Workshop Design Canvas
Escrito por Aleksandra Kozawska y Sonia Larrañaga Arcay
En BBVA llevamos tiempo realizando formaciones internas con el fin de compartir procesos de diseño, herramientas, y, en última instancia, esparcir el mindset de esta disciplina. Una de las formaciones que llevamos a cabo es la Masterclass de facilitación.
En estas sesiones utilizábamos el Canvas de Diseño de Taller de Jesús Carreras, ya que consideramos que ha hecho un gran trabajo recogiendo los elementos clave a tener en cuenta a la hora de preparar un taller. Por nuestra parte, hemos querido realizar otra versión, otra propuesta, fruto de múltiples observaciones y feedback durante 16 masterclasses impartidas internamente a más de 200 personas hasta el día de hoy, con el objetivo de completar el canvas y hacerlo más accionable. Como resultado, esperamos que la nueva versión del canvas ayude a comunicar mejor nuestro plan y a empatizar con la experiencia de las personas que participen en el taller que estamos preparando.
¿Qué es facilitación?
En BBVA entendemos la facilitación como el conjunto de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas que nos ayudan a crear las condiciones que permiten un desarrollo satisfactorio de procesos grupales. Normalmente, genera un proceso de toma de decisiones de un grupo de personas que muchas veces tienen puntos de vista diversos.
El rol del facilitador — ¿por qué es tan importante la preparación de un taller?
El facilitador tiene un rol clave durante la sesión de trabajo para llevarla a cabo a tiempo, a buen ritmo y con resultados satisfactorios. No obstante, es el trabajo previo el que normalmente garantiza el éxito de cualquier taller. En muchas ocasiones, estas tareas no son muy visibles por los stakeholders o personas responsables del encargo de un taller. Pero, al final, es el facilitador el responsable de preparar y dar continuidad al taller. El taller se trata de una herramienta muy potente pero, también, puede ser muy costosa, no solo en lo económico, sino también en tiempo de las personas que participan en el mismo. Es muy importante entender si realmente es necesario realizar un taller o en caso contrario, proponer alternativas.
¿Cómo utilizar el “canvas”?
Este canvas es una herramienta que funciona como recordatorio de los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de plantearse un taller.
Está dividido en dos pasos:
- En un primer momento, se tratan aspectos de conceptualización del taller: qué quieres conseguir y qué limitaciones puedes encontrarte a la hora de enfrentarte a un taller.
- Posteriormente, se desarrolla el cómo lo vamos a conseguir, en una estructura detallada que sirve como agenda del taller.
Lo ideal es realizar este ejercicio de planteamiento de taller con el equipo de trabajo, ya que puede servir como una manera de alinear al equipo, así como de gestión de expectativas del Problem Owner o la persona que solicita el taller.
Para los facilitadores más experimentados, el canvas puede servir como un checklist o recordatorio de aspectos a tener en cuenta.
Paso 1
Objetivo del taller:
La primera pregunta que debemos hacernos es ¿para qué se quiere llevar a cabo esta sesión? Esta pregunta responde a cuál es el objetivo del taller. Ten en cuenta qué tipos de taller puede haber. La mayoría de los talleres pueden agruparse en tres tipos: alineación, ideación y planificación. Recuerda que un taller puede responder a más de un tipo.
Paso 2
Resultados del taller:
En una segunda instancia, debemos plantearnos qué información específica surgirá a partir de las dinámicas llevadas a cabo para satisfacer los objetivos planteados. Debemos definir qué resultados necesitamos y qué se espera de esta sesión. Piensa qué acciones o acuerdos se deben tomar o qué tipo de ideas deben surgir. No se trata de prever los resultados que van a salir, sino el tipo de información que se busca, por ejemplo, un acuerdo sobre los próximos pasos.
Entregables:
Es un buen ejercicio plantearse qué documentos o artefactos hacen a estos resultados tangibles y nos permiten compartirlos y documentarlos. Un problema que suele surgir en muchos talleres es que las decisiones o ideas que se toman en la sesión se pierden en el proceso del proyecto. Teniendo los resultados del taller bien documentados en entregables claros y fáciles de compartir minimizamos este riesgo.
Contenido:
Cuando hablamos de contenido, nos referimos a toda la información y el conocimiento relevante que debe estar presente durante el taller. Esta información puede estar presente de diferentes maneras: una presentación de los resultados de una investigación o una charla de una persona experta. Debemos adelantarnos e intentar identificar las posibles dudas que pueden surgir en la sesión para poder solventarlas.
Participantes:
Las personas que participan son clave para el desarrollo del taller. El objetivo principal es encontrar perfiles que aporten variedad de visiones respecto al problema. Normalmente estas personas se dividen en dos grupos: personas expertas y decisoras. Las expertas son personas que por su conocimiento en la materia aportan un conocimiento táctico de la problemática. Las decisoras suelen ser perfiles en los cuales reside la última decisión, aportan conocimiento estratégico del contexto y nos ayudan a que los resultados del taller se implementen. Si en un taller no hay suficientes personas expertas podemos caer en resultados que no se ajustan a la realidad del contexto del problema y, si no hay un buen volumen de decisoras, los resultados del taller pueden quedar sin ejecutar.
Paso 3
Posibles riesgos a tener en cuenta:
En este punto buscamos identificar todos los riesgos potenciales que puedan surgir en el desarrollo del taller. El objetivo es tomar decisiones que reduzcan las posibilidades de que ocurran. Una buena práctica es realizar una matriz de evaluación sobre los posibles riesgos, valorando la probabilidad de que sucedan y el impacto que tendrían en el desarrollo o resultados del taller.
Paso 4
Bloques:
Debemos pensar en los grandes bloques o segmentos en los que se dividirá el taller para darle una estructura general. Si el taller va a durar varios días suele ser una buena práctica asignar un bloque a cada día para focalizar la atención. Por ejemplo: día 1 vamos a trabajar en el contexto actual, el día 2 se generarán ideas y el día 3 se generarán prototipos.
Subobjetivo:
Los subobjetivos son muy relevantes para no perder el foco en el objetivo del taller y los resultados. Debemos plantearnos qué queremos conseguir en cada bloque y asegurarnos de que, si se cumplen todos los subobjetivos, obtendremos los resultados esperados y habremos cumplido el objetivo general del taller. Es importante entender que, mientras las dinámicas pueden variar y ajustarse a los tiempos y a las circunstancias, los subobjetivos no deberían comprometerse.
Dinámicas:
Las dinámicas son las actividades o herramientas que se realizan durante la sesión. Habiendo definido los subobjetivos debemos identificar qué dinámicas nos ayudan a cumplirlos de manera más óptima. No deberíamos pensar en las dinámicas como actividades independientes, sino como partes de una experiencia. Pensar en el tipo de taller que vamos a realizar nos debería ayudar a decidir qué dinámicas escoger. Por ejemplo, si nuestro objetivo es alinear a dos equipos, las dinámicas deberían ayudarnos a generar conversaciones y empatía entre las personas asistentes.
Tiempo:
Debemos pensar en la duración que estimamos para cada dinámica identificada. Además, es importante añadir a nuestra planificación descansos y tiempos para comer. También hemos de tener en cuenta posibles retrasos, por lo que debemos plantearnos qué acciones tomaremos en caso de que sucedan: qué dinámica eliminaremos o qué tiempos recortaremos.
Materiales:
¿Qué materiales físicos o virtuales necesitarás para cada dinámica? Piensa cuántos grupos vas a construir y calcula la cantidad de material necesario. Recuerda que siempre es mejor tener material de sobra por si surge algún imprevisto y para potenciales iteraciones y correcciones que puedan surgir.
Paso 5
Experiencia de las personas participantes:
Mapear la energía que necesitará el grupo para cada dinámica nos ayuda a identificar posibles dificultades en el desarrollo del taller.
Los talleres se diseñan con la misma filosofía con la que diseñamos la experiencia de los usuarios
Normalmente necesitamos más energía para afrontar tareas más complejas o creativas.
Es recomendable aprovechar los momentos de energía altos para actividades más intensas, en cambio, en momentos de energía bajos podemos introducir ejercicios de reflexión o compartir resultados.
No debemos esperar que la energía esté siempre alta ya que, por el desgaste del propio taller, es imposible y puede generar una pérdida de energía más rápida. Lo que debemos hacer es comprender cuándo merece la pena dedicar tiempo a subir la energía, por ejemplo con una pausa o un warm up, y ajustar las dinámicas acorde al estado del grupo.
La energía va a depender de factores externos como, por ejemplo, la propia de las mañanas; y de factores internos del taller como, por ejemplo, la subida que se produce durante un ejercicio de co-cocreación o la bajada que puede darse tras una charla.
¿Cómo acceder al canvas?
Te invitamos a incluir a este canvas en el proceso de preparación de los talleres. Descarga el PDF gratuito. Ten en cuenta que el ejemplo incluido es hipotético e ilustrativo.
Compartimos este Canvas de Diseño de Talleres a disposición de la comunidad bajo licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial 4.0 Internacional License. Si lo utilizas o modificas, por favor, menciona este artículo o utiliza el hashtag #WorkshopDesignCanvas. Si lo modificas, puedes también poner enlace a tu versión abajo en comentarios, nos encantará ver cómo evoluciona.
