Como uma comunicação eficiente pode tornar o seu time mais produtivo
Estabelecer conversas em equipe por canais digitais nem sempre é uma tarefa fácil.
Não basta simplesmente usar um software onde as pessoas possam trocar mensagens e se comunicar. Se a equipe não estiver alinhada quanto ao uso, a ferramenta produz ruídos e cria barreiras multiplicando o caos que é a atividade humana de se comunicar.
Neste texto eu reuni boas práticas de comunicação e que podem contribuir para tornar o seu time mais produtivo e eficiente nas conversas.
Vamos às dicas?
Clareza na comunicação
A clareza é a coisa mais valiosa na comunicação, pois economiza tempo, e tempo é o bem mais precioso que temos. Quando uma mensagem é clara o suficiente, ela consegue ser absorvida de maneira mais eficaz, certo?
Regras fundamentais para a comunicação via canais digitais
Se você está perguntando ou iniciando uma conversa em grupo:
- Faça uma pergunta de cada vez : se você fizer várias perguntas ao mesmo tempo, a chance das pessoas responderem apenas uma parte de sua dúvida é muito maior.
- Pergunte a uma pessoa específica: se você não sabe a quem se dirigir, essa deve ser sua única pergunta.
- Pergunte no privado: uma vez que mais ninguém no canal precise saber da resposta, vá para o particular. Quando perguntamos em público outras pessoas com menos domínio sobre o assunto podem entrar na conversa adicionando suas próprias tensões ou opiniões.
- Quando não estiver claro, comunique: quanto mais rápida a sua comunicação (pense em email versus Slack) e menos achismos tiver melhor será a comunicação. Se precisa melhorar o entendimento, pergunte até sanar todas as dúvidas. Por exemplo: se você não tiver certeza sobre uma tarefa no Asana, solicite esclarecimentos e a ajuste no Asana.
Se você está respondendo ou recebendo uma mensagem direcionada a você:
- Não responda se não tiver certeza: isso só deixará menos clara a conversa. Se não houver respostas, deixe claro que você tem apenas um palpite e tente ajudar indicando as melhores pessoas para solucionar a questão.
- Responda no privado: mesmo que solicitado em um canal, e ainda mais quando você não tiver certeza, responda no privado para não confundir as outras pessoas.
- Dê uma resposta de cada vez: ou se precisar de mais respostas, separe-as claramente, indicando a qual pergunta você está respondendo.
- Evite responder se você não tem relação com a atividade: se você deseja resolver um problema, procure diretamente a pessoa responsável pela atividade e ela terá todas as informações necessárias para resolver o problema.
Na Even3, utilizamos o Slack como ferramenta de comunicação.
O Slack centraliza boa parte da nossa comunicação e a mantém facilmente acessível para todo o time. Se bem usado, aumenta muito a produtividade e comunicação.
Mas atenção: precisamos traçar uma linha clara entre as coisas que você pode fazer no Slack e as que são maus hábitos e que roubam a atenção (e foco) do time.
Dicas de como utilizar o Slack para melhorar a comunicação da empresa
Anuncie quando irá sair da ferramenta
Se você estiver no meio de uma discussão em equipe no canal do Slack, é uma boa prática informar a todos quando decidir ou precisar sair.
Diga às pessoas que você está saindo e não terá mais como participar da discussão naquele momento.
Não tem nada mais desanimador do que alguém estar tirando dúvidas com você e você, do nada, parar de respondê-lo (a).
É o mesmo que você sair, de repente, de uma reunião. Não deixe a outra pessoa ficar lá esperando uma resposta.
Não envie várias mensagens de uma vez
Tente escrever de uma vez aquilo que você deseja saber da pessoa e envie a mensagem.
Um texto muito quebrado, isto é, dividido em várias mensagens, pode dificultar a compreensão da equipe, além de que novas mensagens podem surgir, ficando no meio da sua.
Marcar a pessoa após escrever a mensagem
Assim que você marcar uma pessoa ela receberá a notificação.
Não tem nada mais frustrante de abrir o canal em que o seu nome foi marcado e, ao invés de encontrar uma dúvida ou um texto direcionado a você, se deparar com a mensagem “Fulano está escrevendo”.
Isso faz com que o outro perca foco e tempo sem necessidade.
Então, nunca faça isso. Escreva a sua pergunta para, então, marcar a pessoa.
Evite marcar alguém sem necessidade
Não é porque você pode marcar que deva. As notificações sem necessidade são irritantes e acabam por tirar o foco do outro sem necessidade.
Aqui vai um exemplo de quando alguém me pergunta quando irei iniciar uma atividade.
@chanel e @here com responsabilidade
Sempre se pergunte: “É realmente necessário forçar uma notificação para todas as pessoas daquele canal, ou mesmo para as que estiverem logadas?”
No geral, você não precisa e nem deve.
Use conversa privada
Caso você queira tirar uma dúvida com alguém específico e julgue que ninguém do canal precise saber da resposta… Vá para o privado.
Quando qualquer outra pessoa abrir o canal, provavelmente ela irá perder tempo lendo essa e outras mensagens.
Não encha o canal
Caso você precise enviar uma mensagem com muitas informações, não escreva tudo no canal. Utilize o recurso de postagem do Slack.
As postagens no Slack ajudam a manter a organização limpa e são uma maneira de compartilhar e colaborar com o conteúdo. É simples criar a postagem.
As postagens são indicadas nesses casos:
- Quando precisar de colaboração para editar o conteúdo
- Quando o assunto a ser tratado tiver vários pontos
- Quando o assunto for longo
Sempre que for compartilhar algo que contemple vários pontos e assuntos: use a postagem. Sempre.
Não responda uma dúvida depois de muito tempo
Sabemos que nem sempre estamos no momento que rolou aquela discussão sobre um assunto. Mas o que fazer se eu chegar e uma discussão rolou e não tive como responder?
O ideal é fazer basicamente duas coisas:
- Informe que tem uma opinião diferente sobre aquilo e verifique se as pessoas ainda estão querendo saber. Se sim, você continua e expressa sua opinião.
- Caso sua opinião seja a mesma da que foi decidida: Keep going.
Informe quando você for trabalhar numa demanda mais tarde
Sempre que você receber uma demanda por Slack e não puder pegar na atividade no exato momento, o mais indicado é sinalizar que a mensagem foi lida e também avisar quando terá disponibilidade para executá-la.
O objetivo aqui é ter em mente que a comunicação por slack é diferente da do e-mail. Então, a boa prática é sempre avisar que a mensagem foi lida por você.
Peça permissão antes de enviar uma demanda muito grande
Caso você vá solicitar uma demanda muito grande ou complexa, verifique se a pessoa que irá executá-la realmente está disponível no canal do Slack. Assim, outras pessoas não serão interrompidas pela sua mensagem.
Claro, não é que você sempre tenha que pedir permissão para entrar em contato com alguém.
Porém, lembre-se sempre de que, caso alguém não queira ser interrompido, ele poderá ativar a função não perturbe a qualquer momento.
Elogio em público, bronca em particular
Precisamos ter em mente que nem toda conversa precisa ser feita de forma pública.
Sempre que for fazer alguma correção, o ideal é fazê-la em particular. Ninguém gosta de ser repreendido publicamente.
Sempre responda em Threads
Sempre que a conversa ficar maior que o esperado ou se você quiser responder a uma mensagem antiga/anterior: use threads.
Conversas distintas no canal prejudicam o raciocínio da equipe, além de deixar perdidos aqueles que não estão trabalhando naquele momento.
Vá direto ao assunto
Deixe de ansiedade, escreva toda a sua pergunta antes de enviar! Quanto menos interrupções melhor.
É importante enviar, em um único “disparo”, a mensagem o mais completa possível.
Isso facilita a comunicação e a compreensão do conteúdo.
Ao invés de mandar a mensagem anunciando que vai perguntar algo, vá direto à pergunta ou dúvida que você deseja sanar. Veja por meio de exemplos:
Por fim, mais 3 dicas para ajudar com o slack que acho bem interessante:
Crie enquetes
Assuntos longos, opiniões distintas. A enquete é uma excelente maneira de tomar decisões e “bater o martelo” em uma discussão.
E é muito fácil criar uma enquete no Slack! Basta digitar “/poll” e seguir as instruções na tela.
Lembretes com a ajuda do Slack
Um dos comandos mais interessantes do Slack é o “/remind”. Você pode estabelecê-lo para lembrar de algo que conversou com alguém, ou pode até mandar uma lembrança para alguém do seu time sobre algo que eles precisam fazer.
Por exemplo: se você emprestou seu fone de ouvido para alguém, pode definir um
/remind @pessoa para devolver os fones de ouvido às 16:00
Quando chegar a hora, a pessoa vai receber um lembrete da ferramenta.
Control+K é o seu melhor amigo
Ao invés de perder tempo procurando aquela pessoa ou canal na lista, digite Control+K e vá rapidamente para o canal ou pessoa que deseja conversar.
O que acharam das dicas? Têm alguma outra para compartilhar?
