O monstro da procrastinação: como se livrar (ou evitar) do seu.
Há pouco mais de 2 anos, me mudei para morar com o meu pai. Confesso que, sair da minha zona de conforto e aceitar viver com o meu pai me assustou no começo. Para minha surpresa, foi uma experiência ótima, nós nos identificamos em quase tudo, dividimos as responsabilidades e nos entendemos muito bem, da nossa maneira. O problema foi que eu criei um monstro: o quarto da bagunça.
Nesse quarto, era possível encontrar desde roupa suja a livros e brinquedos da minha irmã. E, a cada nova faxina, fazia o que todo mundo faz com um problema: procrastinava. Achava que aquele mundo de coisas sem uso poderia esperar mais um pouco. Até que, durante as minhas férias de janeiro, percebi que precisava fazer alguma coisa realmente útil.
Estava tentando encontrar algo desafiador e foi assim que ouvi o chamado. Não sei se foi o móvel empoeirado ou a caixa de louça velha, mas alguma coisa de lá clamou por socorro.
Arregacei as mangas (na verdade, estava de regata, mas todo mundo adora figura de linguagem) e entrei. Durante a organização do caos, percebi que aquele trabalho muito se assemelhava a um e-mail gigantesco de um cliente que você quer a todo custo adiar a resposta.
Você primeiro se apega à complexidade da coisa. Afinal, muita informação e muita coisa para ser direcionada. Então, você acha que é mais fácil resolver outras situações, aparentemente mais simples, e deixa de lado a tarefa difícil. O tempo vai passando e você finge que nem é com você, se faz de desentendido e segue resolvendo os outros pepinos. E, voilá, está inserido da cabeça aos pés num banho de procrastinação, sempre mergulhando em outras atividades e deixando de lado o iceberg que virou o e-mail.
Mas, um dia, você decide que já adiou tempo suficiente e, como com o meu quartinho, quando coloca a mão na massa, acaba descobrindo que nem era uma tarefa tão monstruosa assim. Afinal, precisei de pouco mais de uma hora para resolver um problema que adiei por semanas, só por julgar que não seria fácil. As tarefas difíceis também precisam ser feitas uma hora ou outra. Você até pode fechar a porta do quartinho e ignorá-lo por mais um tempo, mas um dia a bagunça vai chamar seu nome e você vai ter que resolver.
Como toda boa mudança, você precisa começar com bons hábitos. O primeiro conselho para não cair novamente no poço sem fim da procrastinação é: saiba diferenciar o que é urgente, prioridade e o que é importante. Parece que todos giram em torno da mesma coisa. Algo que precisa ser feito agora, para ontem. Mas, sinto informar que não é bem assim.
Um dos passos mais importantes para a gestão de tempo, é ter bem organizado (pode ser num aplicativo, plataforma ou no bom e velho caderninho) todas as tarefas que você precisa ter finalizado ou dar algum andamento. Conseguiu? Ótimo! E, que tal colocar uma data para essa atividade? Algum prazo em que você poderá ter alguma posição sobre deixar pronto ou estimar de acordo com o andamento. Agora para ajudar ainda mais, vamos entender os conceitos de urgente, prioridade e o que é importante.
Começando com o que é importante, o quão essa atividade vai agregar valor a você, ou a empresa que você trabalha? Alguma outra tarefa depende da finalização dessa para ser realizada? Há alguma coisa travada por conta disso? Aqui, entendemos que o que é importante, é por que é. Precisa ser feito de um jeito ou de outro (como o e-mail, por exemplo).
Já o que é urgente, diz respeito à algo imediato, quando não há mais tempo algum para esperar que algo seja feito. Algumas demandas são mais urgentes do que outras, no que diz respeito ao tempo. Mesmo quando não são mais importantes do que outras. Mas, lembrando, mesmo não tendo a importância maior, às vezes a sua não finalização na data necessária, faz com que perca o “timing”.
Por exemplo, você tem a atividade de estruturar um material denso e enviar um e-mail para toda a equipe, com uma série de informações sobre novos processos e treinamentos que irão acontecer na próxima semana. Muito importante, não? Mas, você também precisa desejar um feliz natal para toda a empresa, que acontecerá em 2 dias.. Apesar de ser menos importante, a atividade é mais urgente. Pois, não fará sentido enviar um e-mail de feliz natal 1 semana após o feriado.
Para ficar ainda mais claro, dá só uma olhada na matriz de Einsehower. Se eu não consegui te ajudar, essa forma de categorizar tarefas com certeza vai!
Agora que tudo ficou mais claro, para entender o sentido de prioridade, basta relacionar o que é urgente e o que é prioridade. O que é importante, sempre será importante. Mas o que é urgente, vai depender do prazo que você estipula e precisa realmente ter algo feito. Assim, a sua prioridade é aquilo que merece sua atenção imediata.
Essas dicas podem até parecer repetitivas. Mas, juro, assim que você colocá-las em prática, menos e-mails assustadores e quartinhos da bagunça existirão na sua vida. Afinal, é tudo questão de gerenciamento. No começo pode até ser um pouco difícil e assustador. Mas, se precisar de ajuda, pode contar comigo! :)
