Guia de sobrevivência para sua caixa de e-mail vazia

Apesar de várias ferramentas estarem diminuindo a o uso do e-mail, como o Slack e WhatsApp, ainda sim o e-mail ainda é de extrema importância para você e as empresas. Manter a tão sonhada caixa de e-mail zerada e organizada não é nada fácil!

Irei passar algumas dicas de organização, baseada no Gmail, mas que os conceitos se aplicam a qualquer ferramenta de e-mail. São mais de 10 anos utilizando o Gmail (estou ficando velho), porém não é um guia perfeito ou definitivo e sim algumas dicas que ajudam a me manter organizado.

1 . Caixa de prioridade

Um dos principais facilitadores é a configuração do tipo de caixa de entrada para “Caixa prioritária”, como no exemplo abaixo:

Costumo configurar as seções 1. Importante e não lidas, 2. Não lido e abaixo Todas as demais. Dessa forma irá possibilitar algumas vantagens:

1. Importantes e não lidas: apenas os e-mails que forem enviados diretamente para o seu e-mail ficarão nessa seção e também evitará notificações desnecessárias no seu celular, como e-mails de listas não importantes, e-mail marketing e outros. Nessa seção ficarão os itens que necessitam da sua atenção diretamente.
2. Não lido: outro ponto importante tanto nessa seção como na anterior é que ficarão separados os e-mails não lidos. Assim, você pode tratar como uma to-do list e os e-mail mais antigos não se perderão no meio dos lidos. Então, se tem algo que precisa ainda ser resolvido, basta marcar como não lido. Com a opção “Marcadores de importância” ativada também permitirá promover um e-mail específico da sua caixa para a prioridade.

2. Filtros das listas de e-mails

Recebemos diversas newsletters, e-mails de grupo de e-mails, dentre vários outros que podem tirar o nosso foco da caixa de entrada. Uma boa forma de organizar esses e-mails é utilizar os marcadores e não deixar esses e-mails na caixa de entrada, ao menos que seja uma lista de importância.

Veja o exemplo:

Esse filtro irá selecionar todos os e-mails da lista marketing@even3.com.br para o marcador Marketing e irá Ignorar a caixa de entrada, portanto ficará acessível através do marcador.

As dicas principais são essas duas primeiras, utilizando as duas de uma boa forma, irá organizar bastante a sua caixa de entrada.

3. Revisão das newsletters e listas que participa

Muitas vezes acabamos caindo em lista de e-mails que nem sabemos ou percebemos e vamos juntando vários e-mails que não são importantes. De tempos em tempos é importante revisar e descadastrar das listas que irão apenas tomar tempo de apagar os e-mails ou marcar como lido.

4. Filtro para convites de reunião

Para quem tem várias reuniões e que são importantes, com clientes por exemplo, esse é um filtro que irá ajudar a identificar esses e-mails

5. Definir horários para e-mail

Essa particularmente é uma dica que ainda não consegui colocar em prática, mas que várias pessoas recomendam. Ao invés de ter sempre a caixa de e-mail aberta e responder a qualquer momento, a dica é separa horários para tratar dos e-mails. Dessa forma evita mudar de contexto e perder a produtividade, como no gráfico abaixo:

Está cada vez mais difícil evitar essas interrupções, milhares de notificações no celular, e-mail, mensagens, todos querem a sua atenção em tempo real. No fim das contas, você não consegue focar em uma tarefa e traz a impressão que não produziu nada durante o dia.

6. Extras

Algumas dicas extras para te ajudar ;)

Cancelar envio de e-mail: você enviou aquele e-mail superimportante e percebe algo errado! Basta ativar a opção de cancelar e-mail enviado em: Configurações -> Geral -> Ativar cancelamento de envio e configurar quantos segundo você terá para desfazer um envio.

Ativar atalhos: aos que gostam de extrema produtividade, os atalhos podem ajudar bastante, eles podem ser ativado em: Configurações -> Geral -> Atalhos do teclado

Seguem alguns atalhos:

• Escrever e-mail: C
• Responder: R
• Encaminhar: F
• Excluir email: #
• Marcar como lido: Shift + I
• Marcar como importante: + ou =
• Ir para um marcador: G + L
• Ir para caixa de entrada: G + I

Tem alguma dica legal pra manter a caixa de e-mail organizada? Deixa nos comentários!

Feliz caixa de e-mail vazia e organizada :)