Erfolgreiches Onboarding kann so einfach sein
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine ausgereifte Onboarding Strategie unabdingbar, um gute Mitarbeiter zu erreichen und langfristig an das Unternehmen binden zu können. Dabei spielt vor allem die Art und Weise der Bewerbungsphase und die Professionalität der Prozesse in einem Unternehmen eine wichtige Rolle. Aber, um es auf den Punkt zu bringen: Das wichtigste ist, den Bewerber als Menschen zu betrachten.
Die Lust auf Veränderungen im Job, Bewerbungen schreiben, Gespräche führen, Probearbeiten — jeder hat das schon mindestens einmal hinter sich gebracht und nach einer ausgereiften Komfortzone klingt das nicht. Also raus aus der Zone und rein in den neuen Job.
Onboarding beginnt mit dem Bewerbungsprozess
Massenhaft ausgeschriebene Positionen auf der Webseite, keine regelmäßige Kontrolle der Posteingänge und ewiges herauszögern von positiven wie negativen Rückmeldungen auf Bewerbungen rückt das Unternehmen nicht ins beste Licht. Um gute Mitarbeiter für das eigene Unternehmen gewinnen zu können, ist vor allem die schnelle Reaktion und offene Kommunikation mit dem Bewerber wichtig. Unser erster Tipp: Nutzt keine automatische Eingangsbestätigung der E-Mail, sondern antwortet persönlich, wenn auch mit einer vorformulierten Antwort, auf die Bewerbungen. Innerhalb weniger Tage sollten eingegangene Bewerbungen besprochen und eine Entscheidung für oder gegen ein Vorstellungsgespräch getroffen werden. Wichtig ist auch hier wieder die ehrliche Kommunikation, falls dieser Prozess doch einmal länger andauern sollte.
Ein Bewerbungsgespräch muss auf Augenhöhe stattfinden, die Kommunikation transparent, ehrlich und professionell sein. Das Gleiche ist auch von dem Bewerber zu erwarten. Neben aufgelisteten Qualifikationen sind aber vor allem die Kompetenzen des Bewerbers wichtig, sowohl fachlich als auch auf menschlicher Ebene. Diese herauszufinden beansprucht viel Zeit, die genommen werden sollte, um Bewerber als potentielle Arbeitnehmer und Menschen kennenzulernen. Andersherum sollte auch der Bewerber genügend Zeit bekommen, um sich von seinem potentiellen Arbeitgeber zu überzeugen. Nur so ist es möglich, Mitarbeiter zu finden, die 100% ins Team passen. Und wenn der Job in der Tasche ist, geht´s mit dem Onboarding richtig los.
Wohlfühlen ab dem ersten Tag
Mit dem Setzen der Unterschrift ist jeder ein Teil des Teams, auch wenn das offizielle Eintrittsdatum in der Regel noch ein paar Tage hin ist. Ab diesem Zeitpunkt beginnt der richtige Onboarding-Prozess. Dabei lautet unser Tipp: Kennenlernen, integrieren, halten. Schon vor dem offiziellen Eintritt sollten neue Mitarbeiter zu Meetings, Teamaktionen und Festlichkeiten eingeladen werden, um möglichst früh den Wohlfühlfaktor zu erfüllen.
Der erste Tag ist bekanntlich der schwierigste, weshalb ein „Buddy“, der einem alles zeigt, erklärt und jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht, von Vorteil ist. Auch die persönliche Vorstellung der neuen Mitarbeiter gegenüber den Kollegen und eine Gebäude-Tour sollte nicht vergessen werden, um ein besseres Zurechtfinden zu ermöglichen. Am ersten Tag sollten neue Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vorfinden, der mit allen nötigen und vor allem funktionsfähigen Utensilien ausgestattet ist. Es gibt kaum etwas unangenehmeres, als beispielsweise ein Bildschirm, der nicht funktioniert oder fehlende notwendige Zugangsdaten. Dabei wird klar, dass Onboarding ein stetiger Prozess ist, der viel und regelmäßiger Vor- und Nacharbeit bedarf. Der erste Tag sollte zur Eingewöhnung und Einarbeitung in allen grundlegenden Angelegenheiten dienen. Wie tickt die Firma, wer ist für was zuständig, was werden die ersten Aufgaben sein und natürlich die Einrichtung des Arbeitsplatzes, bevor der Arbeitsalltag los geht. Hilfreich dabei ist auch ein kleines Willkommenspaket aus Block, Stift, Lanyard oder Ähnliches, welches den Mitarbeiter an seinem neuen Platz erwartet.
Mache Beruf zu Berufung
Der erste Tag ist geglückt und die Einarbeitung steht an — bald schon wird alles normal sein und der Arbeitsalltag eintreten. Und aus diesem Grund ist Onboarding ein kontinuierlicher Prozess. Die Motivation aus den geglückten ersten Tagen muss weiter in den Arbeitsalltag getragen werden, um glückliche Mitarbeiter an das Unternehmen binden zu können. Denn das, was am ersten Tag und schon im Vorstellungsgespräch hoch gelobt wird, muss umgesetzt werden, sonst verliert man als Arbeitgeber die Glaubwürdigkeit, die Mitarbeiter werden unzufrieden und bekommen Lust auf eine Veränderung im Job. Um diesen Teufelskreis zu vermeiden, muss der Onboarding-Prozess in allen Bereichen im Unternehmen integriert sein, stetig angepasst und weiterentwickelt werden. Um den Prozess erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren, bedarf es mindestens einer verantwortlichen Person, die den gesamten Prozess im Überblick hat, denn dieser gilt nicht nur für neue Mitarbeiter. Auch langjährige Arbeitnehmer müssen wertgeschätzt und immer weiter motiviert werden, um sie halten zu können. Aus einem Beruf muss durch Motivation Berufung gemacht werden. Somit ist ein erfolgreicher Onboarding-Prozess langfristig nur wirksam, wenn die dahinterstehende Employer-Branding Strategie funktioniert. Denn unzufriedene Mitarbeiter sind viel teurer, als erfolgreiches Employer-Branding.
