Pare de prometer e comece e a cumprir

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Parece que ter tanta tecnologia à disposição tem diminuído a nossa capacidade de memória. Talvez nosso cérebro esteja apenas otimizando armazenamento, afinal pra que gravar o caminho se o waze tá ali na mão?

Pra não contrariar a natureza, o GTD do David Allen sugere que anotemos as nossas tarefas para que nosso cérebro fique focado em executá-las e não em lembrá-las. Naturalmente, escrever as tarefas em um caderninho de bolso pode ser charmoso, mas nada prático se compararmos com as soluções disponíveis em meio eletrônico.

Basicamente, dá pra dividir as tarefas em hábitos que queremos criar ou manter e tarefas a serem realizadas. Para as primeiras, o fator que mais impede as pessoas de criarem um hábito é focar na quantidade e não na execução.

Criando um hábito

Quando queremos criar o hábito da leitura por exemplo, criamos uma tarefa pessoal: Ler 20 páginas todo dia antes de deitar. No entanto, naquele dia que estamos muito cansados, só de imaginar em ler 20 páginas já bate o desanimo e saltamos aquele dia. E é justamente nessa hora que matamos a criação do hábito! Uma vez que pulamos uma execução deixamos de instruir nosso comportamento e o hábito não é criado. Mude o foco: Sua meta deve ser ler qualquer quantidade de páginas porém *TODO DIA*. O foco deve ser na execução e não na quantidade. Assim que tiver lido duas páginas, muitas vezes vai acabar lendo mais que isso e quando menos esperar estará nas 20 páginas por dia. Mas, lembre-se: foco na execução! Não salte nem um dia, nem que seja pra ler apenas uma página.

Aprenda a dizer não

Um dos grandes problemas é a nossa falta de capacidade em dizer não. Às vezes por falta de coragem, às vezes por medo. Mas, na verdade, para ambas as partes, tanto para quem pediu quanto para quem vai executar, o não pode ser a melhor opção.

Pra quem pediu, a certeza da execução interessa mais do que se sentir atendido. Dizer que vai executar e não conseguir frustra ambos. Aprenda a prometer o que pode cumprir, isso fará com você seja visto como uma pessoa confiável e que entrega tarefas com qualidade. Quem nunca ouviu um:

“É bom, mas é enrolado …”

Tarefas + Calendário = Sucesso

Assim que lhe pedirem algo, dê uma olhada na sua lista de tarefas e veja se será capaz de entregar com a qualidade necessária. Lembre-se: não negocie a qualidade do seu trabalho apenas para cumprir um prazo.

O macete aqui é olhar tanto a lista de tarefas quanto seus compromissos. Não adianta olhar apenas para a lista de tarefas se sua agenda está lotada de reuniões. Bom mesmo é quando ambos, lista e eventos, estão juntos! E sim, é nisso que vamos chegar.

Apps

Já testei dezenas (isso não é uma figura de linguagem) de apps de lista de tarefas e seguramente elejo dois como os melhores: Todoist e Skedpal.

Todoist

Tem versão web e apps pra tudo: mac, windows, android, iOS, torradeira :)

Mesmo na versão gratuita tem suporte a projetos, subtarefas, datas em linguagem natural e eventos recorrentes com diversas opções.

Tem uma interface agradável e rápida e uma infinidade de integrações possíveis. Com uma pequena ajuda do IFTTT dá pra integrar com o que quiser. Por exemplo, é possível criar uma tarefa na sua lista sempre que for atribuído à você um card no Trello.

Mas, seguramente, a integração mais matadora é a de duas vias com o Google Calendar em tempo real. Ela permite que suas tasks criadas no Todoist apareçam no seu calendário e mais que isso, caso você altere qualquer coisa pelo Calendar, arrastando ou trocando a descrição, ela automagicamente é refletida no Todoist. Ao criar uma task no Todoist você pode fazê-la em linguagem natural, assim:

“Escrever o texto no medium [40m] hoje às 16h”

O Todoist não só criará a tarefa na sua lista de tarefas para hoje como vai sincronizar com o Google Calendar e criar um evento com a duração de 40 minutos para hoje às 16h. E caso, pelo Calendar, você arraste ele para as 18h, isso será refletido no Todoist.

Skedpal

Se o Todoist ainda não resolveu seus problemas, o Skedpal vai.

Ele é uma versão mais hardcore de gestão do tempo, com um interface mais pobre que do Todoist, mas com recursos bem maiores e mais complexos.

O conceito básico do Skedpal são os Time Maps. Você cria mapas para executar tarefas e ainda classifica em três níveis: verde, laranja e vermelho, por ordem de preferência. Por exemplo, você quer fazer atividades físicas pela manhã, então poderá criar um Time Map assim: das 5 a 6 horas colocará em vermelho, das 6 a 7 horas laranja e das 7 as 8 horas verde. Assim, ao associar uma tarefa à este Time Map, ele vai agendá-la automaticamente, dando preferência a 7 as 8.

Aqui aparece a mágica do Skedpal, baseado na prioridade e nos Time Maps ele montará a sua agenda. E, claro, é possível integrá-lo ao seu Calendar e com isso ele monta tudo bonitinho.

Não satisfeito, ele ainda avisa em uma Hot List se teve algum problema, como por exemplo, uma tarefa que não será possível ser executada antes da data de vencimento. Sensacional, não?

Ele também oferece bons recursos para tarefas recorrentes, permitindo escolher o comportamento, por exemplo, caso não tenha tempo suficiente para executar a tarefa naquele período: alertar no Hot List ou ignorar.

Ele ainda está em beta e falha em algumas coisa: a interface não é das mais agradáveis (o app consegue ser pior) e as integrações são apenas com Google Calendar (e apenas um calendário) e com o Evernote.

Mostre à sua vida quem manda em quem

Assim, da próxima vez que te pedirem algo, abra seu calendário (já integrado com o Todoist ou Skedpal) e veja se realmente você conseguirá entregar com a qualidade que deseja e só aí responda com um sonoro e confiante: SIM!