentação de um breve treinamento
Mesmo que não sinta que instruir ou treinar outras pessoas é seu ponto forte, todos podem ser professores à sua própria maneira e ajudar os outros a crescer.
Vamos analisar formas simples de otimizar a eficácia do treinamento.
1 — Prender a atenção dos ouvintes. Porque normalmente, quando uma pessoa entra na reunião, a atenção dela está dispersa, talvez ela esteja pensando no que estava trabalhando ou em acontecimentos da vida pessoal. Você precisa de algo que atraia a atenção dela, a maneira mais fácil é usar algum recurso visual, mostre uma imagem ou algum objeto relacionado ao treinamento que você vai apresentar.
2 — Falar o mínimo possível. Uma maneira de pensar nisso é imaginar a frase “As palavras deles” em letras grandes e a frase “Minhas palavras” em letras pequenas.
Isso significa que aquilo que os participantes dizem é mais importante do que aquilo que você diz. Permita que as pessoas sejam ouvidas, falem e participem. Quando elas responderem às suas perguntas, mostre respeito e atenção total.
3 — Permita que os participantes façam descobertas. Compare essas duas diferenças ao ensinar algo. Método 1: eu digo aos participantes “precisamos ouvir nossos clientes”. Método 2: eu pergunto aos participantes “como podemos melhorar ao ouvir nossos clientes?”. Ao fazer uma pergunta, em vez de dar a solução, ajudamos os participantes a aprender e a assimilar mais.
Acompanhamento dos compromissos
Agora, todos os participantes devem prestar contas da situação desses compromissos, esse processo é bem simples. O líder, lê os compromissos assumidos por cada um e apenas pergunta:
“Conseguiu fazer isso?” Se a resposta for “sim”, o líder dá uma resposta breve, como “bom trabalho” ou “obrigado”. Mas e se a resposta for “não”? O líder deve perguntar algo como “o que atrapalhou a finalização disso?” ou “qual obstáculo você encontrou?”.
Isso é bem mais eficaz do que fazer perguntas começando com “por que você não fez isso?”, é uma pergunta muito forte e às vezes pressupõe culpa pessoal. Não queremos envergonhar ninguém, estamos tentando encontrar soluções para ajudar as pessoas a fazerem seu trabalho.
Basta uma breve explicação do que aconteceu, se essa explicação levantar um assunto que o grupo ou o líder queira discutir mais tarde acrescente-o à sua lista de tarefas. Se a pessoa não tiver concluído a tarefa, combine um compromisso com uma nova data e hora para que seja finalizada.
Finalize a parte de acompanhamento com elogios breves, específicos e sinceros. Procure algo que cada participante esteja fazendo bem e comente. Se você sempre fizer elogios, estará comunicando que reconhece o sucesso dos participantes.
Durante a reunião
Como ser ouvido
Se um participante falar fora da vez, o líder de maneira educada deve sugerir que ele escute. Uma maneira de fazer isso sem chamar ninguém pelo nome é dizer: “Vamos prestar atenção na Simone.”.
Antes da reunião, cada participante deve trazer sua lista de assuntos que deseja discutir na reunião. Se sua lista estiver longa, precisará percorrê-la rapidamente ou deixar alguns assuntos para reuniões futuras. Tente limitar sua agenda aos itens que se aplicam ao grupo.
Caso queira uma breve discussão de ideias com outros membros do grupo, peça respostas breves a uma pergunta específica. Escute cada sugestão com respeito, anote o que foi dito e agradeça cada ideia, quer você concorde ou não.
Por fim, se durante sua fala alguém se comprometer a fazer algo, anote para se lembrar de fazer um acompanhamento.
Como dar e receber feedback
Existem algumas sugestões para garantir que a reunião prossiga e que o feedback seja positivo.
1 — Concentre os comentários apenas nas ações que as pessoas estão realizando e os resultados obtidos com essas ações deixando de lado a personalidade, pressupostos e emoções.
2 — Usar palavras mais suaves, deixar de usar palavras como “com certeza” e “sem dúvida”, substituindo-as por “imagino” e “me parece”.
Um exemplo: Em vez de dizer “sem dúvida alguma tem que ser a cor verde”, experimente dizer: “me parece que verde seria uma boa escolha”. Além de deixar os outros mais receptivos ao seu ponto de vista, isso permite que você se corrija mais tarde, caso sua opinião esteja errada.
3 — Mostrar receptividade quando alguém te disser algo que pareça ser uma crítica construtiva ou até um feedback positivo, evite uma reação imediata. Agradeça, tome nota e reflita sobre o assunto mais tarde.
4 — Especificamente para o líder da reunião. Caso surja uma discussão acalorada, a reunião periódica do grupo não é o local para isso. Geralmente é melhor agendar uma reunião à parte para tratar de questões específicas e polêmicas.
Como fazer reuniões produtivas e centradas
Caso alguém fuja do assunto ou fique interrompendo, evite chamá-lo pelo nome. O melhor é direcionar os comentários ao grupo como um todo.
Se alguém fizer várias tarefas durante a discussão, diga “pessoal, vamos evitar as multitarefas”.
Se houver interrupções na fala de alguém, lembre a todos que precisamos dar atenção aos participantes.
Elaboração da ata
A ideia é que alguém atue como relator e resuma os comentários e assuntos discutidos na reunião.
1 — Designar alguém como anotador, essa responsabilidade pode ser rotativa. Porém, algumas pessoas têm mais preparo para isso.
2 — Ao redigir a ata, se concentre nas anotações sobre as ações, realizar, alterar e fazer as coisas acontecerem dentro e fora do grupo.
3 — No final da reunião, o anotador utiliza a ata para lembrar os compromissos que cada um assumiu. Depois da reunião, o anotador pode enviar um e-mail com as anotações para todos que participaram ou até para os ausentes.
4 — Ao receber uma cópia da ata, revise-a. Preste atenção sempre que seu nome for mencionado, se por algum motivo, você perceber que o anotador deixou passar algo que você considere importante, envie uma mensagem ao anotador e ao líder da reunião com sua sugestão.
O resultado final desejado é ajudar as pessoas a cumprirem seus compromissos e fortalecer a comunicação entre os participantes.
Encerramento da reunião
O líder passa a palavra para o anotador, pedindo um resumo dos compromissos.
O anotador resume os compromissos de cada pessoa usando quem, o que e quando, veja os compromissos assumidos e diga: “Alex prometeu entregar os arquivos para Lívia até terça-feira à tarde.”
Depois de revisar as ações a tomar de todos, é hora do líder encerrar a reunião. O líder faz isso simplesmente confirmando a data e o local da próxima reunião.
Após a reunião
Conclusão das ações a tomar
Reserve tempo na agenda para concluir as tarefas e respeite o horário agendado. Ao finalizar os compromissos, informe aos envolvidos, é claro que você pode informá-los na própria reunião, mas geralmente é útil informar às pessoas tão logo o compromisso seja concluído.
Sempre que fazemos isso, é como se tirássemos um pequeno peso delas, deixando-as mais tranquilas.
Ao cumprir seus compromissos, as pessoas que trabalham com você terão mais confiança de que, sempre que te pedirem algo, você fará aquilo que prometeu, no prazo combinado.
Acompanhamento de tarefas delegadas
Sempre que delegar uma tarefa ou alguém se compromete a fazer algo, você também deve criar um lembrete com a data e a hora que a pessoa prometeu realizar a tarefa.
Quando o lembrete for exibido, faça o acompanhamento com a pessoa e pergunte se o item foi concluído.
Caso ainda não tenha recebido notícias, basta enviar uma mensagem do tipo: “Eu tenho uma anotação dizendo que estou esperando o relatório. Você consegui prepará-lo?”
Quando o lembrete for exibido, se você souber que a pessoa já concluiu o item, pode enviar uma mensagem como: “Agradeço por ter feito o relatório. Isso facilita o meu trabalho.” Pequenos elogios ajudam todos a se sentirem melhor, além de reforçar uma cultura de acompanhamento no trabalho.
Próximos passos
As sugestões apresentadas nesse texto devem ser usadas de acordo com a necessidade de cada pessoa ou grupo, caso adote as sugestões apresentadas, a eficácia das suas reuniões deve melhorar.
Porém, é preciso ter uma reavaliação contínua da eficácia das reuniões, talvez uma vez por trimestre, use parte da reunião para perguntar a cada participante: “Estas reuniões são eficazes?”, “O que podemos fazer para melhorar a eficácia das reuniões?”.
Lembre-se: as reuniões existem para nos ajudar, não o contrário. Tente fazer melhorias constantes na qualidade das reuniões. Você verá como elas ficam produtivas e orientadas para resultados. Obrigado por ler e boas reuniões.
